Afbud: Niels Damgaard Hansen, Knud Holt Nielsen, Søren Dam og Marie Louise Bro Pold

Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Møde den: 22. juni 2017 Referat Til stede: Arnold Boon, Anne Lindholm Behnk, Kristian Thorn, Nikolaj Harbjerg, Helle Colding Seiersen, Claus Palle, Uffe Engberg, Søren Harbo Jensen, Ole Hermansen, Kjeld M. Søndergaard, Anders Kragh Moestrup, Damian Hertoft Goldberg og Lizzi Edlich (referent) Afbud: Niels Damgaard Hansen, Knud Holt Nielsen, Søren Dam og Marie Louise Bro Pold Dagsorden: 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden. 2. Opfølgning på ASU-mødet d. 13. marts 2017. 3. Økonomi. 4. Evaluering af arbejdet i ASU. 5. Orientering fra HSU-mødet d. 14. juni 2017. 6. Orientering fra medarbejdere og ledelse om proces ifm. overdragelse af AU Library til Det Kgl. Bibliotek. 7. Orientering om tilgang og afgang i Enhedsadministrationen. 8. Arbejdsmiljøstatistik 1. kvartal 2017 9. Kommunikation fra mødet. 10. Eventuelt. ASU-sekretariatet Lizzi Edlich Dato: 10. august 2017 Ref: LIE Side 1/7 Ad pkt. 1 Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Ad pkt. 2 Opfølgning på ASU-mødet d. 13. marts 2017 AU s kursuskatalog: Arnold Boon orienterede om, at hjemmesiden er blevet justeret, så det tydeligt fremgår, at ventelistekurser er en interessetilkendegivelse og ikke en egentlig tilmelding. Der vil blive gjort status på ventelisten en gang i kvartalet, hvor de, der står på listen, vil blive kontaktet. Regler vedr. tillidsrepræsentanter: Anne Lindholm Behnk sagde, at jf. cirkulær om TR i staten (2008) har tillidsrepræsentanter efter aftale med ledelsen tjenestefrihed med løn til i passende omfang at deltage i faglige kurser mv. AU HR Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 53 8200 Aarhus N Tlf.: +45 8715 0000 Fax: +45 8715 0612 E-mail: hr@au.dk Web: www.au.dk

Generelt gælder, at TR må bruge den tid, som er nødvendig, for at udføre hvervet som tillidsrepræsentant forsvarligt. Dvs. at arbejdstid kan bruges til konkrete opgaver, som relaterer sig til at være TR for de ansatte i den pågældende enhed. Arbejdstid kan ikke bruges på fagligt organisationsarbejde, fx bestyrelses- og kredsarbejde, deltagelse i kongresser, klubmøder m.m. Side 2/7 Anne Lindholm Behnk opfordrede medarbejderrepræsentanterne til at have en løbende dialog med egen leder om balancen mellem job-opgaver og TR-opgaver. Helle Colding Seiersen spurgte, hvor Anne Lindholm Behnk havde læst og tolket, at arbejdstid ikke kan bruges på fagligt organisationsarbejde. Hun fandt, at ledelsens fortolkning var mere restriktiv end hidtil praktiseret på AU. Hun sagde, at klubmøder og klubbestyrelsesmøder er væsentlige fora, hvor der udføres et seriøst stykke arbejde for medarbejdernes skyld. Hun fandt det beklageligt, hvis tillidsrepræsentanter skal til at bede om fri for at gå til f.eks. bestyrelsesmøder. Helle Colding Seiersen fandt, at eventuel beslutning om, hvad tillidsrepræsentanter må bruge tid på er en sag for HSU, da det i givet fald gælder alle tillidsrepræsentanter på AU. Udvalget drøftede kort evt. behov for yderligere præcisering af reglerne. Det blev aftalt, at i første omgang sendes cirkulæret ud sammen med referatet (link til Cirkulære om tillidsrepræsentanter i Staten mv. af 30.9.2008). Hvis der derefter er behov for yderligere drøftelse og/eller præcisering, sættes punktet på dagsordenen til næste møde. På et spørgsmål fra Helle Colding Seiersen om finansiering af kompetenceudvikling ifm. digitalisering forklarede Kristian Thorn, at der lokalt er afsat betydelige midler til kompetenceudvikling ifm. digitalisering, og at der er stærkt fokus på det i de kompetenceforløb, der skal gives. Arnold Boon tilføjede, at den nødvendige kompetenceudvikling ifm. digitalisering ikke ligger i centrale puljer men er knyttet til de enkelte projekter, eksempelvis uddannelse ifm. implementering af medarbejderstamkort. Nikolaj Harbjerg bekræftede, at der er afsat penge lokalt til kompetenceudvikling, hvor et af fokuspunkterne har været kompetencer ifm. digitalisering og sagde, at den tidligere trufne beslutning om decentralisering af kompetencemidlerne efter hans opfattelse har givet mulighed for at anvende midlerne mere strategisk. Helle Colding Seiersen ønskede mere transparens omkring kompetenceudvikling ifm. digitalisering, idet det ikke er tydeligt for medarbejderne, hvad der skal foregå, og hvad de selv kan gøre i den forbindelse. Det kunne f.eks. være i form af en kompetenceudviklingsstrategi eller et road map. Arnold Boon kvitterede for det gode forslag og gav tilsagn om, at der i forbindelse med udarbejdelse af road maps om digitalisering vil blive tilføjet beskrivelse af den nødvendige kompetenceudvikling.

På spørgsmål om AU s digitale satsninger forklarede Kristian Thorn, at f.eks. educational it primært drejer sig om flowet omkring undervisningen og opkvalificering af de videnskabelige medarbejdere. Der er opmærksomhed på, at der kan være snitflader til administrationen. Han var mere bekymret for AU s evne til at lede store it-projekter. Kompetenceudviklingen vil ske løbende og ind i den konkrete kontekst. Side 3/7 Helle Colding Seiersen opfordrede til opmærksomhed på ikke at gentage andre offentlige organisationers fejltagelser, hvor man først har afskediget medarbejdere og bagefter ansat nye med andre kompetencer. Det ønskede hun ikke på AU. Anne Lindholm Behnk sagde, at alle medarbejderne kan tage initiativ og ansvar i forbindelse med egen kompetenceudvikling. Uffe Engberg tilføjede, at det forudsætter, at medarbejderne ved hvilke kompetencer, der er brug for i fremtiden, og at der gives tid til den nødvendige kompetenceudvikling også for medarbejdere, som er nødt til at holde de gamle systemer kørende i en tid. Ad pkt. 3 Økonomi Arnold Boon sagde kort om den fremsendte økonomioversigt, at prognosen for 2017 stadig holder, og at der kun er sket små forskydninger. På et spørgsmål fra Anders K. Moestrup, om der fortsat er udsigt til et strammere budget i 2018 og 2019, bekræftede Arnold Boon, at det fortsat er forventningen. I Enhedsadministrationen er der blevet sparet på driftsudgifterne, så man er afhængig af løbende og naturlig afgang. Det forventes ikke at blive let, men billedet tegner sig tydeligere, når arbejdet med budgetterne for 2018-2020 går i gang. Større tilpasninger forsøges undgået. Søren Harbo foreslog, at økonomioversigten fremover tilføjes bemærkninger om ledelsens forventninger til økonomien. Anne Lindholm Behnk orienterede om, at AU HR i de kommende to år skal spare 2,2 mio. kr., hvorfor det i foråret har været nødvendigt at gennemføre en besparelsesproces. I alt nedlægges 4 stillinger den kommende tid gennem 3 frivillige fratrædelser og 1 opsigelse. Uffe Engberg spurgte, hvordan det hænger sammen med, at der samtidig er ansat to nye konsulenter i AU HR. Hertil svarede Anne Lindholm Behnk, at de to nye stillinger er finansieret af Enhedsadministrationen i fællesskab, og at det ikke er AU HR s egne penge. Der har været behov for helt nye kompetencer inden for procesoptimering. Uffe Engberg sagde, at hvis man havde vidst det tidligere, kunne man måske have fået ledt eksisterende medarbejdere i den retning. Anne Lindholm Behnk

var enig heri og sagde, at AU HR tidligere har forespurgt på dette for at kunne planlægge, men at beslutningen om disse nye opgaver først blev klar meget sent uden mulighed for kompetenceudvikling. Sagen har været drøftet grundigt i AU HR s LSU. Arnold Boon tilføjede, at der ses på alle muligheder for at omplacere, men at der kan være situationer, hvor det ikke kan lade sig gøre, ligesom der kan være situationer, hvor det er nødvendigt at rekruttere nye kompetencer. Side 4/7 Ad pkt. 4 Evaluering af arbejdet i ASU Arnold Boon indledte punktet med at sige, at han i de ca. 1½ år, hvor han har været på AU, har oplevet ASU som et velfungerende udvalg med gode drøftelser, men at der naturligvis er områder, som kan forbedres. Med respekt for de forskellige roller fandt han arbejdet i ASU sjovest, når alle bidrager til strategisk udvikling af Enhedsadministrationen. Herefter var der gruppevis drøftelse af arbejdet i ASU, hvorefter følgende synspunkter og forslag blev drøftet: I ASU er der generelt mere orientering end samarbejde og drøftelse. Nye tiltag er meget færdigarbejdede, og ASU kommer så sent ind i forløbet, at det er svært at påvirke beslutningsgrundlaget. Et bedre samarbejde forudsætter andet end kun orientering. Det blev derfor foreslået at forsøge med andre mødeformer og mere åbne spørgsmål. Evt. kan der holdes temamøder, hvor der er mulighed for grundigere drøftelse. Der var også forslag om tidligere, mere åbne og mere strategiske drøftelser på baggrund af oplæg fra både ledelses- og medarbejderrepræsentanter, hvor man bruger hinanden til initial drøftelse og kvalificering af ideer. ASU har en vanskelig placering mellem LSU og HSU. Man kunne en gang om året have en strategidag, hvor udvalget drøfter, hvad ASU skal arbejde med det kommende år. Både ledelse og medarbejderrepræsentanter skal bidrage hertil. Den generelle holdning i udvalget er, at der fortsat er brug for ASU, idet nogle ting vedrører hele Enhedsadministrationen, f.eks. procesoptimering. Ved større og/eller tværgående besparelser er ASU blevet brugt meget, og der skal være rum for at tage ting op, som ikke er blevet behandlet i LSU. Desuden er ASU et forum, hvor vicedirektørområder og administrationscentre mødes som én administration. Der er god grund til at have ASU, men man skal overveje formen. Det blev foreslået, at indføre fleksible mødetidspunkter, så der ikke nødvendigvis altid holdes 4 møder om året. Nogle år kan der være brug for flere møder, andre år færre møder. Samtidig med, at man overvejer at fylde noget nyt på, bør man tømme møderne for noget andet, så de bliver inspirerende og attraktive at deltage i. Der var ønsker om et ASU, der arbejder mere strategisk, og som hjælper med at kvalificere ledelsens beslutninger. Udvalget kunne drøfte emner af mere generel karakter, f.eks. socialt ansvar ift. job på særlige vilkår, seniorordninger, hvordan sikres, at det

er attraktivt at være ansat i Enhedsadministrationen, digitalisering og fremtidige forventninger i den forbindelse. ASU kunne f.eks. reflektere over, hvordan administrationen ser ud fra et samarbejdsperspektiv om 5 år Side 5/7 Det blev foreslået, at lade relevante drøftelser i ASU tage afsæt i personalepolitikken for også på den måde at bidrage til at konkretisere personalepolitikken for den enkelte medarbejder, men der skal være fokus på formålet med drøftelserne. Der var endvidere forslag om at søge inspiration i de lokale samarbejdsudvalg. Der var anerkendelse af, at ASU har formået ikke at fungere som dobbeltsagsbehandler, ligesom der var tilfredshed med indførelse af dagsordenspunktet kommunikation fra mødet. Det blev foreslået, at Arnold Boon i sin blog linker til ASU s hjemmeside. Arnold Boon konkluderede afslutningsvis, at der ikke synes at være store problemer, og at samarbejdet i ASU ikke er så ringe. Opsummerende vil udvalget arbejde på følgende punkter: 1. Alternative mødeformer ikke kun plenum. 2. Nye emner og temadrøftelser, hvor medarbejderrepræsentanterne også kommer med oplæg. 3. Rettidig involvering ikke kun orientering. Sikre at emner kommer ind på rette tidspunkt. 4. Strategisk samarbejde der er foreslået nogle konkrete emner. Derudover vil udvalget kigge på økonomi, personaletilgang samt administrationens udvikling i de kommende år. 5. Kommunikation fra møderne fastholdes, og der linkes så vidt muligt fra administrationens nyhedsbrev og direktørens blog. Ad pkt. 5 Orientering fra HSU-mødet Helle Colding Seiersen og Anne Lindholm Behnk orienterede om en inspirerende oplægsholder, der på HSU-mødet havde skitseret roller for hhv. leder og tillidsrepræsentant. Han havde endvidere talt om vigtigheden af at respektere hinandens roller, samt fokusere på AU s kerneopgave og ikke positionering og interessevaretagelse af faggrupper. Han talte også om at kunne skifte mellem at være og samarbejde i aftalerummet, i dialogrummet og i det individuelle rum. Man skal væk fra politiske udvalg og i stedet tale om kerneopgaver, ligesom samarbejdsudvalgene i højere grad bør drøfte løsninger og ikke kun holdninger. Anders K. Moestrup bemærkede, at der var blevet talt om samskabelse i stedet for samarbejde.

Helle Colding Seiersen foreslog, at oplægget kunne gentages som et fælles arrangement for tillidsrepræsentanter og udvalg. Side 6/7 Derudover havde der på HSU-mødet være orientering om AU s økonomi. Prognosen ligger på samme niveau som primobudgettet, dvs. et planlagt merforbrug mhp. at bringe egenkapitalen ned. Der er enkelte justeringer, bl.a. forventes flere uddannelsesindtægter, og der budgetteres med en lille fremdriftsbøde. Samlet set budgetteres med et underskud på 14 mio. kr. Arts, BSS og ST forventer indtil videre bedre resultater end budgetteret, mens HE forventer et dårligere resultat. Det skyldes bl.a., at tiltag til forbedring af studietider endnu ikke har virket på HE. Der er mulighed for forsinkelse på et halvt år, men mange ser det som en rettighed, hvilket medfører fremdriftsbøder. Der er vedvarende fokus på at forbruge de eksterne midler dvs. også rettidig ansættelse af post docs. osv. Udviklingen følges måned for måned, og der udarbejdes prognose for hele året. Ad pkt. 6 - Orientering fra medarbejdere og ledelse om proces ifm. overdragelse af AU Library til Det Kgl. Bibliotek. Kristian Thorn orienterede om, at universitetsledelsen og bestyrelsen har truffet beslutning om at gennemføre overdragelse af AU Library til Det Kgl. Bibliotek. Samarbejdsaftalen er underskrevet, og den formelle overdragelse finder sted 1. januar 2018. Der er etableret en interim-struktur, hvor AU s repræsentanter deltager i dialog om den fremtidige arbejdsplads. AU Uddannelse befinder sig i en overgangsfase, og i mange henseender ageres som om overdragelse har fundet sted. Ad pkt. 7 - Orientering om tilgang og afgang i Enhedsadministrationen På baggrund af et spørgsmål fra Kjeld M. Søndergaard om tilgang af medarbejdere i AU Uddannelse i første kvartal 2017 var der en drøftelse af tallenes validitet. Det blev i den forbindelse bemærket, at afhængig af hvornår man trækker tallene, kan der være forskellige udslag, eksempelvis ansættelse af vikarer. I alle områder er der opmærksomhed på overholdelse af budgetterne, og hver gang der er en ledig stilling, overvejes genbesættelse nøje. Anders K. Moestrup sagde, at AU s medarbejderomsætning ligger på 14 pct. pr. år. Når man samtidig hører, at der somme tider er et tyndt ansøgerfelt til ledige stillinger, giver det bekymring for, om AU kan tiltrække kvalificerede medarbejdere. Nikolaj Harbjerg bemærkede hertil, at det er lidt vanskeligere end det

har været tidligere, hvorfor det også er vigtigt at blive bedre og bedre til at udvikle egne kompetencer. Kristian Thorn tilføjede, at billedet er meget differentieret fra stilling til stilling. Standarden er høj, og man gennemfører hellere en ansættelsesrunde mere mhp. at ansætte den bedst kvalificerede medarbejder. Side 7/7 Anne Lindholm Behnk bekræftede, at der er områder, hvor AU har svært ved at tiltrække kvalificerede medarbejdere, men hun så ikke medarbejderomsætningen som alarmerende høj. Derimod glædede hun sig over, at AU s dygtige medarbejdere lykkes med at få job andre steder. Selv om det er trængt marked, er AU s tiltrækningskraft og image som arbejdsplads bedre end tidligere. Helle Colding Seiersen sagde, at hvis AU skal ud i besparelsesøvelser, viser dette, at der bør være plads til omplaceringer. Udvalget drøftede kort, om der fortsat er brug for oversigt over tilgang og afgang. Der var enighed om, at udvalget indtil videre forsat skal have oversigten. Ad pkt. 8 - Arbejdsmiljøstatistik 1. kvartal 2017 Ingen bemærkninger til dette punkt. Ad pkt. 9 Kommunikation fra mødet I administrationens nyhedsbrev kommunikeres fra punktet økonomi samt evaluering af arbejdet i ASU. Ad pkt. 10 - Eventuelt Arnold Boon sagde, at nogle emner er fælles for ASU og AAMU. Det er derfor aftalt med de to næstformænd, at de to udvalg i efteråret holder et fælles møde. Rent praktisk tilrettelægges det som et trip-trap-træsko-møde, hvor der først er AAMU-møde, dernæst fælles møde og til slut ASU-møde. Det bliver den 5. oktober, hvor ASU alligevel har et møde i kalenderen. Kjeld M. Søndergaard sagde, at han er bekendt med, at rengøringen på de forskellige områder ikke koster det samme pr. m 2. Han foreslog emnet taget op i ASU.