Indkøbspolitik for Hillerød kommune. Gældende fra januar Side 1

Transkript

1 Indkøbspolitik for Hillerød kommune Gældende fra januar 2010 Side 1

2 Indholdsfortegnelse: 1. Formål Overordnede målsætninger og indsatsområder Omfang og afgrænsning Rammebetingelser og regelgrundlag Organisering og brugerinvolvering Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler Leje- og leasingaftaler Samarbejde med leverandører Samarbejde med eksterne parter Indkøbsstrategi Information Ledelsesinformation Vedtagelse... 5 Side 2

3 1. Formål Indkøbspolitikken fastlægger de overordnede retningslinjer og rammer for indkøbsdispositioner i Hillerød Kommune. Alle kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser er omfattet af indkøbspolitikken. Det overordnede formål med Hillerød Kommunes indkøbspolitik er at opnå bedst mulig udnyttelse af kommunens samlede ressourceanvendelse på indkøbsområdet. 2. Overordnede målsætninger og indsatsområder Nøgleordene i indkøbspolitikken er koordinering og effektivisering af indkøb af varer og tjenesteydelser i Hillerød Kommune, herunder: At kommunen opnår de bedste priser og leverandørbetingelser, kvalitet og service mm. baseret på kommunens fælles indkøb At sikre enkle og effektive arbejdsprocesser omkring indkøbsarbejdet At digitalisere indkøbsprocessen, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt At realisere administrative fordele og udmønte besparelser At købe varer og tjenesteydelser, der lever op til kommunens kvalitative krav, men at der ikke købes vare og tjenesteydelser af en bedre kvalitet end nødvendigt At centralt opnåede besparelser udmøntes ved en reduktion i de decentrale budgetter Hillerød Kommunes målsætning er, at der altid ved køb indgår en afvejning mellem pris, kvalitet, og service efter princippet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Hillerød Kommune har en målsætning om Grønne indkøb. Formålet med grønne indkøb er bl.a. at fremme produktion af mere bæredygtige og mindre miljøbelastende produkter. Kommunen vil ved alle større og væsentlige indkøb, inddrage parametre som krav til arbejdsmiljø, etik og sociale vilkår. Etiske og sociale vilkår vil i det omfang det er muligt blive indarbejdet i kommunens løbende indkøbsarbejde, herunder i relation til indkøbsstrategien, med henvisning til Regeringens handlingsplan for samfundsansvar og gældende ILO-konventioner (IPEC). 3. Omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken gælder for alle indkøb af vare- og tjenesteydelser i Hillerød Kommune. Bygge- og anlægsopgaver er ikke omfattet af indkøbspolitikken. Sociale selvejende private institutioner, der indgår i kommunens budget og regnskab er omfattet af indkøbspolitikken i det omfang, det ikke er i modstrid med indgåede driftsoverenskomster. Forsyningsvirksomheder ejet af Hillerød Kommune kan tilslutte sig indkøbspolitikken og anvende aftalerne. Side 3

4 4. Rammebetingelser og regelgrundlag Indkøbspolitikken tager udgangspunkt i styrelsesvedtægtens 11, hvoraf det fremgår, at Økonomiudvalget fastsætter regler om samordning af kommunens indkøbsfunktion. Gældende regler, herunder EU s udbudsregler, national udbudslovgivning mv. skal altid respekteres. Privat handel inden for rammerne af indkøbspolitikken samt på de af kommunen anvendte og indgåede indkøbsaftaler må ikke finde sted. 5. Organisering og brugerinvolvering Hillerød Kommunes indkøb foregår i et koordineret decentralt samarbejde. Herved forstås, at generelle aftaler med leverandører indgås centralt af Indkøbsfunktionen, og at de enkelte indkøb foretages decentralt i de enkelte afdelinger og institutioner. Indkøbsfunktionen har ansvaret for udbud og forhandlinger med leverandørerne samt for indgåelse af aftaler. Det er Indkøbsfunktionens ansvar at sikre relevant inddragelse af interne og eksterne interessenter. 6. Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler Det er indkøbsfunktionens opgave at indgå indkøbsaftaler for Hillerød Kommune. Ved aftaleindgåelse gælder Hillerød Kommunes generelle indkøbsbetingelser - findes på kommunens hjemmeside - hvor intet andet er aftalt. I forbindelse med afdelinger og institutioners køb af varer og tjenesteydelser er det obligatorisk at anvende de indgåede aftaler. Afdelinger og institutioner må ikke selv indgå indkøbsaftaler uden forudgående aftale med Indkøbsfunktionen. 7. Leje- og leasingaftaler Reglerne for indgåelse af leje- og leasingaftaler fremgår af Principper for økonomistyring, punkt 10.3 og rammebilag 10.2 gældende fra 1. april Samarbejde med leverandører Hillerød Kommune ønsker gode samarbejdsrelationer med sine leverandører. Hillerød Kommune vil foretage indkøb ud fra forretningsmæssige kriterier, hvori indgår pris, kvalitet, leveringsforhold, lagerbinding mv. Side 4

5 Leverandørerne skal opfylde lovbestemmelser, myndighedskrav, EU-direktiver, standarder, prisbestemmelser, fremstillings- og varemærkningsforskrifter samt patentrettigheder. Hillerød Kommune ønsker, at kommunens leverandører følger gældende kollektive overenskomster på det aktuelle ansættelsesområde eller de vilkår, der sædvanligt gælder for tilsvarende arbejde. Med henblik på at minimere de administrative omkostninger ved håndtering af bestillinger og betalinger anvendes E-handel, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. 9. Samarbejde med eksterne parter Der kan etableres samarbejde med eksterne parter, hvor det skønnes fordelagtigt for Hillerød Kommune, herunder Indkøbscentral Nordsjælland, SKI, og øvrige relevante kommuner. 10. Indkøbsstrategi Indkøbspolitikkens målsætninger vil efterfølgende, i tæt samarbejde med afdelinger og institutioner, blive udmøntet i praksis via en indkøbsstrategi. Indkøbsstrategien er et fælles værktøj til og handlingsplan for den konkrete implementering af indkøbspolitikken. Indkøbsstrategien skal via konkrete indsatsområder og handlingsplaner belyse, hvordan kommunens samlede økonomiske råderum i praksis kan øges via både effektive indkøb samt optimering af driftsopgaver, herunder arbejdsprocesser, kapacitetsudnyttelse, kvalitets- og serviceniveau mv. 11. Information Information om indgåede og udgåede aftaler samt øvrig relevant information foregår via det elektroniske indkøbssystem og indkøbsportal på Intranettet, ligesom deltagelse i ledermøder mm. vil blive anvendt som en mulighed for dialog. 12. Ledelsesinformation Indkøbsfunktionen udarbejder to gange årligt status på arbejdet til direktionen. 13. Vedtagelse Indkøbspolitikken er vedtaget af Hillerød Byråd den januar 2010 og afløser den hidtil gældende indkøbspolitik af 21. juni 2006 Side 5