Udbud af materialer til sløjd og naturfag samt udførelse af lovpligtigt eftersyn af træbearbejdningsmaskiner

Transkript

1 Dato Sted Kolding Kommune Sagsbehandler Christina Meiner Telefon direkte Referat fra informationsmøde med svar på spørgsmål Udbud af materialer til sløjd og naturfag samt udførelse af lovpligtigt eftersyn af træbearbejdningsmaskiner KomUdbud 1

2 Der blev afholdt informationsmøde den 2. oktober 2014 i Kolding. De anvendte slides er offentliggjort på KomUdbuds hjemmeside sammen med dette referat. Der blev anvendt følgende dagsorden: 1. Kort beskrivelse af udbuddet 2. De udbudte opgaver 3. Betingelser fra deltagelse 4. Tildeling 5. Kontrakten 6. Spørgsmål/kommentarer Ad 1) Kort beskrivelse af udbuddet Udbuddet køres i KomUdbud, Christina Meiner fra Kolding Kommune er tovholder. 13 kommuner deltager i udbuddet, alle 13 på delområde 1 og 2, på delområde 3 deltager 10 kommuner. Offentligt udbud, grundet få leverandør på marked, der ønskes en leverandør pr. delaftale. Ad 2) De udbudte opgaver Udbuddet er opdelt i 3 delaftaler: Delområde 1: Materialer til sløjd Delområde 2: Materialer til naturfag undtagen kemikalier og datalogningsudstyr Delområde 3: Lovpligtigt eftersyn af træbearbejdningsmaskiner Ad 3) Betingelser for deltagelse Udvælgelses kriterier, vigtigt at udfylde og vedlægge de rigtige dokumenter, da man ellers ikke vil kunne komme i betrækning. Ad 4) Tildeling Det økonomisk mest fordelagtige tilbud på delområde 1 og 2. Pris, service, sortiment og miljø. Forskellig vægtning alt efter delområde. Se udbudsmaterialet. Den samlede tilbudssum, enhedsprisen x forventet forbrug, danner baggrund for prissammenligning. På delområde 3 laveste pris. Ad 5) Kontrakt 2-årig kontrakt med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder. 2

3 Udfordringen her er udvikling på markedet, hvordan det kommer til at fungere optimalt vil være et samarbejde mellem tovholder og tilbudsgiver. Delområde 1 og 2 skal e-handles. Ad 6) Spørgsmål/kommentar Nedenstående spørgsmål blev formuleret mundtligt. Den skriftelige formulering er KomUdbuds opfattelse af meningen af spørgsmålet. Hvis spørgsmålet ikke er fyldestgørende gengivet, opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmålet seneste d. 10. oktober 2014 kl Spørgsmål 1: På trælisten, står der at det er disse pakker, som kan købes på aftalen. Betyder det, at det kun er disse træpakker, som kan handles på aftalevilkår? Svar 1: Vi er opmærksomme på, at vi mister noget fleksibilitet. Denne løsning er valgt for at optimere e-handels mulighederne. Spørgsmål 2: Er e-handel en tung eller let opgaver det er svært at vurdere omkostningerne. Svar 2: Det må kunne betragtes, som en tung opgave. Fordelen ved e-handel i kommunen skal være at brugeren kan finde alle produkter et sted, det gør det lette for kommunen at lave statistik og tjekke priser. Praktisk: tilbudsgiver udfylder først excel-ark til godkendelse ved tovholder, dette ark danner så grundlag for e-handelskatalog. Kontakt eventuelt CC Management, der står for overførsel af data til flere systemer, for vejledning. Find kontaktoplysninger her: Spørgsmål 3: Skal øvrigt sortiment også være tilgængeligt i e-handel? Svar 3: Det er individuelt for kommunen om man ønsker, at kunne e-handle det øvrige sortiment. Øvrigt sortiment er frivilligt om man vil anvende og er derfor ikke en del af den obligatoriske aftale, på tilbudslistens varer. 3

4 Spørgsmål 4: Der står i udbuddet at kemikalier og udstyr til datalogning er undtaget af udbuddet, men at der skal gives 20 % på øvrigt sortiment. Er kemikalier og datalogningsudstyr øvrigt sortiment? Svar 4: Ja, kemikalier og udstyr til datalogning opfattes som øvrigt sortiment i delaftale 2. Spørgsmål 5: Fastholder KomUdud 20 % på Øvrigt sortiment? Svar 5: Ordregiver ændrer rabatsatsen på øvrigt sortiment til 15 %. Spørgsmål 6: I udbudsmaterialet, står der ved ordrestørrelser under 500 kr. må der opkræves et gebyr på 75 kr.. Er det et gebyr, som man kan pålægge udover fragt, eller hvordan skal dette forstås? Svar 6: Alle afgifter/gebyrer skal være indeholdt i priserne(-glødepære). Det præciseres at de 75 kr. er den fragt som man maksimalt må pålægge ordres under 500 kr. Spørgsmål 7: Kan man vurdere om det kan laves en alternativ fragt/gebyr løsning på tunge/store vare? Svar 7: Det er blevet vurderet at det ikke er muligt, at lave en alternativ løsning vedr. fragt på tunge/store varer. Det præciseres at den tilbudte pris skal være indeholdende alt. Der må ikke faktureres noget ved siden af, udover ved ordre under 500 kr. jf. svar nr. 6. Spørgsmål 8: Kan det overvejes at bruge leverandørens e-handelsløsning, der ses store udfordringer i at levere katalog til kommunerne? Svar 8: 4

5 Det er overvejet, men det ses ikke muligt at benytte leverandørens e-handelsløsning. Det er vedtaget i KomUdbud, at så meget så muligt skal e-handles og det er fundet, at delaftale 1 og 2 er egnet til, at skulle e-handles. Spørgsmål 9: Dette er en obligatorisk aftale, hvilke sanktionsmuligheder har leverandøren? Svar 9: Man har i kommunerene et fælles mål om at de obligatoriske aftaler skal benyttes. Der laves løbende kontrol med at aftalerne bliver brugt. I Kolding Kommune har vi klarer procedure for opfølgning. Spørgsmål 10: Hvis man i forbindelse med forlængelse oplever at kommuner vælger ikke at deltage i forlængelsen, skal de resterende så tilbydes samme betingelser?(aftale grundlaget bliver et andet) Svar 10: Efter to år laves der en evaluering af hvordan aftalen er gået. Hvis kommunerne synes at det er gået godt, er der mulighed for at forlænge aftalen 2 x 12 måneder. Denne forlængelse vil i givet fald være på samme vilkår/betingelser som den oprindelige aftale, selvom alle 13 kommuner ikke deltager i forlængelsen. Spørgsmål 11: Reference liste Hvad menes der med at sammenlignelige referencer skal være referencer til kommuner? Svar 11: Hvis man ikke har referencer til hele kommuner, er det ok at referere til skoler/institutioner i kommunerne. Det vigtige her, er at vise, at man kan håndtere volumen. 5