Kære medlemmer af Ejerlejlighedsforeningen Fortbo, Ejendomsinspektørens årsrapport er en rapport vedr. ejendomsinspektørens- og ejendomskontorets vigtigste tiltag i perioden siden sidste år. Rapporten er ikke altomfattende, men medtager de vigtigste opgaver, beslutninger og prioriteringer, der i årets løb er taget, og samtidig er en konsekvens af beskrivelserne i ejendommens tilstandsrapport. Rapporten er ment som en lang række oplysninger til interesserede ejere, som på denne måde får mulighed for at følge med i ejendommens løbende forbedringer og afhjælpning af presserende opgaver. Jeg håber samtidig, at de som efterspørger mere information vil læse hvad der skrives, og alle er naturligvis velkommen til at stille supplerende spørgsmål. Selve rapporten kan læses på hjemmesiden og udsendes hermed sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling i marts 2019. Pbv Allan Kirkestrup Foreningsformand 1
Ejerlejlighedsforeningen Fortbo Att.: Bestyrelsen Denne årsrapport udsendes til medlemmerne til INTERNT BRUG sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen 2019. Ejerlejlighedsforeningen Fortbo Rødovrevej 301-323 2610 Rødovre Denmark Phone + 45 36 70 69 89 E-mail ejendomskontoret@fortbo.dk Web www.fortbo.dk Ref. no: 2018/2019 CVR no: 28 20 70 50 Dato 15/02-2019 Årsrapport fra Ejendomskontoret 2018/2019. Årsrapporten udarbejdes til bestyrelsen for perioden 01. februar 2018 01. februar 2019, og er en rapport udvisende de større arbejder, udfordringer mm. Ejerlejlighedsforeningen Fortbo har haft. Forud for årsrapporten er der udsendt en udførlig rapport, tilsendt bestyrelsen forud for hvert bestyrelsesmøde, kaldet pkt. X til bestyrelsesmødet. Disse danner bla. grundlag for denne rapport. Bestyrelsen benytter rapporten i fm. beretningen til generalforsamlingen. Igangværende opgaver: - Varmt vandtilførsel til vaskerimaskinerne. De 5 vaskerimaskiner får i dag kun tilført koldt vand. Vi bruger enorme ressourcer på at varme vandet op. Ved tilførsel af direkte varmt vand, vil vi kunne reducere strømforbruget væsentligt og dermed fortsætte med lave vaskepriser. Dette udføres når muligheden og økonomien er til det. - Faldstammer Som alle er bekendt med, trænger samtlige faldstammer til udskiftning. Ikke kun i kældergange og kælderrum, men også i lejlighederne. Dog med undtagelse af 3. sals lejlighederne. Faldstammerne i kældergange, kælderrum og i lejlighederne udskiftes løbende efter behov. Beboere, som observerer utætheder, skal kontakte Ejendomskontoret. Der er i 2018 skiftet faldstammer i 2 lejligheder grundet tæringer. 2
- Vandlåse / gulvafløb Vandlåse og gulvafløb i lejlighederne, med undtagelse af 3. sals, er slidte, og vi har igen de seneste år set flere vandskader. Vi skal derfor opfordres der til, at alle snarest får udskiftet deres gulvafløb, hvis de er fra bygningens oprindelse. I denne forbindelse udskiftes de til et gulvafløb med indbygget vandlås. Dermed opnås der en besparelse på vandlåsen, og underboen slipper for, at have denne siddende i loftet. I forbindelse med udskiftning af gulvafløb og vandlåse, skal Ejendomskontoret kontaktes og Ejerlejlighedsforeningens blikkenslager skal benyttes, da det er et indgreb i bygningens betondæk. Udskiftningen er, jf. Ejerlejlighedsforeningen Fortbo vedtægter, for ejers egen regning. - Udskiftning af energibesparende ventilatorer på taget I 2019 vil der blive udskiftet yderligere 1. stk. energivenlige ventilatorer på taget. Prisen andrager i alt kr. 25.000 ex. moms. Det er planlagt, at ventilationerne udskiftes i til foråret. Skulle der opstå behov for yderligere udskiftninger, vil dette blive taget op i den givne situation. - Nedvaskning af tagene Vi har i 2016 lavet et forsøg med nedvaskning af taget på blok B. Resultatet var ovenud tilfredsstillende, hvorfor Racoon Rengøring i 2017 skulle nedvaske alle 3 tage. Desværre har det vist sig, at Racoon ikke kunne udføre denne opgave af sikkerhedsmæssige årsager. Ejendomskontoret er pt. i gang med at finde en løsning, men desværre er opgaven ikke lige til, uden meget store omkostninger forbundet hermed. 3
- Facader Beton facaderne (grå) og listerne under svalegangen trænger til at blive malet, hvis økonomien er til det, vil de blive malet i 2019. - Udskiftning af facadeplader på svalegange I blok B på svalegangen 3. sal er der udskiftet facadeplader. Facadepladerne vil blive udskiftet efter behov på svalegangene. - Udskiftning af vinduer vaskeriet Resten af vinduerne i vaskeriet vil blive udskiftet i 2019/2020 til lavenergi fra Outline med farven ral 9010. Prisen andrager kr. 47.000,- inkl. moms - Udskiftning af vinduer bestyrelseslokale og værksted Udskiftning af vinduer vil finde sted i år 2019 / 2020 til lavenergi fra Outline med farven ral 9010. Prisen andrager kr. 27.000,- inkl. moms - Udskiftning af udvendig belysning svalegang blok C Ejendomskontoret mangler nu kun at udskifte pærerne i blok C, 3. Sal på svalegangen til LED. Pærerne forventes at blive udskiftet når de eksisterende ikke kan mere. - Gulvafløb i kældergange Gulvafløb i kældergangene bliver løbende udskiftet til Keller afløb. Årsagen til udskiftningen skyldes de mange vandskader vi har haft i kælderene ved massivt regnvejr. Med de nye afløb, vil vandet blive ledt videre til andre steder uden for Ejerlejlighedsforeningen Fortbo. - Forsikring Ejerlejlighedsforeningen Fortbo forsikringspolice steg med 100 % for 3 år siden på baggrund af en forhøjet skadesstatistik. Vi har desværre ikke ved en udbudsrunde kunne få en billigere forsikring, da vi stadig har for mange skader. Især vandskader er årsagen til, at vi ikke har kunne få en billigere forsikring. 4
- Udskiftning af forsyningsrør (kold) blok C Der udskiftes i år 2019 koldvandsrør i blok C i kældergangen (de vandrette). Prisen andrager ca. Kr. 160.000 ex. moms. Herefter er det kun de lodrette strenge, som skal udskiftes gennem etageadskillelserne. Dette gælder for kold, varm og cirkulation. Vi håber på, at disse vandrør kan udskiftes i 2019/2020. Der er lavet et oplæg til kommende generalforsamling. - Udskiftning af ejernes interne vandinstallationer. I forbindelse med de mange vandskader i Ejerlejlighedsforeningen Fortbo har det været nødvendigt, at skrive ud til ejerne med henblik på at få udskiftet de gamle vandrør, som er årsagen til de mange vandskader. 67 lejligheder har i skrivende stund fået udskiftet deres interne vandinstallationer. 8 lejligheder har lavet en aftale med blikkenslageren om, at få udskiftet vandrør senest med udgangen af februar 2019. 33 lejligheder mangler stadig at få udskiftet deres interne vandrør. 3. sals lejlighederne skal ikke have udskiftet interne vandrør. De sidste 33 lejligheder vil igen blive kontaktet af ejendomskontoret i løbet af marts 2019, med henblik på at få udskiftet deres interne vandrør. - Delvis udskiftning af varmtvandscirkulation m.m. blok A, B og C Som bekendt har vi de sidste par år haft 5 vandskader fra 3. sal i blok B. Årsagen til disse vandskader skyldes, at de eksisterende varmtvandscirkulationsledninger er underdimensioneret. Disse cirkulationsstrenge skal derfor udskiftes. De eksisterende stigstrenge kan bevares. Cirkulationsledningerne ligger under gulvet i tagboligerne. Eksisterende cirkulationsledning udskiftes med præisoleret pex-rør. 5
Arbejdets beskrivelse i korte træk.: Arbejdet omfatter omlægning af eksisterende cirkulationsledninger under gulv i tagboliger. Adgang til de eksisterende cirkulationsledninger foretages gennem inspektionslem i gulvet i entréen. Ny cirkulationsledning trækkes i / på skråvæg i eksisterende pulterrum i tagboligen I de 2 yderste tagboliger i hver blok føres cirkulationen op fra under gulv til pulterrummene gennem eksisterende garderobeskabe i entre Der skal således regnes med de- og genmontering af i alt 6 garderobeskabe (2 i hver blok). Nye cirkulationsledninger i tagboliger udføres af pex-rør isoleret med 20 mm rørskål. Cirkulationsledningerne føres i en hvid elinstallationskanal. Der udføres installationskanal i både pulterrum og i hjørne af garderobeskab. I pulterrum kommer cikulationen op midt i gulvet i pulterrummet og der skal således regnes med lokal hultagning og udlusning i pulterrumsgulvet, for at føre cirkulationen ind til pulterrums-skråvæggen. Ejerlejlighedsforeningen Fortbo har været i dialog med vores rådgivende ingeniører, som har lavet en plan for udskiftning af cirkulationsledningerne. Estimeret beløb til projektet er kr. 1.200.000,- - Nøglesystem Vores nøglesystem er forældet og vi har ikke længere patenten til nøglerne. Dette betyder, at alle nu i princippet kan få lavet en nøgle ved en hælebar til vores opgangsdøre mv. Vi er pt. i gang med at få undersøgt muligheden for, at få elektroniske døre frem for døre med nøgler. Dette vil blive en billigere løsning på sigt. Der bliver indhentet flere tilbud, og om muligt udskiftes de allerede i år. 6
- Etablering af parkeringsplads ved blok A og fjernelse af olietank. Ejerlejlighedsforeningen Fortbo har det sidste år, ved indskud fra ejerne opsparet kr. 250.000,- til at fjerne olietanken. Der har været indhentet 3 tilbud fra forskellige entreprenører og det blev Bakkelygaard som fik entreprisen. Det er aftalt, at de påbegynder med at grave olietanken op i foråret 2019. Vi har stadig en dialog med Rødovre Kommune om måden parkeringspladsen skal laves på, derfor er det i skrivende stund ikke muligt, at komme nærmere ind på, hvordan parkeringspladsen bliver lavet. - Automatisk lys i trappeopgange Der er lavet et forsøg med automatisk lystænding i trappeopgang 309 og 305. Beboerne har været yderst tilfredse med denne løsning. Ejendomskontoret arbejder videre med planen om, at få dette etableret i de resterende 10 opgange. Dog er dette pt. udsat til 2019 / 2020. - Udskiftning af telefonanlæg Vores dørtelefonanlæg er forældet og går ofte i stykker. Vi har derfor besluttet at udskifte dem efter behov. Vi har i alt 15 anlæg og vi har udskiftet 10 stk. de seneste 3 år. Pris pr. anlæg kr. 5.000 inkl. moms - Montering af anemostater (luftdyser) i lejlighederne 40 stk. i alt Efter gennemgang af lejlighederne i december 2015, og efterfølgende inspektionsbesøg af virksomheden BS aircon i 2016, er Ejendomskontoret i gang med skrivelser til de berørte 40 lejligheder, som skal have monteret de lovpligtige anemostater. 7
Vedr. økonomien, er det de enkelte ejerlejlighedsejere, som selv skal afholde udgifterne jf. Ejerlejlighedsforeningen Fortbo vedtægter. Da ikke alle beboere / ejere er så hjælpsomme, er vi ikke kommet i gang med dette projekt endnu. Desværre er projektet udskudt, da enkelte beboere ikke er klar. Status på dette projekt er udskudt til 2020. - Pudsning / udskiftning af mursten ved murkroner under svalegang Murkronerne, under svalegangen på 3. sal skal vedligeholdes, idet de med tiden er ikke eksisterende. Der findes 2 løsninger: Løsning 1 indebærer epoxybehandling og løsning 2 indebærer tagpap, med metalafdækning. Beskadigede mursten i murkronerne skal udskiftes, da fugten stadig sidder i dem, og vil frostsprænge. Udover murkronerne er det konstateret, at der også var fejl ved gavlafslutningerne, her var gavlen afsluttet med en metalskinne, som har vandnæse. Vandnæsen er skyld i, at der kommer vandsamlinger på murværket. Dette kan muligvis løses med, at metalafdækningen, har en lige kant. 8
9
For at undgå, at slagregnen opsuges via betondækket på terrasserne, bør der nok lægges en epoxybelægning, dette koster ca. 5.000-6.000,- kr. pr. terrasse og er for ejers regning. Laves i 2019 / 2020 - Rust under svalegang blok B Der er konstateret korrosion af stålet under svalegangen i blok B. Årsagen til korrosionen skyldes saltningen af svalegangsarealet. Ejendomskontoret er pt. i gang med at undersøge forholdene og omfanget at korrosionen. Indtil da er alt saltning på svalegangen stoppet, og vi anvender derfor et andet optøningsmiddel i forbindelse med frost og isdannelser på blok A, B og C - Udskiftning af forsyningsrør gennem lejlighederne Der blev i 2018 udskiftet forsyningsrør i opgang 309, i venstre side. Vi kender nu den korrekte tid og økonomi, og vil herefter planlægge det forsatte forløb. Udskiftnings horisonten er, at alle lejligheder inden 2022, vil have fået udskiftet alle lodrette forsyningsledninger. Det afhænger selvfølgelig af økonomien. 10
Der er indhentet tilbud som er givet til bestyrelsen. Vi skal være opmærksom på, at de nye krav siger, at rørene skal isoleres, hvilket ikke inkluderer i tilbuddet. Vi håber på, at disse vandrør kan udskiftes i 2019/2020. Der er lavet et oplæg til kommende generalforsamling. - Velkomstfolder Vores velkomstfolder, som laves af Ejendomsinspektøren, er pt. under revidering, og vil blive udsendt på et senere tidspunkt. - Vinduer på Ejendomskontoret Ejendomskontoret skal have monteret 1 stk. vinduer. Dette foretages i 2019. - Udlejning af parkeringsarealet ved nr. 323A Da naboejendommen skal have vedligeholdt alle deres boliger, har vi udlejet parkeringsarealet til dem. Der er indgået en kontrakt og der betales husleje for arealet. Der er indgået en 3. årig aftale med mulighed for evt. forlængelse. Når de er færdige, er der lavet en aftale om renovering af området til samme stand, som da de overtog lejemålet. Området var ny istandsat. Afventende opgaver Der henvises endvidere til den udarbejdede vedligeholdelsesrapport fra Ejendomskontoret, fremsendt til alle ejere. Afsluttede opgaver: - Vaskeriet Der blev i 2018 installeret en ny vaskemaskine. Der er nu 5 vaskemaskiner i vaskeriet. 11
Ligeledes er der blevet hængt en elektronisk tavle op, med beskeder og nyheder fra Ejendomskontoret. Kaffemaskinen bruges flittigt af de besøgende på vaskeriet. - Videoovervågning Ejerlejlighedsforeningen Fortbo fik i 2018 installeret overvågning på udendørs arealet og enkelte steder inden for. Alle kameraer overholder lovgivningen, og der er givet tilladelse fra rigspolitiet. Efter installeringen har der stort set ikke været hærværk, tyverier dsl. i Ejerlejlighedsforeningen Fortbo. Det er kun Ejendomsinspektøren, som har adgang til optagelser fra videoovervågningen. Ingen andre kan eller vil få udleveret materialet. - Ny administrator Efter længere tids overvejelser besluttede Fortbo`s bestyrelse at opsige administrationsaftalen med DEAS A/S, og samtidig at indgå administrationsaftale til anden side. Aftalen med DEAS A/S ophørte med udgangen af maj måned 2018. Der blev lagt vægt på at skifte administrator ud fra en samlet vurdering af, hvad der tjener Fortbo s interesser bedst. Som ny administrator blev valgt: Newsec Datea A/S Foreningsejendomme Lyngby Hovedgade 4 2800 Kgs. Lyngby Det er ikke altid nemt, at skifte til en ny administrator. Det har det heller ikke været her. Der er brugt mange møder, mange timer på, at få alt overført til ny administrator. Vi er ikke helt i mål, men tæt på. Den nye administrator har stor forståelse for Ejerlejlighedsforeningen Fortbo måde at drive en forening på. Honoraret er væsentligt lavere hos Newsec, da vi har eget ejendomskontor, som stort set laver alle administrative opgaver. 12
- Vedligeholdelse af varmeveksler Varmeveksleren er i år blevet vedligeholdt. Varmeveksleren vedligeholdes hvert år. - Låge til det grønne område På det grønne område, har vi fået en ny låge. Denne låge er bredere end den anden låge, og anvendes til trailer, traktor dsl. - Webbaseret styresystem varmecentral Ejerlejlighedsforeningen Fortbo har i 2018 fået udskiftet det gamle elektroniske anlæg med et nyt fra Grundfos. Dette betyder i praksis, at alle ventiler og pumper er overvåget og kan tilgås via en computer. Det betyder også, at ejendomskontoret hurtigt får beskeder ved evt. varmetab mm. og kan reagere hurtigt. - Udskiftning af ventilator Vi fik i 2018 udskiftet 1. ventilator på taget. - Udskiftning af gulvafløb på fællesarealer a. Der blev udskiftet 2. stk. gulvafløb i vaskeriet. b. Der blev skiftet 5 gulvafløb i kældergange. Vi er ca. halvvejs med at få udskiftet gulvafløb i bygningerne. - Vedligeholdelse af kældergange Gennem de sidste 3 år har vi malet kældergange, cykelrum, barnevognsrum, varmecentral, kontorer mm. Vi er nu færdige med dette projekt og alle gangarealer står pænt og lyst. - Vedligeholdelse af opgange I 2018 blev alle opgange nedvasket og lappet for huller i væggene. Der er blevet malet fra kælder og op til stueetagen med ding dong. Ding gør foruden at give nyt liv også det, at man ikke så nemt ser slidtagen på væggene. Desværre tager vores opgange meget skade af ind og udflytninger, og vi skal appellerer til, at der tages hensyn. 13
- Stævning af en ejer Som de fleste er bekendt med, var foreningen nødsaget til at foretage en stævning af en ejer, da ejeren ikke ville følge fællesskabets beslutning om dyreophold. Efter sidste generalforsamling lykkedes det Ejerlejlighedsforeningen Fortbo, at få ejeren til at acceptere foreningens krav. Sagen er nu overstået og udgiften til sagen har været minimal, da vores forsikring har dækket samtlige udgifter. - Problematik vedr. vedligeholdelse i en lejlighed. En ejerlejlighed blev i marts 2018 solgt og den nye ejer valgte at få lejligheden istandsat. Ejeren havde hyret et bulgarsk firma som entreprenør, der lavede alt forkert og ulovligt i lejligheden. Da ejendomskontoret blev bekendt med forholdet, fik de iværksat en ingeniørrapport, som gav ejendomskontoret ret i samtlige punkter. Ejeren fik et påbud om, at alt skulle laves om og at det skulle laves efter de standarder, der er i bygningsreglementet. Ejeren valgte at ignorere påbuddet, dette på trods om varslinger fra ejendomskontoret. Lejligheden stod renoveret i juni måned, og ejeren valgte at sætte lejligheden til salg igen. Ejendomskontoret havde i perioden skrevet adskillige breve, rykkere og til sidst måtte vi overlade sagen til foreningens advokat. Efter 8 måneders breve, møder mv. har ejeren nu lovliggjort ca. halvdelen af de påkrav der er stillet. Lejligheden er stadig ikke lovliggjort, men på baggrund af vores vedtægter, kan vi ikke kræve lovliggørelse af bla. den ulovlige elinstallation der er foretaget i lejligheden. Regningen for denne uheldige episode, med advokathonorar, ingeniørrapport eksl. arbejdstiden på ejendomskontoret løb op i mere end 50.000 kr. 14
Ejendomskontoret opkrævede ejeren, men ejeren nægtede at betale. Ejeren fik sin advokat til, at skrive til Ejendomskontoret, og ejendomsinspektøren valgte, at køre sagen uden om foreningens advokat, for at mindske udgifterne. Sagen sluttede i november 2018, og det endte med, at ejeren måtte betale Ejerlejlighedsforeningen Fortbo samtlige beløb for advokatregninger og div. ingeniørrapporter. Lejligheden er stadig til salg, men der er et notat hos ejendomsmægleren, som sælger er forpligtet til at informere om, hvor de aktuelle fejl er nævnt. Ovennævnte er blot et lille udpluk af historien, men bliver nævnt, da foreningen bruger meget tid på sager som disse. Desværre har der været 2 lignende sager, dog heldigvis ikke så omkostningsfulde. - Lyskasser ved blok B i rosenbed De 2 lyskasser i bedet har fået nye riste. - Udskiftning af trykforøger i varmecentralen I varmecentralen har vi udskiftes den nedslidte trykforøger. I stedet har vi valgt, at montere 2 stk. også kaldet zoneinddelt anlæg. Anlægget til forskel fra enkelte anlæg gør at dette betjener deres egen trykzone. Det sikrer, at der ikke tilføres mere tryk til anlægget end nødvendigt. Det sikrer det samme vandtryk på alle etager i bygningen uden energispild selv ved svingende forbrug. Det øger også driftssikkerheden ved at bruge flere pumper og sikrer, at anlægget kan tilpasse sig et svingende forbrug. 15
- Duebekæmpelse Ja Duebekæmpelse Dette er stadig et problem, men ikke så stort som det har været. I 2018 lejede vi en lift, og fik lukket de steder, hvor duerne kunne opholdte sig. Desværre kan vi ikke afskærme alle steder. Vi har stadig problemer med de beboere, som stadig fodrer eller ikke fjerner duerne fra altanerne. - Udskiftning af forsyningsrør (kold) blok A Alle vandledninger i kælderniveau blok A er nu udskiftet. Beboerne i blok A kan mærke en væsentlig forskel (Dem som har fået skiftet egne vandrør) Vi mangler nu kun blok C som nævnt andet sted. - Ny traktor Under snevejret sidste år, gik vores traktor i stykker. Traktoren skulle repareres for ca. 70.000 kr. Traktoren, som i øvrigt ikke var en traktor, men en plæneklipper med et monteret hus på, var ikke beregnet til snebekæmpelse. Ejerlejlighedsforeningen Fortbo har derfor købt en ny maskine, hvor vi har muligheden for andet end blot at fjerne sne. Maskinen som er en knækstyret redskabsbærer er en Kärcher og følgende udstyr er tilgængeligt. o Fejemaskine o Sneplov o Gasbrænder o Græsslåning o Saltning / spreder o Lad - Belysning p plads Flere beboere har efterlyst mere belysning på parkeringspladsen, især på grusarealet. Da vi har lejet området ud, vil vi ikke bruge penge på det, før området ikke længere er udlejet. 16
På Parkeringsområdet ved blok A, har vi haft en spændingsfejl som gjorde, at lyset gik ud i tide og utide. Det samme gjorde sig gældende på svalegangen / elevatortårnet ved blok B, men her var det desværre julemanden som spillede et puds J - Sneberedskab svalegange Vi har indkøbt en lille kost med motor på, som vi har forsøgt at benytte på svalegangene her i vinters. Kosten virker fint, men desværre kun ved sne under 1 cm. - Beskæring af træer Der er beskåret træer ud mod Rødovrevej og Juelsmindevej. En del beboere har været frustreret og kan ikke forstå, hvorfor vi fjerner træerne, men det skyldes at olietanken skal fjernes og at der skal laves en parkeringsplads. Når dette er etableret, vil der blive plantet nye træer, ud mod Rødovrevej. - Ny container / Containergården Vi har det sidste stykke tid ikke kunne få tømt vores affaldscontainere bla. i affaldsgården, idet flere beboere stadig ikke sorterer sit affald korrekt. Det gælder især haveaffald, brændbarcontaineren, metal og storskrald. Der er observeret håndværkere, som bor i ejendommen, som dagligt efter endt arbejdstid, lige tømmer deres biler for affald i stedet for selv, at fragte det på genbrugspladsen. Ved renovationer sorteres affaldet ikke. Alt ryger direkte ned i brændbarcontaineren. Det er ligeledes observeret, at beboere som fraflytter ejendommen, smider alt ud i brændbart, i stedet for at sortere affaldet i de respektive containere. I forbindelse med haveaffald, tømmes poser ikke, men plastic, potter dsl. smides ned i haveaffaldscontaineren. Alt dette gør, at vi ikke kan få tømt vores affaldscontainere og dermed har stigende uventede merudgifter for tømning. I nogen tilfælde, vil de slet ikke tømme affaldscontaineren. 17
Vi valgte så at aflåse containerpladsen efter endt arbejdstid. Det er besluttet at affaldsgården udvides medio marts 2019 og den vil herefter blive genåbnet. Vi inddeler pladsen og gør det mere synligt for beboerne. Vi gør i samme forbindelse opmærksom på, at de øvrige affaldsøer, hvor beboerne kan aflevere: Madaffald, metal, restaffald, pap, papir, plastic og glas heller ikke bliver sorteret korrekt. Der henstilles derfor til, at beboerne sørger for, at sortere sit affald, så vi undgår unødige udgifter. Batterier, keramik og porcelæn, møbler med fjedre og springmadrasser, elektronik og hårde hvidevarer, træmøbler uden fjedre op til 3 meter, farligt affald, større jern og metal samt haveaffald kan I stadig komme af med, efter nærmere aftale med ejendomskontoret. Sanitet og byggeaffald fx toiletter, håndvaske, mursten, beton dsl. skal I selv aflevere på genbrugsstationen. I kan via foreningens hjemmeside låne vores trailer til dette formål. Vi henviser til vores hjemmeside, velkomstfolder, hvor I kan læse mere om hvordan affald sorteres. Skulle ovenstående give anledning til spørgsmål, står Ejendomskontoret til rådighed. - Vandskader Vi har desværre haft en del vandskader i årets løb, vandskader som skyldes nedslidte vandrør i lejlighederne. De ejere, som endnu ikke har fået udskiftet deres vandrør, har modtaget skrivelse fra foreningen. I skrivende stund mangler 33 lejligheder at få udskiftet deres interne vandrør. Udover disse vandskader havde vi et større brud under jorden, ved nr. 307. Da vi var nød til at lukke for vandet i 2 dage, blev der lejet toiletvogne, således beboerne kunne komme på toilettet. - Vedligeholdelse Juelsmindevej Vejen på Juelsmindevej står til en større renovering. Kommunen er overbevist om, at vi har vedligeholdelsespligten på denne vej. 18
Idet naboejendommen er påbegyndt med renovering af vejen, afventer vi og ser tiden an. Vedr. overkørsler har vi desværre den fulde vedligeholdelse, ved vejoverskæringer, indkørsler mm. Desværre har det vist sig, at lastbilerne som nu kommer mange gange om dagen for at tømme skrald, ødelægger overkørslerne. Der skal derfor med tiden tænkes i nye baner, frem for brosten. Vi laver indtil da midlertidige løsninger, da det er billigst. - Oprydning af cykler dsl. Igen har vi haft oprydning i kældergange og på udendørsarealer. Vi fjernede denne gang 3 barnevogne, 2 løbehjul 29 cykler. - Cirkulationspumpe Der er udskiftet 2. stk. cirkulationspumper. 1 i varmecentralen og en i blok C. En cirkulationspumpe er en pumpe som sørger for, at det varme vand når ud til alle radiatorer i Ejerlejlighedsforeningen Fortbo. Cirkulationspumpen kører døgnet rundt og sørger for, at du altid har varme på din radiator. - Oliering af håndlister på svalegangen I 2019 skal vi have olieret håndlisterne på svalegangen. De vil fremadrettet blive olieret 2 gange om året. - Udskiftning af forsyningsrør gennem lejlighederne Som beskrevet andet sted, har vi næsten fået udskiftet forbrugsrør i alle kældre og lejligheder. Vi mangler nu blot at få udskiftet op gennem lejlighederne. Der er på stigeledningerne efter hånden så store tæringer og tilstopninger i de eksisterende forsyningsrør, at en udskiftning er påkrævet inden for en overskuelig fremtid. Ejerlejlighedsforeningen Fortbo har væsentlige løbende omkostninger til nødvendige reparationsarbejder omkostninger der vil være spildt, når rørene senere udskiftes. Såfremt rørene ikke udskiftes snarest, kan det i løbet af få år blive umuligt at forsyne lejlighederne med vand på normale vilkår. Hertil 19
kommer problemer med ejendommens forsikringer, som allerede har undergået mærkbare stigninger som følge af mange vandskader. Der er lavet et oplæg til generalforsamlingen i 2019, således vi kan komme dette problem til livs. - Etablering af underlag på P-område ved affaldsgården Der blev i 2018 lavet underlag og udlagt småsten på grusarealet ved nr. 323. Da vi som bekendt jf. lokalplanen ikke må udlægge asfaltering, valgte vi denne løsning, så der ikke altid var mudret. - Vandskade blok B på brugsvand til bygn. C Der var i 2018 endnu 2 vandskader fra cirkulationsledningen i blok B 3. sal. Cirkulationsledningerne har fået monteret en klemme på, der hvor røret havde utætheder. Heldigvis gik det denne gang ud over en opgang og ikke en lejlighed. Cirkulationsrørene skal udskiftes i blok A, B og C som beskrevet andet sted i rapporten. - Vandskade opgang 317 En lørdag i januar 2019, blev vi kontaktet kl. 2130, hvor vandet stod ned gennem 2 lejligheder. En lejlighed på 2. sal havde fået en tæring på sine gamle vandrør under sokkel i køkkenet. Desværre blev 2 lejligheder igen ramt af vandskader, som kunne have været undgået ved, at vandrørene var blevet skiftet. I skrivende stund, er de 2 lejligheder ved at blive renoveret. 20
- Persondataforordningen I 2018 kom den nye persondataforordning. Ejendomskontoret skrev følgende til alle ejere og beboere. Sådan behandler Ejerlejlighedsforeningen Fortbo personoplysninger Du modtager denne information, fordi vi hos Fortbo har registreret personoplysninger om dig. Det har vi pligt til at informere dig om efter reglerne i databeskyttelsesforordningen. Dette skyldes at du enten er medlem af Ejerlejlighedsforeningen Fortbo, lejer en lejlighed og forretningsforbindelse og vi derfor har registreret personoplysninger om dig. At vi har registreret og behandler personoplysninger om dig elektronisk, medfører, at vi efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven som dataansvarlig skal give dig nogle informationer, bl.a. om at og hvordan vi behandler dine personoplysninger. Denne information fremgår nedenfor. Vi vil i den forbindelse gerne understrege, at vi kun behandler personoplysninger herunder personoplysningerne om dig i det omfang det er sagligt, proportionalt og nødvendigt at behandle disse oplysninger. Vores behandling af dine personoplysninger Vi behandler personoplysninger om dig som led i udøvelsen af vores Ejerforening. Hvilke typer personoplysninger, vi har registreret om dig, afhænger i væsentligt omfang af, hvilken relation du har til os. Som udgangspunkt vil personoplysningerne være almindelige (ikke-følsomme) oplysninger. Det kan f.eks. dreje sig om dit navn, din adresse og øvrige almindelige identifikationsoplysninger såsom e-mail og telefonnumre. Oplysningerne er registreret af hensyn til vores sagsbehandling og kommer udelukkende fra dig oplyst til Ejendomskontoret eller administrator. Grundlaget for vores registrering og behandling af oplysninger er retsplejeloven med tilhørende regler, databeskyttelsesforordningen og databeskyttelseslovens 6, stk. 1, og 7. Grundlaget for behandling af almindelige personoplysninger skyldes udelukkende den information du har givet til Ejerlejlighedsforeningen mv. 21
Som led i vores sagsbehandling kan det være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til andre, f.eks. ejendomsmæglere, forsikringsselskab, administrator, domstole, advokater eller offentlige myndigheder. Dette vil altid ske inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven samt de øvrige regler, vi som forening er underlagt, herunder tavshedspligtreglerne for foreninger. Opbevaring af dine personoplysninger Dine personoplysninger slettes som udgangspunkt efter 8 år når du fraflytter Ejerlejlighedsforeningen Fortbo og din lejlighed er solgt. Dette udgangspunkt vil naturligvis efter en konkret vurdering kunne fraviges, således at oplysninger slettes før eller efter, at der er gået 8 år, hvis der ikke er saglige og tilstrækkeligt nødvendige grunde til yderligere opbevaring heraf. Retten til at trække samtykke tilbage Hvis grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger hviler på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dette samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os skriftligt. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. Dine rettigheder Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandlinger af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. 1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret) Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. 2. Ret til berigtigelse (rettelse) Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte. 22
3. Ret til sletning I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. 4. Ret til begrænsning af behandling Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne bortset fra opbevaring med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 5. Ret til indsigelse Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Dette gælder dog kun, hvis vores behandling hviler på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og f. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. 6. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. Klage til Datatilsynet Du har ret til at klage til Datatilsynet over indsamling og registrering mv. af oplysninger om dig: Datatilsynet Borgergade 28, 5. DK-1300 København K +45 33 19 32 00 dt@datatilsynet.dk 23
Du kan desuden kontakte os som dataansvarlig: Ejerlejlighedsforeningen Fortbo Henrik Kirkestrup Rødovrevej 309, kld 2610 Rødovre Ejendomskontoret@fortbo.dk Øvrig information - Salg af lejligheder Der blev solgt 17 lejligheder i perioden 01. januar 2018 01. februar 2019, og lejlighedspriserne fortsætter med at stige. Gennemsnitsliggetid er på 2-3 måneder og enkelte lejligheder er igen handlet i budrunder på grund af efterspørgslen. - Reparationer og vedligeholdelse af maskine og områder Ejendomsfunktionærerne forestår selv vedligeholdelse af maskiner dsl. Skulle der opstå større vedligeholdelsesarbejder, som vi ikke selv kan forestå, vil disse blive lavet ude i byen. Men som udgangspunkt laver vi det meste selv. Dette er reparationer på havetraktor, græsslåmaskiner, anlægsudstyr, elektriske dele mv. - Udlejning og RBNB Der var i 2018 udlejet i alt 31 lejligheder ud af i alt 132 ejerlejligheder. - Henvendelser og arbejdsopgaver til ejendomskontoret Ejendomskontoret har som bekendt fået deres eget administrationsprogram, hvor alle arbejdsopgaver de ansatte udfører skrives ind. Henvendelser fra beboere, hvor der er en konkret arbejdsopgave noteres også. Der har i perioden sidste sidste årsrapport været 748 arbejdsopgaver for de ansatte. Heraf 367 opgaver fra beboere. 24
Der har været 6847 stk. e-mail besvarelser i perioden Der er udleveret bioposer 91 gange. Da bioposer registreres, kan vi via statistikken se, at ca. halvdelen af beboerne ikke rekvirerer bioposer. Dette stemmer meget overens med det skrald, som ikke bliver sorteret korrekt. Herudover er der telefonopkald, som vi desværre ikke har mulighed for at holde statistik med. Arbejdsopgaver som udføres af foreningens håndværkere og andre, er ikke med i statistikken. Dette giver et billede af, at der er rigeligt med arbejde i Ejerlejlighedsforeningen Fortbo. - Restancer Vi har pt. 2 medlemmer - Cykler Igen i år har vi foretaget oprydning i kældergange, repos og udenfor. Der blev i år fjernet 28 cykler, 2 barnevogne og 3 løbehjul. - Trappetårne / flugtvej Der er fastsat nogle funktionskrav til adgangsforholdene i bygninger. Trapper i en etageejendom skal normalt sikre gode adgangs- og flugtvejforhold for bygningens brugere. For at sikre dette, er der nogle formelle krav i Bygningslovgivningen der skal overholdes. Flugtveje skal udformes på overskuelig måde som gange og trapper, der giver betryggende mulighed for, at personer kan bringe sig i sikkerhed på terræn i det fri. Flugtveje må derfor ikke indrettes til andre formål end trafik Nedenfor er et uddrag fra foreningens ordensregler og bekendtgørelse. Uddrag af : Bekendtgørelse nr. 184 af 06/05 1983 om brandsikring af beboelsesbygninger opført år 1900 og senere: 25
Ordensforskrifter m.m. 9. Ejendommens adgangsarealer, brandredningsarealer (brandveje), trapper med tilhørende forrum og gange samt adgang hertil må ikke indrettes eller benyttes til andre formål end adgang eller tilkørsel. Arealerne, trapperne og gangene m.v. skal holdes ryddelige. De må heller ikke anvendes til henstilling af biler, cykler og barnevogne m.m. eller til oplagring af varer og affald m.m., der kan fremme en brands udbredelse eller hindre personers flugt og brandvæsenets indsats i tilfælde af brand. Herudover Ejerlejlighedsforeningen Fortbo ordensregler.: Fodtøj og andre effekter må ikke efterlades på trapper og svalegange og vil blive fjernet uden varsel. - Udluftning af radiatorer Ejendomskontoret foretog igen i år udluftning af beboernes radiatorer. Det var muligt at tilmelde sig og dette benyttede 69 lejligheder sig af. Udluftningen blev planlagt og foregik over 4 arbejdsdage. - Affaldshåndtering Desværre viser det sig, at mange beboere ikke kan eller vil sortere affaldet korrekt. Ejendomskontoret har gjort, hvad de kunne, for at informere mv. Ejendomskontoret skal venligst henstille til, at alle sorterer deres affald, således vi ikke får en merbetaling fra Rødovre Kommune. Ejendomskontoret stiller sig gerne til rådighed, for de beboere som er i tvivl om affaldshåndtering. Der har været mange småopgaver, men hovedopgaverne er listet ovenfor. Nedennævnte skema udviser, hvilket daglige opgaver Ejendomskontoret udfører, udover ovennævnte rapport. 26
Arbejdsopgaver Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Bemærkninger Alt skrald skal fjernes fra Morgenrunde matriklen inkl. Rødovrevej og Juelsmindevej. Tilse at lys virker. Tilse Kældergange skakterne. Er der skrald i skakterne, skal skraldet kontrolleres og smides ud. Containergården Oprydning af containergården inkl. fejning Rengøre lyskasser Lyskasser rengøres Fortove fejning Fortove fejes og ukrudt fjernes. Parkeringsarealerne fejes. Parkeringsarealer Ukrudt fjernes langs med fejning kanterne. Græsslåning Græsslåning efter behov Cykelrum fejning Blok A,B og C Der skal fejes i cykelkælderne i alle blokke. Kældergang fejning blok A Kældergange fejes Kældergang fejning blok B Kældergange fejes Kældergang fejning blok C Kældergange fejes Trappevask Trappevask i opgang A, B og C. Affaldsøer fejning og kontrolleres Alle beholdere fjernes og der fejes i gården. Vanding Alle nye planter skal vandes Kloakriste Tilse kloakriste for tilstoppelse. Rengøring af Keller afløb Fyrrum / salt Rengøring kontor Rengøring af vaskeri Tilse Keller og rens disse. Der skal efter rensning kastes en spand vand i afløbet. I alt 6 stk. Findes ved hver nedgang i blokkende. for tilstoppelse. Tilse fyrrummet, påfyld salt i blødgøring. Fejes, vaskes gulv skraldespande tømmes opvask tages. Fejes, vaskes gulv skraldespande tømmes. 27
Rengøre Bestyrelseslokalet Aflæsning af målere Kontrol af udendørsbelysning Udslamning af kedel Kontrol af fliser på svalegange Håndklæder og viskestykker i bygn. B skal vaskes. Maskiner tørres af Fejes, vaskes gulv skraldespande tømmes Foretages hver den 01 i måneden. Sæt HpFi relæet på konstant og kontroller samtlige pærer. Gøres hver 14. dag om mandagen Fliser rettes til så de ikke vipper Som ejendomsinspektør i Ejerlejlighedsforeningen Fortbo har jeg ansvaret for service, vedligeholdelse og udvikling af bygningerne mv. samt de dertilhørende udendørsområder. Med reference til bestyrelsen er mit ansvar at sikre Ejerlejlighedsforeningen Fortbo daglige drift. Dertil er det mit ansvar som ejendomsinspektør at agere sparringspartner og rådgiver for bestyrelsen såvel som de ansatte og praktikanter. Med min tekniske tilgang har jeg ansvaret for at prioritere og koordinere dagligdagens opgaver og selv gå til hånde, når opgaverne kræver det. Det er mit ansvar at være tovholder på store som små projekter Evner at igangsætte, styre, afslutte og følge op på projekter, langtidsbudgetter og aktionslister. I min rolle som ejendomsinspektør er det vigtigt, at jeg kan være på forkant og gøre opmærksom på tingenes tilstand herunder forbedringsmuligheder for derved at sikre en vedblivende udvikling af Ejerlejlighedsforeningen Fortbo. Udover de praktiske arbejdsopgaver, som er beskrevet i nærværende rapport, har undertegnede de administrative arbejdsopgaver, som er mig pålagt af bestyrelsen. 28
Af disse arbejdsopgaver kan nævnes: - Sikre drifts- og vedligeholdelsesplaner herunder kvalitet og overholdelse af deadlines - Budgetansvarlig med særlig fokus på optimering af omkostninger - Syn af lejligheder ved evt. skader dsl. - Planlægning og projektstyring - Medvirke til udarbejdelsen af helhedsplaner - Medvirke til udarbejdelsen af evt. nybyggerier og renoveringer - Kvalitetssikring af udbudsmateriale - Sikre at handleplaner for aftalte projekter udarbejdes og overholdes - Være på forkant og sikre løbende vedligeholdelse af alle arealer - Deltage i arrangementer som beboermøder, generalforsamlinger, bestyrelsesmøder, møder med bla. administrator, administrea, lejere, ejere, advokater, håndværkere, entreprenører, offentlige myndigheder, rødovre fjernvarme og andre møder også uden for arbejdstid - Udøve synlig og tilstedeværende ledelse - Medarbejderudviklingssamtaler - Videreføre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø - Beboerdemokrati - Telefonpasning - Mail besvarelse fra beboere mv. - Forsikringssager - Budget, opfølgning og likviditetsbudget, forelæggelse til bestyrelsen - Ansvarlig for de ansatte og praktikanter - Gennemgang af tilbud og forelæggelse heraf til bestyrelsen - Ugentlig møde med bestyrelsesformanden - Vedligeholdelse af elektroniske medier, heraf også hjemmesiden og Facebook - Kontrol af modtaget faktura og behandling af disse - Kontrol af DEAS bogføring på kontoplaner - Sikre driften af varmecentralens funktionaliteten og lovkrav herunder sikre, at beboerne har varme, koldt og varmt forbrugsvand og sikre at kravene er opfyldt. - Løbende informere bestyrelsen, om den daglige drift - Beboerklager og div. henvendelser - Registrering af arbejdsopgaver på ejendommen og fra beboerne. - Rapportering og registrering af varme, el og vand. - Årsrapport til generalforsamling Herudover er undertegnede en del af sneberedskabet og har tilkaldevagt 24/7 året rundt uanset årsag. 29
Ovennævnte er blot et udpluk af de arbejdsopgaver, som undertegnede udfører og har ansvaret for, udover vedligeholdelse af ejendommen mv. Venlig hilsen Henrik Kirkestrup Ejendomsinspektør Ejerlejlighedsforeningen Fortbo Rødovrevej 309, kld 2610 Rødovre tlf.: 36 70 69 89 E-mail: ejendomskontoret@fortbo.dk 30