Selvforvaltningsaftale med Tune- og Karlslundehallerne Pkt. Gældende aftale: Forslag fra ny aftale: Bemærkninger til forslagene: Tekst med sort: Bemærkninger til Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 3. november 2011 1 Indenfor nærværende selvforvaltningsaftale får hallerne et fast årligt driftstilskud fra Greve Kommune for, at hallerne stiller gratis lokaler til rådighed for: Foreninger under Folkeoplysningsloven, skoler og institutioner i lokalområdet. Stille ledige lokaler gratis til rådighed efter anmodning fra Greve Kommune og efterfølgende dialog med hallerne. Hallerne har ansvar for: Den løbende drift Fordeling af, og tilsyn med lokaler i hallerne. Fordeling af baner på stadion jf. retningslinier for udlån af Greve Kommunes lokaler og udendørs arealer. Tilsyn med baner på stadion o.l. (se aftalen specifikt for Tune og Karlslundehallerne). Kontrol af Park & Vejs ydelser på stadion o.l. ((se aftalen specifikt for Tune og Karlslundehallerne). i henhold til indgået kontrakt med Greve Kommune. Indenfor nærværende selvforvaltningsaftale får hallerne et fast årligt driftstilskud fra Greve Kommune for at stille gratis lokaler til rådighed for: Foreninger under Folkeoplysningsloven og Strandskolen / Tune skole. Greve Kommune efter anmodning og efterfølgende dialog med hallerne. Gælder alene ledige lokaler. Hallerne har ansvar for: Den løbende drift Fordeling af, og tilsyn med lokaler i hallerne. Fordeling af baner på stadion jf. retningslinier for udlån af Greve Kommunes lokaler og udendørs arealer. Tilsyn med baner på stadion o.l. (se aftalen specifikt for Tune og Karlslundehallerne). Kontrol af Park & Vejs ydelser på stadion o.l. ((se aftalen specifikt for Tune og Karlslundehallerne). i henhold til indgået kontrakt med Greve Kommune. Tekst med blåt: Bemærkninger fra mødet med hallerne den 8. december 2011 og frem Præcisering af, hvem der er omfattet af tilbuddet om gratis lokaler, og dermed præcisering af hallernes forpligtelse. Bemærk, at institutioner er taget ud af aftalen. Hallerne opkræver selv lejebetaling for institutionernes benyttelse af hallernes lokaler, jfr. bemærkningerne under pkt. 2. Bemærkninger fra møde den 8. december: Priser på institutioners leje af lokaler blev drøftet. Spørgsmålene, som skal afklares er: Er der regler for området? Hvis ikke - skal der være bestemmelser om max. beløb? Skal et evt. regelsæt indføres i aftalen eller håndteres f.eks. via et takstblad som bilag til selvforvaltningsaftalen?
2 Det faste årlige driftstilskud er beregnet med udgangspunkt i det budgetterede beløb for 2008. Afventer arbejdsgruppens resultat. Det faste årlige driftstilskud er beregnet med udgangspunkt i det budgetterede beløb for 2012 med tillæg af tilskud til dækning af Strandskolens / Tune Skoles benyttelse i alt Karlslundehallerne: Ekskl. moms: Inkl. moms: 5.786.000 kr. 6.501.000 kr. Tune Hallerne: Ekskl. moms: Inkl. moms: 3.348.000 kr. 3.761.000 kr. Hallerne mener ikke, der er behov for indførelse af regelsæt i aftalen. Bemærkninger fra administrationen den 6. februar 2012: Efter gældende praksis er prisen på leje af hallerne 50 kr. i timen, hvilket administrationen foreslår fastholdt. I dag får hallerne både et fast årligt driftstilskud og et beløb for de lokale skolers (Strandskolen og Tune Skole) benyttelse af hallerne. Administrationen opkræver pengene hos skolerne efter opgørelse fra hallerne. Til forenkling af denne praksis foreslår administrationen, at pengene afsat til skolernes benyttelse af hallerne fremover lægges til det faste årlige driftstilskud til hallerne. Beløbene udgjorde i 2010 40.000 kr. for Strandskolen og 90.000 kr. for Tune Skole. Administrationen foreslår derudover, at hallerne fremover selv foretager opkrævning af leje overfor skoler og andre institutioner, som ikke er omfattet af denne aftale. Karlslundehallerne fremsendte ansøgning af 28. oktober 2010 om tilskud til nyt motionslokale. Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 30. november 2010, at der ikke skulle ydes ekstra lokaletilskud til KIF. Administrationen foreslog at tage spørgsmålet om tilskud op i forbindelse med forhandlingen af ny selvforvaltningsaftale. Tilskuddet er beregnet til 235.000 kr. årligt.
Bemærkninger fra møde den 8. december: Driftstilskuddet inklusive moms føjes til i aftalen Driftstilskud til nyt motionslokale lægges frem for Kultur- og Fritidsudvalget i forbindelse med sagen om godkendelse af selvforvaltningsaftalerne Bemærkninger fra administrationen den 6. februar 2012: Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på møde den 10. januar 2012 at fastholde tidligere beslutning om afslag på lokaletilskud til nyt motionslokale ved Karlslundehallerne. 3 Driftstilskuddet reguleres årligt med den af Kommunernes Landsforenings skønnede prisudvikling for det kommende år. Det årlige driftstilskud meddeles i december og der kan, som hovedregel, ikke ske regulering i årets løb. Dog kan Byrådet til hver en tid beslutte at ændre budgetforudsætningerne efter specifik beslutning. 4 Sker der uafhængig af prisudviklingen vedvarende ændringer i faste udgifter/indtægter (over en 2 års periode), der specifikt rammer Hallerne, men ikke påvirker prisfremskrivning af overførslen, skal der foretages regulering i fremtidige tilskud, Driftstilskuddet reguleres årligt med den af Kommunernes Landsforenings skønnede prisudvikling for det kommende år. Det årlige driftstilskud meddeles i december, og der kan, som hovedregel, ikke ske regulering i årets løb. Dog kan Byrådet til hver en tid beslutte at ændre budgetforudsætningerne efter specifik beslutning. Sker der uafhængig af prisudviklingen vedvarende ændringer i hallernes faste udgifter/indtægter (over en 2 års periode), skal hallerne / kommunen tage op, om der skal foretages regulering i fremtidige tilskud, når udsvinget er konstateret i regnskaberne. Dette gælder dog ikke Den automatiske regulering i tilskuddet foreslås ændret til reel praksis, nemlig, at sagen skal tages op til vurdering inden beslutning om regulering foretages. Teksten der specifikt rammer hallerne, men
når udsvinget er konstateret i regnskaberne. Dette gælder dog ikke forpagtningsafgifter. I fald prisstigningen på energi, ved et regnskabsårs afslutning viser sig at have været mere end 2 procent point højere end prisfremskrivningen i tilskuddet, ydes der kompensation for den dokumenterede prisstigning der ligger ud over de 2 procent point. Udgangspunktet for den beregnede kompensation er prisstigningen på energi opgjort af Danmarks Statistik, og hallernes energiforbrug i kwh/m3. Der afholdes et årligt møde i 1. halvdel af året mellem Kultur- og Fritidsudvalget og repræsentanter fra hallens bestyrelse. forpagtningsafgifter. Hvis prisstigningen på energi, vand- og afledningsudgifter samt andre offentlige omkostninger uden for hallens indflydelse ved et regnskabsårs afslutning viser sig at have været mere end 2 procent point højere end prisudviklingen fastsat i pkt. 3, kan hallerne ansøge kommunen om kompensation for den dokumenterede prisstigning, som ligger ud over de 2 procent point. Dokumenterede besparelser på hallernes driftsudgifter som følge af energitiltag foretaget og bekostet af kommunen i aftaleperioden overgår til kommunen. I tilfælde af opsigelse af denne kontrakt, skal det sikres, at ikke afskrevne investeringer i energitiltag, som kommunen i henhold til ovenstående måtte have foretaget, tilbageføres til kommunen i form af reduceret driftstilskud eller som kapital. ikke påvirker prisfremskrivning af overførslen.. slettes, da det giver anledning til fortolkningsproblemer. Administrationen foreslår, at aftalen udover energiudgifter også omfatter vand- og afledningsudgifter samt andre offentlige omkostninger uden for hallernes indflydelse. Til gengæld ændres aftalen til reel praksis, hvor kompensation tages op efter særskilt ansøgning. Hallerne ønsker at fastholde kommunens forpligtelse til at yde kompensation. Nyt afsnit, som tager højde for den kommende plan for kommunens energitiltag for området. Administrationen foreslår, at besparelserne skal være dokumenteret, og at Center for Teknik & Miljø fastlægger retningslinjer for dokumentationen. Hallerne mener, at dokumentationen er til stede, når besparelserne har vist sig i regnskaberne. Hallerne ønsker at fastholde et årligt møde med Kultur- og Fritidsudvalget koncentreret om budgetter. Bemærkninger fra møde den 8. december: Hallerne ønsker at fastholde kommunens forpligtelse til at yde kompensation, når
5 Sker der uforudseelige skader, som normalt skal dækkes af hallernes driftsbudget, og udgiften beløber sig til over 70.000 kr. inkl. Hallerne har en selvrisiko på 40.000 kr. inkl. moms i forhold til at dække uforudseelige skader (budget 2012 niveau). Udgifter herudover kan dækkes af priserne på energi m.m. stiger med mere end 2 procent point. I det nye forslag kan hallerne kun søge om kompensation Spørgsmålet om ligestilling af hallerne med GIC bliver p.t. drøftet i kommunen. Hallerne får en melding, når resultatet af drøftelserne foreligger Vedr. besparelser som følge af energitiltag bekostet af kommunen ønskes en afklaring af, hvordan dokumentationen af besparelserne foretages. Vedr. sikring af kommunens investering i energitiltag ønskes formuleringen ikke afskrevne investeringer ændret til alene at omhandle besparelser på hallernes driftsudgifter. Hallerne ønsker et årligt budgetdialogmøde med Kultur- og Fritidsudvalget Bemærkninger fra administrationen den 6. februar 2012: Der vil i forbindelse med alle nye energitiltag blive udført beregninger på den opnåelige besparelse. Det vil være beregningen, der danner grundlag for de besparelser/driftsudgifter (vand, varme, gas og el), der skal modregnes for og tilgå Greve Kommune. Administrationen foreslår, at minimumsbeløbet nedsættes til 50.000 kr., idet administrationen samtidig foreslår, at kommunen alene kan
moms, dækker kommunen normalt dette, efter at kommunens Ejendomscenter er inddraget og har skønnet om reparationens nødvendighed og pris. Skader og reparationer af helt usædvanlig karakter eller størrelse, kan kun dækkes efter en særlig bevilling givet af Greve Byråd. Kommunens Ejendomscenter foretager bygningssyn 1 gang årligt af hallerne og vurderer på baggrund heraf behov for større anlægsarbejder. Ejendomscenters plan skal indeholde hallernes vedligeholdelsesopgaver både indenfor en kort (2-4 år) og lang (5-10 år) ridshorisont. Denne plan skal underbygge de politiske beslutninger, der foretages af Kulturog Fritidsudvalget og senere Byrådet. kommunen efter ansøgning og efter, at skøn om reparationens nødvendighed og pris er foretaget af Center for Teknik & Miljø. Hallernes dækning reguleres årligt med prisudviklingen fastsat i pkt. 3. Skader og reparationer af helt usædvanlig karakter eller størrelse, kan dækkes af kommunen efter ansøgning om særlig bevilling til formålet. Kommunen foretager sammen med repræsentanter for hallerne bygningssyn af hallerne med samme frekvens, som for kommunens bygninger (eller når skader kræver det). Bygningssynet fastlægger hallernes behov for vedligeholdelses- og anlægsarbejder og indgår i kommunens samlede 10-årsplan for området. forpligte sig til at betale udgifter ud over minimumsbeløbet. Beløbet svarer til ca. 12 % af hallernes vedligeholdelsesbudget. Begrundelse for nedsættelse af beløbet: Hallernes risiko øges, fordi de under alle omstændigheder skal betale minimumsbeløbet. Gældende praksis: Hvis udgiften er på 70.000 kr. betaler hallerne beløbet af eget driftsbudget Hvis udgiften er på 71.000 kr. betaler kommunen det fulde beløb. Ny praksis i forhold til en selvrisiko på 40.000 kr. Kommunen betaler kun 31.000 kr. i ovennævnte eksempel. Hallerne ønsker minimumsbeløbet nedsat til 40.000 kr. = ca. 10 % af hallernes vedligeholdelsesbudget. Selvrisiko på 40.000 kr. er i overensstemmelse med Kultur- og Fritidsudvalgets bemærkninger til sagen på møde den 3. november 2011. Bemærkninger fra møde den 8. december: Hallerne pointerer vigtigheden af kommunens bygningssyn og peger på, at det er et område som kan og bør opkvalificeres. Administrationen forventer at det vil ske både i relation til generelt stigende fokus på
vedligeholdelse samt i relation til en forventet ny tilretning af organisationen, hvorefter fysiske bygninger og anlæg inden for fritids- idrætsområdet vil blive lagt ind under Teknik & Miljø. Rettelse til afsnittet om bygningssyn:.kommunens øvrige bygninger.. rettes til.kommunens bygninger 6 Udbetaling af driftstilskuddet sker med 50 % i 1. kvartal og 25% i 2. og 3. kvartal. Udbetaling finder sted primo kvartalsmåneden. 7 Hallerne har mulighed for at overføre et mindreforbrug fuldt ud fra regnskabsår til regnskabsår og merforbrug op til 5% af budgetrammen. I sidste tilfælde udarbejder hallerne samtidig en handlingsplan ril afvikling af merforbruget. 8 Greve Kommune har indgået tilsvarende aftaler med Xhallerne. Såfremt stk. 4, stk. 5 eller stk. 9 benyttes af en af parterne eller kommunen, orienterer kommunen den øvrige part om dette. 9 Denne aftale træder i kraft den 1. januar 2008, og gælder indtil hallerne eller Greve Byråd, med mindst et halvt års varsel før den 1. oktober ønsker aftalen ændret. Genforhandling skal ske 3. kvartal 2011 med henblik på ny aftalestart 1.1.2012. Udbetaling af driftstilskuddet sker med 50 % i 1. kvartal og 25 % i 2. og 3. kvartal. Udbetaling finder sted primo kvartalsmåneden. Hallerne har mulighed for at overføre et mindreforbrug fuldt ud fra regnskabsår til regnskabsår og merforbrug op til 5 % af budgetrammen. I sidste tilfælde udarbejder hallerne samtidig en handlingsplan til afvikling af merforbruget. Greve Kommune har indgået tilsvarende aftale med Xhallerne. Såfremt pkt. 4, pkt. 5 eller pkt. 9 benyttes af en af parterne eller kommunen, orienterer kommunen den øvrige part om dette. Denne aftale træder i kraft den 1. januar 2012, og gælder indtil hallerne eller Greve Byråd, med mindst et halvt års varsel før den 1. oktober ønsker aftalen ændret. Genforhandling skal ske 1. kvartal 2015 med henblik på ny aftalestart 1.1.2016.