RETNINGSLINJER FOR WHISTLEBLOWERORDNING HOS FÆRCH PLAST Version 1.0-2018
Færch Plast - Retningslinjer for whistleblowerordning I disse retningslinjer beskrives baggrunden for Færch Plast s whistleblowerordning, hvordan den fungerer, og hvad der kan indberettes via ordningen. 1 Formål Formålet med disse retningslinjer er at give medarbejdere og andre tilknyttede personer et frivilligt alternativ til indrapportering af alvorlige forseelser ud over de almindelige kommunikationsveje. Ved implementeringen af denne ordning skabes der ligeledes yderligere respekt inden for organisationen om Færch Plasts forpligtelser til at overholde såvel love og forordninger som interne retningslinjer og politikker. 2 Hvem kan benytte ordningen Ordningen kan benyttes af medarbejdere hos Færch Plast, medlemmer af direktionen og bestyrelsen, revisorer, advokater, samt medarbejdere hos leverandører og samarbejdspartnere. Ordningen kan kun bruges til at rapportere om personer, som er tilknyttet Færch Plast f.eks. medarbejdere, medlemmer af direktionen og bestyrelsen, revisorer, leverandører og advokater. Der kan rapporteres med navn eller man kan vælge at rapportere anonymt. 3 Hvad kan rapporteres via ordningen Der kan kun ske rapportering via ordningen om alvorlige forseelser. Ved alvorlige forseelser forstås: Alvorlig økonomisk kriminalitet, herunder bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk og lignende. Uregelmæssigheder på områderne regnskabsføring, intern regnskabskontrol og revision. Mistanke om korruption og kriminalitet. Miljøforurening. 2
Alvorlige brud på arbejdssikkerheden. Alvorlige forhold, der retter sig mod en ansat, f.eks. vold eller seksuelle overgreb. Tilfælde, hvor medarbejdere væsentligt udnytter systemadgange til at skaffe sig oplysninger om kollegaer eller andre, uden at der er et arbejdsmæssigt behov. Overtrædelse af gældende love, forordninger eller andre regler gældende for Færch Plasts virksomhed. Overtrædelse af interne regler, forudsat at: Afvigelsen kan lede til alvorlige, tilbagevendende sikkerhedsrisici, eller afvigelsen kan lede til alvorlige finansielle risici, eller afvigelsen kan lede til myndighedsindgreb, eller afvigelsen kan lede til en alvorlig anmærkning ved revisionen, eller afvigelsen kan medføre alvorlig skade på Færch Plasts relationer med ansatte eller eksterne parter. Forseelser, som ikke kan indberettes via ordningen, skal anmeldes via de normale kommunikationsveje. Det kan f.eks. være mindre forseelser som samarbejdsvanskeligheder, overtrædelse af Færch Plasts interne retningslinjer om rygning og alkohol mv. Der kan ske rapportering via ordningen, både når den pågældende har viden om forholdet, og når den pågældende har mistanke om forholdet. Når en person foretager en rapportering, skal vedkommende holde sig til faktum og undgå at spekulere og fremsætte subjektive meninger om det pågældende forhold. Der bedes oplyst om følgende (i den udstrækning der er viden eller formodning om det): - en beskrivelse af forholdet, - hvem der er involveret, - om andre er bekendt med mistanken om forholdet, - om ledelsen er bekendt med forholdet, - om der findes dokumenter eller anden information, der støtter forholdet, - om og hvor der kan findes yderligere information om forholdet, - hvor lang tid forholdet har stået på, og 3
- om vedkommende er bekendt med forsøg på at skjule forseelsen. Jo flere oplysninger, der afgives, des bedre muligheder er der for at kunne afdække forseelsen. Det er ikke muligt at foretage en nærmere undersøgelse af en rapportering, hvis rapporten er uspecificeret, eller hvis den alene indeholder generelle beskyldninger uden nærmere præcisering. 4 Hvordan fungerer rapportering via ordningen Alle medarbejdere og andre personer, jf. ovenfor, som observerer en alvorlig forseelse eller har mistanke herom, har mulighed for at rapportere via ordningen. Ordningen er et frivilligt alternativ til virksomhedens almindelige kommunikationsveje. Indberetning sker via en portal hos Plesner Advokatfirma, der er Færch Plast eksterne advokatfirma. På Færch Plasts internetside er der et direkte link til Plesners portal. 5 Anonym indberetning Færch Plast opfordrer til, at indberetninger sker med angivelse af eget navn, så Plesner har mulighed for at stille yderligere spørgsmål og efterfølgende orientere om undersøgelsens videre forløb. Det er dog muligt at foretage en anonym indberetning. 6 Undersøgelse af en indberetning Færch Plast vil behandle alle indberetninger fortroligt. Når der sker indberetning, screener Plesner Advokatfirma e-mailen for, om det er en indberetning, der falder inden for de givne retningslinjer for whistleblowerordningen. Hvis rapporteringen af de eksterne advokater vurderes at være åbenbart grundløs, slettes den omgående, og Færch Plast orienteres ikke om det indrapporterede forhold. Indberetningen modtages af to partnere hos Plesner Advokatfirma, der efter en vurdering af indholdet og af, hvem der kan behandle indberetningen i forhold til habilitet, videresender 4
indberetningen til den relevante medarbejder hos Færch Plast, som typisk vil være selskabets interne jurist eller CFO indledningsvist. 7 Beskyttelse af medarbejdere Hvis en medarbejder i god tro foretager en rapportering via ordningen, som senere måtte vise sig at være grundløs, vil det ikke få nogen negative konsekvenser eller følger for medarbejderen, hverken ansættelses- eller karrieremæssigt. Færch Plast accepterer ikke, at medarbejdere forsætligt foretager falske anmeldelser, og det vil få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis en medarbejder bevidst indgiver en falsk anmeldelse om en anden medarbejder via ordningen. Den indberettende medarbejders identitet vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til den anmeldte medarbejder. Medarbejderens identitet vil dog blive oplyst, såfremt det måtte vise sig, at den indberettende medarbejder har foretaget en forsætlig falsk anmeldelse. Identitetsoplysningen vil også kunne blive videregivet ved en eventuel efterfølgende retssag vedrørende forholdet, der bliver rapporteret om. 8 Orientering til den anmeldte medarbejder mv. Hvis en medarbejder udsættes for en anmeldelse via ordningen, vil medarbejderen blive underrettet hurtigst muligt herom, efter at en foreløbig undersøgelse har fundet sted og alle relevante beviser er sikret. Medarbejderen vil bl.a. modtage information om - Identiteten af den person/gruppe som er ansvarlig for undersøgelsen af anmeldelsen. - En beskrivelse af beskyldningerne. - Hvem, der har set anmeldelsen. Nærmere information om, hvilke rettigheder anmeldte medarbejdere mv. har, findes i "Privatlivspolitik for Whistleblowerordning", som findes på Færch Plasts hjemmeside. Datasikkerhed og dataopbevaring Færch Plast og Plesner Advokatfirma vil behandle medarbejderes oplysninger og alle oplysninger omfattet af en rapport i overensstemmelse med gældende lovgivning. 5
Alle indberetninger vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer at tilgå indberetningerne. Indberetninger, der viser sig åbenbart grundløse, slettes øjeblikkeligt. Hvis der sker rapportering af en forseelse, der falder uden for kategorien af alvorlige forseelser, der kan anmeldes via ordningen, vil rapporteringen straks blive sendt videre til den personaleansvarlige og vil samtidig blive slettet i whistleblowerordningen. Hvis sagen er af en sådan karakter, at der foretages anmeldelse til politiet eller anden myndighed, slettes oplysningerne straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder. Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en ansættelsesretlig sanktion over for den indberettede medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om medarbejderen, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældende personalemappe. Efter fratrædelse opbevares oplysningerne om den indberettede person indtil de slettes i overensstemmelse med Færch Plasts generelle retningslinjer for sletning af sådanne data. 8 Spørgsmål Hvis du har spørgsmål vedrørende disse retningslinjer, er du velkommen til at kontakt Færch Plasts juridiske afdeling: Thomas Peter Vikkelsø Tranders, Head of Group Legal, Attorney-at-Law Mobil: +45 41 96 61 19 E-mail: tpt@faerchplast.com Adresse: Færch Plast A/S, Rasmus Færchs Vej 1, 7500 Holstebro, Denmark. 6