håndbogen om brevet 2 - sådan opnår du rabat, når du sender breve

håndbogen om brevet 2 - sådan opnår du rabat, når du sender breve

Portoberegneren Vil du spare penge på porto, kan det betale sig at benytte en frankeringsmaskine i stedet for frimærker. Sender du over 500 breve samlet, kan der være mange penge at spare på portobudgettet ved at benytte PP-frankering. Og der er altid en del at spare ved at vælge B-breve. Prøv portoberegneren på www.portoberegner.postdanmark.dk. Her kan du indtaste, hvor mange breve du vil sende, og så få inspiration til, hvordan du ved at ændre på frankeringsform og/eller brevtype kan reducere dine omkostninger.

INDHOLD 2 Håndbogen om brevet 3 Begreber brugt i bogen 4 Breve og økonomibreve frankeret med PP-påtryk 5 Adressering 8 Der er masser af kreative muligheder 8 Produktionsrabat generelle retningslinjer 11 Sådan får du produktionsrabat 13 Supplerende rabat 14 Særligt for Maxibreve 15 Erhvervsbreve (C) 18 Erhvervsbreve (C) Maxi 21 Mængderabat 21 Mængderabat Breve (A) og Økonomibreve (B) 23 Mængderabat Erhvervsbreve (C) og Erhvervsbreve (C) Maxi 24 Emballering 26 Flere muligheder med Post Danmark

2 HÅNDBOGEN OM BREVET Denne del af Håndbogen om brevet handler om, hvordan du praktisk udformer dine breve til Danmark, så du dels kan opnå rabat på din udsendelse, dels sikrer, at dine breve når sikkert frem til modtageren, når du sender breve med Post Danmark. Håndbogen er tænkt som et nyttigt opslagsværk, der giver dig overblik over de forskellige muligheder, der er for at få rabat på dine forsendelser. Mulighederne for at få rabat er så vidt muligt tilrettelagt under hensyntagen til at kunne tilbyde dig frihed og fleksibilitet, når du sender breve med Post Danmark. Der skal et stort produktionsapparat til at håndtere mange forsendelser effektivt på den mest økonomiske måde. Derfor er der forskellige praktiske forudsætninger, det godt kan betale sig at opfylde. Vi håber, at denne bog gør det nemmere at vælge den mest optimale og økonomiske favorable løsning for netop dine forsendelser. Du er naturligvis altid velkommen til at kontakte Post Danmark på 70 11 12 30 og få uddybet emner og oplysninger, der har din særlige interesse. Det vil altid glæde os at hjælpe dig med at finde den rigtige løsning.

3 Oversigt over rabatter på breve Produktionsrabat Mængderabat A-breve og B-breve (med PP påtryk) 0-250 g Ja Nej A-breve og B-breve (med PP påtryk) >250 g Ja Ja C-breve Standard, Stor og Maxi Nej Ja BEGREBER BRUGT I BOGEN - OG IMELLEM OS Det er nemmest at kommunikere, når alle ved, hvad der er tale om. I dette afsnit gennemgår vi kort de begreber, vi bruger i bogen, og som du støder på, når du taler løsningsforslag med din konsulent hos Post Danmark. DET KALDER VI BREVENE Breve (A) Økonomibreve (B) Erhvervsbreve (C) Erhvervsbreve (C) Maxi DET KALDER VI FORMATERNE Standardbreve Storbreve Maxibreve DET KALDER VI RABATTERNE Produktionsrabat Mængderabat Produktionsrabat Du kan få produktionsrabat på brevtyperne: Standardbreve (A og B), mindst 10.000 Storbreve (A og B), mindst 5.000 Maxibreve (A og B), mindst 1.500 Produktionsrabatten for Standard- og Storbreve består af følgende tre elementer: En generel produktionsrabat En supplerende, som opnås ved brug af stregkode Indleveringsrabat, dog kun for A-breve Produktionsrabatten for Maxibreve består af følgende tre elementer: En generel produktionsrabat En supplerende, som opnås når brevene er postnummeropdelt Indleveringsrabat, dog kun for A-breve MÆNGDERABATTEN FOR BREVE OVER 250 GRAM Hvis du har mere end 25.000 Storbreve eller Maxibreve pr. kvartal Hvis du har mere end 25.000 Erhvervsbreve/ Erhvervsbreve Maxi pr. måned

(listes i stigende orden) (listes i stigende orden) der tages forbehold for antallet af indleverede forsendelser, indtil kontrol er foretaget Angiv type (3 decimaler) (3 decimaler) (3 decimaler) Post danmark A/s Cvr-nr. 26 66 39 03 københavn 4 B 68 følgeseddel pp Blad 1: Kundens kvittering Blad 2: Grundlag for regnskabet Blad 3: Kopi til medsendelse B 68 Følgeseddel PP Breve, økonomibreve og erhvervsbreve afsender navn Følgeseddelnr. maks 35 tegn Adresse (O) ordregivernr. indleveringsdato (dd.mm.åååå) (F) Fakturamodtagernr. indleveringssted Postnr. og by Telefonnr. efter kl. 16 speditør serviceniveau sæt kun ét kryds co 2 -brev Brev (A) økonomibrev (B) erhvervsbrev (C) Co2 - brev betalingsmåde sæt kun ét kryds tillægsydelse kontant kredit leverandørservice standardbreve speditørens jobnr./opgavenr. vægt pr. Prisområde Prisområde europa Prisområde danmark inkl. Fo og gl øvrige udland Antal i alt samlet vægt g Antal i alt storbreve speditørens jobnr./opgavenr. vægt pr. Prisområde Prisområde europa Prisområde danmark inkl. Fo og gl øvrige udland Antal i alt samlet vægt g g g g g g g Antal i alt maxibreve speditørens jobnr./opgavenr. vægt pr. Prisområde Prisområde europa Prisområde danmark inkl. Fo og gl øvrige udland Antal i alt heraf 2 omdelinger samlet vægt g g g g g g g Antal i alt total Brevbakker i alt Totalt afsenders (evt. speditørs) underskrift Breve og Økonomibreve frankeret med PP- påtryk B 68 (04/2011) dato og underskrift kvittering for indleveveringsposthuset dato og underskrift evt. bemærkninger indleveringskontrol dato og navn sap-ordrenr. Når du frankerer med PP- påtryk, skal du ikke tænke på frimærker eller frankeringsmaskine. Du skal blot sikre, at du har de rigtige konvolutter, og at dine breve er gjort klar, inden du afleverer dem til Post Danmark. Breve med forskellige serviceniveauer (A, B eller C) indleveres hver for sig som selvstændige partier. Du kan vælge mellem forskellige kreative PP-påtryk, som findes på www.postdanmark.dk. Breve frankeret med PP- påtryk er den billigste frankeringsform, og den egner sig bedst til større udsendelser. Du skal som minimum indlevere 500 brevforsendelser ad gangen, men mod et tillæg kan du aflevere færre pr. parti. Forsendelserne skal ledsages af en udfyldt følgeseddel B 68.

5 40 mm PP DANMAR 74 mm AB 123x Hans Hansen c/o Carl Christensen Byvej 2A, Tune Postboks 101 4000 Roskilde 15 mm Slotsgade 124B st. th. 5700 019/121 22,5 mm 140 mm ADRESSERING Gode huskeregler Om adressering: Har modtageren en postboksadresse, kan du udelade gadenavn og nummer Brug så vidt muligt den officielt godkendte modtageradresse og stavemåde Har adressen en lokal stedbetegnelse/landsby, skriver du denne efter gadenavn/husnummer og postnummer/by eller i forlængelse af gadenavn og husnummer Alfanumeriske husnumre som fx 10A skrives uden mellemrum Dobbelte husnumre som fx 33-35 skrives med mellemrum på begge sider af bindestregen Sæt komma og mellemrum mellem husnummer og etage, fx: 4, 3. th. Sæt mellemrum mellem etageangivelse og et evt. lejlighedsnummer, fx: 17, 3. 0012 Skriv lejlighedsnummeret med 4 cifre (fx 0012, hvis lejlighedsnummeret har mindre end 4 cifre) Skriv alt med samme skrifttype og størrelse med sort/mørk skrift på hvid/lys baggrund (kontrast > 50%) Benyt skrifttyperne: Courier, Univers, Ariel eller Times New Roman i samme punktstørrelse (mellem 10-12, dog anbefaler vi 12 punkt til skrifttypen Times New Roman) Undgå understregninger og fed eller kursiv skrift Det er altid en god ide at sætte korrekt afsenderadresse på dine breve Sæt afsendernavn og adresse på bagsiden eller alternativt på forsiden i øverste eller nederste venstre hjørne (i én linje, hvis den placeres på forsiden) For at undgå fejlaflevering og forsinkelser bør afsenderadressen ikke være mere fremtrædende end modtageradressen

6 STANDARDBREVE STORBREVE Gode huskeregler Om EMBALLERING AF DINE FORSENDELSER: Hos Post Danmark gør vi alt, hvad vi kan for at behandle dine forsendelser, så de når frem i hel og pæn stand. Men emballage kan være skrøbelig. Vi vil derfor sætte pris på, hvis du vil hjælpe os ved at emballere dine forsendelser og stabilisere indholdet fornuftigt. Gode huskeregler Om INDLEVERING Standardbreve stilles på højkant i brevbakken (fyldes maks. til stabelkanten) med adressen og frankeringen fremad Storbreve lægges i brevbakken (fyldes maks. til stabelkanten) med adressen og frankeringen opad Emballage til dine forsendelser kan bestå af: konvolutter prøveposer æsker plastfolie På www.postdanmark.dk eller på posthuset kan du finde forskellige solide emballager som boblekonvolutter, boblefolie, prøveposer, paprør, diskette- og cd-æsker samt papæsker i forskellige størrelser. Emballagerne kan også bestilles på www.postdanmark.dk.

7

8 DER ER MASSER AF KREATIVE MULIGHEDER PRODUKTIONSRABAT Det kan opleves som begrænsninger, når du læser om retningslinjerne for at opnå rabat. Der er dog stadig masser af plads tilbage på konvolutten, hvor du kan være kreativ og lade dine breve skille sig ud, og hvor du stadig kan opnå produktionsrabatten. Du kan fx: sætte dit logo eller dine reklamebudskaber uden for de friholdte felter sende konvolutter, der enten er kvadratiske eller rektangulære frit bruge bagsiden trykke i farver på hvid baggrund eller i hvid på farvet baggrund vedlægge en gimmick (hvis brevet kan bøjes gimmick skal være tynd, flad og sat godt fast) sende et åbent brevkort/brochure uden konvolut sende en brochure med perforering emballere din forsendelse i plastfolie Fælles retningslinjer for den generelle produktionsrabat: SÅDAN FÅR DU PRODUKTIONSRABAT Post Danmark hjælper dig altid gerne til at opnå størst mulig rabat på dine forsendelser. Når du har indgået en aftale om produktionsrabat med din salgskonsulent hos Post Danmark, beder vi dig følge nogle retningslinjer for at få produktionsrabat på Standardbreve, Storbreve og Maxibreve (A- og B-breve). De første fire punkter er fælles for alle tre formater. Det femte punkt gælder især for Standardog Storbreve, som behandles på maskinerne. Korrekt adresse er dog altid vigtig, så vi kan omdele dine breve hurtigt og sikkert. 1. Udfyld årsproduktionsplanen Årsproduktionsplanen udfyldes med oplysninger om forventet antal, fordelt på de tre formater. Årsproduktionsplan afleveres i forbindelse med aftalen om produktionsrabat.

9 2. Varsling og Anmeldelse Varsling betyder, at du registrerer din ordre som reservation senest 10 hverdage før indlevering via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du varslingen via e-mail til massepost.khc@post.dk. Anmeldelse betyder, at du inden kl. 12.00, hverdagen før den enkelte indlevering, registrerer din ordre som anmeldt via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du anmeldelsen, med angivelse af ordrenummer, via e-mail til massepost.khc@post.dk. Antallet af indleverede forsendelser må gerne afvige +/-20 % fra anmeldelsen, så længe minimumsantallet for produktionsrabat er overholdt. Er afvigelsen mere end +20 %, forbeholder vi os ret til evt. at behandle den overstigende mængde som indleveret næste dag. Husk, at du altid kan kontakte din salgskonsulent, hvis du har brug for at ændre i planen. 3. Frankering Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, som du kan hente på postdanmark.dk 4. Indlever brevene på dit postcenter Medmindre du har aftalt andet, indleverer du dine forsendelser til det aftalte postcenter på den aftalte hverdag inden kl. 14.00. B-breve kan dog afleveres helt frem til kl. 18.00. Du kan gratis låne og få leveret brevbakker, postcontainere, bakkevogne m.m., hvis du bestiller dette senest hverdagen før, du ønsker det leveret. Bestiller du det samme dag, du skal bruge det, skal du blot betale for transporten.

10 40 mm PP DANMARK 74 mm AB 123x Hans Hansen c/o Carl Christensen Byvej 2A, 1. tv 0012 Veddelev Postboks 101 4000 Roskilde 15 mm Slotsgade 124B st. th. 5700 019/121 22,5 mm Friholdt areal på 22,5 x 140 mm til print af stregkode og flytteoplysning. 140 mm Forsendelser på 100.000 og derover leveres opdelt til de enkelte postcentre. Forsendelser på 50.000 og derover til et enkelt postcenters sorteringsområde indleveres adskilt fra de øvrige forsendelser. 5. modtageradresse Sådan skriver du modtageradresse på konvolut/adressemærkat, så den kan læses på maskinerne: Struktur Eksempel Eventuelt kundenummer AB123 Modtagerens navn Peter Hansen Eventuel att. eller c/o c/o Carl Christensen Gadenavn, nummer, etage, side, lejlighed, Byvej 2A, 1. tv 0012, Veddelev stedbetegnelse/stednavn Eventuel postboks Postboks 10 Postnummer og By 4000 Roskilde

11 SÅDAN FÅR DU PRODUKTIONSRABAT Husk, at du altid kan få testet din forsendelse hos Post Danmark, hvis du er i tvivl om den opfylder kravene for produktionsrabat. SÅDAN FÅR DU 5 % generel PRODUKTIONSRABAT PÅ DINE STANDARD- OG STORBREVE Når dine forsendelser er maskinegnede, kan vi effektivisere håndteringen og dermed give dig 5 % generel rabat på dine Standard- og Storbreve. Derfor beder vi dig, ud over de fælles retningslinjer, at følge dem, der gælder for maskinegnede breve. FORMAT OG PAPIRKVALITET PÅ KONVOLUTTER OG KORT STANDARDBREV Størrelse: Minimum 14 x 9 cm, maksimum 23 x 17 cm Tykkelse: Højst 0,5 cm Vægt: Højst 50 g Papirkvalitet: Minimum 60 g/m 2 for konvolutter og 180 g/m 2 for enkeltkort Rudekonvolut: 1 rude på forsiden uden refleks/genskin ønsker du to ruder, så spørg din salgskonsulent om, hvor på konvolutten de skal placeres. STORBREV Størrelse: Minimum 14 x 9 cm, Maksimum 33 x 23 cm Tykkelse: Højst 2,0 cm Vægt: Højst 1.000 g Papirkvalitet: Minimum 60 g/m 2 for konvolutter og 180 g/m 2 for enkeltkort Rudekonvolut: 1 rude på forsiden uden refleks/genskin - ønsker du to ruder, så spørg din salgskonsulent om, hvor på konvolutten de skal placeres. Tip: Husk at fordele indholdet jævnt og fyld konvolutten helt ud, så indholdet ikke forskubber sig, og adressen derved bliver vanskelig at læse gennem ruden. Antal og indlevering Du kan opnå produktionsrabat, når du indleverer mindst 10.000 Standardbreve pr. indlevering i gule brevbakker som du kan låne gratis hos Post Danmark. For Storbreve skal du indlevere mindst 5.000 pr. indlevering.

12 OVERSIGT OVER PRODUKTIONSRABAT Produktionsrabatter breve (A) og Økonomibreve (B) Min. 10.000 Standardbreve, 5.000 stk Storbreve eller 1.500 Maxibreve Produktionsplan (mængder for hele året) Varsling 10 dage før indlevering Anmeldelse dagen før indlevering senest kl. 12.00 Indlevering senest kl. 18.00 Indleveret mængde skal svare til anmeldt +/-20 % Supplerende produktionsrabat hvis stregkode Maxibreve kan ikke opnå rabat for stregkoder, men rabat for opsplitning i postnummer Standard- og storbreve Generelle krav 5% Stregkoderabat 2% Indlevering midt i måneden 1% (gælder kun for A-breve) Maxibreve Generelle krav 2% Forbehandling i postnummerorden 3% Indlevering midt i måneden 1% (gælder kun for A-breve)

13 stregkode SUPPLERENDE RABAT Få SUPPLERENDE RABAT PÅ DINE STANDARD OG STORBREVE Post Danmark kan tilbyde dig yderligere to rabatmuligheder i tilknytning til produktionsrabatten: Stregkoderabat Indleveringsrabat 2 % STREGKODERABAT Ud over de 5 % produktionsrabat kan du få en såkaldt supplerende rabat på 2 %, hvis du forsyner dine breve med en individuel stregkode, som Post Danmarks leverer. HUSK: Lad Post Danmark teste og godkende stregkoden inden forsendelse. Så er du sikker på, at dine breve kommer rettidigt frem. 1 % Indleveringsrabat midt i måneden Du kan få yderligere 1 % supplerende rabat på A-breve, hvis du indleverer dem i den trafiksvage periode 7.-18. i måneden (dog ikke i december måned.) Bestil din stregkode på brevstregkoder@post.dk eller Post Danmark Online. Husk at oplyse: Ordregivernummer (som står i din aftale) Om det er A eller B-breve Vægtinterval for forsendelserne Format (Standard- eller Storbreve)

14 SÆRLIGT FOR MAXIBREVE SÅDAN FÅR DU 2 % generel PRODUKTIONSRABAT PÅ DINE MAXIBREVE Du kan få 2 % rabat på dine Maxibreve, når du indleverer mindst 1.500 i samme vægtkategori pr. indlevering i postcontainer og følger de fire fælles retningslinjer på side 7 og 8. Postcontainere kan bestilles og lånes hos Post Danmark. FÅ SUPPLERENDE RABAT PÅ DINE MAXIBREVE Post Danmark kan tilbyde dig yderligere to rabatmuligheder: 3 % FORBEHANDLINGSRABAT Når du indleverer dine Maxibreve, som du aftaler med dit postcenter, kan du få en supplerende rabat på 3 %, hvis de er opdelt i postnumre. 1 % INDLEVERINGSRABAT MIDT I MÅNEDEN Du kan få yderligere 1 % supplerende rabat på A-breve, hvis du indleverer dem i den trafiksvage periode 7.-18. i måneden (dog ikke i december måned).

15 ERHVERVSBREVE (C) Erhvervsbreve er et prisbilligt alternativ til Breve og Økonomibreve i formaterne Standard- og Storbreve. Produktions- og stregkoderabat er indeholdt i prisen. Du kan også sende Maxibreve som Erhvervsbreve, læs mere på side 18. SÅDAN OMDELES DINE ERHVERVSBREVE Erhvervsbreve omdeles over 3 hverdage i faste perioder. Du kan selv bestemme, hvilken periode du ønsker dine breve omdelt: Mandag-tirsdag-onsdag (indleveres fredag ugen før senest kl. 18.00) Tirsdag-onsdag-torsdag (indleveres søndag ugen før senest kl. 18.00) Onsdag-torsdag-fredag (indleveres mandag samme uge senest kl. 18.00) Torsdag-fredag-lørdag (indleveres tirsdag samme uge senest kl. 18.00) Fredag-lørdag-mandag (indleveres onsdag samme uge senest kl. 18.00) Lørdag-mandag-tirsdag (indleveres torsdag samme uge senest kl. 18.00). Følgende skal være opfyldt for, at du kan sende dine breve som Erhvervsbreve: 1. Udfyld årsproduktionsplanen Årsproduktionsplanen udfyldes med oplysninger om forventet antal, fordelt på de tre formater. Årsproduktionsplan afleveres i forbindelse med aftalen om produktionsrabat. 2. Varsling og Anmeldelse Varsling betyder, at du registrerer din ordre som reservation senest 10 hverdage før indlevering via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du varslingen via e-mail til massepost.khc@post.dk. Anmeldelse betyder, at du inden kl. 12.00, hverdagen før den enkelte indlevering, registrerer din ordre som anmeldt via kundeportalen Post Danmark Online.

16 Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du anmeldelsen, med angivelse af ordrenummer, via e-mail til massepost.khc@post.dk. Antallet af indleverede forsendelser må gerne afvige +/-10 % fra anmeldelsen. Er afvigelsen mere end +10 % (mindst 10.000 ), forbeholder vi os ret til evt. at behandle den overstigende mængde som indleveret næste dag. Er afvigelsen -10 % (mindst 10.000 ), skal du betale et tillæg pr. forsendelse for det antal forsendelser, der ligger herudover. 3. Frankering Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, som du kan hente på www.postdanmark.dk. 4. Mærkning af Erhvervsbreve Du kan mærke dine Erhvervsbreve med et C øverst på konvoluttens adresseside i nærheden af PP-påtrykket. C-mærket henter du på www.postdanmark.dk. 5. Stregkode Erhvervsbreve forsynes med en stregkode, som Post Danmark leverer. Stregkoden placeres oven over modtageradressen, for Standardbreve dog højst 12 cm fra bunden af brevet. 6. Adressekvalitet Adressekvaliteten skal være 96 %, så forekomsten af flytninger mindskes. Brevene indleveres i gule brevbakker sammen med et print af ordrebekræftelsen fra Post Danmark Online, eller en elektronisk følgeseddel B68. Du kan gratis låne og få leveret brevbakker, postcontainere, bakkevogne m.m., hvis du bestiller dette senest hverdagen før, du ønsker det leveret. Bestiller du det samme dag, du skal bruge det, skal du blot betale for transporten.

17 For at sikre så høj en adressekvalitet som muligt, kan du gennem Post Danmark bestille en adressevask. Vi opdaterer som de eneste dagligt alle danskeres postadresser. Virksomheders adresser bliver opdateret en gang om ugen. Når du bestiller en adressevask, sammenligner og korrigerer vi adresserne fra din liste med adresserne i vores database. Og du får en opdateret og brugbar liste retur. Adressekvalitet er et udtryk for, hvor stor en andel af den indleverede brevmængde, der kan læses og sorteres på maskine. Erhvervsbreve (C) Standard- og Storbreve Minimum 3.000, der kan betales op til minimum Omdeling over 3 dage +1 produktionsdag, i alt 4 dage Maskinegnet Stregkode Indlevering på brevpostcenter Opsplitning tilbydes mod betaling (0,08 kr. Standardbreve, 0,15 kr. Storbreve) skal opsplitning foretages over 100.000, skal forsendelserne indleveres 1 dag tidligere Produktionsplan (mængden for hele året) Varsling senest 10 dage inden indlevering Anmeldelse senest kl. 12.00 dagen før indlevering Afvigelse ved indlevering (senest kl. 18.00) fra anmeldt maks. +/-10% Betaling for lavere antal end anmeldt 0,25 kr./ Større antal kan behandles som indleveret dagen efter (afvigelse mindst +/-10% og mindst 10.000 )

18 ERHVERvSBREVE (C) MAXI SÅDAN BRUGER DU DINE MULIGHEDER MED ERHVERVSBREVE MAXI Post Danmark hjælper dig altid gerne til at opnå den bedste pris på dine forsendelser. Erhvervsbreve Maxi er bl.a. karakteriseret ved en længere omdelingsperiode end almindelige Maxibrev: De skal forsynes med en stregkode Du skal aflevere en EDI fil og dele forsendelserne i X/Y via adressevask i Post Danmark Brevene skal indleveres i postcontainere opdelt i fastlagte postnummerintervaller Når du har indgået en aftale om rabat på Maxibreve sendt som Erhvervsbreve, skal du være opmærksom på følgende for at få rabatten: EDI - Electronic Data Interchange er elektronisk overførsel af alle typer af forretningsdokumenter, typisk ordrer og følgesedler. 1. Udfyld årsproduktionsplanen Årsproduktionsplanen udfyldes med oplysninger om forventet antal, fordelt på de tre formater, og afleveres i forbindelse med aftalen om produktionsrabat. 2. Varsling og Anmeldelse Varsling betyder, at du registrerer din ordre som reservation senest 10 hverdage før indlevering via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du varslingen via e-mail til massepost.khc@post.dk. Anmeldelse betyder, at du inden kl. 12.00, hverdagen før den enkelte indlevering, registrerer din ordre som anmeldt via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du anmeldelsen, med angivelse af ordrenummer, via e-mail til massepost.khc@post.dk. Antallet af indleverede forsendelser må gerne afvige +/-10 % fra anmeldelsen. Er afvigelsen mere end +10 % forbeholder vi os ret til evt. at behandle den overstigende mængde som indleveret næste dag.

19 GTT-stregkode Er afvigelsen 10 % betales et tillæg pr. forsendelse for det antal forsendelser, der ligger herudover. Husk, du altid kan kontakte din salgskonsulent, hvis du har brug for at ændre i planen. 3. Frankering Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, som du kan hente på www.postdanmark.dk. 4. Mærkning af Erhvervsbreve Det er muligt at mærke dine Erhvervsbreve med et C øverst på konvoluttens adresseside. C-mærket henter du på www.postdanmark.dk. 5. Stregkode. Dine Erhvervsbreve sendt som Maxibreve forsynes med en GTT-stregkode, som Post Danmark leverer. 6. adressekvalitet Adressekvaliteten skal være 96 %, så forekomsten af flytninger mindskes. 7. Inddeling med fleksibilitet Over modtageradressen på dine Erhvervsbreve Maxi angiver du, om det er en X eller Y forsendelse, og de tilhørende ruteinformationer. Så ved vi, hvilke forsendelser, der skal omdeles på hvilken ugedag. Oplysningerne bruges også til din hovedopdeling af forsendelserne i X og Y, samt underopdelingen i specielle postnummerintervaller inden indleveringen til Post Danmark. GTT - Generel Track & Trace er en stregkode, som sættes på dine Maxibreve. Kan brevet ikke afleveres første gang, kommer det ud på 2. omdeling, typisk om lørdagen.

20 Du får X- og Y-sorteringsoplysningerne i forbindelse med Post Danmarks adressevask af din adressefil. Har du spørgsmål til brevopdelingen, er du velkommen til at kontakte din salgskonsulent. 8. indlevering Du indleverer dine forsendelser på det aftalte postcenter, men Post Danmark vil også gerne have mulighed for at hente delpartier inden indleveringstidspunktet, så vi endnu bedre kan sikre rettidig omdeling af dine Erhvervsbreve Maxi. 9. To omdelinger Post Danmark omdeler dine Erhvervsbreve Maxi senest 4 dage efter indlevering. Hvis brevet ikke kan afleveres i første forsøg i løbet af ugen, kommer det med på førstkommende lørdagsomdeling. Er modtageren heller ikke hjemme denne dag, lægger vi en besked om, at brevet kan hentes på posthuset. Hvis lørdag er første gang brevet omdeles, anmeldes det straks, hvis det ikke kan afleveres.

21 mængderabat MÆNGDERABAT BREVE (A) OG ØKONOMIBREVE (B) SÅDAN FÅR DU MÆNGDERABAT PÅ DINE A-, B- og C-BREVE Post Danmark tilbyder dig rabat, når du sender større mængder breve. Når du har indgået en skriftlig aftale om mængderabatten med din salgskonsulent hos Post Danmark, skal du blot følge nedenstående retningslinjer for at få din mængderabat. Vi har delt mængderabatten op i: A- og B-breve Mængderabat for Storbreve Mængderabat for Maxibreve. Erhvervsbreve (C) og Erhvervsbreve (C) Maxi Mængderabat for Standardbreve og Storbreve Mængderabat for Maxibreve. ANTAL Du får mængderabat, når du sender minimum 25.000 Storbreve eller Maxibreve over 250 gram pr. kvartal, og når den enkelte indlevering er på mindst 1.000 forsendelser. FRANKERING Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, der kan hentes på www.postdanmark.dk. INDLEVERING Indlever dine forsendelser til det aftalte postcenter.

22 Antal storbreve pr. kvartal Rabatsats Antal maxibreve pr. kvartal Rabatsats 0-24.999 0 % 25.000-49.999 1 % 50.000-74.999 2 % 75.000-99.999 3 % 100.000-149.999 4 % 150.000-199.999 6 % 200.000 og derover 8 % 0-24.999 0 % 25.000-49.999 2 % 50.000-74.999 3 % 75.000-99.999 4 % 100.000-149.999 6 % 150.000-199.999 8 % 200.000 og derover 10 % SÅDAN REGNER VI DIN MÆNGDERABAT UD Rabatten er en trappetrinsrabat, hvor rabatten gælder forsendelser, som ligger inden for dette trin i skalaen. Rabatsatsen er derfor ikke udtryk for den effektive sats. Vi beregner rabatten på grundlag af kvartalets forsendelser. Du kan kombinere mængderabatten med produktionsrabatten. Mængderabat for Storbreve og maxibreve Vægt pr. brev Antal pr. kvartal Antal pr. indlevering Frankering Indlevering Rabat Kombinationsmuligheder Minimum 250 g Minimum 25.000 A- eller B-breve Minimum 1.000 A- eller B-breve PP-påtryk kan hentes på www.postdanmark.dk Forsendelserne indleveres til et aftalt postcenter Rabatten er en trappetrinsrabat Mængderabat kan kombineres med produktionsrabat hvis der er mere end 5.000 stk i partiet. For Maxibreve er det 1.500

23 Antal Erhvervsbreve Rabatsats pr. måned 0-24.999 0 % 25.000-99.999 2 % 100.000-249.999 4 % 250.000-499.999 6 % 500.000 og derover 8 % Antal erhvervsbreve maxi Rabatsats pr. måned 0-24.999 0 % 25.000-99.999 2 % 100.000-249.999 4 % 250.000-499.999 6 % 500.000 og derover 8 % mængderabat erhvervsbreve (C) og erhvervsbreve (C) maxi Post Danmark tilbyder dig rabat på dine Erhvervsbreve og Erhvervsbreve Maxi, når du sender minimum 25.000 forsendelser pr. måned.

24 emballering Post Danmark gør alt, hvad vi kan for at sikre, at dine forsendelser når frem til tiden. Du kan hjælpe os ved at sørge for, at det er nemt for postbuddet at læse modtagerens adresse. Hvis du bruger den ekstra rude til andet end reklamebudskaber, fx til afsenderadressen, skal du anvende en væsentlig mindre font og sætte et stort X over adressen RUDEKONVOLUTTER, DER GÅR KLART IND HOS DIN MODTAGER Vælg en rude, fx af materialet polystyren, så adressen er let læselig Vælg en rude, der klæber til konvolutten, så den fremstår jævn og glat uden refleks/genskin Skal der et kundenummer el. lign. med, så placer det oven over eller øverst til venstre for adressen Vær opmærksom på at placere konvoluttens indhold, så indholdet ikke kan forskubbes, og adressen kun bliver delvis synlig gennem ruden Vil du have to ruder, placerer du en ekstra rude i øverste venstre hjørne på forsiden, højere oppe end ruden med modtageradressen TRYK GERNE ET REKLAMEBUDSKAB PÅ DIN FORSENDELSE Dit logo, et reklamebudskab, billeder eller lignende på for- og bagside kan skærpe opmærksomheden på din forsendelse. Husk blot at placere det, så det ikke kan forveksles med modtageradressen. Undgå at påtrykke noget i stregkodefeltet, da dette ved maskinel behandling dækkes af en selvklæbende etiket med stregkoden. Husk også at afsætte et felt på mindst 74 x 40 mm i øverste højre hjørne til frankering.

25 HVIS DU VIL SENDE NOGET UDEN KONVOLUT Det er nemt at sende kataloger, tidsskrifter og blade m.v. uden konvolut, når blot dine forsendelser består af én enkelt del fx, ét katalog eller ét blad er mindst i A5-format (210 x 148 mm) ikke er større end 45 x 30 x 3 cm frankeret med PP-påtryk eller maskinfrankering FORSENDELSER I PLASTFOLIE Det kan være en fordel at foliere dine forsendelser med plast, fx når du sender nyhedsbreve vedlagt et brev. Følg nedenstående retningslinjer, så er du sikker på, at din forsendelse når fin og hel frem til modtageren. Vær desuden opmærksom på følgende: Vælg en folie, der ikke udvikler statisk elektricitet eller frembringer generende reflekser, fluorescens eller fosforescens Vælg en folie uden høj friktion så stempelaftryk kan anbringes holdbart Vælg en folie, der slutter tæt om indholdet, så det ligger stabilt Anbring helst svejsningen på bagsiden, så den ikke forstyrrer læsningen af adressen, eller er i vejen for påsætning af stregkodeetiketten Stregkoden påføres maskinelt en selvklæbende, aftagelig etiket Vælg en klar plastfolie af en kvalitet, så forsendelserne let kan sorteres. Vi anbefaler: Polyethylen (LDPE) 25-30 MY og CPP 25-30 MY.

26 FLERE MULIGHEDER MED POST DANMARK OPDATERING AF DIN ADRESSEDATABASE VIA FLYTTESTREGKODE Når du bruger Post Danmark, undgår du at bruge kostbar tid på returnerede breve og at betale porto en gang til. Elektronisk Flytteoplysning er en service, hvor du en gang om ugen får en fil med de nye adresser på e-mail, så du nemt og hurtigt kan opdatere din egen database. Servicen kan benyttes på alle maskinegnede standard- og storbreve til Danmark og for alle frankeringsformer. Du skal bare være tilmeldt ordningen og sætte den særlige flyttestregkode på dine breve. Hvis servicen skal omfatte flytninger på erhvervskunder, skal du være opmærksom på, at der kan være en særlig pris for servicen. Bestil stregkode og få mere information på www.postdanmark.dk/elektroniskflytteoplysning. SIG FARVEL TIL BLANKETTERNE, OG FØLG DINE ORDRER ONLINE MED POST DANMARK Med Post Danmark Online kan du følge virksomhedens ordrer minutiøst hele vejen fra start til slut, fra reservation og anmeldelse til indlevering og fakturering. Helt gratis døgnet rundt kan din virksomhed fx oprette, ændre og se ordrer se fakturaer oprette og se reklamationer se kontaktpersoner Læs mere på www.postdanmark.dk/online og se alle fordelene i filmen Den sidste blanket. Post Danmark er altid parat til at hjælpe dig, hvis du er i tvivl om noget i forbindelse med rabatter og muligheder for dine forsendelser. Ring til din salgskonsulent eller til kundeservice på 70 11 12 30.