Fibigerstræde 15 9220 Aalborg Øst telefon: 9635 8016 fax: 9815 9494 e-mail: bestyrelsen@studentersamfundet.aau.dk http://www.studentersamfundet.aau.dk Ordinære medlemmer af bestyrelsen Carsten Rune Jensen, formand Kevin Harritsø, næstformand Christian K. Refshauge, kasserer Anne la Cour Sigvardsen Jakob Lemming Katja Bundgaard Meyer Martin Hundebøll Sinna Pilgaard Ulrichsen, Studenterhusets repræsentant Aalborg, den 24/08/2007 Observatører i bestyrelsen: Jeppe Mulvad Larsen, Uddannelsespolitisk ordfører Jonas Caben Iversen, Uddannelsespolitisk viceordfører Karsten Krogsgaard Sommer, Administrationschef Peter M. Wiese, Erhvervschef Jacob Volstrup, EDBdrift Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 21. august 2007. 1. Formalia [B] [10 min] Jeppe M valgt som ordstyrer Anne la Cour er referant Ændringer i dagsorden Punkt 2 omdøbes til Principiel diskussion ang. aflønning af frivillige i AAU-tv. Kortes til 10 min Nyt punkt: Punkt 2b Prosa [10 min] Messe udstyr kommer som punkt 6, og resten rykkes frem. [10 min] Lukket punkt efter pausen [20 min] LLO bliver kortet af til [15 min] Nyt punkt: Punkt 8 Studiestartsfesten [5 min] Referatet godkendt dog er Carsten ikke helt tilfreds med at der ikke var kommet andre meddelelser end nyt fra formanden Punkter til nyhedsbrev ingen blev udvalgt. 2. Principiel diskussion ang. aflønning af frivillige i AAU tv[odb] [20 min] AAU-tv vil gerne have løn for det arbejde de laver, en mulighed var at de kom med et forslag til aflønning på et specifikt job. Der diskuteres om S et skal aflønne dem og hvordan det eventuelt skulle gøres. Katja holder møde med dem i morgen og vil fortælle dem hvad bestyrelsen er kommet frem til Opsummering af diskussion: beslutter at der ikke er mulighed for personlig løn men gruppen kan godt får en % del af eventuelle eksterne aftaler (fx fra institutter) og S et får resten. De kan også få penge fra S et hvis de laver noget for S et (fx en RUS dvd). Side 1 af 6
2B Prosa [10 min] Programør data fagforening i lighed med aftale med IDA Det er urealistisk at få en lige så go aftale med Prosa som vi har med IDA, men der er både fordele og ulemper Aftalen: medlem af s et - og går på en IT udd. så kan du blive gratis medlem man kan sagtens være med os Ida på samme tid. 10 kr. pr medlem pr halve år. (også dem der ikke er medlem af s et) Vi får penge af Prosa for hvert medlem. Opsummering: bestyrelsen har godkendt at der arbejdes videre med aftalen og at der kommer mange detaljer samt snakkes med Ida 3. Telefonpolitik [ODB] [20 min] Mobil abb. der er blevet kigget på mobil abb. og gamle regninger den billigste er Telia aftale med UNi. Det er den aftale som ordføreren og formanden har altid brugt. Så Peter og Karstens mobiler bliver lavet om til Telia abb. Så de kan gå ind under samme aftale. Budskabet er at man er en officiel kontakt og at folk skal kunne ringe til en. (ik den anden vej) Punktet er udskudt og der orienteres kun om at der er købt nye telefoner. 4. Tutorseminarer på INS, SAMF (og HUM?) samt introseminar på Adgangskursus [OB] [10 min] Hvem kan deltage i introduktionerne? Det er ønskeligt at der deltager en af hvert køn ved hvert arrangement. Herunder er listet tidspunkt for præsentationerne: 24. aug. kl. ca. 13:00 Tutorseminar på SAMF [Formanden, Katja] 24. aug. kl. ca. 12:30 Velkomstarrangement på Adgangskursus [Lemming, Anne] 25. aug. kl. ca. 15:40 Tutorseminar på INS [Hundebøll og Katja, Formanden] 31. aug. kl. ca. 12:45 Introkursus for internationale studerende [Katja og Jeppe,og måske Christian] Bonus info der er skabt kontakt til HUM, der er dog ikke et samlet tutor seminar men det er en start. Betinna fra HUM kommer torsdag den 23. kl. 12.00 PAUSE m. spisning [20 min] 5. Lukket punkt [20 min] Der føres ikke referat af dette punkt 6. LLO-aftalen [ODB] [15 min] Side 2 af 6
LLO har fremsendt et forslag til fornyelse af vores aftale og derigennem tilbud til vore medlemmer. Vi har afventet opgørelse over vore medlemmers brug af aftalen. LLO rykker nu for et svar, jf. bilag. Christian K. Refshauge vil fremlægge sagens gang. bedes tage stilling til om vi vil forlænge aftalen med LLO. Har vi lyst til at have den her aftale, gælder kun for den der bor i private udlejere lejligheder. Mange på Uni bor i AKU lejede lejligheder. Men der er nogen der har brug for det vi skal finde ud af hviske tal de har og syntes at aftalen er fin, den giver et godt signal at S et støtte de studerende når de har bolig problemer. Aftale bliver som følger Studentersamfundet betaler kr. 20.000,- for forlængelse af LLO aftalen frem til januar 2008. Beløbet indbefatter vederlagsfri servicering af Studentersamfundets medlemmer på lokalkontoret i Aalborg på lige vilkår med afdelingens øvrige medlemmer. I løbet af efteråret (formodentlig november) udarbejdes ny samarbejdsaftale gældende fra februar 2008. Til denne genforhandling påhviler det LLO at dokumentere i hvad omfang medlemmer af Studentersamfundet har gjort brug af samarbejdsaftalen med LLO. 7. Messeudstyr [OB] [10 min] Peter og Jeppe har været ude og kigge på messe udstyr (billeder vises frem) Budgettet er som følger: Rammesystem 1 13.900 Ekstra Rammer 1 7.000 Rullegardin 2 5.400 Brochure holder 2 2.500 I alt 28.800 vil gerne godkende at ovenstående bliver indkøbt - designet af vægen sendes forbi bestyrelsen inden det bliver bestilt.(asap) 8. Studiestartsfest [OB] [5 min] Der bevilliges op til 50.000 kr. til studiestartsfesten af bestyrelsen Side 3 af 6
9. Meddelelser [O] [25 min] Nyt fra formanden: Rektorrundtur er udmeldt til 19. okt. Der gøres opmærksom på at denne dato ligger i uge 42 hvor flere studier har skemafri. Der skal i nær fremtid ses nærmere på indholdet til et projektmøde i september/oktober. Ligeledes er det nært forestående at revurdere ansættelserne af adm- og erhvervschef. Aalborg Universitet har pr. 1. aug. 2007 indført rygeforbud på indendørs arealer disse retningslinier vil Studentersamfundet følge ved brug af universitetets faciliteter, der kan således ikke indrettes rygerum til eksempelvis fredagscaféer. Aalborg Culture Day 2008 afholder næste planlægningsmøde d. 3. okt. kl. 14 i lokale 38 på Fibigerstræde 13 - Jakob Lemming deltager som repræsentant for Studentersamfundet og det forhåbentlig kommende Internationale Udvalg. Nyt fra Politisk koordinering: Der udarbejdes et arbejdsprogram med "slagtemaer". Klargøring til valg laves ved at trykke plakater mm. så det ligger klar. Temaer til UPF er valgt med nye studerendes interesser in mente. Nyt fra administrationen: Nyt fra erhvervsgruppen: Den første af de nye erhvervskonsulenter begynder på mandag, mens den næste afventer de sidste ansøgere til samtale. Agenda september har forbedret salget ca. 7% i forhold til sidste år og har omsat for 63.000 kr. Halvårsregnskabet for Agenda viser en omsætning på 155.000, hvilket giver et semester med driftsoverskud for første gang. Studiestartsmessen er fra annoncørernes side enormt interessant og pladserne er revet væk, samtidigt med at budgetterne er overholdt. Nyt fra Studenterhuset: Rygeforbudet er indført uden de store problemer. Frank, vores nyansatte lydmand er i arbejde. Vi har dog ikke fået lydanlægget til salen endnu, så han går og pusler nede i lysrummet, hvor han laver smårepationer og lærer tingenes plads at kende. IT-systemet har i løbet af sommerferien været under stor omstrukturering, så der nu laves backups og andet praktisk. Det er endnu ikke færdigt, men det trådløse net ventes oppe at køre til studiestartsmessen. Tutorkortet har været oppe til revision. I år kan tutorer købe øl og vand til polet priser, når der er navn på kortet og tutor-t-shirt på tutor. Der må købes til tutoren selv, og hans basister. - Nyt fra grupper repræsenteret ved mødet Basisbaren Der holdes hvervemøde den 10. sep. ØL afholdes den 14. sep og der hænges plakater op på hele universitetet. Der er lavet en ny jukeboks, som gør det nemmere at administrere musikken. Basisbaren ansøger snart om rengøringsvogne. Baren vil gerne spraymale BB-logo på "barlåge". Side 4 af 6
Studiestart Vi sætter telt op på tirsdag. Vi har endnu ikke klarhed over de ønskede midler. Der skal skilte op, som viser vej til festen. Festudvalget: Der er ved at være styr på tingene. Café-du-ve' Vi står over for et generationsskifte i Café-du-ve', og det betyder at vi skal have gang i hvervningen af nye aktivister. Den daglige leder snakker om at afholde et projektmøde om hvad en fredagsbar bør/kan indeholder, og hvilke rammer den skal befinde sig i. Vi har så småt styr på moms "problematikken". På næste månedsmøde planlægger vi at finde en løsning på rygningsforbuddet. Lyd & Lys: Gruppen fik som bekendt afslag på sin ansøgning. Der er dog en ny ansøgning i støbeskeen til Tuborg fondet, som bliver sendt snarrest. Lampeophængningen viser sig meget dyrere end hidtil planlagt, dette skyldes at Teknisk forvaltning har meget travlt med al den omrokering der er på universitetet for tiden, og opgaven derfor skal "out-sources". Vi finder en midlertidig løsning, indtil at TF kan ordne det. 10. Næste møde [5 min] Næste møde torsdag den 6. september kl. 17.00 Punkter til næste møde: Planlægning af projektmøde Samarbejde med studenter huset Opsamling af studiestartfesten Poster til Rus seminar Halvårs regnskab fremlægges Underskudsbevilling fra Festudvalget, samt ansøgning til indkøb af vagt jakker (RUSfest) 11. Eventuelt Der bliver spurgt om hvorfor bestyrelsen er gået væk fra listen af igangværende projekter i indkaldelse/referatet det er planen at det kommer igen. Endvidere bliver der efterspurgt hvad status er på Kalendersystemet Martin H forklarer og har kigget og tester open group were han regner med at se mere på det efter studiestart. Der var opklarende spørgsmål fra Rusplanlæggeren Sinna, til forskellige personer. Kevin H sætter Lena, Tina og Anette ind i hvordan de håndtere nøglerne til de skabe der forefindes i Aktiviteslokalet og det enen møde rum Side 5 af 6
Dato for Bestyrelses dag er: Søndag den 26. August kl. 12.00 i lokale 407 Der oplyses om at IDA aftalen genforhandles i slutningen af september Alle bestyrelsesmedlemmer kontakter deres gruppe og fortæller om mulighederne for PR tøj. Der arbejdes på ny Feng Shui i Aktivistlokalet. Der er kommet projekter op i 407 der mangler dog kabler (!) Bannere, der er nogen grupper der ikke har afleveret bannere ind, firmaet opfører sig lidt underligt svarer ik på mails og telefon op kald. Men efter planen skulle de være klar til Studiestartsfesten 12. Mødeevaluering Der føres ikke referat af dette punkt. Side 6 af 6