for for... 1 Intro... 1 Del 1: Tips & Tricks... 2 Få styr på økonomien... 2 Sig fra... 2 Læg budget... 2 Madplanen... 3 Indkøb... 3 Materialer... 3 Pas på kørsel... 4 Del 2: De 11 poster... 5 Udgifter:... 5 1. Foredrag... 5 2. Rejsegodtgørelse, Ledelse... 5 3. Rejsegodtgørelse, Deltagere... 5 4. Opholdsudgifter... 5 5. Lokaleleje... 6 6. Administration og materialer... 6 7. Andre udgifter... 6 Indtægter... 6 8. Bevilget paragraf 45-tilskud... 6 9. Deltagerbetaling... 6 10. Andre tilskud... 6 11. Andre indtægter... 6 Del 3: Jeg har et bilag hvor skal jeg kontere det?... 6 Intro en er tænkt som et supplement til Kursuslederhåndbogen for og som en hjælp til Kursusleder, når der skal laves regnskab efter et Ungekursus. Første gang du skal lave regnskabet for et Ungekursus, er det en god idé at læse første og anden del af kontoplanen. De indeholder en række Tips & Tricks, og en generel beskrivelse af de 11 poster som regnskabet skal opdeles i jf. bilagene til Kursuslederhåndbogen for. Du kan med fordel læse afsnittene med Kursuslederhåndbogen i umiddelbar nærhed. Den tredje og sidste del af kontoplanen er den mest konkrete. Her finder du et stikordsregister, der er opbygget udfra devisen: Jeg har et bilag hvor skal jeg kontere det? Hvorfor denne ensretning af regnskaberne og hvorfor kan jeg ikke bare lave regnskabet som jeg plejer? UngekursusUdvalget (UKU) bruger regnskabet fra dit og alle de andre Ungekurser til at fastlægge deltagerpriser og budgetter for de kommende kurser. For at kunne gøre det så godt og præcist som muligt er det nødvendigt at have så ensartede regnskaber som muligt. Sagt med andre ord Hvis du følger kontoplanen er du med til at give UKU de bedste forudsætninger for at fastsætte priser og budgetter for dit kursus til næste år! - 1 -
Da en er et nyt værktøj, er den sikkert ikke fuldstædigt dækkende endnu. Derfor vil UKU opfordre dig til at sende en e-mail, hvis du finder mangle eller blot har forslag til forbedringer af en. Send dine kommentarer til: uku@kfumscout.dk. Del 1: Tips & Tricks Styr på økonomien At afholde et kursus betyder typiske også, at der løber en del penge igennem kursets pengekasse. Der er mad til en del mennesker, materialer, kørsel, telefon og en hel masse mere, som alt sammen koster penge. Det er derfor en god ide, inden selve kurset, og inden I begynder at bruge penge, at sætte sig ned og kigge alle poster igennem, og danne sig et overblik over, hvor og til hvad der skal bruges penge. Tit er det på grund af det manglende overblik, at økonomien løber løbsk. Og når først man har sagt Ja til turen til svømmehallen, og deltagerne sidder i bussen, er det for sent at finde ud af, at det havde vi faktisk ikke råd til! Så skal regningen betales, og i sidste ende kan det betyde, at distriktet eller korpset kommer til at skulle betale unødigt for ting, som måske kunne være sagt fra eller droppet. Penge der måske kunne være brugt på andre spejderaktiviteter. Sig fra Det er helt OK at sige fra! En kursusleder har rigtig mange ting at se til, både før, under og efter et kursus. Så derfor er det også bedre at sige fra, end bare lade stå til. Så er det bedre, at man finder en i staben, der kan agere som kasse-mester, og forestå regnskabet. Men fordi man siger fra, betyder det desværre ikke, at man også vinker farvel til ansvaret! Husk på, at det er dig som kursusleder der skal skrive under på regnskabet, og derved også lægge navn til. Så brug din kasse-mester til alt det praktiske med føring af kassekladde mv. men husk også selv at have et øje på budgettet og hvad I bruger penge på. Læg budget Inden kurset starter, og gerne flere måneder før, skal du enten have lagt et budget sammen med din DTU eller du skal have modtaget et budget. Når du har modtaget budgettet er det ofte en god ide at splitte de større poster op i mindre bidder. For eksempel vil det være en god ide at splitte materiale omkostningerne op, således at de ved hvor meget du skal bruge før kurset på frimærker og lignede, og så materialemanden kan få at vide at han/hun for eksempel har 2.000,- kr til materialer. Når du detailplanlægger budgettet, så være så realistisk som muligt, og forsøg at tænke værste og bedste scenario ind. Det kan være I er uheldige kun at få 25 deltagere, og så er det jo ikke godt, hvis der er budgetteret med 36 deltagere! Så husk at have dette i ho- - 2 -
vedet, og tænk også meget gerne over, hvad vil der ske med færre deltagere, og hvilke aktiviteter skal skæres væk hvis ikke kurset bliver fyldt. Madplanen En stor post på alle kurser er opholdsudgifterne. Tit udgør denne post næste halvdelen af hele budgettet, og det er derfor vigtigt at der detailbudgetteres ved opholdsudgifterne. Tag den køkkenansvarlige med på råd når der detailbudgetteres, og prøv evt, at dele dagene på kurset op, så I ved hvor meget der må købes ind for til de enkelte dage. Husk at tage højde for, at nogle dage kan være dyrere end andre, fx projekt-dage eller fester. Et typisk madbudget kan tage udgangspunkt i ca. 35-45 kr. per person per dag, eller ca. 10 kr per person til morgenmad, 10 kr. til frokost og 15 kr. til aftensmad. Men det afhænger selvfølgeligt meget af, hvilken mad I skal have, samt om der er nogle specielle forhold. Indkøb Indkøb til et kursus kan betyde meget. Det er jo fx ikke helt ubetydeligt om man køber ind på en tankstation eller i et supermarked. Så planlæg efter hvilke indkøbsmuligheder I har. Nogen gangen kan man med fordel lave aftaler med supermarkeder omkring pakning af varer, og andre gange skal man selv rundt i butikken. Sørg for, at der findes en detaljeret indkøbsliste inden kurset, så pludselige hovsa indkøb undgås. Vær også opmærksom på, hvor I køber materialer ind. Ofte kan det betale sig at samle sammen, og så købe ind i tømmerhandler, på nettet eller andre større steder. Nogle kan måske endda udnytte indkøbsrabatter gennem ens arbejde eller skole. Igen gælder det, at hovsa indkøb typisk er dyrere end de planlagte, og de kan være med til at ødelægge et budget. Materialer Ikke alle materialer behøver blive købt ind til hvert kursus. Mange grønne centre råder over mere eller mindre store lagre fyldt med alverdens grej. Tag en snak med centret når jeres materialeliste er klar, og se om det ikke skulle være noget de ligger inde med. Andre gange kan det være, at man med fordel kan høre lokale forretninger, om ikke de har rester liggende. Fx hvis der skal bruges træ, kan man jo godt lige høre den lokale tømre om ikke han har nogle rester liggende, i stedet for at købe det i et byggemarked. Det samme gælder elektriker, blikkenslager, maler m.v. Andre materialer skal man skaffe andre steder fra, fx telte og patruljekasser. Men pas på med at leje alt udstyret. Husk på, at hvis I som kursus skal betale for leje af spejder-udstyr, kan I risikere at lave underskud, og hvis det sker, vil det distriktet der skal dække dette. Ergo der flyttes blot penge fra distriktet til gruppen! - 3 -
Pas på kørsel Kørsel i egen bil koster penge for kurset. Men I skal jo også komme frem og tilbage! Men turen ned til tanken for at hente is, kan hurtigt komme til at koste mere end det budgetteret, idet der pludselig også skal tillægges kørselsgodtgørelse til bilens ejer. Og så kan det godt være det bliver nogle dyre is! Det samme gælder med hovsa indkøb. Det kan godt være man lige kan smutte i Netto og købe de 5 kg sukker der lige mangler, men de 5 kilo sukker kommer til at koste en del mere, fordi der skal kørsel med. Så overvej nøje hvad kursets kørselspolitik skal være. - 4 -
Del 2: De 11 poster Udgifter: 1. Foredrag Denne konto bruges udelukkende til honorar for foredrag afholdt af ikke-medlemmer af KFUM-Spejderne i Danmark. Der må ikke ydes honorar til medlemmer af KFUM- Spejderne i Danmark. Se i øvrigt under Foredrag, ikke-medlemmer og Foredrag, medlemmer. Eventuel rejsegodtgørelse der ligger ud over honoraret føres under Rejsegodtgørelse, Ledelse. 2. Rejsegodtgørelse, Ledelse Der kan udbetales rejsegodtgørelse til ledelsen for transport til og fra kursusstedet, aktivitetsrelateret transport under kurset samt eventuelle rejseudgifter i forbindelse med forberedelsesmøder. Billigste offentlige transportmidler skal i videst mulig omfang anvendes. Benyttes eget befordringsmiddel, kan der ydes kørselsgodtgørelse ifølge gældende takster, med tillæg af eventuel færge- eller bro udgifter. De Aktuelle satser for kørselsgodtgørelse findes i bilaget til Kursuslederhåndbogen. Taxaregninger godtgøres kun i særlige tilfælde og kun efter forudgående aftale med den kursusansvarlige. Eventuelle forplejningsudgifter under transport føres under Opholdsudgifter. 3. Rejsegodtgørelse, Deltagere Der ydes normalt ikke rejsegodtgørelse til deltagerne i forbindelse med,.for fuldstændighedens skyld er korpsets regler for rejsegodtgørelse til deltagere medtaget efterfølgende: Under forudsætning af, at rejsegodtgørelse ikke kan opnås i hjemkommunen eller andetsteds, kan der udbetales rejsegodtgørelse for dokumenterede transportudgifter til og fra kursusstedet, fratrukket 100 km hver vej. Såfremt offentlige transportmidler er benyttet, kan der udbetales efter billigste transportmåde. Såfremt eget befordringsmiddel er benyttet, kan der ydes kørselsgodtgørelse med korpsets gældende sats pr. km + evt. færgebillet/brofafgift. (OBS! Satsen for deltagere er ikke den samme som for ledelsen). Taxaregninger godtgøres kun i særlige tilfælde og kun efter forudgående aftale med den kursusansvarlige. 4. Opholdsudgifter Opholdsudgifter dækker udgifter til forplejning på kursuset samt eventuelle forberedelsesmøder. Eventuelle forplejningsudgifter under ledelsens transport til og fra kursusstedet føres ligeledes på denne konto. - 5 -
5. Lokaleleje Lokaleleje dækker udgifter til leje af kursusstedet samt eventuel lokaleleje i forbindelse med forberedelsesmøder. Leje af telte, patruljekasser, kanoer ol. føres under Administration og materialer. 6. Administration og materialer Her føres alle kursusrelevante udgifter til administration og materialer, herunder papir, porto, telefon, kopier, lejrmærker, præmier, leje af Av-midler, fragtudgifter for materialer samt udgifter til anskaffelse/udarbejdelse af kursusmaterialer. Husk at medtage udgift til stabskursus og materialer fra hhv. Korpskontoret og 55nord. 7. Andre udgifter Udgifter, der ikke har noget direkte med selve kursusdriften at gøre og derfor ikke kan føres under de seks ovenstående konti f.eks. køb af bøger, billeder, trøjer ol. til videresalg og til erstatninger af mistede eller ituslåede ting. Indtægter 8. Bevilget paragraf 45-tilskud Her føres det samlede paragraf 45-tilskud. Se de aktuelle satser i bilaget til Kursuslederhåndbogen. 9. Deltagerbetaling Hele deltagerbetalingen indtægtsføres her, selvom det ikke er hele deltagerbetalingen der kommer til udbetaling. Korpskontoret trækker nemlig et beløb til Stabskursus og materialer fra 55nord. Se den aktuelle kursuspris i bilaget til Kursuslederhåndbogen. 10. Andre tilskud Får dit kursus tilskud f.eks. lokaletilskud fra kommunen eller amtet indtægtsføres det her. 11. Andre indtægter Indtægter, der ikke har noget direkte med selve kursusdriften at gøre og derfor ikke kan føres under de tre ovenstående konti f.eks. salg af bøger, billeder, trøjer ol. Del 3: Jeg har et bilag hvor skal jeg kontere det? 55nord Av-midler Benzin Korpskontoret trækker et beløb til de materialer der automatisk sendes direkte fra 55nord til kurset. Den aktuelle sats kan findes i bilaget til Kursuslederhåndbogen. Udgiften føres under Administration og materialer sammen med eventuelle andre materialer der købes i 55nord. Varer fra 55nord til videresalg føres under Andre udgifter, mens indtægten fra salget føres under Andre indtægter. Se Leje af materialer. Bilag på benzin og diesel refunderes som udgangspunkt ikke, men der ydes rejsegodtgørelse se Transportudgifter. - 6 -
Bil Billede cd Bus Cd-rom Deltagerbetaling Diesel Erstatninger Flaskepant Foredrag Forplejning Hvis købet af benzin eller diesel er en udgift i forbindelse med en lejet bil, refunderes bilaget naturligvis og det konteres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. Se Transportudgifter. Se Foto. Se Transportudgifter. Cd-rom til deltagerne med arbejdsark, billeder m.m. se Foto. Deltagerbetalingen føres med det fulde beløb under Deltagerbetaling, uanset om det er det fulde beløb der kommer til udbetaling. Se i øvrigt Korpskontoret. Se Benzin. Erstatning for mistede eller ituslåede ting føres under Andre udgifter. Se Pant Foredrag kan opdeles i foredrag hold af ikke-medlemmer og foredrag holdt af medlemmer af KFUM-Spejderne i Danmark. Foredrag, ikke-medlemmer: Honorar for foredrag må kun ydes til ikke-medlemmer af KFUM-Spejderne i Danmark. Foredragsholderen udfylder og kvitterer på Honorar for foredrag (bilag til Kursuslederhåndbogen). Udbetales der rejsegodtgørelse til foredragsholderen ud over honoraret, udfylder og kvitterer foredragsholderen på Rejsegodtgørelse (bilag til Kursuslederhåndbogen) og rejsegodtgørelsen føres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. Indberetningspligten til Skattevæsenet påhviler kursusarrangør, men da Korpskontoret i forvejen har diverse indberetninger, vil Korpskontoret normalt opfylde indberetningspligten. Derfor skal Honorar for foredrag vedlægges regnskabet! Foredrag, medlemmer: Ved foredrag holdt af medlemmer af KFUM-Spejderne må ikke udløse et honorar. Udgifterne i forbindelse med foredraget dækkes dog på samme måde som den øvrige stabs udgifter dvs. transportudgifter føres under Rejsegodtgørelse, Ledelse og materialeudgifter under Administration og materialer. Husk at foredragsholderen (som er medlem) skal skrives på Instruktør- /Lederlisten (bilag til Kursuslederhåndbogen) og kvittere på samme. Udgifter til forplejning før, under og efter kurset føres under Opholdsudgifter. Det gælder også mad til forberedelsesmøder, eventuelt evalueringsmøde, ledelsens forplejning under transport samt mad på hiken og projektdagen. - 7 -
Foto Fragt Gruppebillede Hike Honorar for foredrag Internet Kanoer Klippekort Kopier Korpskontoret Kursusmaterialer Leje af Av-midler Leje af bil Leje af bus Udgifter til film, fremkaldelse m.m. der direkte har noget med selve kurset at gøre f.eks. Foto til et foto-løb på kurset føres under Administration og materialer. Foto udgifter der ikke direkte har noget med selve kurset at gøre f.eks. Gruppebilleder og Billede cd'er til salg for kursisterne føres under Andre udgifter. Indtægter fra salg af Gruppebilleder, Billede cd'er o.l. føres under Andre indtægter. Se Porto og fragt. Se Foto. Udgifter i forbindelse med hiken til forplejning føres under Opholdsudgifter. Materialeudgifter til hiken føres under Administration og materialer. Eventuelle udgifter til bus transport føres under Rejsegodtgørelse, Deltagere. Det er uden betydning om transporten er sket med bybus eller en lejet bus se i øvrigt Transportudgifter. Se Foredrag. Se Telefon. Se Leje af materialer. Et klippekort kan bruges som bilag for transportudgifter. Hvis der er flere klip på klippekortet, når kurset er slut, så udfyld Rejsegodtgørelse som er et bilag til Kursuslederhåndbogen. Se i øvrigt Transportudgifter. Udgifter til kopier på kopicentre, Korpskontoret ol. føres med det tilhørende bilag under Administration og materialer. Udgifter til printerudskrifter, kopier ol. fra private printere/kopimaskiner kan godtgøres, hvis der laves et bilag med pris pr. udskrift/kopi og antal udskrifter/kopier. Udgiften føres ligeledes under Administration og materialer. Korpskontoret trækker et beløb pr. deltager til Stabskurset og materialer fra 55nord. Se henholdsvis Stabskursus og 55Nord. Udgifter til anskaffelse eller udarbejdelse af kursusmaterialer føres under Administration og materialer. Se Leje af materialer. Se Transportudgifter. Se Transportudgifter. - 8 -
Leje af materialer Lejrmærker Lokaletilskud Mad Materialer Mærker Pant Papir Paragraf 45-tilskud Patruljekasser Porto og fragt Printerudskrifter Projektet Præmier Refundering af billetter ol. Udgifter til leje af materialer f.eks. leje af patruljekasser, telte og kanoer, Av-midler ol. føres under Administration og materialer. Udgifter til lejrmærker føres under Administration og materialer. Se Tilskud. Se Forplejning. Udgifter til materialer føres som hovedregel under Administration og materialer. Dog for materialer fra 55nord se 55nord. Se Lejrmærker. Pant indregnes under den konto det hidrører f.eks. indregnes køb og salg af flaskepant under Opholdsudgifter. Udgifter til papir føres under Administration og materialer. Paragraf 45-tilskudet føres under Paragraf 45-tilskud. Øvrige tilskud se Tilskud. Se Leje af materialer. Portoudgifter føres normalt under Administration og materialer, men kan også føres sammen med det der sendes f.eks. hvis kurset har haft varer fra 55nord til videresalg, kan portoen til returneringen af de varer, der ikke er blevet solgt, føres under andre udgifter. Fragtudgifter til ekstern fragtmand ol. anføres sammen med det der transporteres, dvs. udgifter til fragt af madvarer føres under Opholdsudgifter og fragt af materialer føres under Administration og materialer. Fragtudgifter som ledelsen selv afholder føres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. Se i øvrigt Transportudgifter. Se kopier. Udgifter til projektet på f.eks. Roland 2 føres på de konti udgifterne omhandler dvs. materialeudgifter føres under Administration og materialer, forplejningsudgifter føres under Opholdsudgifter. Ved eventuelle transportudgifter i forbindelse med projektet se Transportudgifter. Udgifter til eventuelle præmier i forbindelse med kurset føres under Administration og materialer. Refundering f.eks. ved refundering af togbilletter eller overskydende klip på klippekort modregnes på den konto det oprindeligt blev ført på. Refundering af togbilletter skal derfor - 9 -
Sliksalg Stabskursus Taxa Telefon Telte Tilskud Tog Transportudgifter føres på Rejsegodtgørelse, Ledelsen eller Rejsegodtgørelse, Deltagere. Se Tutten Det beløb som Korpskontoret trækker til Stabskurset føres under Andre udgifter. Den aktuelle sats kan findes i bilaget til Kursuslederhåndbogen. OBS! Beløbet bliver for Roland 1, Roland 2, Diamant og ULK trukket uanset om staben deltager på stabskurset eller ej. Der godtgøres kun i særlige tilfælde taxaregninger og kun efter forudgående aftale med den kursusansvarlige. Udgiften føres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen eller Rejsegodtgørelse, Deltagerne se i øvrigt Transportudgifter. Ledelsens telefonudgifter kan godtgøres, hvis der laves et bilag med en opgørelse for hver samtale af pris pr. minut og antal minutter. Udgiften føres under Administration og materialer. Udgifter til brug af privat Internet kan dækkes på tilsvarende vis. Se Leje af materialer. Tilskud f.eks. lokaletilskud fra amtet eller kommunen føres under Andre tilskud. Dog ikke Paragraf 45-tilskuddet se Paragraf 45-tilskud. Se Transportudgifter. Udgifter til transport kan deles op i tre: transport af ledelsen, transport af deltagerne og fragt/porto. Transport af ledelsen: Der kan udbetales rejsegodtgørelse for transport af ledelsen til og fra kursusstedet, transport af materialer eller deltagere i private befordringsmidler, aktivitetsrelateret transport under kurset samt eventuelle rejseudgifter i forbindelse med forberedelsesmøder. Billigste offentlige transportmidler skal i videst mulig omfang anvendes. Benyttes eget befordringsmiddel, kan der ydes kørselsgodtgørelse ifølge gældende takster, med tillæg af eventuel færge- eller bro udgifter. De Aktuelle takster findes i bilaget til Kursuslederhåndbogen. Taxaregninger godtgøres kun i særlige tilfælde og kun efter forudgående aftale med den kursusansvarlige. Udgifter til transport af ledelsen føres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. Eventuelle forplejningsudgifter under transport føres under Opholdsudgifter. Udgifter til leje af bil, varevogn ol. i forbindelse med transport af ledelsen eller materialer føres ligeledes under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. - 10 -
Trøjesalg Tutten Udenlandske bilag Valuta Transport af deltagere: Der ydes normalt ikke decideret rejsegodtgørelse i forbindelse med. Udgifter til transport af deltagerne til og fra stationen eller i forbindelse med aktiviteter her under hiken og projektet føres ligeledes under Rejsegodtgørelse, Deltagere. Det er ikke afgørende om transporten sker i en lejet bus eller med offentlig transport. Hvis deltagerne selv betaler hele eller dele af udgiften til bussen føres det under Øvrige indtægter. Salg af overskydende billetter, klip ol. se Refundering af billetter ol. Fragt/Porto: Udgifter til eksterne fragt eller porto se Porto og fragt. Hvis ledelsen selv står for fragten føres udgifterne under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. Udgifter til køb af trøjer føres under Andre udgifter, mens indtægterne fra salg af trøjer føres under Andre indtægter. Udgifter til køb af slik m.m. til tutten føres under Andre udgifter, mens alle indtægter fra Tutten føres under Andre indtægter. Bilag på varer som er købt i udlandet føres under de respektive konti, dog skal der ske en omregning fra den udenlandske valuta til danske kroner. Der må kun være beløb i danske kroner i regnskabet. Valuta omregningen kan enten ske ved at bruge den effektive vekselkurs dvs. kursen inklusiv vekselgebyr ol. eller ved at bruge den aktuelle kurs for dagen hvor varen er købt. I begge tilfælde vedlægges der et bilag med valutaomregningen for hvert enkelt bilag. Se Udenlandske bilag. - 11 -