Kommenteret dagsorden til bestyrelsesmøde i Danmarks Miljøportal

Kommenteret dagsorden til bestyrelsesmøde i Danmarks Miljøportal Afholdes: Den 16. marts 2015 Sted: Region Hovedstaden, Hillerød v/kristian Johnsen Tid: Kl. 13-17 1. Indledning 2. Særlige temaer 3. Projekter og opgaver 4. Økonomi 5. Data 6. Drift 7. Kommunikation 8. Eventuelt 9. Bilag 1.1 Godkendelse af dagsorden 1.2 Orientering fra sekretariatslederen 1.3 Meddelelser 2.1 Årshjul for bestyrelsens arbejde 2.2 Danmarks Arealinformation s rolle i fremtiden, procesplan 2.3 FODS 8.3 (ny overfladevandsdatabase) PID 2.4 Jordbase PID 2.5 Badevand - PID 2.6 PULS, slutbrugerløsning status 3.1 Status fra de miljøfaglige følgegrupper 4.1 Opfølgning på budget 2015-2018, anvendelse af råderummet 4.2 Årsrapport / Årsberetning 2014 (inkl. målafrapportering 2014/resultatmål 2015) 4.3 Årsværk 4.3.1 Årsværksbidrag 2014 4.3.2 Årsværkskontrakt 2015 5.1 Dataansvarsaftale 6.1 Driftsstatus 6.2 Plan for udbud af overfladevandsdatabaserne 7.1 Generel kommunikation 7.2 Kommende møder i bestyrelsen 8.1 Eventuelt

Dagordenspunkt 1. Indledning Den 16.03.2015 1.1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsorden for bestyrelsesmødet den 16.03.2015. 1

Dagordenspunkt 1. Indledning Den 16.03.2015 1.2 Orientering fra sekretariatslederen 2

Dagordenspunkt 1. Indledning Den 16.03.2015 1.3 Meddelelser Bilag 1.3.a - Funktionsbeskrivelser for DMPs sekretariat 1.3.b - Matrix for primær og sekundær for DMPs sekretariat Det indstilles, at bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Sekretariatsleder Birgitte Pahl er stoppet i Danmarks Miljøportal (DMP). en for beslutningen er professionel uenighed. Henrik Pind G. Jørgensen er konstitueret som sekretariatsleder på deltid fra 01.03.2015, og indtil en ny sekretariatsleder kan tiltræde. Henrik udlånes af Naturstyrelsen (NST). Stillingen som sekretariatsleder vil blive opslået snarest muligt. Peter Linnemann er startet i sekretariatet pr. 01.03.2015 og skal bl.a. overtage betjeningen af organisationen omkring DMP. Dvs. følge- og stabsgrupper samt bestyrelsen. Funktionsbeskrivelser og matrix er i den forbindelse ajourført, jfr. bilag. DMP har fået en henvendelse fra Rigsrevisionen, der vedrører oplysninger til bevillingskontrollen for finansåret 2014. Sekretariatet har svaret på henvendelsen den 02.03.2015. Derudover har sekretariatet i februar 2015 svaret på Erklæring om godkendelse af kvartalsvise regnskaber for Miljøministeriets (MiM s) institutioner. Dette er nyt for sekretariatet, men fremover skal denne erklæring laves hvert kvartal til departementet. DMP har fået en henvendelse fra MiM vedrørende aktindsigt som bidrag til svar på en henvendelse fra Dagbladet Information. MiM har svaret følgende: Organiseringen af det fællesoffentlige partnerskab bag Danmarks Miljøportal hviler på en privatretlig samarbejdsaftale indgået mellem MIM, KL og Danske Regioner. Miljøportalen formodes at være omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt i medfør af 3 stk. 1, nr. 2 og 3. Højeste klageinstans i medfør af 37 vil naturligt være MIM, der dels varetager formandskabet for bestyrelsen af Danmarks Miljøportal og dels fører MIM desuden løbende tilsyn med Danmarks Miljøportal. DMP har fået en henvendelse fra SKAT, idet DMP er udtaget til kontrol af offentlig virksomhed i relation til bogføring og indberetning til SKAT. Der er afholdt møde den 19.02.2015 med SKAT og SAM (Statens Administration), hvor en række materialer blev udleveret og eftersendt (fortegnelsen ligger på DMPs ekstranet). DMP har modtaget en henvendelse fra Moderniseringsstyrelsen om god økonomistyring i staten, temperaturmåling 2014. Sekretariatet har svaret på henvendelsen den 10.02.2014. 3

Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den 16.03.2015 2.1 Årshjul for bestyrelsen inkl. rammerne for bestyrelsesmaterialet Bilag 2.1.a - Årshjul for bestyrelsesemner Det indstilles, at bestyrelsen tager årshjulet for bestyrelsesemner til efterretning. Som led i opfølgning på bestyrelsens beslutning på bestyrelsesmødet den 27.11.2014, pkt. 7.4, har sekretariatet udarbejdet et årshjul, der viser hvilke emner, der skal drøftes på de 4 årlige bestyrelsesmøder. Sekretariatet arbejder med en række årshjul, eksempelvis i forbindelse med økonomistyring og myndighedernes inddateringskadence m.fl. Sekretariatet har derfor taget udgangspunkt i et sådan årshjul for at give et overblik over pipeline på kommende emner til bestyrelsesmøderne. Økonomiske konsekvenser Ingen i den konkrete sag. 4

Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den 16.03.2015 2.2 Danmarks Arealinformations rolle i fremtiden, procesplan Det indstilles, at 1. bestyrelsen tager procesplan (tidslinie) for udarbejdelse/godkendelse af strategi for DAI s fremtidige rolle til efterretning 2. Hindsgavl-seminaret afholdes i september 2015 Danmarks Arealinformation er i ifølge Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi: FÆLLES MILJØDATA Miljødata er blandt andet data om vandløb, skov, jordforurening, arealplaner, dyreliv, overfladevand, beskyttede områder, friluftsliv, luftforurening, kemikalier, pesticider og meget andet. På miljøområdet samarbejder kommuner, regioner og stat om at forbedre miljøoplysninger til brug for myndigheder, borgere og virksomheder. Det er i dag muligt at finde fælles natur- og miljødata hos Danmarks Miljøportal, plandata i PlansystemDK og søge metadata i Geodata-Info. Disse løsninger tænkes sammen eller sammenlægges, så brugerne oplever dem som en sammenhængende helhed. (Citat fra Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, side 33). For DMP betyder dette, at data der udstilles via portalen enten kan rummes i portalens egne systemer eller kan hentes fra eksterne systemer via webservices. Følgegrupperne har i første kvartal 2015 arbejdet med Danmarks Arealinformations rolle, og deres arbejder vil blive præsenteret på Hindsgavl-seminaret. Ligeledes har processen været diskuteret på stabsgruppemødet den 24.02.2015. Input herfra indgår også i arbejdet frem mod Hindsgavl-seminaret. Et af Danmark Miljøportals resultatmål for 2015 er, at der er udarbejdet en strategi for Danmarks Arealinformation inden oktober 2015. Sekretariatet har udarbejdet nedenstående procesplan, der giver et overblik over forløbet frem til, at der er udarbejdet en strategi med udgangen af september 2015. I denne sammenhæng foreslog Stabsgruppen på mødet den 24.02.2015, at datoen for Hindsgavl-seminaret flyttes til efteråret, herunder også fordi det har vist sig vanskeligt, at få alles kalendere til at mødes. Procesplan (tidslinie) for udarbejdelse/godkendelse af strategi for DAI s fremtidige rolle 1 : 1 Hovedtovholderen for denne proces er DAI-følgegruppen i tæt samarbejde med sekretariatet 5

Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den 16.03.2015 2.3 FODS 8.3 (ny overfladevandsdatabase) PID inkl. tidsplan Bilag 2.3.a - PID for FODS 8.3 2.3.b - Risikolog for FODS 8.3 2.3.c - Projektplan for FODS 8.3 2.3.d - Projektlederens præsentation med status fra Stabsgruppemødet den 24.02.2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedlagte PID. På bestyrelsesmødet den 27.11.2014, blev det besluttet, at projektet skal fortsætte, og at der skulle nedsættes en styregruppe for projektet. Styregruppen blev etableret 06.01.2015. I forhold til PID for FODS 8.3, blev det besluttet, at denne skal opdateres i forhold til tidsplan, og at businesscasen skal opdateres frem til bestyrelsesmødet juni 2015. PID en er revideret i forhold til styregruppens anvisninger, og er godkendt af styregruppen. PID en foreligger dermed til bestyrelsens godkendelse pr. 16.03.2015. Følgende ændringer er foretaget: - Projektorganisationen er blevet opdateret. - Økonomiske forudsætninger er udtaget med henblik på senere implementering jf. businesscasens fremlæggelse i juni. - Tidsplanen er opdateret i forhold til de rammer, der blev vedtaget af bestyrelsen. - Toleranceniveauet for afvigelser er forhøjet fra 5 til 10% Økonomiske konsekvenser Detaljeret business case udarbejdes til bestyrelsesmødet i juni 2015. 6

Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den 16.03.2015 Bilag 2.4 Jordbase PID 2.4.a - PID for Jordbase inkl. bilag 2.4.b Disclaimer på Jordbasen 2.4.c Udkast til pressemeddelelse, eftersendes (under udarbejdelse) 2.4.d Tilsagn fra kommuner Det indstilles, at 1. DMP iværksætter færdigudvikling af Jordbasen, der finansieres via kommunernes og regionernes mellemværendekonti med fordelingsnøglen 50/50 2. DMP varetager drift og support af Jordbasen i op til 2 år (pilotdrift), hvor driften finansieres af Realdania. 3. Bestyrelsen tager til efterretning, at brug af Jordbasen forudsætter brugerens accept af et sæt forretningsbetingelser, jfr. disclaimer 4. Bestyrelsen vedtager udkast til pressemeddelelse 5. Bestyrelsen udpeger deltagere til hhv. styregruppe (regionerne foreslår Hans Fredborg som formand) og projektgruppe På DMP s bestyrelsesmøde den 23.09.2014 (pkt. 2.3) blev det besluttet, at afvente igangsætning af projekt til færdigudvikling af Jordportalen (herefter benævnt Jordbasen), til der var afklaring omkring Bygherreforeningens ansøgning om driftsmidler hos Realdania. Realdania har januar 2015 bevilget 300.000 kr. til drift af Jordbasen i en pilotfase på op til 2 år. Projekt Jordbase igangsættes derfor efter bestyrelsesmødet 16.03.2015, med udviklingsmidler fra mellemværende kontoen og med driftsmidler fra Realdania. Efter ca. 1½ års pilotdrift gennemføres en evaluering af Jordbasen, og der træffes beslutning i DMP s bestyrelse, om løsningen skal opretholdes, og hvorledes den videre drift i så fald finansieres. Som en del af beslutningsoplægget fremlægges forskellige finansieringsmodeller herunder a) Ren DMP finansiering, b) finansiering via abonnement, c) finansiering via klik-afgift eller d) finansiering via bidrag (fuldt eller delvist) fra Bygherreforeningen. Den kommende Jordbase baseres på pilotløsningen/poc, der blev udviklet i 2014 og stiller et digitalt mødested til rådighed for aktører i bygge- og anlægssektoren. Jordbasen understøtter muligheden for, at optimere udveksling og transport af jord i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter. Jordbasen er således et mødested, hvor bygherrer mfl. kan udstille jordmængder, så de kan indgå i planlægningen og udvekslingen af jord mellem andre projekter. Brug af Jordbasen vil forudsætte brugerens accept af et sæt forretningsbetingelser, der tydligt angiver ansvarsforhold. Forretningsbetingelserne vil tage udgangspunkt i vedlagte disclaimer, som underkastes en juridisk granskning i udviklingsfasen. Jordbasen vil øge mulighederne for genbrug af jord, substitution af primære råstoffer, CO2-besparelser og reduceret slid på vejnettet. Derudover vil Jordbasen øge brugen af DMP s data, herunder f.eks. data fra DKjord. En foreløbig beregning af gevinster ved Jordbasen indikerer, at der er økonomiske gevinster på op mod 10 mio. kr. over en 5 årig periode og en C02 besparelse på ca. 1.000 ton. Økonomiske gevinster vil overvejende tilfalde offentlige og private bygherrer, og i mindre grad rådgivere, transportører og modtageanlæg. I tilknytning til igangsætning af projektet udsendes en pressemeddelelse, som er vedlagt denne indstilling. 7

Økonomiske konsekvenser: Udviklingsomkostninger, der omfatter udvikling, teknisk projektledelse, risiko buffer samt udgifter til møder, er på kr. 560.000 kr. og finansieres af kommunernes og regionernes mellemværende konti med fordelingsnøglen 50/50. Drift, support og vedligehold, over en maksimal 2 årig pilotfase, beløber sig til kr. 300.000 og finansieres af Realdania. Samlede udgifter over en 2 årig periode, er 860.000 kr. Regionerne skal derudover afsætte en ressource til rollen som Product Owner (ca. 80 timer) og øvrige parter/interessenter i projektet, skal afsætte ressourcer til test af løsningen (ca. 40 timer samlet). 8

Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den 16.03.2015 Bilag 2.5 Badevand PID 2.5.a - PID for Badevand inkl. bilag Det indstilles, at bestyrelsen godkender igangsættelsen af projektet Badevandsdata i Danmarks Miljøportal i henhold til vedlagte projektinitieringsdokument (PID) med bilag. Projektet Badevandsdata i Danmarks Miljøportal har til formål at effektivisere indsamling, kvalitetssikring og rapportering af data om badevandskvaliteten i Danmark, og at gøre resultaterne af kommunernes overvågning tilgængelig for offentligheden i løbet af badesæsonen. Dette kan gøres ved at genanvende eksisterende teknologi udviklet i regi af DMP til håndtering af data om vandkvalitet i Danmark (systemet PULS). PULS er oprindeligt udviklet til at håndtere data om punktkilder, men modellen vil kunne tilpasses behovene for udveksling af badevandsdata. Den basale brugergrænsseflade i PULS muliggør inddatering og godkendelse af data, men projektet omfatter ikke udviklingen af en egentlig slutbrugerløsning til inddatering af badevandsdata. Udvikling af slutbrugerløsninger sker derfor i overensstemmelse med de retningslinier, som bestyrelsen har lagt derfor. Historiske data om badevandskvaliteten i Danmark vil i løbet af projektet blive overført (migreret) fra lokale databaseinstanser hos kommunerne og NST/GST til PULS. Efter projektets afslutning vil alle nye data blive leveret og kvalitetssikret af laboratorier, kommuner og NST direkte i PULS, på samme måde som data om punktkilder (regnbetingede udledninger, renseanlæg og akvakulturanlæg). Bestyrelsen godkendte ved møde den 06.03.2012 (pkt. 3.3), at DMP overtager driften af badevandsdatabasen i Naturstyrelsen. Bestyrelsen godkendte ved møde den 01.10.2012 (pkt. 3.3), at PULS-databasen anvendes som model for udvikling af en ny database med data om badevandskvalitet. DMP s sekretariat har udarbejdet vedlagte projektinitieringsdokument til realiseringen af ovennævnte beslutninger. Det forudsættes at drift og udvikling af badevand i PULS indgår i det kommende samlede udbud af driften af miljøportalens systemer. Økonomiske konsekvenser: Der afsættes DKK 1.590.000 i afskrivningsbare projektudgifter og DKK 25.000 til ikke afskrivningsbare udgifter i 2015. Derudover afsættes for årene 2016-2020 DKK 243.500 pr. år til drift, support og vedligehold af badevandsdata i PULS. 9

Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den 16.03.2015 Bilag 2.6 PULS, slutbrugerløsning status 2.6.a Status fra tredjepartsleverandører Det indstilles, at bestyrelsen tager nedenstående orientering om slutbrugerløsninger på PULS til efterretning. Der er afholdt afsluttende styregruppemøde den 18.02.2015 med afsluttende middag for alle involverede. Styregruppen fortsætter som styregruppe for Badevandsprojektet, hvis det godkendes (se dagsordenspunkt 2.5) Der har været afholdt en række møder med it-leverandører: Envidan, KMD, Orbicon, Rambøll, Frontmatec, DHI og Krüger for at få viden om rådgivernes planer vedr. udvikling af slutbrugerløsninger på PULS webservices. Seneste møde blev afholdt 15.01.2015. Tilbage i 2011 blev der afholdt to møder med Danva. EnviDan har i samarbejde med en række forsyningsselskaber og en kommune (Holbæk) i begyndelsen af februar 2015 lanceret slutbrugerløsningen EnviPULS, der har været anvendt til opdatering af data i PULS produktionsmiljø. EnviPULS understøtter forsyningsselskabernes behov for inddatering og udtræk af data fra PULS. Videreudvikling til understøttelse af kommunernes behov sker i samarbejde med Holbæk Kommune. Frontmatec har i samarbejde med en række forsyningsselskaber lanceret slutbrugerløsningen AnaMo. AnaMo er endnu ikke anvendt til udveksling af data med PULS produktionsmiljøet, men har været testet med succes op mod PULS demomiljø. AnaMo testes og videreudvikles i samarbejde med en række kommuner. Status for de øvrige tredjepartsleverandører fremgår af vedlagte bilag. Materialet er fremsendt i uge 9 til arbejdsgruppens orientering. Økonomiske konsekvenser Ingen i den konkrete sag. 10

Dagordenspunkt 3. Projekter og opgaver Den 16.03.2015 3.1 Status fra de miljøfaglige følgegrupper Bilag 3.1.a Oversigt over følgegruppedeltagelse (2012 til 2015-01) Det indstilles, at 1. bestyrelsen godkender at kommunerne/kl udpeger et nyt medlem, som indtræder i den miljøfaglige følgegruppe for Grundvand i stedet for Ingela Karlsson, Egedal Kommune 2. bestyrelsen godkender at kommunerne/kl udpeger et nyt medlem indtræder i den miljøfaglige følgegruppe for Jord i stedet for Jesper Raad Petersen, Herlev Kommune 3. bestyrelsen godkender at staten udpeger et nyt medlem fra NST til den miljøfaglige følgegruppe for Jord i stedet for Hanne Hvid Jørgensen, Geodatastyrelsen (GST) 4. bestyrelsen godkender at staten udpeger et nyt medlem fra MST til følgegruppen for Jord i stedet for Eik Kristensen, MST 5. bestyrelsen godkender at kommunerne/kl udpeger et nyt medlem til følgegruppen for Danmarks Arealinformation i stedet for Jens Ole Back, KL Der har i januar og februar været afholdt følgegruppemøder, hvor fokus har været på generel status på forskellige faglige opgaver samt drøftelser omkring strategien vedrørende DAI s fremtid. Stabsgruppen har drøftet udfordringen med, at nogle medlemmer ikke ser sig i stand til at deltage i møderne og bad derfor sekretariatet om at udarbejde en skematisk oversigt over følgegruppedeltagernes deltagelse i møderne, jf. bilag 3.1.a Økonomiske konsekvenser Ingen i den konkrete sag. 11

Dagordenspunkt 4. Økonomi Den 16.03.2015 4.1 Opfølgning på budget 2015-2018, anvendelse af råderummet Det indstilles, at bestyrelsen drøfter nedenstående forslag til anvendelse af råderummet. Bestyrelsen har, under behandlingen af 2015 budgettet på telefonmøde den 11.12.2014, besluttet at genoptage drøftelsen af anvendelsen af det økonomiske råderum. Rådrummet for det godkendte budget for 2015 til 2018 er: Råderum 2015 2016 2017 2018 1.547.977 2.202.337 1.966.186 2.278.075 Det har vist sig, at den nuværende DAI-platform ikke lever op til INSPIRE-kravene. ESRI har et produkt, der muligvis kan hjælpe, men det skal først undersøges. Der har afholdt et møde med Bente Nielsen, GST, fra Stabsgruppen og Informi GIS mente, at emnet først er klar til behandling af bestyrelsen til juni 2015, men at udgiftsniveauet forventelig vil ligger på omkring kr. 200.000-300.000. For badevand (se dagsordenspunkt 2.5) er der i budgettet for 2015 afsat kr. 700.000 til udvikling. Efter en yderligere kvalificering af projektet er der i Business Case en for badevand estimeret med en udviklingsomkostning på kr. 1.590.000. Dette betyder, at der i budgettet skal afsættes yderligere kr. 890.000. Dette betyder en budgetpåvirkning på kr. 178.000 fra 2016 og 5 år frem. Hertil skal lægges en yderligere driftsomkostning på kr. 218.500 til vedligehold og support. Økonomiske konsekvenser Råderum vedr. badvand 2015 2016 2017 2018 Godkendt råderum 1.547.977 2.202.337 1.966.186 2.278.075 Merudgifter til badevand 5.000 396.500 396.500 396.500 Merudgifter til Inspire** 300.000 0 0 0 Råderum incl Badvand og Inspire 1.242.977 1.805.837 1.569.686 1.881.575 ** DMP er ikke bekendt med, hvorvidt der kommer driftsudgifter til. Beløbet er oplyst af GST på stabsmødet den 24.2.2015 I forbindelse med udredningen af eventuelle bindinger for anvendelsen af råderummet pågår pt. undersøgelser af, dels hvorvidt DMP kan overføre råderum fra ét år til et andet og dels, hvorvidt der skal ske en afskrivning af løndele af FODS 8.3. 12

Dagordenspunkt 4. Økonomi Den 16.03.2015 4.2 Årsrapport / Årsberetning 2014 (inkl. målafrapportering 2014 / resultatmål 2015) Bilag 4.2.a - Årsrapport 2014 4.2.b -Årsberetning 2014 Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedlagte Årsrapport 2014 og Årsberetning 2014. Bestyrelsen har i perioden januar - marts 2015 haft Årsrapport og Årsberetning for 2014 i høring. Desuden har Miljøministeriets departement (MiM-Dep) haft årsrapporten til udtalelse. Bestyrelsen har ved skriftlig proces i forbindelse med høring af årsrapporten for 2014 også godkendt DMP s resultatmål for 2015. DMP udarbejder hvert år både en Årsrapport og Årsberetning. En Årsrapport, udarbejdet efter Finansministeriets retningslinjer, da Miljøportalen er på Finansloven. Udover DMP-bestyrelsens godkendelse skal årsrapporten således også godkendes af MiM-Dep. En Årsberetning, da DMP er et fællesoffentligt partnerskab. I denne beretning har sekretariatet mulighed for at uddybe flere af resultaterne. Årsberetningen godkendes udelukkende af bestyrelsen. Bestyrelsen har løbende fået status på resultatmål for 2014. I 2014 havde DMP 17 mål, hvoraf 13 er opfyldt. Resultatet er beskrevet fyldestgørende i afsnittet 2.6.2. Uddybende analyser og vurderinger i årsrapporten. For 2015 har DMP 6 resultatmål fordelt på de 5 indsatsområder i strategien i overensstemmelse med Rigsrevisionens anbefalinger. Bestyrelsen vil i overensstemmelse med årshjulet få en halvårlig afrapportering på fremdriften, på bestyrelsesmødet i juni. DMP s praksis har i de senere år været, at indsætte DMP s resultatmål i skemaform for det kommende år i Årsrapporten. På baggrund af MiMs kommentarer til årsrapporten for 2014, tages resultatmålene ud af rapporten, og de relevante dele beskrives i stedet i prosatekst. Resultatmålene i skemaform vil således fremover være et separat dokument i sammenhæng med budget- og arbejdsplanlægningsforløbet for det kommende år. Økonomiske konsekvenser Ingen i den konkrete sag. 13

Dagordenspunkt 4. Økonomi Den 16.03.2015 4.3 Årsværk 4.3.1 Årsværksbidrag 2014 Bilag 4.3.1.a - Årsværksbidrag fra staten i 2014 Det indstilles, at 1. bestyrelsen tager statens årsværksbidrag til efterretning 2. bestyrelsen tager kommunernes medarbejderressourcebidrag til efterretning Bestyrelsen besluttede på bestyrelsesmødet den 12.03.2014, at årsværksbidraget for 2014 skulle sikre en afvikling af både det akkumulerede årsværksbidrag fra de forudgående år samt årets (2014) årsværksbidrag, i alt 5,1, hvoraf 2,77 var reserveret til generelt i DMP for 2014. Derudover blev det aftalt, at man skulle bruge 2,65 årsværk på en ny overfladevandsdatabase. For 2014 er der blevet brugt 2175,9 timer svarende til 1,6 årsværk. Overfladvandsprojektet startede først i slutningen af 2014, og derfor er det akkumuleret forbrug ikke afviklet. Det betyder, at der skal afvikles 3,49 + 1,38 i alt 4,872 årsværk i 2015, hvilket omregnet til kroner svarer til kr. 3.5 mio., som partnerskabet har til gode hos MiM. GST og NST er pt. i gang med at undersøge, hvorvidt disse midler vil skulle afskrives i DMP, hvis de indgår i et udviklingsprojekt. I forbindelse med DMP-bestyrelsens godkendelse af budgettet for 2015, blev der vedtaget en ny model for denne aftale, således at MiM s årsværks-bidrag fremover ændres til at bestå af et finansielt bidrag (driftsbidrag), der indfases med 50% virkning i 2015 og med fuld virkning fra 2016. Kommunernes medarbejderressourcebidrag i 2014 ligger på 1522,5 timer svarende til 1,1 årsværk, som afregnes løbende. Medarbejderressourcebidraget for kommunerne er opgjort på baggrund af, at sekretariatet hvert kvartal beder hver enkelt person om en opgørelse over timeforbruget. Staten Nedenstående opgørelse er fra MiM og viser et samlet forbrug på 2176 timer, hvilket svarer til 1,6 årsværk ud af de aftalte 2,8 årsværk. 2 Årsværkspris for 2015 er 725.589 14

Tabellen nedenfor viser den akkumulerede afvigelse på 4,03 årsværk 3. Tabellen viser årsværksbidraget fra 2008 og frem. 2008* 2009* 2010 2011 2012 2013 2014 1 Statens aftalte årlige ÅV-omkostninger 2.700.000 2.600.000 2.630.880 2.376.371 2.376.371 2.376.371 2.376.371 2 ÅV-pris 593.000 593.000 609.000 609.000 649.000 707.400 714.865,50 3 ÅV i alt 4,55 4,38 4,32 3,9 3,66 3,36 3,32 4 Statens aftalte årlige ÅV i SLA kontrakter 2,12 2,12 2,12 1,22 0,97 0,52 0,52 5 ÅV rest uden for SLA kontrakter 2,43 2,26 2,2 2,68 2,69 2,84 2,8 6 Ministeriets leverede ÅV 3,83 2,13 1,48 2,09 1,93 1,3 1,61 7 Årets afvigelse 1,4-0,13-0,72-0,59-0,76-1,54-1,19 8 Akkumuleret afvigelse 1,4 1,26 0,54-0,05-0,81-2,3-3,49 * Tallene er hentet fra Årsrapporterne for 2008 og 2009 Kommunerne For medarbejderressourceforbruget fra kommunerne er der tegnet en aftale med hver enkelt person, og der afregnes pr. time, der er anvendt på projekterne: Anders Nørskov Stidsen, Ringkøbing-Skjern Kommune har i 2014 brugt 519 timer, hvilket svarer til ca. 0,4 årsværk. Anders arbejder med PULS fase 3, Dambrugsdata Henrik Kokholm, Holbæk Kommune har i 2014 brugt 205 timer, hvilket svarer til ca. 0,2 årsværk. Henrik har brugt 72 af de samlede timer i forbindelse med PULS. Martin Bruun, Næstved Kommune har i 2014 brug 798,5 timer, hvilket svarer til ca. 0,6 årsværk. Martin er faglig projektleder på FODS 8.3. Økonomiske konsekvenser Partnerskabet har årsværk til gode, som svarer til kr. 2,5 mio. 3 I 2014 skal MiM levere 3,32 årsværk til Danmarks Miljøportal, heraf går 0,52 til driftsaftalen med GEUS om drift af Jupiter. 15

Dagordenspunkt 4. Økonomi Den 16.03.2015 4.3 Årsværk 4.3.2 Årsværkskontrakt 2015 Bilag 4.3.2.a Årsværkskontrakt for 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsværkskontrakten for 2015. Miljøministeriet (MiM) har siden 2007 betalt en del af sit bidrag til DMP som årsværk. I 2015 påbegyndes en udfasning af denne ordning. Fra og med 2016 vil MiM s bidrag til DMP være i likvide midler ligesom de to andre parter. Dog vil DMP stadig havde et årsværksbidrag til GEUS (Klima-, Energi- og Bygningsministeriet) på 0,52 svarende til kr. 377.306 kr. i 2015 time priser. På mødet den 27.11.2014 har bestyrelsen godkendt at: 1. at bestyrelsen godkender en ændring af ÅV-kontrakten, således at MiM s ÅV-bidrag omlægges til hovedsagelig at bestå af en forhøjelse af ministeriets økonomiske bidrag, og at ændringen indfases med 50% virkning i 2015 og yderligere 50% i 2016. 2. at bestyrelsen godkender årsværkskontrakten på i alt 1,9 ÅV og 1.188.000 kr. i 2015 hvoraf 0,52 går til GEUS. Så for 2015 skal miljømister levere 1,38 ÅV. 3. at 3,49 ÅV, som udgør i.f.t. tidligere års kontrakter med MiM, anvendes i.f.m. FODS 8.3 projektets udvikling af en ny fællesoffentlig overfladevandsdatabase. Økonomiske konsekvenser DMP sender faktura til MiM s tre styrelser på kr. 999.532,4 4 efter fordelingsnøglen: NST (60%) kr. 599.719,42, GST (20%) kr. 199.906,47 og MST(20%) kr. 199.906,47. Dertil kommer, at 1,38 ÅV bliver afviklet via årsværksaftalen for 2015 samt det akkumuleret ÅV på 4,03, som betyder, at DMP pr. 01.01.2015 har et tilgodehavende på kr. 3,5 mio. Heraf forventes det, at de 3,49 ÅV anvendes på FODS 8.3. Det betyder eventuelt en afskrivning på FODS 8.3 projektet på kr. 2,5 mio. 4 (Kr. 2.376.371-(0,52ÅVx Kr. 725.589,00 ÅV pris i 2015))½= kr. 999.532,4 16

Dagordenspunkt 5. Data Den 16.03.2015 5.1 Dataansvarsaftale Bilag 5.1.a - Dataansvarsaftale for Grundvand Det indstilles, at bestyrelsen godkender ajourføringen af dataansvarsaftalens bilag til Grundvand. Dataansvarsaftalen Bilag 3 for Grundvandsområdet er blevet opdateret af den miljøfaglige følgegruppe for Grundvand i forbindelse med indførelse af B-boringer, påbudsdata for ikke-almene vandforsyninger, der fremover skal indgå i Ejendomsdatarapporten (DIADEM), samt tilføjelsen af yderligere datasæt fra Grundvandskortlægningen. Følgende datasæt er blevet tilføjet: Påbud for ikke-almene vandforsyninger Forsyningsdata som basis for indvindingsoplande Boringsnære beskyttelsesområder (BNBO) B-boringer Vandkemiske prøver og analyser Jordkemiske prøver og analyser Luftkemiske prøver og analyser Indsatsområder fra Grundvandskortlægningen Indvindingsoplande udenfor OSD fra Grundvandskortlægningen Yderligere er dataansvarsaftalen opdateret i henhold til ændringer i retsgrundlaget og datamærkning er tilføjet. Den miljøfaglige følgegruppe for Grundvand arbejder på at opdatere dataansvarsaftalen, så en ny version er færdig inden bestyrelsesmødet. 17

Dagordenspunkt 6. Drift Den 16.03.2015 6.1 Driftsstatus Det indstilles, at bestyrelsen tager driftsstatus til efterretning. Transitionen I forbindelse med transitionen og den medfølgende opgradering af DAI, oplevedes nogle fejl i Arealinformation. De fleste fejl er efterfølgende blevet løst løbende, og de sidste fejl forventes rettet med næste servicevindue. Ingen af fejlene har medført nedbrud, og systemet har været brugbart i hele perioden. I forbindelse med transitionen af overfladevandssystemerne er der oplevet problemer med de lokale sikkerhedsindstillinger i kommunerne, som har vist sig at være meget forskellige. Problemerne er blevet løst både ved tilretning af DMP s løsning og de lokale organisationers indstillinger. Miljøministeriet har også været ramt, primært fordi de oplysninger fra MiM om brugere i MiM leveret af Statens IT via føderationsbrugerstyringen har været mangelfulde. De fleste problemer er løst, men der kigges stadigvæk på de tilbageværende problemer i samarbejde mellem NST, SIT og DMP. Drift af Jagttegn.dk Fra den 28.02.2015 og indtil tirsdag den 03.03.2015 er der udstedt godt 80.000 logins til Jagttegn.dk. I samme periode er der modtaget ca. 80 automatiske fejlmeddelelser. En supportprocedure for information til de berørte brugere om afhjælpning af problemet er iværksat af sekretariatet. ISO27001-compliance Alle offentlige myndigheder skulle være ISO27001-compliance ved årsskiftet 2014. Sekretariatet er i gang med at undersøge, om DMP lever op til denne standard, eller hvad der skal til for at gå fra nuværende niveau DS 484 til ISO27001. (Rigsrevisionen gennemgik DMPs it sikkerhed for 2012 med et tilfredsstillende resultat). Henvendelse fra Beredskabsstyrelsen Danmarks Miljøportal har fået en henvendelse fra Beredskabsstyrelsen vedrørende status på beredskabsplanlægningen, hvor sekretariatet har besvaret spørgsmål og returneret nedenstående til Miljøministeriets Departement, der sørger for et samlet svar til Beredskabsstyrelsen. Danmarks Miljøportal har alle it-systemer på Microsofts Azure-miljø beliggende i hhv. Dublin og Amsterdam. Alle systemer inkl. back-up ligger redundant i de to driftscentre. De 15 systemer er netværksmæssigt skilt ad, så forekommer hacking på ét system, vil det ikke påvirke de andre systemer. I tilfælde af incidents mv. anvender vi den overordnede beredskabsplan [red. er vedhæftet i mailen, og ligger på Miljøportalens intranet]. Under beredskabsplaner er der et ophæng indeholdende individuelle beredskabsplaner for de enkelte systemer. For så vidt angår de fysiske rammer bor vi til leje hos Geodatastyrelsen, og benytter dermed Miljøministeriets beredskabsplan for fysiske rammer. (svar fra DMP, sendt til Beredskabsstyrelsen den 18.02.2015). 18

Dagordenspunkt 6. Drift Den 16.03.2015 6.2 Plan for udbud af overfladevandsdatabaserne Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, at DMP skal forlænge de nuværende kontrakter om vedligehold af overfladevandssystemerne STOQ og WIN, indtil de kan udfases i forbindelse med, at den nye overfladevandsdatabase er implementeret, da de ikke er udbudsegnede. Det er planen, at STOQ og WIN-systemerne udfases, når der bliver implementeret en ny overfladevandsdatabase. MiM har via Miljøministeriets Koncern Data og Digitalisering (KDD) rådført sig med Miljøministeriets Indkøb og Udbud (MIU), der har vurderet udbudspligten og udbudsegnetheden for disse overfladevandssystemer. Det er MIU s vurdering, at der er tale om udbudspligtige opgaver, der er omfattet af udbudsreglerne. Ifølge udbudscirkulærets 5 er statsinstitutioner dog fritaget for at gennemføre udbudsforretninger, hvis det kan godtgøres at omkostningerne ved at gennemføre et udbud er uforholdsmæssige store. I de aktuelle tilfælde er det meget sandsynligt, at en eventuel besparelse ikke står i forhold til transaktionsomkostningerne ved gennemførelse af to udbud. Omkostningen ved at gennemføre et udbud for STOQ og Win-systemerne blev i 2011 vurderet til 0,6-1 million for hvert system. Sådanne udgifter vil ikke stå mål med den eventuelle gevinst ved at indgå en ny aftale om drift af systemerne I 2011 (hvor DMP s sekretariat foretog en udbudsegnethedsvurdering) konkluderede DMP, at STOQ og WIN databaserne skulle lukkes i forbindelse med konverteringen til ODA. Der er tale om gamle applikationer, der ikke er dokumenterede og som hviler på gammel teknologi. Kontrakterne med henholdsvis Rambøll (vedligehold af STOQ) og CGI (vedligehold af WIN-systemerne) blev derfor holdt på et minimum af hensyn til fremtidig strategi, selvom kontraktværdien på begge kontrakter løbende overskrider EU-tærskelværdien målt over en periode på 48 måneder. Support og vedligehold var stødt faldende på det tidspunkt. Imidlertid har NST haft et stort behov for en lang række forbedringer, og alene i 2014 er der anvendt mange ressourcer på STOQ. På bestyrelsesmødet den 27. november 2014 vedr. punkt 6.2, plan for kommende udbud, besluttede Bestyrelsen, at MiM-repræsentanterne skulle bede Miljøministeriets Indkøb og Udbud (MIU) vurdere, hvad DMP bør gøre i forbindelse med vedligehold af de eksisterende overfladevandssystemer, indtil de kan udfases i forbindelse med, at den nye overfladevandsdatabase er implementeret. 19

Økonomiske konsekvenser Det skønnes, at de samlede udgifter til systemvedligehold de kommende 3 år vil være henholdsvis ca. 700.000 kr. til STOQ og 600.000 kr. til Win-systemerne. Omkostningen ved at gennemføre et udbud for STOQ og Win-systemerne blev i 2011 vurderet til 0,6-1 million for hvert system. 20

Dagordenspunkt 7. Kommunikation Den 16.03.2015 7.1 Generel kommunikation Bilag Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om kommunikationsaktiviteter til efterretning, herunder at ajourføringsstatistikker ikke fremover skal have egen sagsfremstilling. Stabsgruppen foreslår, at ajourføringsstatistikkerne fremover ikke skal have sin egen sagsfremstilling, medmindre bestyrelsen skal tage stilling til noget specifikt. Ajourføringsstatistikkerne ligger på DMP s hjemmeside under Inddater miljødata/dataansvar/statistik på ajourføring af data (http://www.miljoeportal.dk/inddatering_data/registrer_dataansvar/sider/forside.aspx) På baggrund af diskussionen i stabsgruppen foregår der i sekretariatet p.t. overvejelser om, hvorledes i forvejen loggede statistikker kan benyttes mere kvalitativt. Siden sidste bestyrelsesmøde er der udsendt 3 nyhedsbreve, sekretariatet har været på roadshow hos 19 kommuner og afholdt 6 webinarer. Sekretariatet har pr. 16.03.2015 været på 19 roadshows rundt i landet. I alt er 45 roadshows planlagt, dertil kommer nogle små kommuner, der vil få besøg af sekretariatet i efteråret 2015. Nogle medarbejdere fra NST (hhv. Odense og Bornholm) har desuden aftalt med deres lokale kommune, at de også deltager i Roadshowet. Det er især emnerne Arealinformation, fremsøgning af naturdata, NaturAppl og PULS, der har været efterspurgt. DMP s sekretariats omrejsende medarbejdere er glade for at møde natur-, miljø- og GISmedarbejdere live. Det giver sekretariatet en masse viden at se, hvordan arbejdsgangene er i kommunerne, og hvilke problemstillinger medarbejderne sidder med i det daglige. Spørgsmål der ikke besvares på dagen, tages med tilbage til sekretariatet, som efterfølgende følger op, laver FAQs og/eller opretter sager. De mange input bliver derved brugt til at forbedre DMP s sekretariats support og mange selvbetjeningsværktøjer som FAQ, film og vejledninger. De besøgte kommuner har været meget positive over at lære DMP s sekretariat bedre at kende og få viden om, hvor de kan få hjælp til systemerne. Mange har desuden opdaget, hvor meget de egentlig kan bruge DMP til i deres daglige arbejde. 21

7. Kommunikation Den 16.03.2015 7.2 Kommende møder i bestyrelsen Bilag Det indstilles, at bestyrelsen tager nedenstående information om kommende møder til orientering. Kommende bestyrelsesmøder og aktiviteter i bestyrelsen: 2015: Den 19. juni 2015 kl. 10-15 v/søren Reeberg, GST København Efteråret 2015 Fællesmøde Hindsgavl (er reserveret), Middelfart Den 1.-2. oktober 2015 kl. 16-16, Bestyrelsesseminar i København Den 3. december 2015 kl. 13-17 v/david Fjord, NST, København (?) 2016: Den 16. marts 2016 kl. 13-17 v/eva Kanstrup, Herning Kommune Ultimo april 2016 kl. 9-17 Brugerseminar Den 6. juni 2016 kl. 13-17 v/ Erling F. Poulsen, KL København Den 14-15. september kl. 16-16 Bestyrelsesseminar v/ Hans Fredborg, Region Midtjylland, Viborg Den 2. november 2016 kl.10-16 Fællesmøde Hindsgavl, Middelfart Den 8. december kl. 13-17 v/søren Reeberg Nielsen, GST København 22

Dagordenspunkt 8. Eventuelt Den 16.03.2015 8.1 Eventuelt 23

Dagordenspunkt 9. Bilag Den 16.03.2015 9.1 Bilag Bilag, som er vedlagt dagsorden: 1.3.a - Funktionsbeskrivelser for DMPs sekretariat 1.3.b - 2.1.a - Matrix for primær og sekundær for DMPs sekretariat Årshjul for bestyrelsesemner 2.3.a - PID for FODS 8.3 2.3.b - Risikolog for FODS 8.3 2.3.c - Projektplan for FODS 8.3 2.3.d - Projektlederens Powerpoint fra Stabsgruppemødet den 24.02.2015 2.4.a - 2.4.b 2.4.c 2.4.d - 2.5.a - 2.6.a PID for Jordbase inkl. bilag Disclaimer på Jordbasen Udkast til pressemeddelelse, eftersendes (under udarbejdelse) Tilsagn fra kommuner PID for Badevand inkl. bilag Status fra tredjepartsleverandører 3.1.a - Oversigt over følgegruppedeltagelse (2012 til 2015-01) 4.2.a - Årsrapport 2014 4.2.b - Årsberetning 2014 4.3.1.a - Årsværksbidrag fra staten i 2014 4.3.2.a - Årsværkskontrakt for 2015 5.1.a - Dataansvarsaftale for Grundvand 24