Region Midtjylland Regionssekretariatet

Transkript

1 Region Midtjylland Regionssekretariatet Viborg, den 28. februar 2013 /LOHOLK Referat af møde i demokratiudvalget den 20. februar 2013 kl. 13:00

2 Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af referat fra den 13. september Opfølgning på studieturen 2 3 Politisk kodeks 5 4 Drøftelse af valgaktiviteter 7 5 Oplæg til drøftelse af den fremtidige repræsentation i hverv 10 6 Eventuelt 12

3 Godkendelse af referat fra den 13. september 2012 Resumé Referat fra mødet i demokratiudvalget den 13. september 2012 er vedlagt med henblik på godkendelse. Administrationen indstiller, at referatet fra møde i demokratiudvalget den 13. september 2012 godkendes. Sagsfremstilling Referatet fra møde i demokratiudvalget den 13. september 2012 er tidligere fremsendt til udvalget, men er vedlagt som bilag med henblik på endelig godkendelse. Beslutning Referatet blev godkendt. Anders Vistisen, Carl Johan Rasmussen og Niels Callesøe var forhindrede i at deltage i sagens behandling. Bilag Referat demokratiudvalget september 2012

4 Opfølgning på studieturen Resumé Demokratiudvalget var på studietur til Tampere, Finland den 31. oktober-2. november Der foretages en opfølgning på studieturen med henblik på drøftelse og afklaring af demokratiudvalgets udbytte af turen samt med henblik på drøftelse af rapport til regionsrådet. Administrationen indstiller, at der foretages en opfølgning på studieturen, herunder drøftelse af udbytte fra studieturen og udkast til rapport. Sagsfremstilling Demokratiudvalget har været på studietur til Finland den 31. oktober-2. november Formålet med studieturen har været at understøtte udvalgets formål om at indsamle viden og erfaringer om, hvordan man kan arbejde med borger- og brugerinddragelse både i Danmark og i udlandet, samt indhente inspiration til valgaktiviteter og politisk kodeks. Der er udarbejdet udkast til rapport for studieturen, der er vedlagt som bilag. Opsamling studietur På studieturen havde demokratiudvalget en kort opsamling fra turen. Nogle af bemærkningerne fra opsamlingen fremgår af nedenstående. Borgerinddragelse: Det var udvalgets vurdering, at Tampere har en stor vilje til borgerinddragelse og arbejder systematisk med det. De har valgt relativ enkle it-systemer. En af fordelene ved Tamperes system er, at borgernes kommentarer hurtigt blev delt, og at man har mulighed for at se og kommentere andres kommentarer med det samme. Ikke desto mindre var det et relativt begrænset antal kommentarer, de modtog på nogle af emnerne. Det er dog generelt vurderingen, at såvel politikerne som administrationen arbejder på og betragter borgerinddragelsen som en relativ naturlig del. Valgaktiviteter: Tamperes valgaktiviteter blev også drøftet. Tampere fremhævede brug af Voting Advice Application (VAA), som udvalget også ønskede at drøfte anvendelsen af på et senere tidspunkt sammen med valgaktiviteter generelt. Det blev bemærket, at VAA formentligt bør udarbejdes i samarbejde med en mediepartner, da det kan være svært at få borgerne til at gå direkte ind på Region Midtjyllands hjemmeside. Politisk kodeks: I forhold til politisk kodeks var det udvalgets indtryk, at Tampere havde arbejdet for at lave en sammenhængende struktur for samarbejdet internt mellem politikerne og mellem politikere og embedsmænd.

5 3 I forbindelse med opsamlingen blev det aftalt, at udvalget på et kommende møde drøfter, om udvalget skal lave anbefalinger for, hvornår og hvordan man kan lave borgerinddragelse i Region Midtjylland. I den sammenhæng bemærkede udvalget, at man f.eks. kan overveje, om man skal inddrage borgerne ved udvalgte emner, eller om man ønsker mere generel borgerinddragelse, og at man bør have en drøftelse af, hvad formålet med borgerinddragelse er, og hvordan man kan håndtere borgernes input. Det blev også foreslået, at man kan afprøve nogle mindre set-up i starten for at få nogle erfaringer og derefter vurdere udbytte m.m. Det blev aftalt, at drøftelser vedrørende valgaktiviteter drøftes på et kommende møde i demokratiudvalget - jf. punkt 4, og at overvejelserne vedrørende politisk kodeks også drøftes særskilt på et møde, jf. punkt 3. Regnskab Regnskab for studieturens seks udvalgsmedlemmer fremgår af nedenstående tabel: Det oprindelige budget, der blev godkendt af regionsrådet, var udarbejdet for syv medlemmer og var på kr. Der var efterfølgende afbud fra et af udvalgsmedlemmerne, og regnskabet er derfor lavet for seks medlemmer. Beslutning Det blev tilkendegivet, at det generelt var en spændende studietur med gode oplæg. Det blev bemærket, at Tampere blandt andet havde nogle spændende digitale tiltag for direkte borgerinvolvering, og at de benytter involveringen meget tidligt i forløb. Dernæst fulgte en drøftelse af borgerinddragelse. Det blev blandt andet påpeget, at forventningsafstemning med borgerne er vigtigt, og at man bør anerkende, at nogle opgaver har en kompleksitet, der kræver en særlig indsigt og viden, og derfor ikke nødvendigvis egner sig til involvering. Det blev bemærket, at hvis demokratiudvalget skal lave anbefalinger vedrørende borgerinddragelse, fx til afrapportering til regionsrådet, bør udvalget definere nogle afgrænsede områder, hvor det kan være hensigtsmæssigt med inddragelse samt skitsere formål og forventningsafstemning. En sådan afgrænsning vil kunne drøftes på et senere møde i demokratiudvalget. Udkast til studietursrapport og regnskab blev drøftet. Det sættes på regionsrådsmødet den 20.marts 2013 med henblik på godkendelse.

6 4 Anders Vistisen, Carl Johan Rasmussen og Niels Callesøe var forhindrede i at deltage i sagens behandling. Bilag Studietursrapport_Tampere_

7 Politisk kodeks Resumé På møde i demokratiudvalget den 13. september 2012 blev det aftalt, at udvalget kunne fortsætte drøftelsen af politisk kodeks på dette møde. Dels for at drøfte nogle af de dilemmaer, der ikke blev drøftet sidst, dels for at alle i udvalget er bekendte med emnet og dels for at blive mere konkret i forhold til en eventuel videre proces med politisk kodeks. Administrationen indstiller, at politisk kodeks drøftes, herunder den eventuelle videre proces. Sagsfremstilling På seneste møde i demokratiudvalget den 13. september 2012 drøftede udvalget politisk kodeks. På mødet blev det aftalt, at udvalget med fordel kunne fortsætte drøftelsen på et kommende møde. Dels for at drøfte nogle af de dilemmaer, der ikke blev drøftet sidst, dels for at alle i udvalget er bekendte med emnet og dels for at blive mere konkret i forhold til en eventuel videre proces med politisk kodeks. På baggrund af mødet den 13. september 2012 er der udarbejdet en opsamling af drøftelsen, som fremgår af vedlagte bilag. Der foreslås, at nogle af de øvrige dilemmaer drøftes, ligesom der er mulighed for at supplere og kommentere opsamlingen. Såfremt demokratiudvalget ønsker at fastholde at arbejde videre med emnet, kan en mulig tidsplan være som nedenstående: Drøftelse af politisk kodeks på temamøde den 22. april Opsamling af temamøde på møde i demokratiudvalget den 16. maj 2013, herefter udarbejdelse af anbefalinger til nyt regionsråd. Fremlæggelse af "politisk kodeks" sammen med demokratiudvalgets afrapportering på temamøde den 23. september Præsentation af politisk kodeks for nyt regionsråd i forbindelse med introduktionsarrangementer eller temadag primo Opsamlingsnotat, inspirationspjece og dilemmaer er vedlagt som bilag. Beslutning Da flere af udvalgets medlemmer ikke var til stede til drøftelsen, blev det besluttet at udsætte punktet til næste møde i demokratiudvalget den 16. maj 2013.

8 6 Anders Vistisen, Carl Johan Rasmussen og Niels Callesøe var forhindrede i at deltage i sagens behandling. Bilag Opsamling politisk kodeks Inspirationspjece politisk kodeks Dilemmaer

9 Drøftelse af valgaktiviteter Resumé Administrationen giver en orientering om planlagte valgaktiviteter, herunder også fælles regionale valgaktiviteter, med henblik på en efterfølgende drøftelse af valgaktiviteter. Drøftelsen har til formål, at demokratiudvalget kan komme med kommentarer og forslag til valgaktiviteter i forbindelse med regionsrådsvalget Administrationen indstiller, at valgaktiviteter drøftes. Sagsfremstilling Der skal afholdes regionsrådsvalg den 19. november I den forbindelse ønskes en drøftelse af mulige valginitiativer og aktiviteter. Til drøftelsen ønskes demokratiudvalgets bemærkninger og forslag til kommende valgaktiviteter, herunder erfaringer og evaluering af aktiviteter ved sidste regionsrådsvalg Administrationen giver en orientering på mødet om planlagte valgaktiviteter i samarbejde med Danske Regioner og de øvrige regioner. Af fælles regionale initiativer er der blandt andet lagt op til følgende: 1. Fælles WEB-platform 2. Fælles kommunikationsindsats/informationskampagne i de sidste tre uger op til valget 3. Fælles pakke til regionerne med fokus på de unge 1. Fælles web-platform Administrativt arbejdes der på etablering af en fælles WEB-platform. Den fælles platform skal rumme basisinformationer om regionerne og kandidaterne til valget. Derudover er hensigten også, at platformen skal skabe rum for debat og dialog mellem kandidater og vælgere. Platformen skal tænkes sammen med sociale medier, ligesom indholdet skal kunne anvendes lokalt på regionernes hjemmesider m.m. Formålet med den fælles webplatform er at sikre en fælles branding af regionerne udadtil samtidig med en ressourcebesparelse. 2. Fælles kommunikationsindsats/informationskampagne i de sidste tre uger op til valget Danske Regioner arbejder på et fælles kampagnelayout og budskab til en landsdækkende og en regional kampagne. Den landsdækkende kampagne kan f.eks. bestå af outdoorreklamer, online web bannerreklamer, radioreklamer, gratis postkort og OBS-indslag på DR1.

10 8 Den regionale kampagne afvikles af den enkelte region med indrykning i f.eks. regionale dagblade, ugeaviser og lignende med den enkelte region som afsender, men med det fælles kampagnedesign og budskaber. Det er også muligt at tilføje budskaber, som er specifikke for Region Midtjylland. Der indhentes i øjeblikket tilbud på annoncering. Herefter fastlægges det, hvilke konkrete annonceformer, der vælges. 3. Fælles pakke til regionerne med fokus på de unge Danske Regioners demokratiudvalg udarbejder en samlet pakke til regionerne, der skal skærpe de unges interesse for og deltagelse i valget og det regionale perspektiv. Pakken skal målrettes mod førstegangsvælgere på skoler. Pakken vil bestå af informationsbrev til skolerne, udkast til program, dilemmaer til diskussion, film, set-up til smsafstemninger og forslag til muligt indhold i en mere regional del. Til drøftelsen er desuden vedlagt notat over Region Midtjyllands valgaktiviteter ved regionsrådsvalget i Beslutning Der blev orienteret om planlagte valgaktiviteter i samarbejde med Danske Regioner og de øvrige regioner. Der vil blandt andet være en fælles web-platform samt en fælles kommunikationsindsats/informationskampagne. De fælles initiativer har blandt andet til formål at skabe større synlighed og gennemslagskraft, og derudover giver det også økonomiske besparelser ved fælles initiativer. Derudover er der udarbejdet en fælles pakke med fokus på de unge. Pakken består af, at der skal afholdes ca. 20 møder på uddannelsessteder med 4 politikere til stede ved hvert møde. Afviklingen af møderne blev drøftet. Det blev i den forbindelse foreslået, at besøgene så vidt muligt ligger i september, så de ikke er for tæt på selve valget. Det var der enighed om, og administrationen viderebringer forslaget til de ansvarlige for planlægningen. Det blev foreslået, at man lægger op til, at det er gruppeformændene, der drøfter, hvilke politikere, der deltager på møderne, med henblik på at partierne står for udvælgelsen. Det blev pointeret, at man også bør gøre opmærksom på møderne i offentligheden, så det er muligt for interesserede kandidatlister at rette henvendelse til Region Midtjylland med henblik på at være repræsenteret i besøgene. Det blev bemærket, at det er godt med de fælles initiativer, men at det også er vigtigt at sikre profilering af Region Midtjylland selvstændigt. Der blev desuden suppleret med, at man skal være opmærksom på at have klare og enkle budskaber i annonceringen. Administrationen gjorde opmærksom på, at regionsrådet løbende vil blive informeret om initiativerne, fx om blå bog, tidspunkter for lancering af kampagner m.m. Derudover havde udvalget ikke andre forslag til valgaktiviteter. Hvis der kommer henvendelser vedrørende valgaktiviteter, bør man dog være positiv over for dem og vurdere dem inden for de givne rammer. Anders Vistisen, Carl Johan Rasmussen og Niels Callesøe var forhindrede i at deltage i sagens behandling.

11 9 Bilag Oversigt valgaktiviteter regionrådsvalget 2009

12 Oplæg til drøftelse af den fremtidige repræsentation i hverv Resumé Region Midtjylland udpeger i hver valgperiode medlemmer til at varetage poster i for eksempel bestyrelser, udvalg, råd, nævn mv., hvor Region Midtjylland i henhold til lov eller anden bestemmelse skal være repræsenteret. Udpegningerne sker typisk efter en henvendelse fra de enkelte organisationer, eller hvor lovgivningen pålægger regionen at oprette udvalg eller organer. Der er på nuværende tidspunkt 157 hverv, som regionsrådet skal foretage udpegning til. Demokratiudvalget har jf. møde den 13. september 2012 ønsket at få en oversigt over og drøftelse af hverv. Det foreslås, at demokratiudvalget tager en indledende drøftelse af den fremtidige repræsentation i bestyrelserne mv. og kommer med anbefalinger til regionsrådet i forhold til de fremtidige udpegninger. Administrationen indstiller, at oplægget drøftes. Sagsfremstilling Der er tre væsentlige aspekter i forbindelse med en drøftelse af den fremtidige repræsentation. Det første aspekt er, hvorvidt udpegningen af en repræsentant er lovpligtig. Det vil sige, at lovgivningen pålægger regionen at udpege medlemmer. Det andet aspekt er, om repræsentanten skal være en person, der er medlem af regionsrådet, eller om der er mulighed for at vælge et ikke-regionsrådsmedlem eller en administrativ repræsentant. Det tredje aspekt er, hvorvidt regionsrådet også fremover ønsker at være repræsenteret i de pågældende hverv. Dette gælder i alle tilfælde, hvor regionsrådet ikke er forpligtet til at udpege et medlem. Administrationen vil i forbindelse med valget til regionsrådet i november 2013 og den efterfølgende konstituering tage kontakt til alle bestyrelser mv. for at undersøge, hvorvidt der også fremadrettet ønskes repræsentation fra Region Midtjylland. I det vedlagte notat er hvervene forsøgt opstillet systematisk efter kategorier, der giver et overblik til den efterfølgende drøftelse.

13 11 Beslutning Det vedlagte notat over hverv blev drøftet. Det blev foreslået, at notatet udbygges yderligere, blandt andet med en skitsering af baggrundene for Region Midtjyllands repræsentation. Herefter lægges der op til, at gruppeformændene kan drøfte udpegningen, herunder drøftelse af nødvendigheden af, om det er regionsrådsmedlemmer, der er repræsenteret, eller om der er tilfælde, hvor det kan være et ikke-regionsrådsmedlem eller en administrativ repræsentant. Desuden bør drøftelsen indeholde overvejelser om, hvorvidt regionsrådet fremover ønsker at være repræsenteret i de pågældende hverv, herunder en objektiv stillingtagen til og argument for Region Midtjyllands repræsentation. Endvidere blev det foreslået, at gruppeformændene også bør forholde sig håndteringen af forespørgsler fra bestyrelser mv. om Region Midtjyllands repræsentation, herunder relevansen af de enkelte forespørgsler. Det er vigtigt at pointere, at en drøftelse af hverv alene er udtryk for et ønske om at sikre relevansen af repræsentationen samt bedst mulig udnyttelse af regionsrådsmedlemmernes ressourcer. Anders Vistisen, Carl Johan Rasmussen og Niels Callesøe var forhindrede i at deltage i sagens behandling Bilag Oplæg til Demokratiudvalgets drøftelse af fremtidige repræsentation i hverv

14 Eventuelt Sagsfremstilling Under dette punkt er der mulighed for at orientere om aktuelle emner. - Besøg hos Morsø Kommune med "Politisk Kodeks" som tema Region Nordjylland har arrangeret et møde med Morsø Kommune den 12. marts 2013 kl med henblik på at høre Morsø kommunes arbejde og erfaringer med politisk kodeks. Region Midtjyllands demokratiudvalg er inviteret til at deltage. - Tilbagemelding fra fællesmøde med Region Nordjylland og Danske Regioners demokratiudvalg Der gives en tilbagemelding fra fællesmødet med Region Nordjylland og Danske Regioners demokratiudvalg den 18. december Referat fra mødet er vedlagt som bilag. Beslutning Der blev orienteret om møde vedrørende Politisk Kodeks samt fællesmøde med Region Nordjylland og Danske Regioners demokratiudvalg. Begge emner blev taget til orientering. Anders Vistisen, Carl Johan Rasmussen og Niels Callesøe var forhindrede i at deltage i sagens behandling. Bilag Referat_fællesmøde_demokratiudvalg