Indkøbs- og udbudspolitik Lyngby-Taarbæk Forsyning 2015
Indledning Lyngby-Taarbæk Forsyning foretager hvert år indkøb og udbud i stort omfang for at løse forsyningens kerneopgaver inden for vandforsyning, håndtering og rensning af spildevand og affaldshåndtering. Indkøbs- og udbudspolitikken er derfor en vigtig og central faktor i forsyningens økonomi og opgaveportefølje. En effektiv og professionel indkøbs- og udbudsadfærd skal understøtte Lyngby-Taarbæk Forsynings bestræbelser på at styrke og udvikle forretningen til at blive Nordsjællands førende multiforsyning. Den skal understøtte forsyningens primære forretningsområder og organisation, således at forsyningssikkerhed og økonomisk fordelagtige betingelser for strategisk vigtige varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver sikres. Med afsæt i den overordnede vision har Lyngby-Taarbæk Forsyning formuleret vision og mission for indkøb og udbud. Indkøbs- og udbudspolitikken udgør de overordnede rammer for indkøb og udbud i Lyngby-Taarbæk Forsyning, og den er gældende for alle Lyngby-Taarbæk Forsynings selskaber. Politikken er vedtaget af bestyrelsen for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S og Mølleåværket A/S i april 2015. Vi styrker og udvikler vores forretning til at blive Nordsjællands førende multiforsyning 2 Indkøbs- og udbudspolitik 2015
Vision Lyngby-Taarbæk Forsyning ønsker i forbindelse med indkøb og udbud af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsprojekter at fremstå som en ansvarlig, professionel, attraktiv og troværdig samhandelspartner, som ud fra en helhedsbetragtning sikrer størst mulig gevinst og værdi for de borgere, forsyningen betjener. Forsyningens vision om at styrke og udvikle forretningen til at blive Nordsjællands førende multiforsyning gør, at indkøb og udbud skal ske efter forretningsmæssige og udviklingsorienterende principper. Indkøbs- og udbudspolitikken skal bidrage til en sund økonomi og god serviceoplevelse. 3 Indkøbs- og udbudspolitik 2015
Mission Lyngby-Taarbæk Forsynings missionen for indkøb og udbud skal understøtte forsyningens kerneopgaver bedst muligt. Det grundlæggende princip er, at opgaverne skal løses bedst og billigst altså på de økonomisk mest fordelagtige vilkår. Under iagttagelse af en helhedsbetragtning betyder det, at Lyngby-Taarbæk Forsyning i forbindelse med de konkrete indkøb og udbud i relevant og proportionalt omfang sikrer: fordelagtige priser ved optimal konkurrence effektive indkøb fx gennem effektive arbejdsgange og effektiv styring tilstrækkelig kvalitet og service, herunder leveringssikkerhed hensyn til bæredygtighed og tager samfundsansvar fx gennem miljø- og energikrav og ved at tage etiske og sociale hensyn udviklingsorienteret tænkning med øje for totalomkostninger Vi sikrer forsyning af rent drikkevand, håndtering af spildevand og affald på en økonomisk, klimasikret og miljømæssig forsvarlig måde 4 Indkøbs- og udbudspolitik 2015
Regeringen har i Strategi for intelligent offentligt indkøb (oktober 2013) formuleret tre overordnede målsætninger for offentlige indkøb om effektivitet, innovation og kvalitetsudvikling samt bæredygtighed. Målsætningerne understøttes af 7 strategiske principper for, hvordan offentlige indkøb kan udføres intelligent. Nedenfor er Lyngby-Taarbæk Forsynings mission på indkøbs- og udbudsområdet uddybet. Forsyningens indkøbspolitik afspejler på flere områder strategiens overordnede målsætninger og principper. Fordelagtige priser Udbud og indkøb i Lyngby-Taarbæk Forsyning skal sikre, at opgaverne løses bedst og billigst til fordel for brugerne af forsyningens leverancer. Det betyder, at leverandørerne skal konkurrere på pris og på en række andre parametre, hvor det er relevant, fx kvalitet og service. Lyngby Taarbæk Forsyning konkurrenceudsætter på en måde, så der til stadighed fastholdes et konkurrenceelement i markedet. Hensynet til forsyningssikkerheden har dog altid højeste prioritet. Stabilitet, fleksibilitet, kapacitet og kompetencer vil derfor også indgå i overvejelserne forud for udbud samt i de krav og konkurrencemæssige parametre, der anvendes. Varigheden af de udbudte kontrakter vil ligeledes afspejle balancen mellem hensynet til konkurrence og forsyningssikkerhed. Udbud tilrettelægges, så der i videst muligt omfang opstår optimal konkurrence. Det kan fx ske ved at opdele aftaler, hvor det er hensigtsmæssigt, så flere virksomheder reelt har mulighed for at byde på opgaverne, og så både små, mellemstore og store virksomheder tilgodeses eller ved at give virksomhederne mulighed for at tage underleverandører ind. Med henblik på at opnå optimal konkurrence skal der så vidt muligt også ske en afdækning af markedet, så aftaler indgås på markedsvilkår. Gennem markedsdialog skal det sikres, at de efterspurgte løsninger kan leveres tilfredsstillende, og at forsyningens behov kan imødekommes. For at sikre at Lyngby-Taarbæk Forsyning kender markedets potentiale fuldt ud samt den seneste udvikling inden for et konkret område, skal det være dialog mellem forsyningen og leverandørerne som sikrer, at behovet klarlægges, at der sker videndeling, og at markedets potentiale indfris med henblik på at reducere barrierer og transaktionsomkostninger både hos leverandører og forsyningen. Effektive indkøb En række fokusområder skal være med til at sikre effektive indkøb. De administrative processer, der affødes af samhandlen, skal tænkes ind i kontrakten, herunder bl.a. forenklede og effektive arbejdsgange. Derudover skal en målrettet og professionaliseret leverance- og kontraktstyring samt organisering være med til, at ressourcerne udnyttes bedst muligt, ligesom ensartede udbud og indkøb på tværs af Lyngby-Taarbæk Forsynings selskaber skal koordineres. Elektronisk handel skal ligeledes være med til at understøtte effektive indkøb. Den udbudsform, der bedst understøtter indkøbets formål og begrænser de samlede transaktionsomkostninger, skal anvendes - selvfølgelig under overholdelse af det konkurrence- 5 Indkøbs- og udbudspolitik 2015
mæssige lovgrundlag både nationalt og i EU-regi - herunder at indkøb foretages efter ligebehandlings-, proportionalitets- og gennemsigtighedsprincippet, og at regler om intern overvågning overholdes. Det betyder også, at Lyngby-Taarbæk Forsyning, i det omfang det er hensigtsmæssigt, benytter indkøbsfællesskaber fx SKI-aftaler, indgår i indkøbssamarbejder fx med andre forsyningsvirksomheder og i partneringsamarbejder. Kvalitet og service Lyngby-Taarbæk Forsyning lægger vægt på god kvalitet og service. Varer og ydelser skal leve op til en acceptabel standard fastlagt af forsyningen. Leverandørernes kvalitet og service, herunder leveringssikkerhed, skal derfor være i orden. Der købes ind efter tilstrækkelighedsprincippet. Det betyder, at der ikke indkøbes dyrere produkter med en bedre kvalitet eller ydeevne end påkrævet. Kvalitet og service vil ofte indgå som minimumskrav i forbindelse med indkøb og udbud, hvor det er påkrævet og relevant for opgaven, men det kan også indgå som en konkurrenceparameter (bedst til prisen). Bæredygtighed og samfundsansvar CSR Corporate Social Responsibility er betegnelsen for virksomheders arbejde med at integrere sociale og miljømæssige hensyn i deres forretningsaktiviteter på dansk også kaldet virksomhedens samfundsansvar. Med udgangspunkt i love og regler samt strategier og frivillige initiativer ønsker Lyngby- Taarbæk Forsyning i relevant og proportionalt omfang at være en virksomhed, der gør en forskel ved at foretage bæredygtige indkøb og tage samfundsansvar. Lyngby-Taarbæk Forsyning vil arbejde for at integrere CSR i forbindelse med udbud og indkøb. Derfor vil forsyningen i relation til de enkelte udbud og indkøb overveje, om det er relevant, at stille krav til miljøpåvirkning (fx krav til energiforbrug) og etiske hensyn (fx krav til overholdelse af menneskerettigheder samt antikorruption), og om der bør indføjes sociale klausuler (fx krav til beskæftigelse af lærlinge/praktikanter) og arbejdsklausuler (fx sikring af løn- og ansættelsesforhold). Kravene afhænger af kontraktens art, leverandørens typiske størrelse og mulighed for at påvirke eventuelle underleverandører, og vil altid bero på en konkret vurdering i de enkelte indkøb og udbud. Miljø og energi Lyngby-Taarbæk Forsyning er som forsyningsvirksomhed med til: at sikre rent drikkevand til borgerne at sikre, at spildevandet afledes og renses under hensyntagen til miljøet at sikre bortskaffelse af affald sker på forsvarlig og miljømæssig vis at klimasikre afløbssystemer Derfor har forsyningen også et ansvar i forhold til at passe på miljø og natur. Lyngby-Taarbæk Forsyning vil derfor tænke miljø- og energikrav, grønne løsninger og dyrevelfærd ind i de 6 Indkøbs- og udbudspolitik 2015
ydelser, der udbydes og indkøbes for bl.a. at mindske miljøbelastningen. Hensynet til Miljø og natur kan fx ske ved at tilstræbe indkøb af energibesparende produkter og ved at vælge produkter, der i fremstilling, distribution, anvendelse og bortskaffelse belaster miljøet mindst muligt. Sociale og etiske hensyn samt arbejdstagerforhold Sociale klausuler har til formål at fremme et rummeligt arbejdsmarked dvs. at hjælpe grupper i samfundet, som har svært ved at finde fodfæste på arbejdsmarkedet. Etiske krav har til bl.a. til formål at sikre menneskerettigheder, at undgå korruption og overtrædelse af miljølovgivning og konventioner. Arbejdsklausuler har til formål at sikre arbejdstagerrettigheder fx løn- og ansættelsesvilkår. Lyngby-Taarbæk Forsyning lægger vægt på at fremme et sundt og godt arbejdsmiljø samt social ansvarlighed og etik hos sine leverandører og samarbejdspartnere gennem de indkøb og udbud, der foretages. Lyngby-Taarbæk Forsyning vil som led i de enkelte udbud kunne kræve at leverandører og eventulle underleverandører (kædeansvar) overholder sociale klausuler samt i øvrigt leverer ydelser med respekt for nationale og internationale love samt grundlæggende internationale konventioner som Danmark har tiltrådt, herunder en række ILO-konventioner 1 om bl.a. menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption. Krav til etik og social ansvarlighed vil altid bero på en nøje og konkret vurdering af relevans i forhold til opgavens volumen, hvor specialiseret opgaven er og kontinuiteten i opgaveløsningen. Herudover vurderes det fra sag til sag, hvilken effekt klausulerne forventes at have på de indkomne tilbud, samt hvad der er praktisk muligt for leverandørerne at efterleve i forhold til de konkrete krav. Udviklingsorienteret tænkning Lyngby-Taarbæk Forsyning vil være med til at fremme innovation og kvalitetsudvikling bl.a. gennem udvikling af nye effektive løsninger ud fra en helhedsorienteret betragtning. Det kan fx ske ved i højere grad at stille funktionskrav, hvor det er muligt, så der hos tilbudsgiverne skabes rum til nytænkning og effektivisering af opgaveløsningen. Øje for totalomkostninger ved udbudsforretningerne skal sikre valg af de løsninger, der er billigst i hele brugsperioden, således at driftsomkostningerne også indgår i vurderingen af det bedst egnede tilbud. Både inddragelse af funktionskrav og totalomkostninger kan bidrage til, at innovative og miljørigtige produkter og løsninger i højere grad vælges. 1 Den internationale arbejdsorganisation (ILO) er FN s faglige organ for arbejdsmarkedsspørgsmål. ILO har som grundlæggende mål at bekæmpe fattigdom og fremme social retfærdighed. Opgaverne ligger i at fremme beskæftigelse, forbedre arbejdsvilkår i hele verden samt værne om faglig frihed og rettigheder. 7 Indkøbs- og udbudspolitik 2015
Udmøntning og implementering af politikken Lyngby-Taarbæk Forsynings ledelse har ansvaret for, at indkøbs- og udbudspolitikken implementeres og efterleves på alle forsyningens opgaveområder. Politikken udmøntes konkret i en indkøbs- og udbudsstrategi, hvor den praktiske operationalisering beskrives. I strategien fastlægges hvilke tiltag, der prioriteres i de kommende år med henblik på at føre indkøbs- og udbudspolitikken ud i livet. 8 Indkøbs- og udbudspolitik 2015