Kontrakt, FoodNet - open source IT-medlemssystem for økologiske fødevarefællesskaber der samlet benævnes parterne Imellem SOCIALSQUARE ApS Vestergade 20C, 1. - 3.- sal 1456 København cvr. nr.: 36 49 12 56 Telefon: + 45 26 800 388 (i det følgende kaldet SQ) og Københavns Fødevarefællesskab Kastanie Allé 16 2720 Vanløse Email: foodnet@kbhff.dk CVR nummer: 32996671 (i det følgende kaldet Kunden) er der med virkning fra den 18. februar 2015 indgået denne aftale om levering af de i aftalen anførte ydelser. 1
1 1. Generelt Denne aftale gælder for alle samhandelsforhold mellem SQ og kunden i aftalens løbetid. Hos SQ er Magnus Christensson ansvarlig for leveringen i henhold til denne aftale, og alene Magnus Christensson kan indgå supplerende aftaler, ændringer eller i øvrigt disponere i forhold til kunden. Imens er Christian Høeg den daglige kontaktperson og Scrum Master på opgaven og disponerer indenfor indeværende aftale. Hos Kunden er Andreas Lloyd kontaktperson i forholdet til SQ. Kunden bliver dermed forpligtet af aftaler som Andreas Lloyd har indgået med SQ og eventuelle ændringer i projektet, tillægsaftaler mv. skal meddeles via Andreas Lloyd til SQ. Kunden kan erstatte kundens ansvarlige kontaktperson i processen, såfremt dette meddeles SQ. 2. Arbejdets art og omfang Aftalen omfatter, Udarbejdelse og facilitering af en process for udvikling af et open source IT-medlemssystem for økologiske fødevarefællesskaber. Processen har fokus på tre faser med følgende aktiviteter: 1. Kortlægning af behov og udarbejdelse af projektplan (februar-marts 2015) Kortlægge fødevarefællesskabernes eksisterende IT-løsninger og afklare fælles behov til medlemssystemet både hos fødevarefællesskaberne og producenterne. Udarbejde en konkret og prioriteret liste over ønskede funktionaliteter. Valg af teknisk platform med henblik på at sikre, at systemet vil kunne udvikles bæredygtigt efter open source principper, og dermed sikre, at ingen fødevarefællesskabers drift er afhængige af enkelte programmørers tid og viden. Udarbejde en detaljeret projektplan for udviklingen af medlemssystemet. Identificere, udvælge og uddanne fødevarefælleskabernes egne udviklere med henblik på deres deltagere i systemudviklingen. Uddannelsen vil dække principper for SCRUM, brug af Github og Socialsquares produktudviklingsprocess. 2. Systemudvikling (april-september 2015) 2
Denne fase ikke blot består af selve systemudviklingen, men også en løbende proces med inddragende workshops og dialog med nøglepersoner i de enkelte fødevarefællesskaber og de lokale producenter, hvis arbejde også vil blive påvirket af medlemssystemet. Systemet vil være open source software det vil sige, at al kildekode og dokumentation vil gøres frit tilgængeligt under en open source copyright licens, der vil gøre det muligt for alle interesserede frit at bruge, videreudvikle og videredistribuere systemet efter egne behov. To faktorer er af afgørende betydning for systemets langsigtede succes: at systemet er let tilgængeligt og veldokumenteret, så andre programmører kan forstå og arbejde videre med det efter projektets afslutning at selve udviklingsforløbet er en åben proces, der inddrager interesserede og udvalgte frivillige programmører til at bidrage aktivt til udviklingen af systemet. Derfor vil processen også inddrage de software-udviklere, der allerede har bidraget til de enkelte fødevarefællesskabers IT-løsninger for at sikre et bredt ejerskab og kendskab til systemet efter projektets afslutning. Ligeledes vil der undervejs blive afsat ressourcer til at dokumentere systemets funktioner. Systemet vil blive udviklet i en række udviklingsetaper, hvorved det grundlæggende system først etableres og testes løbende i et enkelt fødevarefællesskab. Herefter udbygges systemet med en række funktionaliteter i særskilte moduler, som de enkelte fødevarefællesskaber kan tilvælge og tilpasse efter behov. Den endelige liste over funktionaliteter vil først blive fastlagt som en del af prioriteringen i fase 1, men en forventet liste kan findes i beskrivelsen af projektets forventede mål og leverancer herunder. Projektet skal resultere i et open source online medlemssystem med et ønske om følgende funktionaliteter: Medlemsdatabase opbygning af databasestruktur administration af medlemsoplysninger udsendelse af nyhedsbreve Håndtering og administration af vagtplaner Online bestilling og betaling webshop med online bestilling af fødevarer online betalingsmodul håndtering af kontingentbetaling 3
Bestilling af varer fra økologiske producenter database med oversigt over lokale økologiske producenters placering og sortiment let indgang for producenter til at byde ind med de fødevarer og de mængder, som de har til let indgang for bestillere i fødevarefællesskaberne til at sammensætte fødevarebestillinger Mængden af funktionalitet afhænger antallet af resurser som løbende kan dedikeres til processen, jf. punkt procesforløbet. I udviklingen og prioriteringen af funktionaliteter vil projektet trække direkte på erfaringerne fra Københavns Fødevarefællesskabs ØkoHub-projekt, der har til formål at udvikle logistik- og forretningsmodeller, der kan understøtte samarbejdet med de lokale producenter bedst muligt. 3. Implementering og formidling (oktober-november 2015) Det færdige system testes og sættes op i et enkelt fødevarefællesskab, og de frivillige programmører uddannes til at administrere, vedligeholde og videreudvikle systemerne fremadrettet. Herefter vil det være op til de enkelte fødevarefællesskaber at stå for opsætning og drift af medlemssystemet lokalt, og de vil alle have mulighed for selv at tilkøbe konsulent-ydelser eller samarbejde frivilligt for at videreudvikle og skræddersy nye moduler, så systemet kan dække øvrige, specifikke behov. Projektet afsluttes med en offentlig lancering for andre omstillingsprojekter og pressen i samarbejde med Økologisk Landsforenings kommunikationsteam. Ved udgangen af projektperioden skal medlemssystemet: være taget i brug i mindst 5 økologiske fødevarefællesskaber være under løbende videreudvikling varetaget af en gruppe på mindst 10 frivillige være tilgængelig til fri afbenyttelse sammen med dokumentation og installationsvejledning for salg direkte i systemet fra flere producenter programmører alle interesserede på KBHFFs hjemmeside og på ØkoStartpakke.dk. Processen FoodNet vil blive udviklet i en agil proces under projektledelses værktøjet SCRUM. Dette for at sikre, at den funktionalitet der implementeres først, er den der skaber mest værdi for fødevarefællesskaberne. Samtidig hjælper SCRUM med at definere roller i projektet og justere omfanget af kommunikation, alt sammen i en bestræbelse på at undgå misforståelser, der kan lede til implementering af uønsket funktionalitet, forsinkelser eller overskridelser af budget. 4
Desuden muliggør SCRUM en visualisering af projektets fremdrift, og kommer eventuelle problemer i forkøbet tidligt. Socialsquare er certificeret Scrum Master og Proxy Product Owner. I udviklingsprocessen vil følgende roller indgå: En Produktejer (Product Owner) som i led med SCRUM definerer user stories for kunden som skal afspejle de brugsscenarier som er identificeret. Denne rolle varetages af Andreas Lloyd, KBHFF. En SCRUM Master som facilitere processen fra ønsker til udvikling - og er en væsentlig aktør, der skal sikre at de enkelte user stories omsættes til funktionalitet, testes og er dokumenteret. Denne rolle varetages af Christian Høeg, SQ. Et udvikler team, hvor både både konceptualisering, implementering og validering finder sted, bestående af: 2 udviklere herunder programmering og design fra SQ. 3-4 forskellige kerneudviklere fra Fødevarefælleskaberne. Disse bliver udvalgt blandt andet gennem en spørgeskemaundersøgelse og efterfølgende trænet til at være del af udviklingsteamet Rollerne vil blive referet til som et team - og er aktive om muligt i hvert sprint. Teamets roller er væsentlige aktører i processen og for projektets success. I så fald, der skiftes ud i de udvalgte, dedikerede roller, skal Produkt Owneren og SCRUM Masteren acceptere det i fællesskab. Artefakter Det er dokumenter og grafer, vi bruger til at sikre processen forløber sig, som Kunden og SQ har aftalt. Det skaber gennemsigtighed i processen, så involverede kan se hvordan projektet skrider frem, og hvilken funktionalitet der ønskes fremadrettet. Artefakterne konkretiseres i ét samlet spreadsheet og består af en: Product Backlog (PBL) med Product Backlog Items. Disse items er omsat fra modtaget ønsker til Bigger Picture indtil design og funktionalitet. Sprint Backlog (SBL) med Sprint Backlog Items. Dette er tasks som kan være af både teknisk og ikke-teknisk karakter - og er alene til udviklerteamets brug. De opgaver og den funktionalitet som ønskes gennemført i hele projektet - og den funktionalitet, som er prioriteret til at blive udviklet i et givet sprint - deles af alle involverede i et dedikeret Google Doc spreadsheet. Vi bruger således spreadsheetet, som det centrale udgangspunkt for udviklingen af funktionalitet igennem hele projektet. Mødetyper Backlog refinement møde : Formålet med mødet er at aftale hvilke funktioner, aktiviteter og user-stories som teamet skal levere i det kommende sprint. Udviklingsteamet hjælper produktejeren med at estimere de enkelte punkter på backloggen og produktejeren har mulighed for at omprioritere og bytte funktionalitet på backloggen. Med udgangspunkt i projektets totale backlog af funktionalitet og opgaver, med hensyn til prioriteringerne men også den input som teamet fået fra sidste uges bruger validerings workshop, aftaltes hvad 5
teamet skal arbejde med i det kommende sprint. Mødet varer 2 timer. På mødet deltager altid produktejeren, SCRUM Masteren og udviklerteamet. Sprint planning møde: Formålet med mødet er, at planlægge det kommende sprint, vælge ud de funktioner og aktiviteter, der skal gennemføres i løbet af det kommende sprint, og beskrive disse som tasks eller opgaver af teknisk eller ikke-teknisk natur. Mødet varer 1 time. På mødet deltager altid SCRUM Masteren og udviklerteamet. Sprint review og retrospective: Formålet med mødet er at gennemgå det færdige sprint. De færdige funktioner bliver demonstreret for produktejeren. Hvis planlagt arbejde ikke er blevet gennemført bliver dette også gennemgået,så det kan flyttes og eventuelt prioriteres i næste sprint. Efter sprint review mødet gennemfører udviklingsteamet et retrospektivt møde som faciliteres af SCRUM Masteren. Formålet med mødet er at alle i teamet reflekterer over det gennemførte sprint for at på den måde identificere muligheder for at forbedre processen i de kommende sprints. Mødet varer 1 time. På mødet deltager altid produktejeren, SCRUM Masteren og udviklingsteamet. Procesforløbet Arbejdet inddeles i Sprints. Hver sprint, som forløber sig over 2 uger, indledes med et møde (Sprint Planning) og afsluttes med en fremvisning af det arbejde, som er planlagt i sprintet (Sprint Review). På baggrund af erfaringen fra de indledende sprints, er der mulighed for at aftale et sprint skal strække sige over en længere periode dog maksimum 4 uger pr. sprint. Processen på arbejdet med FoodNet illustreres i bilag 1. Processen vil indebære i alt 5 sprints udover kortlægningsfasen med følgende timebelastning for rollerne: Produktejer (Product Owner), 10 timer SCRUM Master, 10 timer Udvikler team: 2 udviklere fra SQ, 60 timer samlet og 30 timer per person og sprint. Et ønske om 3-4 forskellige kerneudviklere fra Fødevarefælleskaberne, 60 timer samlet 6
og cirka 15 timer per person og sprint. Alt i alt en 70 timers belastning på SQ og en ønsket maksimum 70 timers belastning på Kunden. Hvilket afhænger af mængden af kerneudviklere. Sidst nævnte vil blive planlagt inden starten på et sprint og mængden af funktionalitet, som hvert sprint indebærer afhænger således af Kunden mulighed for at levere de ønskede resurser. Intern koordination for fødevarefællesskaberne I forhold til intern koordination, så bruger fødevarefællesskaberne en wiki-side til at samle al relevant information om projektet for at kunne orientere bredt ud til de øvrige fødevarefællesskaber og andre interesserede: http://kbhff.wikispaces.com/foodnet her findes også de materialer, der allerede foreligger om det eksisterende medlemssystem, som eksistere hos KBHFF. Ligeledes er der oprettet en gruppe på beslutningsplatformen Loomio, hvor styregruppen løbende vil kunne træffe beslutninger om projektets udvikling. Alle beslutningerne vil være offentligt tilgængelige, og vil kunne følges her: https://www.loomio.org/g/hlbjrr80/projekt-foodnet Ovenstående vil være alene Kundens værktøjer, og vil ikke have direkte relation til SQ. 3. Aftaleperiode og opsigelse Leveringen af udviklingsprojektet påbegyndes den 18. februar 2015 og forventes færdigleveret ultimo november 2015. Aftalens bestemmelser om fortrolighed og immaterielle rettigheder gælder ud over aftalens løbetid. Se ydermere 10 om Ophør herunder misligholdelse. 4. Ressourcer SQ stiller de ressourcer, herunder personale eller underleverandører og samarbejdspartnere til rådighed til løsning af SQ s arbejdsopgaver. Kunden kan ikke indgå aftaler om ændring af arbejdsopgaver med andre end SQ. Såfremt kunden ønsker det, kan SQ i øvrigt formidle kontakt til underleverandører herunder andre konsulentfirmaer og freelance-konsulenter. 7
I sådanne tilfælde, vil den pågældende ressource optræde som repræsentant for SQ og nærværende aftales bestemmelser vil ligeså være gældende. 5. Immaterielle rettigheder Kunden har brugsret til de af SQ udviklede løsninger og resultater, der leveres i henhold til denne aftale. SQ er dog frit stillet med hensyn til anvendelse af samme løsninger og metoder til andre projekter, på betingelse af, at denne anvendelse ikke krænker tavshedspligten overfor kundens interne forhold. Rettighederne til udviklet software afhænger om nødvendigt af de givende licensforholdet for kildekoden bag. SQ har ret til at anvende kunden som reference. 6. Materiale og informationer Kunden leverer aftalt materiale og ressourcer til brug for SQs udførelse af opgaverne. I forbindelse med projektets gennemførelse specificeres opgaverne yderligere; herunder det materiale og de ressourcer, kunden skal bidrage med til opgaveløsningen. 7. Levering SQ påbegynder kortlægning af behov og udarbejdelse af projektplan 18. februar 2015, og endelig levering skal have fundet sted senest ved udgangen af november 2015. Omfang og leveringsdato af de individuelle delene af projektet (se 2 Arbejdets art og omfang) aftales i løbet af det pågældende sprint. SQ er forpligtet til at meddele kunden enhver forsinkelse samt redegøre for årsagen hertil. 8. Betaling Nedenstående priser er i danske kroner eksklusiv moms. I alt 250.000 eksl. moms for 6 sprints. Således gives en rabat ved 600kr/t. mod 850kr/timen. Rabatten gives som et resultat af: - Interessen for et godt samarbejde med et meget interessant fællesskabsprojekt 8
- Fødevarefællesskaberne deler en fælles åben holdning til verden af teknologi og samarbejde - Og fordi vi meget vel kan relatere til de visionære tanker projektet. Øvrige timer/opgaver afregnes efter SQ timepris, der udgør 850,- kr./timen eks. moms. Ethvert ekstraarbejde skal særskilt aftales skriftligt inden dette igangsættes. Fakturering til Kunden sker med 8 dages betalingsfrist i sammenhæng med Kunden modtager midler fra Fonden for Økologisk Landbrug i hhv.: Kr. 125.000 eksl. moms i udgangen af april. Kr. 125.000 eksl. moms i udgangen af september. Hele beløbet faktureres i 2015. Udlæg til IT-services specifikt relateret til projektet, events, arrangementer, workshops faktureres separat og aftales med kunden. Bemærk Efter at udviklingsprojektet er afviklet og er platformen lanceret skal platformen hostes. Dette indgår ikke som en del af kontrakten - og bør aftales skriftligt i en særskilt aftale. 9. Ansvar og ansvarsbegrænsning SQ er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregel. SQ er ikke ansvarlig for kundens anvendelse eller behandlingen af informationer, der modtages, lagres eller registreres af SQ. SQ er fritaget for ansvar for følger af manglende opfyldelse af SQs forpligtelser, hvis den manglende opfyldelse skyldes hindringer uden for SQs kontrol, og SQ ikke på tidspunktet for aftalens indgåelse med rimelighed kunne forventes at have taget sådanne hindringer i betragtning. SQ er ikke ansvarlig i force majeure situationer. Et eventuelt erstatningsansvar for SQ omfatter ikke kundens indirekte tab, følgeskader, driftstab, tabt fortjeneste eller andre økonomiske følgeskader, herunder tab af data, skader på andre ting og erstatningskrav fra tredjemand. 10. Ophør herunder misligholdelse 9
Aftalen løber indtil levering af processen har fundet sted. Opsigelse kan af hver part ske til den første i en given måned med 1 månedes frist. I tilfælde af opsigelse er SQ berettiget til at færdiggøre opgaver og forlange betaling for arbejde udført indtil det effektive ophørstidspunkt. Såfremt en part væsentlig misligholder denne aftale og den pågældende ikke har påbegyndt afhjælpning af misligholdelsen inden 8 dage fra aftale partens skriftlige anmeldelse, har den anden aftalepart ret til skriftligt at ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning. SQ og kunden er berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning hvis kunden eller SQ kommer under konkursbehandling, der åbnes forhandling om tvangsakkord, eller kunden eller SQ standser sine betalinger, samt såfremt kundens eller SQ s økonomiske forhold i øvrigt må antages af SQ/kunden at være af en sådan karakter, at kunden/sq ikke har mulighed for at opfylde aftalen i rette tid. 11. Værneting og lovvalg Alle tvister afgøres efter dansk ret af de almindelige danske domstole med Københavns byret som principalt værneting, alternativt Sø- & Handelsretten. 12. Fortrolighed Såvel SQ som kunden har tavshedspligt med ethvert forhold, som de måtte erhverve kendskab til hos den anden part eller hos tredjemand, og hvis hemmeligholdelse ifølge sagens natur er påkrævet eller bliver foreskrevet af den anden part. Fortroligheden gælder dog ikke for information, der er offentlig tilgængeligt, retmæssigt modtaget af tredjemand, eller vedrører generelle idéer, begreber, knowhow eller teknik angående databehandling. 10
13. Indgåelse af aftale Underskrifter Aftalen underskrives i 2 eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Sted: Socialsquare Aps, Magnus Christensson Dato: Sted: Københavns Fødevarefællesskab, Andreas Lloyd 11