AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Møde den: 28. august 2012 LSU Forskning og Talent

Transkript

1 Møde den: 28. august 2012 LSU Forskning og Talent REFERAT Til stede: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Sanne Vejlin Nielsen, Anna Louise Dolan Plaskett. Ida Marie Gerdes, Grethe Baasch Thomsen, Lone Urbak, Mette Glerup Thomsen, Jeppe Dørup Olesen, Trine Ji Holmegaard Jensen, Marianne Aarøe-Hansen, Line Riggelsen, Lisbeth Lauritsen (HR referent) Signe Oshbar (observatør) Fraværende: Astrid Cermak Lisbeth Lauritsen HR Partner Dato: Ref: lisl Side 1/5 1. Retningslinier for arbejdstid og håndtering af fravær Håndtering af 20 timers rådighed/kvartal Rejser, - start og slut, samt håndtering af konferencetid Særlige dage: 1. maj, grundlovsdag, juleaftensdag, nytårsdag Tvungen ferie mellem jul/nytår Hvor meget flex må man have stående Udbetaling af flex - hvornår og hvem bestemmer det? Afregning 1:1 eller 1:1½ Merarbejde for specialkonsulenter herunder skal de udfylde flexskema? Fælles flex-skema i VD-området Udkast til retningslinier og flexskema udsendes som bilag til dette punkt sent fredag 2. Budget 2012 og oplæg fra Kristian Thorn Hvordan ser budgettet ud i indeværende år? lisl@adm.au.dk

2 Side 2 af 3 Hvilken betydning har besparelserne i 2013 for AU Forskning og Talent? 3. Proces og principper for lønforhandlinger Diskussion af Særlige formål og indsatsområder Lønforbedringsskema Skal resultaterne offentliggøres, og hvis ja, hvordan? Udkast til kriterier for tildeling af løntillæg, HR's udkast til lønforbedringsskema og tidsplan for processen udseendes som bilag til dette punkt sent fredag 4. VD-seminar 26/9 Opfølgning på sidste års VD-seminar, herunder nyhedsbrev, ERFAgruppe, medarbejderportal Diskussion af indhold af kommende VD-seminar, herunder om der er emner fra LSU-møderne, der skal diskuteres til seminaret 5. Arbejdsglæde og trivsel Balance mellem arbejdsliv og familieliv Hvordan undgår vi, at dem, der er tilbage, går ned med stress? Hvad gør man, når man får nye arbejdsopgaver? 6. Partnermodel Diskussion af partnermodellen AU Forskning og Talents bidrag til FALK's diskussion af partnermodelen er medsendt som bilag. 7. Ydelser og snitflader Orientering om proces med dialogmøder mellem hovedområderne og administrationen (Kristian Thorn) Bemærkninger til ydelseskataloget Diskussion af evt. snitflade-problematikker Administrationens ydelseskatalog, Fælles grundlag for samarbejde, er medsendt som bilag. 8. Løst og fast Bl.a. SU Kursus d. 9. oktober 2012

3 Side 3 af 3 Ad 1 Retningslinier for arbejdstid og håndtering af fravær KT indledte med at orientere om ledergruppens udkast til standarder for Forskning og Talent, der er i overensstemmelse med overordnede politikker samt gældende regler og love i øvrigt. De enkelte punkter blev gennemgået og præciseringer og mindre rettelser blev drøftet. Dokumentet med de vedtagne rettelser udsendes separat. Der var enighed om, at man sætter pris på de tydelige retningslinjer, men også den frihed og tillid til medarbejderne, som ledelsens udspil ses som et udtryk for, herunder at der som udgangspunkt ikke vil blive tale om at varsle tvungen ferie. Rådighedstillæg for AC blev drøftet, og princippet om, at fleks og rådighedstillæg er to forskellige sager, blev præciseret. Arbejdstid og fleks kræver endnu en bearbejdelse, som forestås af Helle og Lisbeth. Arbejdstid og fleks for HK-ansatte tilrettes så de følger gældende HKoverenskomst samt Cirkulære om Arbejdstid for tjenestemænd i staten Det er intentionen, at retningslinjerne skal træde i kraft pr. 1. oktober Gældende praksis, der evt. kan stride mod nærværende retningslinjer, kan tages op til revision. Ad 2 Budget 2012 og oplæg fra Kristian Thorn KT gjorde rede for strukturen for Forskning og Talents budgetter, der består af 5 delbudgetter, hvoraf VD-området råder over driftsrammen, mens visse roller alene administreres af Forskning og Talent. Han pointerede, at det ikke er meningen at generere overskud, men at der i 2012 formentlig vil vise sig et mindre underforbrug. Overskud overføres ikke til næste budgetår. De kr. pr. medarbejder, der er den generelle udmelding på AU, som skal dække administrative omkostninger såsom papir, kurser, rejser m.m. er ikke en decideret pulje, som hver medarbejder råder over, men en gennemsnitlig omkostning, som hvert VD-område selv disponerer ud fra. Om de mulige besparelser i 2013 forventer KT, at de i AU Forskning og Talent kan gennemføres uden personalebesparelser. Forskning og Talent er også i 2013 et opprioriteret område på AU. Intet kan garanteres for 2014, men finansloven ser lovende ud for forskningsinstitutioner.

4 Side 4 af 3 Ad 3 Proces og principper for lønforhandlinger KT indledte med at kommentere, at HRs tidsplan allerede nu ser noget forceret ud, vigtigst er, at forhandlingerne er færdig d. 9. november. Processen her frem til tilrettelægger ledelse og tillidsrepræsentanter selv og det aftaltes, at processen iværksættes inden ASU udmelder de overordnede principper for administrationen. Ledelsen er opmærksom på, at alle medarbejdere har gjort en stor indsats i forbindelse med den administrative forandringsproces, men at der ikke er midler i dette års lønforhandling til at anerkende alles indsats. Også derfor er kriterierne vigtige, således at alle kan forholde sig dem og for at sikre gennemskuelighed. Proces blev drøftet og vedtaget. Medarbejderne skal så vidt muligt have 14 dage til at lave lønforbedringsansøgninger. Kriterierne blev drøftet. Der var enighed om, at engangstillæg får et selvstændigt afsnit, samt at der tilføjes et kriterium, der honorerer bidrag til et godt socialt fællesskab og godt arbejdsmiljø. Der blev udtrykt bekymring hos B-siden vedr. ordene særlig og usædvanlig, idet disse ord måske kan afholde medarbejdere fra at søge lønforbedring. Det blev derfor aftalt, at funktionsledere afsætter et par dage til at stille sig til rådighed for lønafklarende samtaler med medarbejderne efter et åben-dørprincip for at hjælpe med vurderingen af medarbejdernes kvalifikationer og præstationer. Kriterierne i øvrigt blev vedtaget. Ad 4 VD-seminar 26/9 Seminaret finder sted på Ingeniørhøjskolen fra kl. 9 til 17, hvorefter der er middag og socialt samvær resten af aftenen. Helle Colding Seiersen og Lone Urbak meldte sig til sammen med Signe og Kristian at arrangere dagen. Ad 5 Arbejdsglæde og trivsel KT indledte emnet med at konstatere, at der stadig er udfordringer med arbejdsbyrden både i Forskning og Talent og på AU generelt. Han ser frem til resultaterne af den psykiske APV, som måske kan vise lidt om, hvor skoen trykker mest i øjeblikket. Samtidig ønskes drøftet, hvordan man i Forskning og Talent sikrer, at dem, der er tilbage kan holde skansen. Det blev ligeledes drøftet, hvordan stress forebygges, så sygemeldinger så vidt muligt undgås.

5 Side 5 af 3 Det aftaltes, at en gruppe nedsættes for at lave en plan for forebyggelse af stress, og hvordan der ydes støtte før, under og efter en stress-situation. Gruppen skal også kortlægge redskaber og ressourcer på området. Ida, Marianne, Helle, Kristian og Lisbeth udgør gruppen. Ad 6 Partnermodel KT orienterede om, at ideen om partnermodel startede i HR og siden har institutledere nævnt, at de ønsker modellen spredt ud på de øvrige vicedirektørområder. B-siden er enig i modellen, men mener også, at der bør være gensidighed i forpligtelsen til at samarbejde. Modellen drøftes videre på seminaret i september. Ad 7 Ydelser og snitflader Det blev aftalt, at evt. kommentarer til dokumentet videregives via funktionscheferne. Ad 8 Løst og fast Ros til Signe for initiativ til fredagsøl. Næste gang er d. 14. september.