2. juli 2019 DDB Sekretariatet Vejledning til DDB s pulje for fælles brugergrænseflader 1. HVAD ER FORMÅLET MED PULJEN? Puljen er sat i verden for at styrke DDB-samarbejdet, hvis mission er at effektivisere, udvikle, synliggøre og øge anvendelsen af folkebibliotekernes digitale tilbud, og derigennem sikre borgerne nem adgang til udvalgt, kvalitativt, aktuelt og alsidigt medieindhold via digitale platforme. Gennem puljen støtter vi specifikt projekter, som vil realisere DDB s mission ved at forbedre bibliotekernes fælles, eksisterende brugergrænseflader. Det vil sige projekter rettet mod DDB CMS, den fælles app biblioteket, eller fælles nettjenester. Målet er dermed at sikre samarbejde om bibliotekernes større og teknisk tunge projektideer, så de bliver tænkt ind både strategisk og teknisk i den fælles udvikling. 2. HVAD KAN DU SØGE TILSKUD TIL? Puljen yder kun tilskud til projekter, som kan indgå i DDB-samarbejdet og komme flest muligt folkebiblioteker til gode. Projekterne skal indebære enten forbedring af eksisterende elementer i de fælles brugergrænseflader eller udvikle supplerende funktioner, som kan udvide funktionaliteten/ brugen af de fælles brugergrænseflader. Projekterne kan være rettet mod enten slutbrugeren eller biblioteksansatte. Det kan for eksempel være projekter, hvor formålet er at udvikle nye eller forbedre eksisterende funktioner til den fælles hjemmeløsning, DDB CMS, app en Biblioteket eller skabe en bedre sammenhæng mellem fælles brugergrænseflader. Derudover kan man gennem puljen opnå støtte til projekter, som vil afdække de ressourcemæssige, økonomiske og juridiske konsekvenser ved at lade DDB overtage den tekniske drift af en eksisterende digital biblioteksløsning. Der ydes ikke tilskud til projekter, hvor det må lægges til grund, at ansøgningen hovedsageligt tager sigte på udvikling af digitale ydelser med henblik på salg af ydelserne, herunder udvikling af særlige serviceydelser omfattet af bibliotekslovens 20 1. Der ydes normalt ikke tilskud til it-udstyr og inventar, som kun kommer ansøger til gode. 3. FOKUSOMRÅDER FOR PULJEN 2019 Puljen har i år to fokusområder. Disse ligger i forlængelse af visionen for Det sammenhængende bibliotek, som peger på en fælles vision for DDB CMS og app en. Fokusområderne er: - Biblioteket som inspirator (I visionsoplægget Bibliotekets DNA ) 1 Det bemærkes, at hvis et projekt, der har opnået tilskud fra puljen, måtte resultere i en ydelse, der med hjemmel i bibliotekslovens 20, i anden lovgivning eller i kommunalfuldmagtsreglerne, kan tilbydes mod betaling, kan der være fastsat krav om, at tilskuddet kan indgå som en omkostning ved prisfastsættelsen af ydelsen.
2 - Kobling mellem bruger og indhold Derudover er det muligt at søge under Frie forsøg. Ønsket med fokusområderne er at samle trådende for den fremtidige udvikling. De er ment som inspiration til retning og mål for projektideerne. Du kan hente mere viden og inspiration i selve oplægget. Læs mere om visionen for Det sammenhængende bibliotek her Biblioteket som inspirator Biblioteket har en særlig plads i danskernes bevidsthed som en institution, der skyder vitaminer i livet i form af kuratering, perspektivering og inspiration. Det skal vi sørge for går igen på DDB CMS, app en og nettjenesterne. Brugerne ønsker sig godt indhold produceret af fagpersoner. Det er derfor oplagt at arbejde videre med den viden og formidling, som biblioteket ligger inde med, i de digitale universer. Målet er at give brugeren noget ekstra inspiration, hjælp til at navigere i materialerne, ny viden som kan berige deres oplevelse og åbne døren til nye materialer, emner, arrangementer mm. For at nå målet kan andre ikke-kommercielle organisationer, som leverer indhold af høj kvalitet, eventuelt supplere det indhold, som bibliotekerne producerer. Kobling mellem bruger og indhold For mange brugere er bibliotekets rolle i høj grad defineret ved adgang til en stor mængde indhold. Der er stor værdi i, at der er så få barrierer som muligt for at opleve materialet eller andet indhold. Derfor bliver det i diskussionsoplægget anbefalet, at det enkelte materiale og indhold står i centrum. Det skal være tydeligt hvilke låneformer, der er tilgængelige på tværs af tjenesterne, og det skal være nemt at tilgå de forskellige låneformer direkte fra DDB CMS og app. Målet er at gøre det så let som muligt at komme i gang med et materiale. Få klik fra søgning til materiale, tilpasning til brugerens aktuelle behov (fx ved at differentiere i visningen af fysiske og digitale materialer) og en tydelig visning af hvilken låneform, der er tilgængelig, kan blandt andet være med til at give en bedre brugeroplevelse af det enkelte materiale. Frie Forsøg Kategorien understøtter projekter, der ikke falder ind under de udvalgte temaer, men som peger på andre væsentlige udviklingsmuligheder i forhold til at realisere DDB s mission. Projekter inden for de fire områder vil blive prioriteret højere end projekter i kategorien Frie forsøg. 4. PULJENS FORLØB Puljens grundtanke er, at den nationale udvikling af bibliotekernes brugergrænseflader skal ske i overensstemmelse med bibliotekernes udviklingsønsker og samtidig tage hensyn til de fælles tekniske og strategiske rammer. Derfor lægger vi i denne pulje vægt på, at projekter, som får tilskud, er sat i gang af folkebibliotekerne og at disse projekt-idéer efterfølgende udvikles i samarbejde med DDB. For at gøre dette muligt, er tildelingen af midler inddelt i faser. I første omgang søger man gennem puljen finansiering af en projektidé. Et tilsagn om tilskud betyder, at DDB er interesserede i at se projektidéen foldet yderligere ud. Derfor får man i første omgang tilsagn med finansiering til at udarbejde en for-analyse og en udfoldet projektbeskrivelse. Ansøger får altså her midler til at lave en for-analyse og udarbejde en udfoldet projektbeskrivelse med afklaring af projektets mål og kortlægning af økonomi og tidsplan. Ansøger skal selv anføre en afleveringsdato for for-analyse og udfoldet projektbeskrivelse. På baggrund af projektbeskrivelsen træffer DDB endelig beslutning om, hvorvidt projektet skal gennemføres og med hvilket beløb.
3 Et tilsagn om tilskud til en for-analyse og udfoldet projektbeskrivelse er derfor ikke en garanti for, at der senere bliver tildelt tilskud til realisering af projektet. Det er DDB s Koordinationsgruppe, der på baggrund af projektbeskrivelsen samt DDB-sekretariatets indstilling beslutter, om ansøger får tilsagn om tilskud til realisering af projektet. Se figuren side 9 for en tidsplan over forløbet. 5. SAMARBEJDE MED DDB Det er et krav, at ansøger indgår i et samarbejde med DDB om konkretisering af projektidéen i forbindelse med udarbejdelsen af den udfoldede projektbeskrivelse og eventuel efterfølgende realisering af projektet. Det er dog fortsat tilskudsmodtager, som er projektejer i projektforløbet. Samarbejdet kan variere i karakter og intensitet. Det kan for eksempel være, at en konsulent fra DDB-sekretariatet indgår i projektgruppen eller i projektets styregruppe. Målet er, at projektet bliver tænkt ind både teknisk og strategisk - i forhold til for eksempel releases og øvrig udvikling af de fælles digitale løsninger. 6. ØKONOMI For-analysen må ikke overstige 150.000 kr. Ansøger skal anføre budget til for-analysen i budgetskabelonen. Projektansøger skal også angive de forventede økonomiske omkostninger for selve projektet. Selve projektet må i udgangspunktet ikke overstige 1.000.000 kr. Ansøger skal anføre, hvad den skønnede økonomiske ramme er: 0-250.000 kr., 250.000-500.000 kr., eller 500.000 1.000.000 kr. Hvis en projektide får tilskud, skal ansøger som en del af den udfoldede projektbeskrivelse præcisere projektets økonomi. Der er derfor alene tale om et skøn i ansøgningen, som ansøger senere får mulighed for at præcisere. Der kan i særlige tilfælde gives dispensation til større projekter. Der er ikke krav til egenfinansiering. Ramme for timepriser Det er muligt at søge midler til bl.a. at dække lønudgifterne på biblioteket i forbindelse med projektet. Timerne skal opgøres i effektive timer brugt på projektet. Dvs. ikke i hele dage inkl. pauser mm. Derudover skal timepriserne som udgangspunkt afspejle de reelle lønomkostninger knyttet til de enkelte medarbejder. De skal dog altid holde sig inden for følgende ramme: Intern projektdeltager Projektleder Projektdeltager IT-kyndig Maksimal timesats Max 450 kr. Max 400 kr. Max 450 kr. I tilfælde, hvor I på biblioteket har særlige specialistressourcer, der løser opgaver, som normalt varetages af konsulenter/leverandører - f.eks. interne udviklere, it-arkitekter eller lign. - kan disse anføres som udgifter til konsulenter til en evt. højere timepris. 7. HVEM KAN SØGE? Det er alene folkebiblioteker, der er tilsluttet DDB-samarbejdet, som kan søge. Dog kan nettjenester også søge om projekttilskud, hvis nettjenesten er ejet og drevet af et eller flere biblioteker, der er tilsluttet DDB-samarbejdet, eller af et konsortium, en forening eller lignende, hvor et eller flere af bibliotekerne fra DDB-samarbejdet deltager.
4 8. ANSØGNING OG ANSØGNINGSFRIST Fristen for at søge puljen er onsdag d. 2. oktober 2019, kl. 12.00. Ansøgningen skal sendes via en webansøgning. Den bliver tilgængelig på DDB s hjemmeside, når der bliver åbnet for ansøgninger. Ansøgningen skal, foruden webansøgningen, også indeholde: - En idébeskrivelse. (Skabelon ligger på DDB s hjemmeside) - Underskreven hensigtserklæring(er) om samarbejde. (Skabelon ligger på DDB s hjemmeside) - Budget for fasen med for-analyse og udfoldet projektbeskrivelse. (Skabelon ligger på DDB s hjemmeside) - Evt. øvrige relevante dokumenter. (Valgfrit) Ansøgninger modtages udelukkende digitalt. Vær opmærksom på, at der skal anvendes digital signatur (Medarbejder-NemID) i forbindelse med ansøgningen. Det skal være projektets økonomisk/juridisk ansvarlige, der underskriver ansøgningen med digital signatur. Læs mere her. Når DDB har modtaget din ansøgning, modtager du en digital kvittering for modtagelsen. Ansøgninger modtaget efter tidsfristen vil ikke komme i betragtning. 9. VURDERING AF ANSØGNINGEN Vi vurderer i første omgang, om formalia er overholdt: Er alle skabeloner udfyldt? Dernæst foretager vi en samlet vurdering af ansøgningen under hensyn til DDB s mission, puljens fokus og under inddragelse af følgende tre kriterier: Projektidéens værdi for bibliotek og brugere Ansøger skal sandsynliggøre, at projektideen vil skabe stor værdi for en bred målgruppe enten slutbrugere eller biblioteksansatte. Projektidéens nationale værdi Ansøger skal sandsynliggøre, at realisering af projektidéen vil have national værdi. Det betyder, at projekts resultater skal kunne udbredes nationalt og/eller til biblioteker af forskellig størrelse. Projektidéens realiserbarhed Vi lægger vægt på, at projektidéen har en karakter, som sandsynliggør, at selve projektet kan gennemføres inden for rimelige økonomiske, ressourcemæssige og tidsmæssige rammer. De tre kriterier kan indgå med forskellig vægt i den samlede vurdering. Derudover er det et krav, at ansøgningen sker i et samarbejde mellem to, og helst flere biblioteker/bibliotekstjenester. Får en projektide tilskud, skal ansøger levere en udfoldet projektbeskrivelse. I vurderingen af denne vil vi benytte samme vurderingskriterier, dog med større vægt på realiserbarheden. Det vil sige, at vi her er særligt interesseret i, hvorvidt ansøger nu kan sandsynliggøre, at projektideen kan gennemføres og realiseres inden for rimelige økonomiske, ressourcemæssige og tidsmæssige rammer. 10. SAGSBEHANDLING AF ANSØGNINGEN Når ansøgningsfristen er udløbet, vurderer den/de relevante faggrupper i DDB ansøgningen. Denne vurdering indgår i sekretariatets samlede indstilling til DDB s koordinationsgruppe. DDB s koordinationsgruppe træffer herefter afgørelse om enten tilskud til en udfoldet projektbeskrivelse eller afslag på ansøgningerne.
5 Ansøger modtager herefter digitalt et brev med besked om koordinationsgruppens beslutning. Såfremt der er tale om et tilsagn om tilskud til en udfoldet projektbeskrivelse, vil det af brevet fremgå: - Størrelsen på den bevilling, DDB har bevilget til projektets for-analyse - Hvilke særlige ønsker DDB har til nærmere specifikation af projektet - Eventuelle forventninger/ kommentarer til DDB s rolle i projektet Se i øvrigt side 9 for tidsplan for ansøgning og projektmodning. 11. BEVILLINGSFORUDSÆTNINGER Hvis et projekt får tilsagn om tilskud fra DDB s projektpulje, fastsættes der i tilsagnsbrevet bevillingsforudsætninger for tilskuddet. Bevillingsforudsætningerne vil i udgangspunktet være gældende for både den udfoldede projektbeskrivelse og et eventuelt tilskud til realisering af projektet. Et tilsagn om tilskud fra DDB s projektpulje ydes altid på betingelse af 1) at de fastsatte bevillingsforudsætninger i tilsagnsbrevet bliver opfyldt, 2) at tilskuddet bliver anvendt i overensstemmelse med ansøgningens anførte 3) at DDB-sekretariatet informeres om væsentlige ændringer i projektet med henblik på godkendelse heraf, 4) at tilskuddet helt eller delvis kan bortfalde eller kræves tilbagebetalt, hvis det ikke anvendes som anført i ansøgningen, i overensstemmelse med de fastsatte bevillingsforudsætninger eller i overensstemmelse med eventuelt senere godkendte ændringer. Det er altid tilskudsmodtager, der er ansvarlig for overholdelse af gældende lovgivning i forbindelse med realisering af et projekt. De bevillingsforudsætninger, der som minimum fastsættes i tilsagnsbrevet, er følgende: Samarbejde med DDB-sekretariatet Ansøgere og senere tilskudsmodtagere skal være indstillet på, at DDB bliver direkte involveret i projektets udformning og gennemførsel. Det kan eksempelvis være som projektdeltager og/eller som styregruppemedlem. Mens det af tilsagnsbrevet vil det fremgå, hvilken rolle DDB kunne påtage sig i projektet, skal det nærmere aftales mellem tilskudsmodtager og DDB inden for de første tre måneder efter tilsagnet. Samspil med og integration til de øvrige komponenter i DDB-infrastrukturen Af hensyn til samspil med og integration til de øvrige komponenter i DDB-infrastrukturen skal den udviklede løsning, komponent e.l. være undergivet open source-licens. Herved forstås, at kildekoden ved udvikling af løsningen, komponenten e.l., eller ved genimplementering af eksisterende funktionalitet skal gøres tilgængelig for DDB og bibliotekssektoren ved publicering af kildekoden. Open source-licensen for den udviklede løsnings eller komponents kildekode skal være GPLv3 og for webbaserede systemer Affero-GPL (AGPLv1). Andre licenser, der skal være OSI godkendte licenser 2, kan godkendes af DDB-sekretariatet. Ved overdragelse af den udviklede løsning til drift i DDBinfrastrukturen skal det endvidere sikres, at den udviklede løsning, komponent e.l., der er undergivet open sourcelicens, repræsenterer den funktionelle helhed af den udviklede løsning, komponent e.l. Der må ikke uden DDBsekretariatets udtrykkelige godkendelse forekomme tekniske afhængigheder i den udviklede løsning, komponent e.l., som ikke er undergivet open source-licens. 2 http://opensource.org/licenses/alphabetical
6 Den udviklede løsning, komponent e.l. skal kunne indgå i DDB-infrastrukturen, fx ved benyttelse af DDB s infrastruktur-komponenter såsom login, CMS og indholdsdeling. Hvis DDB ønsker det, skal den udviklede løsning, komponent e.l. overdrages til DDB med henblik på at stille løsningen, komponenten e.l. til rådighed for den samlede bibliotekssektor. Værdigrundlaget for DDB CMS For projekter, der direkte eller indirekte påvirker DDB CMS, skal ansøger orientere sig i det gældende værdigrundlag og sikre sig, at projektet stemmer overens med værdierne. De fem værdier for DDB CMS er følgende: Brugbarhed (Tilgængelighed / Sømløs brugeroplevelse / Service) Relation (Nærværende / Bibliotekarers tilstedeværelse) Troværdighed (Tillidsvækkende / Faglighed) Lokal forankring (Identitet / Tilknytning) Inspiration (Bibliotekets rum / Redaktionelt) Læs mere om det opdaterede værdigrundlag og de tilknyttede guidelines for DDB CMS hér. DDB som samarbejdspartner Ansøger forpligter sig ved modtagelse af tilskud fra DDB til i fremtidig kommunikation i egen organisation og udadtil om projektet og den færdige løsning at gøre opmærksom på, at der er tale om DDB-støttet aktivitet. Fremtidssikring Tilskudsmodtager skal sikre, at der tilvejebringes nødvendig dokumentation med henblik på overdragelse af projektets resultater, fx i form af forretningsmodel, business case, dokumentation o.l., hvis der ønskes fremtidig drift i DDB-regi. Al it-udvikling skal som udgangspunkt følge T!NG kode-retningslinjer 3. Tilskudsmodtager kan foreslå alternative retningslinjer for kvalitet i den udviklede løsning, komponent e.l. til DDB s godkendelse. 12. OM FORLØBET EFTER TILSAGN Nedenfor er en gennemgang af de gældende regler for afrapportering, regnskab og revision, som træder i kraft efter et tilsagn er givet. Hvis en projektide får tilsagn om tilskud, vil ansøger også blive informeret om betingelserne i tilsagnsbrevet. Projekttilskud på 100.000 kr. eller derunder: For projekttilskud på 100.000 kr. eller derunder gælder det, at tilskudsmodtager senest fire måneder efter projektets afslutning skal erklære, at tilskuddet er anvendt fuldt ud til formålet og i overensstemmelse med kravene i tilsagnsbrevet. Tilskudsmodtager skal anvende en blanket til erklæringen. Derudover kan DDB vælge at udtage stikprøver, hvor et decideret regnskab bliver påkrævet. For projekttilskud på mellem 100.000 og 500.000 kr.: For projektilskud på mellem kr. 100.000 og kr. 500.000 skal tilskudsmodtager senest fire måneder efter projektets afslutning afrapportere med et regnskab og en beretning. Regnskabet og beretningen skal redegøre for projektets forløb og indfrielsen af de krav, der er fastsat i bevillingsbrevet. Regnskabet skal desuden underskrives af tilskudsmodtager og af en regnskabskyndig person. For projekttilskud på kr. 500.000 og derover: 3 http://ting.dk/wiki/ding-code-guidelines
7 For projekttilskud på over kr. 500.000 skal tilskudsmodtager senest 4 måneder efter projektets afslutning afrapportere med et regnskab og en beretning. Regnskabet og beretningen skal redegøre for projektets forløb og indfrielsen af de krav, der er fastsat i bevillingsbrevet. Regnskabet skal desuden underskrives af tilskudsmodtager og af en statsautoriseret eller registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner. Hvis der mellem DDB og tilskudsmodtager er aftalt periodisk deludbetaling af tilskud for projektet, kan DDB i forbindelse med hver udbetaling kræve, at tilskudsmodtager indsender delregnskab (økonomisk statusrapport). Hvis der undtagelsesvist ydes tilskud til et projekt på mere end kr.1.000.000., kan DDB i tilsagnsbrevet fastsætte det vilkår, at tilskudsmodtager skal foranstalte en evaluering af projektets resultater efter DDB s anvisninger. En rapport om evalueringen skal indsendes sammen med regnskab og beretning, medmindre andet er fastsat i tilsagnsbrevet. Regnskab opgøres det således: Opgørelse over alle projektets udgifter og indtægter Redegørelse for beløbsmæssige afvigelser mellem budget og regnskab. Bemærk at beløbsmæssige afvigelser skal være aftalt med DDB-sekretariatet på forhånd. Underskrift af den projektansvarlige og institutionens leder. Bemærk, at for projekttilskud på mellem 100.000 kr. og 500.000 kr. skal regnskabet underskrives af institutionens leder og som minimum af en regnskabskyndig person og for projektilskud over 500.000 kr. skal regnskabet underskrives af institutionens leder og en statsautoriseret eller registreret revisor. Regnskabet skal følge budgettet. Underskrevet regnskab indsendes til DDB sekretariatet pr. mail. Bemærk, at der ikke skal sendes bilag for de afholdte udgifter sammen med regnskabet. Bilag for afholdte udgifter skal kun fremsendes på DDB-sekretariatets anmodning. Revision skal ske efter følgende regelsæt: For projekttilskud på i alt mere end 100.000 kr., men højst 500.000 kr. skal regnskabet enten være gennemgået og underskrevet af en regnskabskyndig person eller være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner, og gennemgangen eller revisionen skal være udført i overensstemmelse med 10-14 i bekendtgørelse nr. 1479 af 22. december 2014 om regnskab og revision af projekt- og aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. For projekttilskud på i alt mere end 500.000 kr. skal regnskabet være revideret af statsautoriseret eller registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner, i overensstemmelse med 10-14 i bekendtgørelse nr. 1479 af 22. december 2014 om regnskab og revision af projektog aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. Regnskabsmateriale Ansøger skal ikke fremsende bilag eller kvitteringer sammen med regnskabet til DDB. Men DDB kan bede tilskudsmodtager om at indsende regnskabsmateriale i op til 5 år efter udgangen af det år, hvor projektet blev afsluttet. Udbetaling Som udgangspunkt udbetales det samlede projekttilskud, når DDB sekretariatet har modtaget en udbetalingsanmodning samt underskrevet regnskab og afrapportering. Det kan mellem DDB-sekretariatet og en tilskudsmodtager aftales, at der halvårligt udbetales projektilskud i henhold til den givne bevilling og efter sekretariatets modtagelse af økonomisk statusrapport fra tilskudsmodtager.
8 Der gøres opmærksom på, at tilskuddet i særlige tilfælde helt eller delvist kan bortfalde eller kræves tilbagebetalt. Dette kan ske i tilfælde af at tilskudsmodtager ikke, som det eventuelt måtte være aftalt, overdrager projektets resultater til DDB tilskudsmodtager ikke overholder bevillingsforudsætningerne Projektet bliver forsinket i forhold til den aftalte tidsplan. Se desuden afsnit 8 om bevillingsforudsætninger. Tilskudsmodtagers juridiske og økonomiske ansvar for projektet Vær opmærksom på, at tilskudsmodtager bærer det juridiske og økonomiske ansvar for gennemførelse af projektet. Det er således tilskudsmodtager, der har ansvaret for, at gældende retsregler, herunder de udbudsretslige regler, overholdes i forbindelse med gennemførelse af projektet.
Ansøgning Behandling af ansøgning Foranalyse Projektrealisering TIDSPLAN FOR FORLØBET 9 Juli 2019 Offentliggørelse af puljekald 5. september Offentliggørelse af ansøgningsmateriale 2. oktober Ansøgningsfrist Ultimo oktober Ansøgningerne behandles i faggrupper- 4. december 2019 Ansøgningerne behandles i DDB s Koordinationsgruppe Medio december Ansøgere får svar på deres ideansøgning XX Projektmodning som fører frem til egentlig projektbeskrivelse Projektbeskrivelse behandles i DDB s Koordinationsgruppe. Projektet tildeles midler eller afvises. YY Projektet gennemføres