EU-Udbud af rengøring i Silkeborg Kommune

EU-Udbud af rengøring i Silkeborg Kommune Teknisk dialog Silkeborg Kommune har i forbindelse med det kommende EU-Udbud af rengøring gennemført teknisk dialog med følgende fire virksomheder: ISS Facility Services A/S, Alliance+, Elite Miljø A/S og Ren Service A/S. Herunder refereres hovedlinjerne fra den tekniske dialog med disse virksomheder. Virksomhedernes kommentarer er samlet under forskellige overskrifter. Ordentligt og fair udbud Det er væsentligt, at udbyder er tydelig omkring, hvad man ønsker, at leverandører skal konkurrere på. Dermed spiller tildelingskriterierne en stor rolle, ligesom en præcis rengøringsinstruks er vigtig. Prækvalifikation / udvælgelse Det vil være relevant at se på referencer på kontrakter af lignende størrelse. Fx på om mulige virksomheder har kontrakter på 20.000 m2 og opefter. Referencer er det eneste reelle parameter. Derfor er det væsentligt, at der kigges på sammenlignelige referencer. Udbyder skal være specifik i forhold til, hvad der vægter positivt (lignende opgaver, sammensætningen af opgaver, kvadratmeter, omsætning på de enkelte referencer). Derudover vil omsætning indenfor rengøring være relevant. Der kan fx sættes et krav om en omsætning på minimum 2-3 gange den forventede kontraktsum om året i omsætning. Det er væsentligt at lægge vægt på organisatorisk robusthed. En virksomhed oplyser, at det er vigtigt for virksomhedens mulighed for at byde på opgaven, at der åbnes for muligheden for at flere virksomheder kan byde sammen. Det vil være fornuftigt at fastlægge et interval for, hvor mange virksomheder kommunen ønsker at prækvalificere til opgaven. Kommentarer vedr. muligt indhold i udbudsmaterialet I det følgende er virksomhedernes kommentarer til punkter, der kan inkluderes i udbudsmaterialet, samlet. Timer Der bør ikke være et kriterium om flest mulige timer, da det kan medføre, at nogen skruer prisen helt ned. 1

Det bør være en del af kontrakten, at leverandøren skal dokumentere, hvor mange timer der tilbydes på de forskellige lokaliteter, men det bør ikke tælle i tildelingen, da det kan få nogen til at byde ind med for lav timepris. Det tilbudte timetal kan kommunen bruge, såfremt der er problemer med kvaliteten. Kvadratmeterydelser Pas på med det i tildelingskriterier. Det kan låse leverandøren uhensigtsmæssigt. Den største udfordring i branchen i denne sammenhæng er, at kvadratmeterydelsen kommer op og timeprisen ned. Pris Der var forskellige holdninger til vægtningen af priskriteriet. Nogen foreslog fx en vægtning på 45 % økonomi og 55 % kvalitet. Priskriteriet skal ikke være højere end 40-50 %, hvis man ønsker, at andre kriterier skal have betydning. Det er vigtigt, at udbyder fortæller, hvad der lægges vægt på. Også i forhold til økonomi, optionstimer, servicetimer, fast vederlag, servicetimer i fastlagt tid, timepriser mv. Kvalitet Udarbejd definition af, hvad kvalitet er og hvordan det vægtes (organisering, rapportering, reaktionstid, uddannelse (krav til servicemedarbejdere og ledere), erfaring med INSTA 800, certificering, plan for opstart, procedure for rekruttering og oplæring af nye medarbejdere, SLA / KPI, tilfredshedsgrad, omkostning ved underbud eller ikke indfrielse af forventninger mv.) Underleverandører Der kan stilles krav om, at der ikke bruges underleverandører. Total cost-betragtning (TCO) TCO-betragtning er god. Det væsentlige er, hvad det koster i hele kontraktens løbetid. Bed evt. tilbudsgiverne om at opgive prisen i den første periode indtil overenskomsten udløber og prisen derefter, hvis volumen og opgaven er den samme i kontraktperiode. Det vil give kommunen god information. Samarbejdsorganisation Samarbejdet er meget vigtigt for begge parter. Spørg til, hvordan og med hvem (navne) leverandøren vil møde kommunen (på operationelt, taktisk og strategisk plan). På operationelt niveau vil det være nærliggende, at kontakten vil være med rengøringschefen og vores kundechef. Der vil være vedvarende kontakt og i begyndelsen tæt kontakt. Bed leverandøren om at beskrive, hvilket hold de vil sætte. Ikke kun serviceleder, men også planlægger mv. Spørg efter CV på ledende medarbejdere. Der skal være en klar plan for, hvordan og med hvem kommunikationen skal foregå på strategisk, taktisk og operationelt niveau. 2

God central organisering er afgørende, så der sikres klare kommunikationslinjer. I forhold til tilbuddet kan udbyder specificere hovedpunkter som skal være med, mens leverandøren i tilbuddet kan beskrive andre dele. Det er vigtigt, at der på en eller anden måde åbnes for fleksibilitet i forhold til samarbejdet mellem udbyder og leverandør, så der sker den nødvendige tilpasning undervejs, og så der kan sikres et godt samarbejde. Det er vigtigt, at der gives frihed indenfor rammerne af kontrakten, fordi det bidrager til et godt samarbejde. Innovation Der skal være incitamenter, der gør innovation muligt i kontraktperioden. Det er vigtigt, at målene fastsættes i et samarbejde mellem kommunen og leverandøren. Hvis der sker en optimering via workshops, deles besparelsen mellem leverandør og udbyder. Skriv det fx ind som et kriterium, fx beskriv, hvordan I kan samarbejde med kommunen om udvikling. Overtagelse / kontraktopstart Få tilbudsgiver til at skrive, hvordan de vil tilrettelægge overtagelsesprocessen / overtage opgaven, herunder hvordan overtagelsesorganisationen vil se ud fra kontraktunderskrivelse til kontraktopstart (transition). Spørg til, hvilken plan der er lagt og afkræv i forbindelse med tilbud beskrivelse af projektplan og aktiviteter mv. En virksomhed giver udtryk for, at driftslederen ikke skal lave transition de skal lede, når driften er i gang. Derfor særskilt organisation til transition. Kvalitet, kvalitetssikring og kontrol Vi har ikke nogen forudfattet holdning til, hvordan kravene skal stilles. Programmeret rengøring er let at forklare, hvorimod det ikke er så let at forklare, at der bliver gjort rent, når der er behov for det. Vi foretrækker programmeret rengøring / frekvensrengøring, da det er lettest at kommunikere og sikrer klare niveauer. Foreslår udførelse efter programmeret rengøring, men kontrol efter INSTA 800. Der er flere eksempler på, at det fungerer godt. INSTA 800 kan være en fordel i forhold til styringsforpligtelsen. Det vil være væsentligt for kommunen at sikre, at styringsforpligtelsen rent faktisk overgår til leverandøren. Programmeret rengøring koblet med robust output-system vil være fint. Leverandøren skal være ansvarlig for at føre kontrol og afrapportere fx i forhold til INSTA 800. Derudover bør der være fokus på afrapporteringssystemet. Hvordan vil leverandøren afrapportere? Det er væsentligt med et robust afrapporteringssystem. Der kan i tilbuddet fx spørges til, hvor hvilke dele af dette system skal implementeres? 3

Er gået over til elektronisk kontrolsystem, som gør det muligt at knytte forskellige kvalitetskriterier til forskellige lokaletyper. Det er vigtigt med en kontaktperson fra centralt hold og at der bliver etableret et godt samarbejde mellem kontaktperson og leverandør. Rengøringsenheden kan godt være kontrolenhed efterfølgende. Omfang Vi vil gerne have det hele på en gang. For os vil det være fint med hele området. Det kan vi fint klare. Det vil give god mening at overtage institutionerne drypvis. Men det må gerne deles op i mindre områder, fx to eller tre områder. Det skal være nogenlunde lige store områder. Vi er bekendt med, at bygninger har vidt forskellig stand, gulvtyper, indretning, osv. Det vil have betydning for, hvor meget man kan tage. Vi har ikke på nuværende tidspunkt et overblik over, hvor meget vi kan byde på. Nogle steder, hvor man har flere forskellige leverandører, laver man tilfredshedsmålinger som er åbne for alle leverandører. Det giver muligheder for sammenligning og kan være fint. Der kan være en sikring ved at have flere leverandører, da det så ikke er alle områder der skal i udbud, hvis samarbejdet med en leverandør må afbrydes. Kontraktens løbetid Bør være minimum 36 måneder Op- og nedskalering I kravspecifikationen skal tilbudsgivers evne til op og nedskalering være meget klar. Priser på op- og nedskalering bør ske pr. rumtype (og prisen bør være den samme). Nogle mener også, at det også bør opdeles i forhold til programkoder. Op- og nedskaleringspriser bør angives i forhold til de eksisterende bygninger. Hvis der er nye bygninger, må man bede om ny pris (der er investering + evt. ny ledelse). Virksomhedsoverdragelse Det er altid udfordrende at være førstegangsovertager. Det private marked fungerer på en anden måde end det offentlige og der er en række udfordringer forbundet med virksomhedsoverdragelsen. Foreslår refusion på virksomhedsoverdragelse for at undgå, at der bliver konkurreret på virksomhedsoverdragelse. Refusion vil sikre, at man byder ind i forhold til det, man er god til. Det vil også mindske kravet til oplysningspligt i udbudsmaterialet. 4

Beregning af virksomhedsoverdragelse forudsætter alle data. Vi vil helst ikke indregne den i tilbudsprisen, men ordne det efterfølgende. Fx via en formulering i udbudsmaterialet i retning af: Virksomhedsoverdragelsen vil blive beregnet efterfølgende. Ordregiver forholder sig ofte kun til opstart af kontrakten. Men der kunne også stilles krav om virksomhedsoverdragelse ved kontraktslut. Der kan være krav om at virksomhedsoverdragelsen fortsætter. Stil krav om personalepolitik. Overenskomst og arbejdstakt En forholdsvis ny dom om arbejdstakt gør, at leverandøren er bundet til den arbejdstakt som medarbejderne arbejder under på den kommunale overenskomst, indtil overenskomsten udløber. Overenskomstforhandlinger i foråret 2015 vil sandsynligvis resultere i en tre-årig overenskomstperiode. Det betyder, at der vil være en mindre besparelse økonomisk frem til overenskomstens udløb. Der er andre overenskomster på markedet, hvor man betaler mindre i timen. Det er meget væsentligt, at der er krav om overenskomstmæssige lønninger. Sociale klausuler Ser gerne kvantitative krav om at der fx for hver 20 medarbejdere skal være et vist antal medarbejdere på fleksjob el.lign. Fint for os at kræve, at et vist omfang af medarbejderne er ansat under et socialt kapitel. Det kan aftales nærmere i kontraktopstartsperioden i samarbejde med leverandøren. Det kan være relevant at spørge leverandøren, hvordan de kan sikre, at udbuddet på medarbejdersiden bliver omkostningsneutral for kommunen. Det kan fx ske ved at virksomheden forpligter sig til at hjælpe medarbejdere, der kommer i overskud i forbindelse med udbuddet, i arbejde et andet sted. Det kan fx ske gennem netværk, e.l. Det vil være relevant at spørge til, hvilke metoder, midler og rengøringsrekvisitter leverandøren vil bruge? Der kan stilles krav til produkter, certificeringer, m.v. (både arbejdsmiljø og miljø). Det er vigtigt, at der er fokus på og krav til arbejdsmiljøet. Materiel Overtagelse af vogne og maskiner er fint. Vi kommer typisk med vores eget materiel og bruger som udgangspunkt ikke det eksisterende. Hvis det er industrimaskiner, vil vi gerne efter nærmere aftale overtage vaskemaskiner og tørretumblere og større gulvvaskemaskiner. 5

Som udgangspunkt leverer vi selv maskiner mv., men vi overtager gerne, specielt, hvis det er ordentligt materiale. Der er flere modeller for overtagelse af materiel. Enten aftale på baggrund af gennemgang ved transition eller udbyder lægger fast beløb på alle tilbud. Det er vigtigt med ordentlige beskrivelser af maskiner mv. Hvis kommunen har ønsker om mulighed for tilbagekøb ved kontraktslut, kan det fx formuleres sådan i udbudsmaterialet: Vi forventer at kunne overtage maskinparken på lignende vilkår ved kontraktophør.. Bod Har ikke noget imod bod, hvis man kører INSTA 800, for så har man et entydigt grundlag for det. Det er vigtigt, at præmisserne er klare, herunder for hvordan og hvor meget der udøves kontrol. Ikke tilhænger af meget detaljerede bodsbestemmelser. Derimod skal der være krav om, at leverandøren opretter fejl inden for en given frist. Er umiddelbart større tilhænger af, at der fx stilles betingelser om en vis score i tilfredshedsmålinger el.lign. Bod er relevant i forhold til behandling af medarbejdere (arbejdsmiljø, overholdelse af gældende overenskomster, løn, virksomheden kan dokumentere betaling af a-skat og moms). Meget vidtgående konsekvenser i de tilfælde. Det vil være fint, hvis det beskrives, hvordan og hvor tit det skal dokumenteres. Det kan også være en del af tilbuddet, at leverandøren skal beskrive dette. Øvrige emner som blev nævnt: Besigtigelse I princippet gerne besigtigelse af det hele. Ikke nødvendigvis hvert rum, men hver lokation. Vi skal ud på den enkelte institution, men det kan ikke nås på en dag. Der bør nok afsættes tre dage. Gerne rundt med bus. Tilbudspræsentation: Det vil være spændende, at få mulighed for at præsentere tilbuddet. Det kan måske være med til at afhjælpe risikoen for glitret papir. Det vil være rigtig fint med et præsentationsmøde. Vi vil meget gerne stille op med det hold, der skal stå for kontrakten her. 6

Derudover blev følgende bemærket: Stil gerne krav til miljømærkninger mv. Det er ikke lovligt at stille krav om arbejdsmiljøcertificering. Periodisk rengøring: skriv, at daglig rengøring kun er op til 3,5 meter. Rengøringstidspunkter: beskriv i materialet, hvornår der skal gøres rent (billige timer fra 5-18). Antal rengøringsdage per adresse fastlægges Serviceopgaver: bør have et fast defineret omfang Tilkøbsydelser: bør være klart defineret (m2, kilo) Vi regulerer typisk vores medarbejdere hvert år i marts i henhold til overenskomsten. ILON12 (Danmarks Statistik) er der mange der regulerer efter, men den er ikke god for leverandørerne. Vær opmærksom på adgang til containere, lys mv. 7