ST FAMU møde den: 26.9.2014 kl. 11.00 12.30 AU Aarhus, Nordre Ringgade 1 Mødelokale 1431-021 og 1431-023 Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Niels Christian Nielsen (dekan), Jørgen Brøchner Jespersen (daglig AM-leder for ST), Morten Dam Rasmussen (Ingeniørvidenskab), Stefan Gerhard Jansen (Miljøvidenskab) Medarbejderrepræsentanter: Lene Bongaarts (Matematik), Ulla Birk Henriksen (Molekylærbiologi), Dorete Weysmann Jensen (Bioscience, Roskilde), Mona Lillelund Hansen (Fødevarer), Ove Edlefsen (Agroøkologi), Palle Jørgensen (Agroøkologi) Studenterrepræsentant: Jesper Simonsen (Kemi) Afbud fra: Marlene Venø Skjærbæk (Bioscience, Silkeborg), Henrik Helligsøe Jensen (Kemi), Charlotte Rasmussen (Geoscience) Referent: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR (Arbejdsmiljøenheden) Dekansekretariat: Maya Jepsen REFERAT Dato: 30.09.2014 Ref: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR Side 1/6 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (mundtlig) (2 min.) 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) (bilag) (2 min.) 3. AU HR Team Arbejdsmiljø nye ansvarsfordelinger (bilag) (5 min.) 4. Fysisk APV Handlingsplaner (bilag) (10 min.) 5. Arbejdsskader (bilag) (10 min.) 6. AT status på tilsynsbesøg ved ST (bilag) (10 min) 7. To-do liste (bilag) (5 min.) 8. Meddelelser (bilag) (5 min.) 9. Eventuelt (5 min.) Referat 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Dekanen beklagede, at mødedatoen endnu en gang var blevet ændret. 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) Referatet blev godkendt. 3. AU HR Team Arbejdsmiljø nye ansvarsfordelinger Aarhus Universitet Aarhus Universitet For Faculty of Science and Tlf.: 87155000 Technology AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Frederiksborgvej 399 4000 Roskilde
Side 2 af 6 Dekanen indledte med at fortælle, at der er etableret en ny ansvarsfordeling i HR s tværgående enhed for arbejdsmiljø. Der er bl.a. blevet reduceret i bemandingen som følge af besparelsesprocessen. Karin Rosengaard Pedersen bekræftede dette og forklarede, at Team Arbejdsmiljø i den forbindelse har måttet sige farvel til Lars Asmussen og at Anders Kragh Moestrup er blevet overflyttet til AU Planlægning, som projektleder for Beredskab og Evakuering på AU. Ændringerne betyder at team arbejdsmiljø nu er på 4 personer: Iben Skrydstrup Vejen, Jacob Søndergaard Jensen, Karina Krogsdal-Wogensen og Karin Rosengaard Pedersen. Indstillingen giver et overblik over nogle af opgaverne, som teamet arbejder med. Karin Rosengaard Pedersen har overtaget arbejdsskadeanmeldelserne samt kontakten med arbejdsskadestyrelsen og vores forsikringsselskab i Styrelsen for Videregående Uddannelser. Karin er herudover stadig kontaktperson for ST og sekretariatsbetjener ST FAMU. Dekanen sagde, at han tog orienteringen til efterretning. Han sagde, at arbejdsmiljøet er et vigtigt område og at han ikke ønsker, at de centrale arbejdsmiljøopgaver bliver spredt på for mange enheder. Det er en ledelsesmæssig opgave at sikre volumen og den rette placering. Morten Dam Rasmussen nævnte, at der synes at være behov for at drøfte hvilke arbejdsmiljøområder der ikke kan løftes fremover og Jørgen B. Jespersen foreslog, at man holder et fælles møde mellem de centrale personer i AU der arbejder med arbejdsmiljø omkring hvilke opgaver der skal prioriteres fremadrettet. Det var der tilslutning til i FAMU. Dorete W. Jensen spurgte til, hvad der skal gøres med registrering af personer, der arbejder med kræftfremkaldende stoffer. Jørgen B. Jespersen svarede at forslaget til en vejledning på området, som var med på seneste ST FAMUmøde, drøftes på HAMU-mødet d. 23/10 2014. Jørgen oplyste endvidere, at det ifølge lovgivningen kun er personer der er blevet udsat for kræftkaldende stoffer der skal registreres. 4. Fysisk APV Handlingsplaner Dekanen fortalte, at han har noteret, at enkelte institutter har en del uafsluttede handleplaner. Jørgen B. Jespersen sagde, at de sidste nu er godt på vej. Bioscience og Husdyrvidenskab har dog henholdsvis 7 og 14 (mod 22 i det udsendte materiale) uafsluttede handlingsplaner. Jørgen B. Jespersen forklarede at de fleste af de uafsluttede handlingsplaner afventer gennemførelse af
Side 3 af 6 Unilab-renovering eller hjælp fra AU Planlægning. Et par handlingsplaner involverer større anlæg (el-tavler, gylleanlæg). Jørgen B. Jespersen oplyste, at stort set alle handlingsplaner løses lokalt. Går en sag i hårdknude er man velkommen til at kontakte Jørgen B. Jespersen, der kan være behjælpelig med at finde en løsning / bringe sagen op i systemet. Der blev igen opfordret til, at institutterne overvejer om nogle af handlingsplanerne kan afsluttes med et: prioriteres først i 2015/2016 er løst midlertidigt til en bedre løsning kan findes afsluttes, da det afventer Unilab renovering. Der var generelt tilslutning i FAMU til, at man forsøger at finde midlertidige løsninger på problemerne og ikke bare henviser til, at det skal afvente mere langsigtede ombygninger/byggeprojekters realisering. 5. Arbejdsskader Dekanen udtrykte ønske om, at FAMU drøfter arbejdsskader og nærved ulykker med det formål at styrke forebyggelsen af arbejdsskader. Dekanen nævnte, at der er udsendt en oversigt over arbejdsskader og nærved ulykker siden seneste FAMU-møde i marts samt en opgørelse for hele 2013. Siden seneste FAMU-møde er der registeret 11 nye henvendelser i form af 10 anmeldte arbejdsskader. Karin Rosengaard Pedersen gennemgik de enkelte arbejdsulykker sammen med FAMU og udvalget drøftede forebyggende tiltag. Det blev besluttet, at der til næste møde skal udarbejdes en kategoriseret oversigt over arbejdsskader, så det er nemmere at få overblik over hvilke typer af ulykker/skader, der sker på ST, så der kan udvælges strategiske indsatsområder. Og at vi bliver opmærksomme på udviklingen i skader/ulykker herunder om det er samme typer af skader/ulykker der går igen over tid. Morten Dam Rasmussen og Ove Edlefsen fortalte om et par nye skader der er indløbet efter udtræk af materiale til mødet. Disse vil være med på oversigten til næste møde. Karin Rosengaard Pedersen fortalte, at selvom der vil være hændelser, der kan kategoriseres som hændelige uheld, så kan der alligevel sættes forebyggende tiltag i værk, såsom at få hele organisationen til at sætte fokus på sikkerhed og arbejdsmiljø.
Side 4 af 6 Dekanen støttede op omkring at have fokus på det forebyggende og en mere analytisk tilgang, hvor vi bl.a. ser på udviklingen over tid. Han nævnte Dupont som et eksempel på nogen, der arbejder strategisk og meget seriøst med deres arbejdsmiljø. Han foreslå at vi overvejer at lade os inspirere af f.eks. deres tilgang og metoder. Det blev aftalt, at Jørgen B. Jespersen og Karin Rosengaard Pedersen i samarbejde prøver at få aftalt et besøg fra Dupont, så ST FAMU kan få inspiration i arbejdet med forebyggelse af arbejdsskader. 6. AT status på tilsynsbesøg ved ST Dekanen indledte med at sige, at arbejdstilsynet som bekendt har besøgt en række enheder på ST siden marts måned. De har indtil videre besøgt 8 arbejdssteder. Det har resulteret i 3 grønne smiley, 1 uafsluttet besøg og 4 besøg med påbud. Jørgen B. Jespersen fortalte, at Karin Rosengaard Pedersen arbejder på en ny oversigt, hvor der vil være bedre mulighed for at følge forløbet i sagerne og få et overblik over besøgene. Det ser ud til, at AT nogle gange kun besøger et institut, selvom der er flere institutter, centre o.a. på den varslede adresse. Vi må dog ikke bruge det som en sovepude, da AT altid kan komme uvarslet. AT har stadig fokus på bl.a. APV-handlingsplanerne, de studerende og nyansatte samt det psykiske arbejdsmiljø. 7. To-do liste Alt på listen er udført, og der er ikke yderligere kommentarer. 8. Meddelelser Dekanen bad FAMU bemærke, at HSU har nedsat et udvalg til evaluering af personalepolitikken. Processen involverer drøftelser på alle niveauer i arbejdsmiljøorganisationen ved hjælp af spørgeguide og workshops. Der er frist for svar på evalueringen d. 30. januar 2015. Jørgen B. Jespersen uddelte mere materiale, som han havde modtaget samme dag. Materialet var også sendt ud som mail til udvalgets medlemmer kort før mødet. Da der var lidt uklarhed om, hvilke udvalg der forventes at afgive evalueringssvar, blev det aftalt, at Jørgen B. Jespersen kontakter evalueringsgruppen for en afklaring. Udvalget
Side 5 af 6 drøftede ikke i detaljer et evalueringssvar, men Jørgen Jespersen opfordrede til, at udvalgets medlemmer overvejer om personalepolitikken har tilstrækkelig fokus på arbejdsmiljø og sundhed. Dekanen bakkede op omkring dette synspunkt. Sagen drøftes på FAMU s møde i december. I forhold til processen for problemanalysen er der møder i universitetsledelsen d. 24. september og d. 1. oktober i forhold til de endelige beslutninger i forlængelse af analysen. Der vil være udmelding fra rektor og dekanen d. 22. oktober 2014. Jørgen B. Jespersen fortalte, at med henblik på kemikalieregistrering og APBer, har HAMU besluttet, at alle ST s lokaliteter, der ikke allerede benytter Kiros, skal overgå til systemet. Det er pt. ikke muligt at få etableret en ny forhandling med Kemibrug og et evt. samarbejde med Kemibrug er derfor sat på stand-by. Jørgen B. Jespersen fortalte, at der har været en 2½ times undervisning i Kiros i Foulum, og at der også vil blive arrangeret undervisning i Årslev, Roskilde og Flakkebjerg. Planen er, at alle validerede APB-er skal være overført til Kiros inden udgangen af 2015. Jørgen Jespersen sagde, at planen pt. er, at kemikalieregistrering og udarbejdelse af APB skal udføres decentralt bl.a. med henblik på at sikre en hurtig og brugernær betjening. Ulla Birk Henriksen nævnte, at den nuværende centrale ordning har fungeret godt. Palle Jørgensen sagde at en central forankring af opgaven sikrede ensartethed og at der ikke kommer til at florere flere APB-er omkring samme emne. Dekanen sagde hertil, at han har lyttet til argumenterne, og at sagen vil blive drøftet igen, og at det skal naturligvis skal sikres, at området bliver organiseret hensigtsmæssigt. 9. Eventuelt Ulla Birk Henriksen fortalte, at der lige er indgået en ny affaldsaftale og at hun umiddelbart vil mene, at man kunne have indgået bedre aftaler. Ulla Birk Henriksen efterlyser større brugerinddragelse i processen før sådanne beslutninger træffes. Dekanen opfordrede til, at der rettes henvendelse til indkøbskontoret for at undersøge sagen nærmere. Ove Edlefsen fortalte, at de har haft store problemer med skiftet til AU s nye teleselskab, Telenor. Der er ikke god nok dækning de steder, hvor der arbejdes i felten. På den baggrund arbejder de på at skifte tilbage til TDC. Det kan være et sikkerhedsmæssigt problem, hvis telefonerne ikke virker. Dekanen sagde, at de som har indhentet tilbuddet, må stå inde for at have tjekket, at Telenor har den dækning, der skal til, og er testet. Han bad Ove Edlefsen om at kontakte IT.
Side 6 af 6 Lene Bongaarts fortalte, at de har en del problemer med urene på matematik. De er indstillet meget forskelligt, hvilket giver problemer f.eks. i forbindelse med pauser. Jørgen B. Jespersen vil kontakte AU Planlægning for en løsning. Morten Dam Rasmussen sagde, at man i forbindelse med flytningen til Navitas er ved at etablere en arbejdsmiljøorganisation og at de har afholdt beredskabsøvelser.