1 Den 24. febr. 2011 Bestyrelsesmødet den 24. februarr 2011. Bilag nr.: 20.4.3. FORRETNINGSORDEN OG INSTRUKSER Forretningsorden og instrukser for bestyrelsen ved Århus Social og Sundhedsskole. I henhold til 14 i vedtægt for Århus Social og Sundhedsskole fastsættes herved følgende forretningsorden og instrukser for erhvervsskolens bestyrelse. BESTYRELSENS KONSTITUERING 1. Bestyrelsen for Århus Social og Sundhedsskole er nedsat i henhold til 5 i Bekendtgørelse af Lov nr. 951 af 2. oktober 2009 vedrørende institutioner for erhvervsrettet uddannelse. Stk. 2. På bestyrelsens første møde i en ny valgperiode, jf. vedtægtens 6, stk. 2 supplerer bestyrelsen sig med de 2 medlemmer, der vælges ved selvsupplering, jf. vedtægtens 4, stk. 2, nr. 1. Udpegning af medlemmer til selvsupplering sker ved almindeligt stemmeflertal. Stk. 3. Den samlede bestyrelse indkaldes herefter til et konstituerende møde, hvor den vælger en formand og en næstformand efter bestemmelserne i vedtægtens 12. Stk. 4. Indtil der er valgt en formand for bestyrelsen, varetager erhvervsskolens øverste leder mødeledelsen af bestyrelsens møder. FORMANDENS OG NÆSTFORMANDENS OPGAVER 2. Bestyrelsens formand repræsenterer bestyrelsen udadtil. Formanden skal påse, at de forhold, der kræves i lovgivning, vedtægt og forretningsorden overholdes. Stk. 2. Formanden sikrer, at bestyrelsens medlemmer har indsigt i og adgang til relevant lovgivning og de gældende regler for erhvervsskolens virke, erhvervsskolens økonomiske grundlag, uddannelsernes indhold og erhvervsskolens organisation gennem en udførlig orientering om disse punkter ved hver valgperiodes start. Bestyrelsens medlemmer tilbydes endvidere deltagelse i kurser/møder, som tilbydes internt eller eksternt om forhold for bestyrelsesmedlemmernes virke. Bestyrelsenss kompetencesammensætning drøftes løbende, jf. forretningsordenens 3, stk. 5 Stk. 3. Formanden er talsmand for bestyrelsen, og varetager den løbende kontakt til erhvervsskolens øverste leder mellem bestyrelsesmøderne. Stk. 4. I tilfælde af formandens fravær, indtræder næstformanden i formandens sted. Stk. 5. Formanden disponerer over fast ejendom sammen med erhvervsskolens øverste leder, jf. i øvrigt stk. 4 her.
2 MØDEVIRKSOMHED 3. Bestyrelsen afholder maksimalt 6 ordinære møder om året, herunder et årligt strategiseminar. Møderne tilrettelægges efter erhvervsskolens årshjul. Mødedatoerne fastlægges senest på det sidste bestyrelsesmøde i kalenderåret. Stk. 2. Formanden kan endvidere indkalde til møde, hvis formanden skønner det nødvendigt. Stk. 3. Møde skal endvidere afholdes, når mindst to bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom, jf. vedtægtens 12, stk. 2. Stk. 4. I særlige tilfælde kan formanden træffe afgørelse om, at en sag afgøres ved skriftlig høring (eksempelvis elektronisk). Det tilstræbes, at skriftlig behandling sker med mindst 2 hverdages varsel. Stk. 5. Bestyrelsen evaluerer årligt sit arbejde. 4. Indkaldelse til møde sker i almindelighed elektronisk med mindst fem arbejdsdages varsel dog maksimum otte arbejdsdages varsel. Stk. 2. Indkaldelse skal ledsages af dagsorden og materiale til dagsordenens punkter. Stk. 3. Bestyrelsens medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest 2 uger før mødets afholdelse. Stk. 4. Hvert møde indledes med godkendelse af dagsordenen. Hvis et flertal af bestyrelsens medlemmer ønsker det, kan rækkefølge fraviges. Stk. 5. Aflysning sker ved både formands og næstformands fravær. Indkaldelse af erstatningsmøde sker snarest herefter. MEDLEMMERNES DELTAGELSE 5. Afbud til møderne meddeles tidligst muligt ved skriftlig eller mundtlig besked til bestyrelsens sekretær. Der først protokol over fremmøde. 6. Et medlem skal, senest ved et mødes begyndelse, meddele bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om den pågældendes habilitet, jf. bestemmelserne i Forvaltningslovens Kap. 2. Stk. 2. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan art, at den pågældende er udelukket fra at deltage i bestyrelsens forhandling og afstemning om sagen. Stk. 3. Stillingtagen til et spørgsmål om inhabilitet skal fremgå af referatet. Det pågældende medlem forlader mødelokalet under forhandlingen og afstemningen af spørgsmålet. DAGSORDEN OG PROTOKOL 7. Der skal være størst mulig åbenhed om bestyrelsens arbejde.
3 Stk. 2. Formanden udarbejder sammen med øverste leder dagsorden for bestyrelsens møder. Hvert dagsordenspunkt rummer en kort redegørelse for indholdet af punktet, henvisning til bilag, samt eventuelt en indstilling, som bestyrelsen skal tage stilling til på mødet. Stk. 3. Dagsordener udsendes til bestyrelsesmedlemmer pr. e mail med tilhørende bilag 8 dage før mødets afholdelse. Dagsordener med tilhørende bilag vil blive gjort tilgængelige på erhvervsskolens hjemmeside samtidigt med udsendelse pr. e mail til bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsens lukkede punkter offentliggøres ikke, jf. vedtægtens 12, stk. 6. Stk. 4. Bestyrelsens beslutninger optages i en protokol. Bestyrelsesmedlemmer har ret til at få ført sin mening til referat, hvis medlemmet ikke er enig i bestyrelsens beslutning. Stk. 5. Øverste leder kan udpege en medarbejder på erhvervsskolen til at føre protokol for bestyrelsen. For hvert møde anføres i referat, hvilke medlemmer, der har deltaget i møderne. Såfremt et medlem har været fraværende under behandling af dagsordenspunkter, anføres hvilke punkter fraværet omhandler. Stk. 6. Udsendelse af protokol sker først til bestyrelsesformand i dennes fravær til næstformand i bestyrelsen, som godkender protokol. Protokol udsendes pr. e mail 10 arbejdsdage efter et bestyrelsesmødes afholdelse til den øvrige bestyrelse. Stk. 7. Indsigelser til protokol skal ske pr. e mail senest fem arbejdsdage efter udsendelse. Indsigelser tilføjes protokol på næstfølgende bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsesmedlemmerne underskriver protokollen. Bestyrelsesformand tager stilling til om indsigelsen har opsættende virkning på bestyrelsens beslutning. Stk. 8. Efter underskrifter offentliggøres protokol på erhvervsskolens hjemmeside. Der sker ikke offentliggørelse af bestyrelsens lukkede drøftelser, jf. vedtægtens 12, stk. 6. Stk. 9. Bestyrelsesmødernes dagsorden og relevante bilag sendes til institutionens revisor til orientering. LEDELSE AF MØDERNE 8. Formanden leder bestyrelsens møder. Ved formandens fravær fungerer næstformand som mødeleder. Stk. 2. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse. Stk. 3. Formanden formulerer de forslag, om hvilke, der skal stemmes, samt fastlægger afstemningsproceduren. Et medlem kan dog altid forlange, at eget fremsatte og formulerede forslag sættes til afstemning. MØDETS AFHOLDELSE 9. Formanden konstaterer ved mødets begyndelse om det er indkaldt med lovligt varsel og medlemmers fremmøde registreres. Stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede, dog jf. 10, stk. 4
4 Stk. 3. Beslutning kan kun træffes i sager, der er optaget som selvstændige punkter på dagsordenen. Der kan dog træffes beslutning i hastende sager, selvom disse ikke er på dagsordenen, hvis der er enighed herom. Stk. 4. Formanden træffer i samråd med øverste leder beslutning om indkaldelse af særligt sagkyndige i forbindelse med punkter på dagsordenen, hvor dette findes af betydning for en sags behandling. AFSTEMNINGER 10. Afstemning sker efter formandens bestemmelse ved håndsoprækning eller navneopråb. Stk. 2. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende medlemmer, med mindre andet er fastsat i jf. Bekendtgørelse af Lov om Institutioner for Erhvervsrettet uddannelser nr. 951, 5, vedtægtens 12, stk. 3 og 4 eller forretningsordenens 10, stk. 4 for erhvervsskolen. Stk. 3. Ved stemmelighed er formandens og ved dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende for resultatet. Stk. 4. Til beslutning om ændringer af vedtægten, køb, salg, leje eller pantsætning af fast ejendom, og om sammenlægning med en anden selvejende institution eller spaltning kræves, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer for. FORTROLIGHED 11. Bestyrelsens medlemmer er omfattet af forvaltningslovens regler om tavshedspligt. Tavshedspligten gælder også andre deltagere i bestyrelsens møder, jf. forretningsordenens 9, stk. 4. BESTYRELSENS OPGAVER Generelle opgaver Bestyrelsens opgaver er nærmere beskrevet i vedtægt for Århus Social og Sundhedsskole. 12. Bestyrelsen udarbejder Århus Social og Sundhedsskoles vedtægt og ændringer heri. Undervisningsministeren godkender vedtægt og ændringer. 13. Bestyrelsen skal varetage Århus Social og Sundhedsskoles interesser som erhvervsuddannelsesinstitution. Stk. 2. Bestyrelsen skal fastlægge retningslinjer for erhvervsskolens organisation, langsigtede virksomhed og udvikling. Organisationsplanen indeholder som minimum en ledelsesstruktur, en elevog studieadministration, en løn og regnskabsforvaltning, en IT organisation, en bygningsadministration, en kantinevirksomhed m.m. til godkendelse. Stk. 3. Bestyrelsen godkender en vedligeholdelsesplan for institutionens bygninger, jf. Bekendtgørelse af Lov om Institutioner for Erhvervsrettet uddannelser nr. 951, 11, stk. 2. Stk. 4. Bestyrelsen skal fastlægge målsætning og strategi. Bestyrelsen modtager en status en gang om året på erhvervsskolens målsætningsopfyldelse og strategiopfyldelse. Stk. 5. Bestyrelsen kan aftale en resultatlønskontrakt med erhvervsskolens øverste leder. Forhandlingskompetencen har formand og næstformand. Udmøntningen af kontrakten forhandles
5 mellem formand, næstformand og erhvervsskolens øverste leder. Bestyrelsen orienteres om opfyldelsesgraden af kontrakten. Bestyrelsen modtager derudover en halvårsrapport fra øverste leder om status på opfyldelsesgraden. Stk. 6. Bestyrelsen afholder hvert andet år et fælles seminar med repræsentanter fra samarbejdsudvalget og øvrige relevante udvalg. 14. Bestyrelsen træffer beslutning om erhvervsskolens byggefysiske dispositioner, herunder køb, salg, leje, pantsætning af bygninger. Stk. 2. Efter indstilling fra bestyrelsen tegner formand og øverste leder erhvervsskolen ved dispositioner over fast ejendom. 15. Bestyrelsen ansætter og afskediger erhvervsskolens øverste leder, og efter indstilling fra øverste leder erhvervsskolens øvrige øverste ledelse. Stk. 2. Bestyrelsen har ikke kompetence i enkeltsager vedrørende erhvervsskolens øvrige ansat og vedrørende elever. Uddannelserne 16. Bestyrelsen nedsætter i hver funktionsperiode efter indstilling fra øverste leder et lokalt uddannelsesudvalg for erhvervsskolens grunduddannelser og tilknyttede arbejdsmarkedsuddannelserne (AMU). Endvidere indgår et bestyrelsesmedlem fra erhvervsskolen i centerrådet for VEU Center, Østjylland Stk. 2. Bestyrelsen bruger uddannelsesudvalgene som rådgivnings og samarbejdspart i spørgsmål vedrørende uddannelsernes indhold, profil, kvalitet, relevans samt i den regionale uddannelsesdækning. Stk. 3. Bestyrelsen fastlægger på baggrund af et oplæg fra øverste leder en vision, mål og strategi for institutionens uddannelser for en defineret periode. Stk. 4. Bestyrelsen godkender på baggrund af et oplæg fra øverste leder en kvalitetsstrategi for erhvervsskolens uddannelser. Denne skal indeholde en metode for måling af kvaliteten af undervisningen. Jf. Kap. 2. 6 i Bekendtgørelse nr. 1514 af 15. dec. 2010 vedrørende Erhvervsuddannelser gælder, at skolen skal have et kvalitetssystem. Denne beskrives i skolens kvalitetsstrategi. Stk. 5. Bestyrelsen bemyndiger bestyrelsesformanden til at godkende Handlingsplan for Øget Gennemførelse. Planen forelægges bestyrelsen til drøftelse og indstilling. Handlingsplanen er en del af skolens kvalitetsstrategi. Stk. 6. Bestyrelsen godkender efter indstilling fra øverste leder erhvervsskolens rammeplaner for undervisningen samt prognose for elevårsværk samt overslag over de næste 2 års elevårsværk. Stk. 7. Bestyrelsen afholder hvert andet år et fælles seminar med repræsentanter fra uddannelsesudvalgene og øvrige relevante udvalg.
6 Budget, økonomi og politik. 17. Bestyrelsen godkender efter indstilling fra øverste leder erhvervsskolens budget samt regnskabsinstruks. Stk. 2. Øverste leder skal løbende informere bestyrelsen om erhvervsskolens økonomiske forhold, herunder om afvigelser fra budget og aktuelle økonomisk situation. Bestyrelsen forelægges kvartalsvise regnskaber samt halvårs regnskaber og vurderer budgetter samt eventuelle afvigelser herfra. 18. Bestyrelsen godkender udbud af erhvervsskolens revision for en nærmere defineret periode. På baggrund af resultatet af udbuddet udpeges revisor. Stk. 2. Bestyrelsen skal forelægges og godkende erhvervsskolens ledelsesberetning for året og årsregnskab. Samtidig skal bestyrelsen gøres bekendt med indholdet af revisionsprotokollen og ændringer i regnskabsinstruksen. Revisor deltager og præsenterer årsregnskabet samt øvrige forhold. Stk. 3. Bestyrelsen fastlægger i forbindelse med vedtagelse af det årlige budget en personaleramme, indenfor hvilken øverste leder bemyndiges til at ansætte og afskedige øvrige personale. Jf. vedtægtens 10. skal bestyrelsen godkende alle ansættelser på ledelsesniveau. Stk. 4. De af revisionen fremsendte revisionsprotokollater udsendes omgående til bestyrelsen, der behandler disse på førstkommende bestyrelsesmøde. Stk. 5. Bestyrelsen vælger efter indstilling fra øverste leder det pengeinstitut, som institutionen vil bruge. Stk. 6. Bestyrelsen vedtager efter indstilling fra øverste leder en løn og personalepolitik for institutionen. BESTYRELSENS FORHOLD TIL ØVERSTE LEDER 19. Erhvervsskolens øverste leder er pligtig til at sikre det nødvendige mødegrundlag i form af beslutningsoplæg, rapporter og lignende. Øverste leder sikrer sekretariatsbetjening af bestyrelsen. Stk. 2. Øverste leder har ansvaret for, at bestyrelsens beslutninger gennemføres. Stk. 3. Øverste leder sikrer, at bestyrelsens dagsorden og referat er tilgængelig på institutionens hjemmeside, i henhold vedtægtens 12, stk. 6., og informerer medarbejdere, elever og andre relevante personer om bestyrelsens beslutninger. 20. Øverste leder udarbejder efter høring i samarbejdsudvalget erhvervsskolens budget og prognose for elevårsværk samt personaleramme for kommende finansår samt budgetoverslag for de efterfølgende to år til godkendelse af bestyrelsen. Stk. 2. Øverste leder udarbejder efter høring i samarbejdsudvalget et forslag til bestyrelsen om erhvervsskolens løn og personalepolitik. Stk. 3. Øverste leder bemyndiges til at ansætte og afskedige erhvervsskolens øvrige personale.
7 Stk. 4. Øverste leder udarbejder og forelægger kvartalsregnskab og halvårsrapport samt revideret budget til godkendelse 21. Øverste leder udarbejder en vision, mål og strategi for institutionens uddannelser for en defineret periode. Stk. 2. Jf. Kap. 2. 6 i Bekendtgørelse nr. 1514 af 15. dec. 2010 vedrørende Erhvervsuddannelser gælder, at skolen skal have et kvalitetssystem omfattende procedure for selvevaluering og procedurer for løbende informationsindsamling. Denne beskrives i skolens kvalitetsstrategi. Øverste leder udarbejder en kvalitetsstrategi for erhvervsskolens uddannelser. Denne skal indeholde en metode for måling af kvaliteten af undervisningen. Handlingsplan for Øget Gennemførelse indgår i erhvervsskolens kvalitetsstrategi. Stk. 3. Øverste leder udarbejder erhvervsskolens rammeplaner for undervisningen. 22. Øverste leder udarbejder erhvervsskolens organisationsplan minimum indeholdende en ledelsesstruktur, løn og regnskabsforvaltning, elev og studieadministration, en IT organisation, bygnings administration, kantinevirksomhed m.m. Stk. 2. Øverste leder udfærdiger en løbende vedligeholdelsesplan for institutionens bygninger, jf. Bekendtgørelse af Lov om Institutioner for Erhvervsrettet uddannelser nr. 951, 11, stk. 2. 23. Øverste leder er pligtig at orientere bestyrelsen løbende om væsentlige indberetninger og korrespondance med Undervisningsministeriet og andre myndigheder. Bestyrelsen holdes endvidere underrettet om den seneste udvikling inden for den lovgivning og regelsæt, der berører social og sundhedsuddannelserne. Stk. 2. Øverste leder har ansvar for, at alle indberetninger til Undervisningsministeriet og andre myndigheder indsendes rettidigt og i fuldstændig stand. 24. Øverste leder sikrer udbud af erhvervsskolens revision for en nærmere defineret periode. Stk. 2. Øverste leder sikrer adgangen til og tilstedeværelsen af det grundlag, som er nødvendigt for udførelse af revisionen. 25. Bestyrelsens formand afholder en gang om året en ledelsessamtale med øverste leder, hvor denne redegør for sit arbejde og de ledelsesmæssige forhold på erhvervsskolen. Der træffes endvidere aftale om kompetenceudvikling for øverste leder. 26. Øverste leder er pligtig til løbende at holde bestyrelsen underrettet om alle væsentlige forhold for erhvervsskolens virke. FORRETNINGSORDEN 27. Revision af nærværende forretningsorden skal optages til drøftelse ved udpegning af ny bestyrelse eller på opfordring af et bestyrelsesmedlem. Stk. 2. Forretningsordenen vedtages med almindeligt stemmeflertal. Bestyrelsen kan ved almindeligt flertal vedtage ændringer i sin forretningsorden.
8 Således vedtaget på bestyrelsesmødet den 24. feb. 2011. Århus, Dato: 24. feb. 2011. Leif Støy Kirsten Normann Andersen Dorthe Laustsen Vibeke Sjøgreen Marianne Svenningsen Fatma Øktem Niels Flade Nielsen Palle Herskind Jørgensen Lene Beirholm Eriksen