Referat Anna Haurdahl Dato: 30. august 2018 Side 1/6 Mødedato: 30. august 2018 kl. 09.00-11.00 Mødested: 1918-129 IT-Undervisningslokale Mødeemne: LAMU Økonomi og Bygninger LAMU deltagere: LSU deltagere: Afbud: Niels Jørgen Rasmussen, Arne N. Skov, Esther S. T. Henriksen, Linda Udengaard, Anja Munch Larsen, Anna Haurdahl Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Tanja Stride, Michael Viby Rasmussen, Jenny Oostwouder, Marianne Maria Larsen Henriette Sander Stær, Charlotte Lyngholm LAMU møde kl. 09.00-09.30 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Opfølgning på referat fra LAMU den 24. maj 2018 Opfølgning vedr. punkt 4, Fysisk APV ifm. flytning til Trøjborg, temperatur i Omstillingen der er installeret en stående vifte i Omstillingen, som skulle afhjælpe manglende flow i lokalet i varme perioder. 3. Status på fysisk arbejdsmiljø Bygning 1912 oplever meget støj i forbindelse med ombygning af nabobygningen, og omplacering af en enkelt medarbejder har været nødvendig. Der afholdes møde mellem Arne, Anja og lederen af byggeprojektet den 30. august 2018, hvor byggeplan, tidshorisont for projektets varighed mv. gennemgås. Arne sørger efterfølgende for at orientere bygning 1912 med hensyn til, hvad der kan forventes af støj/gener i denne kommende tid. 4. Status på Årlig arbejdsmiljødrøftelse Ergonomikursus er afholdt den 29. august 2018 af Søren Hald fra REDMINKROP. Et godt kursus, hvor der blev opfordret til at bruge sin elastik 2 min. hver dag, det kan gøre en forskel. Linda sender slides ud med link til REDMINKROP s hjemmeside og aftaler med Marianne ang. indkøb af flere elastikker. Førstehjælpskursus blev afholdt i foråret 2018. Evakueringsøvelse - er planlagt i perioden 3.-15. september 2018. Sygefravær orientering herom på fællesdelen. Brandslukningskursus - planlægges afholdt den 19.-20. september 2018, 2 hold à 16 personer. Esther kontakter funktionschefer/teamledere, som oplyser navne på deltagere til Esther. Parkeringsområde intet nyt. God omgangstone orientering herom på fællesdelen. Staben AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000 Fax: +45 8715 0201 E-mail: adm@au.dk Web: www.au.dk
Referat Anna Haurdahl Dato: 30. august 2018 Side 2/6 Snitflader til bygningsområdet der har tidligere været lidt uoverensstemmelser i forhold til rengøringen, men afholdte møder mellem servicemedarbejdere og kontorpersonale har afklaret spørgsmål og fungeret godt, og dette tiltag skal fortsat plejes, da der løbende kommer nye medarbejdere til. Esther, Arne og Jane Nielsen, rengøringsleder, drøfter kommunikation i forbindelse med rengøring på et møde, som Esther arrangerer. 5. Forebyggelse af fald- og snubleulykker En kort drøftelse af temaet forebyggelse af fald- og snubleulykker blev foretaget, idet der i Ø&B ikke har været mange af denne type ulykker; to registrerede ulykker i 2016 og én anmeldt ulykke i 2016. Én ulykke skete på Fuglesangs Allé 26, mens to er sket på Trøjborgvej 82-84. Ulykken på Fuglesangs Allé 26 var et fald på en trappe, hvor vedkommende slog sit knæ. Der var tale om et hændeligt uheld, hvilket der ikke kan gøres meget ved. De to ulykker på Trøjborgvej 82-84 skete i forbindelse med gravearbejde ved parkeringsområdet, hvor leverandøren ikke havde foretaget afspærring og markering. Bygningsdriften er fremover opmærksom omkring dette i forhold til ombygninger eller når der foretages noget usædvanligt. Der kommunikeres følgende ud til hele huset: Pga. den nye asfaltbelægning bliver parkeringsområdet meget glat, når der kommer frost, især i området hen mod hovedindgangen. Selvom der bliver saltet, er det vigtigt, at man er opmærksom på dette. Der opfordres til brug af cykelhjelm ved benyttelse af tjenestecykler. Der var enighed om, at der ikke er brug for yderligere indsats i Ø&B i forhold til fald- og snubleulykker. 6. Kort status på arbejdsskader v/linda Der har ikke været arbejdsskader. 7. Emner til næste AAMU-møde den 30. oktober 2018 Der er ingen emner til næste AAMU-møde. 8. Eventuelt Arbejdsmiljøkonference 2019 afholdes i Nyborg den 18.-19. marts, og tilmeldingsfrist er den 14. december 2018. Anja sender link til LAMU. Bygninger på 4. sal i bygning 1918 holder flyttedag den 31. august 2018, hvor der flyttes kontorer i forbindelse med den nyetablerede organisering.
Referat Anna Haurdahl Dato: 30. august 2018 Side 3/6 LAMU/LSU møde kl. 09.30-11.00 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Der var ingen kommentarer til referat fra den 24. maj 2018. 2. Arbejdsmiljøstatistik og sygefraværsstatistik Ø&B Sygefraværet for Ø&B i 2. kvartal 2018 blev drøftet, og det er faldet meget i forhold til 1. kvartal 2018, hvor fraværet var usædvanligt højt. Det totale sygefravær i Ø&B i 2. kvartal 2018 er noget af det laveste, der er set i disse statistikker, hvilket er positivt. I Ø&B er der i 1. og 2. kvartal 2018 i gennemsnit 4,8 sygedage pr. medarbejder (både sygdomsramte og ikke-sygdomsramte), hvilket placerer os i den højere ende, når vi sammenligner os med de andre områder i Enhedsadministrationen. I 2. kvartal 2018 ligger vi dog lavere i forhold til de øvrige i Enhedsadministrationen. Den nedsatte arbejdsgruppe, som skal se på sygefraværet i Ø&B, har indtil nu afholdt to møder. På møderne har man foretaget brainstorming, set videoer med input til, hvad andre har gjort for at nedbringe sygefravær og drøftet disse og endvidere drøftet, hvordan vi skal kommunikere. Fakta er, at det gennemsnitlige sygefravær i AU ØB er på godt 10 dage i gennemsnit. Hvis det tal omregnes, svarer det til 6-7 årsværk. Det er meget, og det kan der gøres noget ved. Kan der fx skæres tre sygedage af pr. medarbejder pr. år, så det gennemsnitlige antal sygedage er syv, svarer det til 2 årsværk. Arbejdsgruppen koncentrerer sig om det korte sygefravær, som udgør 60-80% af det samlede sygefravær, et noget højere tal, når vi sammenligner os med andre enheder på AU. De kommende møder bliver mere konkrete, og der vil bl.a. være fokus på følgende: Hvad er vores målsætning? ØV -dage hvornår er man syg eller blot sløj? Kultur hvordan omtaler vi sygdom? Kommunikation skal der kommunikeres anderledes end i dag? Fakta og myter (fx storrumskontorer) Inspirationstur til en virksomhed, der har haft succes med at nedbringe sygefraværet (fx Randers Kommune)
Referat Anna Haurdahl Dato: 30. august 2018 Side 4/6 Der er ofte størst interesse for, hvordan fraværet ser ud i egen enhed, og alle ledere får særskilte statistikker på egne afdelinger. De nuværende sygefraværsstatistikker, som offentliggøres i dette regi er udmærkede, som de er. 3. Særlige temaer til MUS og drøftelse af kompetenceudvikling Med henvisning til de medsendte links til AU s kursuskatalog blev det drøftet, om mængden og indholdet af kurserne er, som de skal være. AU har et stort udvalg af kurser, alligevel er det nogle gange nødvendigt at finde andre kurser ude i byen, og i den forbindelse opleves det, at HR er meget villige til at hjælpe på vej. Følgende blev nævnt og kan meldes tilbage til HR: HR kunne evt. henvise til bestemte udbydere via hjemmesiden (ved gengangere). HR s kurser bliver ikke altid oprettet. Havde man vidst det, kunne man evt. være kommet med på et kursus et andet sted. AEU-kurser der er et stort udvalg og kurserne er gode. Behov for et kursus til faglige ledere, som ikke har et direkte personaleansvar ifølge Jenny er et udviklingsforløb for teamledere netop blevet lagt på hjemmesiden. Behov for et kursus, hvor medarbejdere får værktøjer til at blive bedre undervisere/lave præsentationer. Regnskab benytter ikke HR s kurser i så høj grad, fordi der ikke ydes tilskud til kurser med egne undervisere. Ved at benytte eksterne kursustilbud/undervisere, er der mulighed for at målrette indholdet i kurserne til lige netop Regnskabs opgaver samtidig med at der modtages tilskud. I forhold til særlige temaer til MUS, har der været skrevet ud til alle medarbejdere i Ø&B, og en nyhed er lagt på hjemmesiden med en opfordring om at melde evt. temaer ind til tillidsrepræsentanterne, som imidlertid ikke har modtaget emner. Ifølge Anders har der været forslag om oprettelse af netværk i et specialiseret område, et uformelt netværk med kolleger på andre universiteter. Det vil være fint, at man i de enkelte enheder selv opsøger sådanne netværk, imidlertid hører det ikke til som et tværgående emne i MUS. Den enkelte medarbejder har dog selv mulighed for at bringe emnet op under punktet fremtidige opgaver og kompetencer. Fremadrettet vil der være fokus på, hvordan kompetenceudvikling kan give et naturligt flow. I forbindelse med afskedigelse af to medarbejdere i Ø&B, blev det på LSU mødet inden sommerferien drøftet, om noget i processen kunne have været
Referat Anna Haurdahl Dato: 30. august 2018 Side 5/6 gjort anderledes, fx om snakken i forhold til udviklingen i arbejdsopgaverne kunne være foretaget tidligere i processen. I løbet af september måned afholdes seminar i ledergruppen i Ø&B med henblik på at drøfte, hvordan en sådan snak kan gribes an og foregå i de enkelte enheder. Det er således forventningen, at der inden MUS-runden for den enkelte medarbejder, sker en drøftelse af forventningerne til de fremtidige opgaver i enheden/teamet. Drøftelsen kan blandt andet tage højde for den fremtidige digitale udvikling, den strategiske udvikling på AU mv. I Regnskab har der i de forskellige teams allerede været arbejdet med og orienteret om, hvordan man forestiller sig, at opgaverne udvikler sig, hvordan man som medarbejder passer ind i udviklingen samt gjort opmærksom på vigtigheden af kompetenceudvikling. I forbindelse med kompetenceudvikling er der åbnet op for flere muligheder, hvilket er positivt. Ingen kan med sikkerhed sige, hvordan opgaverne udvikler sig i fremtiden, der er ikke nogen facitliste, og en løbende dialog mellem leder og medarbejder er derfor en god idé, ligesom initiativet til at drøfte emnet kan komme fra såvel leder som medarbejder. I forbindelse med afvikling af MUS i efteråret 2018 kan det forekomme, at nogle af samtalerne afholdes lidt senere end normalt, det vil sige først i november/december måned. Evalueringen af MUS i foråret 2018 har vist tilfredshed og et godt udbytte. 4. Digitalisering på AU og i Økonomi og Bygninger Der bliver talt meget om digitalisering, og Arnold Boon skriver jævnligt om emnet i sin blog. NJRA gav derfor en orientering om de aktuelle indsatser, der foregår på området på AU og i Ø&B, idet han gjorde opmærksom på, at listerne ikke er udtømmende. PowerPoints fra præsentationen er vedhæftet dette referat. Flere af de punkter, der står på listen, indgår i den digitaliseringsstrategi med tilhørende roadmap, der er udarbejdet for AU. Listerne viser, at der er gang i rigtig mange ting, og meningen er, at alle disse tiltag skal hjælpe os i at effektivisere vores processer og gøre tingene mere ensartede. Digital dannelse blev drøftet på LAMU/LSU mødet den 24. januar 2018, og det er vigtigt, at emnet fortsat italesættes i forhold til ledere og medarbejdere. Vi skal være digitalt dannede, så vi kan begå os. De rutinemæssige opgaver forsvinder, og opgaver bliver omdefineret og overtages af fx Robotics.
Referat Anna Haurdahl Dato: 30. august 2018 Side 6/6 De fremtidige opgaver bliver mere komplekse og vil bl.a. bestå af rådgivning, præsentation af data og analyser, videreudvikling og implementering af systemer samt vidensdeling. Det er derfor nødvendigt, at vi hele tiden udvikler os, holder os i form og følger med og kan anvende de systemer, der er. Den digitale udvikling betyder også nye kommunikationsformer og dermed behov for andre kompetencer. Kommunikation på hjemmesiden er også et punkt, som vil kræve særlige kompetencer fremover, idet den måde, hvorpå der formidles er afgørende for forståelsen. Samfundsmæssigt betyder digitaliseringen, at vi alle bliver påvirket i et eller andet omfang. En redegørelse fra 2017 peger på, at over en periode på 20-40 år vil 50% af det arbejde vi udfører i dag kunne digitaliseres. I Regnskab opleves frustrationer i forhold til Navision og IndFak, som kan virke langsomt, idet man dog er klar over, at mange ting skal spille sammen i forhold til servere mv. Alligevel håber man på mere stabilitet på dette område. Ifølge Anette peger pilen i retning af, at vi kommer til at benytte standardsystemer, og at hosting evt. kommer til at foregå uden for AU. RejsUd er et eksempel herpå. Der er fordele og ulemper ved begge dele, og det vil være en afvejning af den samlede vurdering. Det er besluttet, at Kompetencefonden nedlægges og erstattes af Den statslige kompetencefond. Fremover skal der søges tilskud direkte ved skolerne, og det er muligt at søge kr. 10.000 pr. medarbejder i forbindelse med kompetenceudvikling. Der afventes nye retningslinjer fra fonden, men ledergruppen i Ø&B er opmærksomme på ændringen. 5. God omgangstone Den nedsatte arbejdsgruppe har drøftet input fra sidste LAMU møde, og NJRA har kontaktet HR med henblik på at undersøge, hvordan et fælles arrangement for alle ansatte i Ø&B kan udformes. Umiddelbart er der forholdsvis frie tøjler til, hvordan man vil gribe emnet god omgangstone an i enhederne. 6. Eventuelt, herunder evt. kommunikation til medarbejderne Status på arbejdet i arbejdsgruppen vedr. sygefravær Digitalisering MUS og kompetenceudvikling Godkendt 12.09.2018
DIGITALISERING Aktuelle indsatser på AU og i Økonomi og Bygninger
STØRRE PROJEKTER PÅ AU Workzone/ESDH Bedre blanket-løsninger Nyt system til eksamens- og undervisningsplanlægning Nyt studieadministrativt system (afløser for STADS implementering 2022) IT-sikkerhed (revisionen, modenhedsvurdering, GDPR) Educational IT (bor lige om hjørnet) Målrettede portaler for studerende og medarbejdere (VIP) Nyt LMS Nyt E-rekrutteringssystem (People XS) REJSUD 2 Power BI
PROJEKTER I AU ØB Workzone Hvordan skal det anvendes i AU ØB, fakulteterne og institutter Hvordan skal det anvendes til projektadministration Hvordan skal vi bruge det til journalisering/dokumentation mv Medvirke til at lukke vores aktiv, bedre leverandørperformance (overblik). Power BI Nyt konference- og arrangementssystem (systemet er i drift) Nyt system til udbud (til udbudsmateriale, kontakter, tilbud mv) Digital udsendelse af fakturaer i debitor Indkøbssystem og bedre data understøtter datadrevne beslutninger/ledelsesinformation. Rejsud 2 Dalux ADK Robotter E-handel påvirker fakturahåndtering
DIGITAL DANNELSE HVAD ER DET? At kunne begå sig socialt og etisk på sociale medier Digitale kompetencer Operationelt niveau/anvendelseskompetencer: Anvendelsen af værktøjer (færdigheder herunder også datakendskab og datasikkerhed) Kompetencer til formidling og kommunikation Kommunikation 1:mange (hjemmesider, twitter, facebook mv) 1:1 nærvær og dialog digitalt (e-mail, sms, charbot, skype mv.) Bruger og kollegaer (hvordan anvendes ny teknologi indsigt i brugernes præferencer Kompetencer til udvikling og implementering Medvirker i implementeringen og bringer sin faglighed i spil Brugernes perspektiv, kortlægning af arbejdsprocesser
DIGITAL DANNELSE HVAD ER DET? Teknologiforståelse hvornår understøtte teknologi fagligheden Bruger IT-værktøjer kreativt være nysgerrig på anvendelsen. Teknologiforståelse hvornår understøtte teknologi fagligheden Hvornår giver det mening at anvende teknologien Ser, opsøger og benytter teknologien (også kritisk) Åbenhed og nysgerrighed Være nysgerrig på teknologien Hvad kan teknologien gøre for os? Hvordan styrker teknologien løsningen af vores opgave? Tænker i digitale løsninger Tør prøve noget nyt og tør lave fejl undervejes.
HVORDAN BLIVER VI DIGITALT DANNEDE? Brug de værktøjer der er til rådighed på arbejdsplads Vær nysgerrig på deres anvendelse leg og eksperimentere. Grundlæggende evne til at håndtere IT Tag udgangspunkt i hverdagen hele hverdagen. Også uden for arbejdspladsen Brug teknologi/digitalisering også i fritiden. Hvis man bruger teknologi i sin fritid er det lettere på arbejde (og omvendt). Kombination af viden, evner og holdninger som gør os i stand til at bruge teknologi til at udføre opgaver, løse problemer, kommunikere, håndtere information og samarbejde at vi gør det effektivt, sikkert, kreativt, selvstændigt samt kritisk/etisk. Evnen til at drage fordel af teknologier både for liv, arbejde og læring.
TEKNOLOGI HVAD BETYDER DET? Hvis vi skal være en succes om 3-5 år skal vi begynde at anvende ny teknologi Robotics er velkendt og afprøvet flere steder vi er lige på trapperne Kunstig intelligens og Machine learning: Maskiner som lærer og bliver klogere. Kan bruges til dannelse af f.eks. prognoser (likviditet). Kan maskinen også lære at fordele fakturaer eller foretage momsvurdringer? Ved maskinen hvem der ikke sjældent har fejl i deres rejseafregninger? Chat bot: Besvarelse af spørgsmål i blandt andet funktionspostkasser Big data: Behandling af store datamængder Internet of things
DIGITALDANNELSE - KOMPETENCER
TEKNOLOGI HVAD BETYDER DET? Hvad betyder det? På sigt vil måske 30-50 pct. af vores nuværende arbejde kunne løses af maskiner/robotter/den teknologi vi kender i dag (nok over 20-40 år). Mange vil på kortere sigt opleve ændringer i deres opgaver Kun 2 pct. af arbejdsstyrken har et job, hvor mere end 90 pct. kan automatiseres Særligt de opgaver som løses alene ved skrivebordet forventes at kunne automatiseres Samarbejde og relationelle kompetencer bliver mere afgørende kompetencer. Databehandling og informationssøgning mv. kommer til at fylde mindre.