Notat vedrørende whistleblower-ordningen

Transkript

1 Afdeling: Økonomisk Sekretariat Udarbejdet af: MSK Journal nr.: 15/ Dato: 10. august 2017 Telefon: Notat vedrørende whistleblower-ordningen Resume Efter forudgående høring i regionens hovedsamarbejdsudvalg blev det i efteråret 2015 besluttet, - at der skulle etableres en whistleblowerordning i Region Syddanmark - at ordningen skulle være anonym og driftes af en ekstern administrator I forbindelse med ordningens etablering blev det besluttet, at ordningen skulle revurderes efter de første 4 kvartaler. Som grundlag for denne revurdering sammenfattes aktiviteterne i ordningen i nærværende notat. Whistleblowerordningen, historik og afgrænsning I foråret 2015 afgav Udvalget om offentligt ansattes Ytringsfrihed og Whistleblowerordninger betænkning. Et enigt udvalg anbefalede, at der ikke skete lovgivning vedrørende whistleblowerordninger. I stedet anbefalede udvalget, at det i den enkelte myndighed overvejes, om det er hensigtsmæssigt, at der etableres en særlig adgang til rapportering af mistanker om ulovligheder mv. gennem etableringen af en whistleblowerordning i myndigheden. Med virkning pr 30. marts 2016 har Region Syddanmark haft en whistleblowerordning. Ordningen er etableret på internettet hos Deloitte, således, at man kan henvende sig anonymt. De direkte udgifter til internet-portalen er ca kr. årligt. Hertil kommer udgifter til eventuel yderligere ekstern udredning. Der er links til whistleblowerordningen på regionens hjemmeside. Regionsrådet har afgrænset ordningen til følgende forhold: Ansatte i Region Syddanmark og eksterne samarbejdspartnere og leverandører kan indberette oplysninger til regionens whistleblowerordning om Strafbare forhold f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, bedrageri, bestikkelse, grove overtrædelser af tavshedspligt mv. Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser, interne regler og manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser. Whistleblowerordningen er alene tiltænkt de situationer, hvor forholdet ikke kan håndteres indenfor eksisterende organisation, herunder ledelsessystemet, MED-organisationen og tillidsmandsinstitutionen. Whistleblowerordningen omfatter ikke forhold, hvortil der er etableret særlige klagemuligheder. Side 1/9

2 Ligeledes er forhold vedrørende samarbejdsproblemer, utilfredshed med ledelsesmæssige beslutninger og lignende kan ikke omfattet af whistleblowerordningen, men skal i stedet håndteres på sædvanlig vis, f.eks. ved henvendelse direkte til nærmeste leder eller til tillidsrepræsentanten. Aktivitet og henvendelsernes karakter I de første 3 måneder frem til sommeren 2016 var der 11 henvendelser, heraf 6 videresendt som værende indenfor ordningen. Ud over henvendelserne via whistleblowerportalen modtog regionen pr. mail en henvendelse den 15. marts 2016, som er behandlet på samme måde som de øvrige henvendelser. I andet halvår 2016 var der i alt 7 henvendelser, heraf 4 videresendt som værende indenfor ordningen. I første kvartal 2017 var der 2 henvendelser, begge udenfor ordningen. I alt har der således i de første 4 kvartaler været i alt 20 henvendelser, heraf 10 videresendt som værende indenfor ordningen. I hhv. 2. kvartal og 3 kvartal 2017 er der modtaget 1 henvendelse, heraf er 1 vurderet som værende indenfor ordningen. Henvendelserne videresendes fra den eksterne administrator til videre udredning, hvis der med en bred margin er antydning af forhold, som falder indenfor ordningens formål. I det omfang anklagerne ikke har været specifikke eller har kunnet præciseres yderligere, har der været et omfattende efterfølgende udredningsarbejde med henblik på at afkræfte eller bekræfte de anførte anklager/mistanker. En del henvendelser (12 ud af i alt 22 henvendelser excl. test) skønnes af den eksterne administrator at falde udenfor ordningen. Gennem undersøgelsen af de resterende henvendelser vurderes størstedelen heraf reelt at handle om eller udspringe af personale- og ledelsesmæssige eller organisatoriske problemstillinger. Ligeledes vedrører en stor andel af henvendelserne forhold, som er forudsat håndteret indenfor eksisterende organisation, herunder ledelsessystemet, MED-organisationen og tillidsmandsinstitutionen. Størstedelen af henvendelserne vedrører således forhold, som ikke falder indenfor ordningens afgrænsning med hensyn til karakter og væsentlighed: Strafbare forhold f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, bedrageri, bestikkelse, grove overtrædelser af tavshedspligt mv. Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser, interne regler og manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser. Side 2/9

3 Oversigt over henvendelser i Region Syddanmarks Whistleblowerordning, jfr. kvartalsoversigter fra Deloitte dato Henvendelse håndtering Type Nr. 15/03/16 Henvendelse vedrørende mistanke om medarbejders udnyttelse af borger på social institution Henvendelse modtaget som mail umiddelbart før WB-ordning, men er sagsbehandlet på samme vilkår. Sagen er afdækket gennem samtaler med borger og medarbejder. Mistanken kan afkræftes, og driftsdirektøren finder på den baggrund ikke anledning til yderligere opfølgning. 0 30/03/16 Henvendelse: Ved Regionens sygehuse er taxi for dårligt afmærket eller slet ikke. Henvendelse til sygehusets information og taxanævn syd hjælper ikke....håber dette giver resultat Regionen er orienteret om henvendelsen, som falder udenfor ordningen. Der er ikke foretaget yderligere i sagen Anden klage 1 31/03/16 Henvendelse om utilfredshed med ansættelse af direktionsmedlem Regionen er orienteret om henvendelsen, som falder udenfor ordningen. Der er ikke foretaget yderligere i sagen Anden klage/ 2 31/03/16 Henvendelse om dårlig behandling i forbindelse med med tvangsindlæggelse Regionen er orienteret om henvendelsen, som falder udenfor ordningen. Vedkommende er henvist til rette kontakt. Anden klage/ 3 10/04/16 Henvendelse om magtmisbrug i ovenstående sag Jfr. ovenstående Anden klage/ 4 05/04/16 Henvendelse med mistanke om virke som læge uden sundhedsstyrelsens godkendelse. Psykiatrien har fulgt op på autorisation og titler for alle sygehusets ansatte læger, herunder retningslinjer for oprettelse af medarbejdere i personaledatabasen og sikring af korrekte titler på navneskilte for alle faggrupper. 5 23/04/16 Henvendelse med klage over kollega med angiveligt lavere uddannelsesbaggrund end krævet for pågældendes funktioner. Sagsbehandlet sammen med henvendelse /04/16 Henvendelse med påstand om medarbejders brud på ferieloven. Der vurderes ikke at være brud på ferieaftale/-lov, hvorfor henvendelsen ikke sagsbehandles yderligere. 7 Side 3/9

4 dato Henvendelse håndtering Type Nr. 11/05/16 Opfølgende henvendelse (ift. nr. 6) med klage over kollegas uddannelsesbaggrund og kompetenceniveau. Der refereres endvidere til samarbejdsproblemer på arbejdspladsen. Der er indberettet en utilsigtet hændelse, som er håndteret efter reglerne herom. Ledelsen indestår for den pågældendes kompetencer. Det bekræftes, at der er konstateret samarbejdsproblemer, som ledelsen vil følge op på. 8 05/04/16 anonymt brev Henvendelse om mistanke om strafbart forhold i form af tyveri samt i forhold til misbrug af sygehusets funktioner. Herudover klage over fejl ved medarbejderens arbejdsudførelse. Der er sket personalejuridisk opfølgning i sagen. Det er fra sygehuset afdækket, at der ikke er sket tyveri/besvigelse eller misbrug af sygehusets funktioner. 30/05/16 whistleblowerordning 9 30/05/ Henvendelser om personalesag og samarbejdsproblemer på sygehusafdeling. Deloitte oplyser, at der er flere henvendelser om samme. Tilsvarende henvendelser er tilgået sygehuset og regionshuset pr. mail. Regionen er orienteret om henvendelsen såvel via whistleblowerordningen som pr. mail. Henvendelsen falder udenfor ordningen. Sygehusets ledelse håndterer personalesagen og samarbejdsproblemerne i normalsystemet. /MEDsag 10 07/06/16 Bekymringsskrivelse vedr. arbejdskultur, arbejdsmiljø og patientsikkerhed på specifik afdeling. En gennemgang af utilsigtede hændelser (UTH), klage- og erstatningssager samt de relevante kliniske databaser viser ikke mønstre eller tendenser, som indikerer, at patientsikkerheden på afdelingen er kompromitteret. Journalføringen på afdelingen er sket forskriftsmæssigt. / MEDsag 11 12/09/16 Anklage om, at der fjernes ansøgninger til chefstillinger på et sygehus Anklagen er undersøgt af den centrale HR-funktion via IT-systemet vedrørende ansøgninger. Der er ikke konstateret sletninger af ansøgninger /09/17 Utilfredshed med lukning af afdeling Udenfor ordning MED-sag 13 22/09/17 Test ingen henvendelse /09/17 Test ingen henvendelse /09/17 Utilfredshed med organisering Udenfor ordning MED-sag 16 05/10/16 Anklage om, at spørgeskema til MTU ikke er anonym og kan spores Der er indgået aftale med ekstern leverandør om MTU-undersøgelse. Ingen i Region Syddanmark har - eller kan få - adgang til de enkelte besvarelser MTU-sag 17 Side 4/9

5 dato Henvendelse håndtering Type Nr. 25/11/16 Klage over dårligt arbejdsmiljø samt anklage om, at en medarbejder har en overenskomststridig vagt. Henvendelsen indeholder nærmere beskrivelse af dato og tidspunkt. Det er oplyst, at vagterne over jul og nytår er planlagt efter ønsker fra medarbejderne. Da den centrale arbejdstidsaftale alene tillader planlagte vagter på mellem 5 og 12 timer, er en planlagt dobbeltvagt efterfølgende omlagt i overensstemmelse hermed /12/16 Utilfredshed med sygehusstruktur og ledelse 16/12/16 Utilfredshed med besættelse af ledelsessekretær-stilling Udenfor ordning MED-sag 19 Udenfor ordning MED-sag 20 25/04/17 Henvendelse med mistanke om uretmæssigt indkøb af AV-udstyr 27/07/17 Henvendelse om kollega, som angiveligt er uretmæssigt sygemeldt. Sagen undersøges pt. gennem registreringer i bl.a. økonomi-, indkøbs-systemer. De foreløbige undersøgelser tyder ikke på uregelmæssigheder. Udenfor ordning Henvendelser i 1., 2. og 3. kvartal /02/17 Utilfredshed med anvendelse af Udenfor ordning MED-sag 21 timelønnede vikarer 05/02/17 Utilfredshed med arbejdskollega Udenfor ordning Vedrørende anonymitet Henvendelserne er altovervejende dobbelt anonyme. Dvs. at hverken den eksterne administrator eller regionen kender identiteten bag henvendelserne. Der er mulighed for at være i dialog med den eksterne administrator, men fortsat bevare anonymiteten overfor regionen. Denne mulighed er kun benyttet i 3 tilfælde. I to tilfælde er identiteten også kendt af Regionen. I det ene tilfælde skete henvendelsen pr. mail kort tid før etableringen af den eksterne portal-løsning. I det andet tilfælde var der også rettet henvendelse direkte til regionshuset med samme indhold. Den dobbelte anonymitet indebærer, at den eksterne administrator ikke har mulighed for at følge op på en henvendelse med henblik på at kvalificere/præcisere og konkretisere henvendelsen. Dette indebærer dels, at den eksterne administrator ikke har mulighed for at give feed-back og vejledning i forhold til forhold, som falder udenfor ordningen. Ligeledes har den eksterne administrator ikke mulighed for en dialog, som kunne bidrage til et betydeligt mere kvalificeret grundlag for regionens undersøgelser på baggrund af henvendelsen. Jfr. ovenfor ses, at en stor del af henvendelserne vedrører personale- og ledelsesmæssige samt organisatoriske problemstillinger, som er forudsat håndteret i normalsystemet. I den forbindelse bemærkes, at der også i normalsystemet vil være mulighed for at henvende sig til tillidsmand eller arbejdsmiljørepræsentant med ønske om, at bevare anonymitet. Side 5/9

6 Anbefalinger Det vurderes hensigtsmæssigt at anonymiteten overfor den eksterne administrator ophæves men opretholdes overfor Region Syddanmark. Dette vil ikke svække muligheden for anonymitet men vil til gengæld skabe mulighed for modtage feed-back og vejledning fra den eksterne administrator vedrørende de henvendelser, som falder udenfor ordningen. Ligeledes vil det give mulighed for at den eksterne administrator kan kvalificere og præcisere de henvendelser, som evt. bør udredes nærmere. Det anbefales, at der via MED-systemet sker en målrettet kommunikation af mulighederne i normalsystemet, herunder muligheden for via en arbejdsmiljørepræsentant eller tillidsmand at få konkret vejledning om problemets videre håndtering samt muligheden for anonymitet. Det anbefales ligeledes, at information om ordningens formål og afgrænsning på hjemmesiden om muligt styrkes yderligere gennem en tydelig vejledning og evt. validering forud for indgivelse af en anmeldelse. Side 6/9

7 Bilag: Retningslinjer for Region Syddanmarks whistleblowerordning Formål 1 Regionsrådet i Region Syddanmark har besluttet at etablere en whistleblowerordning for regionens ansatte og eksterne samarbejdspartnere og leverandører. Whistleblowerordningen har til formål at sikre, at en uvildig og uafhængig part kan tage imod informationer om eventuelle uregelmæssigheder udenom regionens ledelsessystem og politiske organisation. Stk. 2 Med henblik på at sikre ordningens uvildighed forankres administrationen hos en ekstern administrator. Retten til at afgive oplysninger 2 Ansatte i Region Syddanmark og eksterne samarbejdspartnere og leverandører kan indberette oplysninger til regionens whistleblowerordning om Strafbare forhold f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, bedrageri, bestikkelse, grove overtrædelser af tavshedspligt mv. Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser, interne regler og manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser. Stk. 2 Whistleblowerordningen er alene tiltænkt de situationer, hvor forholdet ikke kan håndteres indenfor eksisterende organisation, herunder ledelsessystemet, MEDorganisationen og tillidsmandsinstitutionen. Stk. 3 Whistleblowerordningen omfatter således ikke forhold, hvortil der er etableret særlige klagemuligheder. Stk. 4 Samarbejdsproblemer, utilfredshed med ledelsesmæssige beslutninger og lignende kan ikke indberettes via whistleblowerordningen, men skal i stedet håndteres på sædvanlig vis, f.eks. ved henvendelse direkte til nærmeste leder eller til tillidsrepræsentanten. Stk. 5 Hvis indberetningen er indgivet i god tro, er indberetteren beskyttet mod enhver form for sanktioner. Side 7/9

8 Anonymitet 3 Oplysninger omfattet af whistleblowerordningen kan indberettes med navn eller helt eller delvist anonymt. Ved delvis anonymitet er indberetters identitet kendt af administrator, men ikke af regionen. stk. 2 Hvis en indberetter vælger at oplyse sin identitet, kan indberetter blive indkaldt som vidne i en eventuel senere retssag. Stk. 3 Den eksterne administrator registrerer ikke, fra hvilke internetadresser en indberetning kommer. Behandlingen af oplysninger indgivet til whistleblowerordningen 4 Whistleblowerordningen anmeldes til Datatilsynet i overensstemmelse med persondatalovens bestemmelser. 5 Den eksterne administrator foretager den indledende vurdering af oplysninger indgivet til whistleblowerordningen. Alle henvendelser vil blive behandlet inden for maksimalt 24 timer. Stk. 2 Oplysninger om forhold, der falder uden for ordningens formål, skal afvises af administrator med en tilbagemelding til den, der har indgivet oplysningerne. Såfremt oplysningerne er indgivet anonymt, foretages der ikke yderligere i sagen. Stk. 3 Administrator skal foretage en vurdering af forholdets grovhed og mulighederne for at dokumentere forholdet gennem videre undersøgelser med henblik på at konstatere, om regionen har handlet eller handler i strid med lovgivningen eller på anden vis har gjort sig skyldig i grove fejl eller forsømmelser. Stk. 4 Administrator videresender oplysninger indgivet til ordningen til behandling ved den af regionen udpegede kontaktperson i regionen. Kontaktpersonen foretager efter intern praksis det videre i anledning af oplysningerne. Stk. 5 Administrator skal i særlige tilfælde, hvor det af habilitetsmæssige årsager mv. ikke skønnes hensigtsmæssigt at oversende sagen til behandling ved kontaktpersonen i regionen, videresende oplysningerne til regionens formand. Vedrører forholdet regionens formand eller direktion, orienterer administrator Forretningsudvalget. 6 Personer, der bliver indberettet oplysninger om til whistleblowerordningen, vil blive informeret om de fremsatte påstande, herunder hvilken type oplysninger, der er tale om, hvem oplysningerne bliver videregivet til samt om reglerne om indsigt i og mulighed for at korrigere oplysninger. Stk. 2 Pligten til at informere den der bliver indberettet oplysninger om kan dog udskydes, hvis det er nødvendigt for at sikre bevismateriale. Side 8/9

9 Opfølgning 7 Forretningsudvalget orienteres hvert kvartal om antallet og karakteren af indberetninger til Region Syddanmarks whistleblowerordning ligesom oplysningerne vil fremgå af årsrapporten. Der sker evaluering af ordningen i form af drøftelse i Forretningsudvalget på baggrund af de fire første kvartalsrapporteringer. Ikrafttrædelse 8 Region Syddanmarks whistleblowerordning træder i kraft umiddelbart efter regionsrådets beslutning herom. Side 9/9