Den lille uundværlige om Horizon projekter. En introduktion til de økonomi- ske og juridiske regler i Marie Skłodowska-Curie Actions

Den lille uundværlige om Horizon 2020- projekter En introduktion til de økonomi- ske og juridiske regler i Marie Skłodowska-Curie Actions Juni 2018

Udgivet af Bredgade 40 1260 København K Tel.: 3544 6200 E-mail: sfu@ufm.dk www.ufm.dk Tryk Illustrationer PRinfoTrekroner Shutterstock Publikationen kan hentes på ufm.dk/publikationer ISBN: 978-87-93706-12-5 ISBN (elektronisk publikation): 978-87-93706-11-8 2

Den lille uundværlige om Horizon 2020-projekter En introduktion til de økonomiske og juridiske regler i Marie Skłodowska-Curie Actions Denne side er helt bevidst uden indhold Juni 2018 3

Denne side er helt bevidst uden indhold 4

Indhold 1. Indledning 7 2. Projekttyper 9 3. Budget og tilskud 11 4. Støtteberettigede omkostninger 13 5. Tredjeparter 15 6. Dokumentationskrav 17 7. Afrapportering 19 8. Adgang til eksisterende viden og resultater 21 9. Rekruttering og ansættelsesforhold 23 10. Øvrige regler 25 11. Nyttige links 27 5

Få mere viden Få det fulde overblik i Europa-Kommissionens kommenterede tilskudsaftale. Du finder linket bagerst i guiden. Se eller gense EuroCenters webinarer på ufm.dk/h2020/webinar. 6

1. Indledning Formål og afgrænsning Med denne lille guide ønsker vi at give et overblik over de væsentligste juridiske og økonomiske regler i Marie Skłodowska-Curie Actions (MSCA) under Horizon 2020. Regler, som alle projektdeltagere bør kende til for at undgå at skulle tilbagebetale dele af deres tilskud til EU og for at undgå konflikter med projektets øvrige partnere. Guiden er bygget op, så den følger de regler, der findes i den specifikke tilskudsaftale for MSCA-projekter. Vi har fokuseret på de områder, hvor MSCA-reglerne adskiller sig fra de generelle Horizon 2020-regler. Det betyder, at vi ikke gennemgår de artikler i MSCA-tilskudsaftalen, der overlapper med den generelle. Vi har også udgivet to andre guides, der kun fokuserer på de generelle økonomiske og juridiske regler i Horizon 2020-projekter. Du finder linket til disse bagerst i denne guide. Udgangspunktet for guiden er de fire projekttyper under MSCA: Innova- tive Training Networks (ITN), Individual Fellowships (IF), Research and Innovation Staff Exchange (RISE) og Co-funding of regional, national and international programmes (COFUND). European Researchers' Night (NIGHT) følger de generelle Horizon 2020-regler. Det er vigtigt at understrege, at guiden på ingen måde er udtømmende. For en komplet oversigt over reglerne i Horizon 2020-projekter og ek- sempler på anvendelse af reglerne henviser vi til Europa- Kommissionens kommenterede tilskudsaftale, som vi har linket til under Nyttige links sidst i guiden. Vi har henvist til de relevante artikler i tilskudsaftalen under hvert afsnit i guiden. God fornøjelse med dit MSCA-projekt! 7

Konsortieaftalen Projekter med flere tilskudsmodtagere skal udarbejde en projektin- tern konsortieaftale. En sammenslutning af europæiske universiteter (LERU) har udarbejdet en specifik skabelon for ITN-projekter. Du kan hente den gratis på deres hjemmeside. 8

2. Projekttyper Article 2 I denne guide fokuserer vi på følgende fire projekttyper under MSCA: ITN-projekter støtter netværk, der har til formål at uddanne ph.d.- studerende på tværs af lande og sektorer. ITN-projekter kan gennemfø- res som European Training Networks (ETN), European Industrial Docto- rates (EID) eller European Joint Doctorates (EJD). ITN-projekter har altid flere tilskudsmodtagere og partnerorganisationer og typisk en varighed på 48 måneder. IF-projekter støtter individuelle mobilitetsstipendier, der har til formål at videreuddanne en forsker, der allerede har en ph.d.-grad. IF-projekter har følgende varianter: European Fellowships (EF) og Global Fellowships (GF). EF har derudover følgende underformer: Career Restart, Reinte- gration og Society and Enterprise. IF-projekter har altid kun én tilskudsmodtager, men kan inkludere partnerorganisationer. IF-projekter har typisk en varighed på 12-24 måneder for EF og 24-36 for GF. RISE-projekter støtter netværk, der har til formål at udveksle personer, der er ansat af de tilskudsmodtagere og partnerorganisationer, der del- tager i projektet. Udvekslingen skal ske på tværs af lande og/eller sektorer. RISE-projekter har altid flere tilskudsmodtagere og partnerorganisationer og typisk en varighed på 48 måneder. COFUND-projekter støtter forskeruddannelsesprogrammer, der har til formål at uddanne ph.d.-studerende (Doctoral Programmes) eller forskere, der allerede har en ph.d.-grad (Fellowship Programmes). COFUND-projekter har altid kun én tilskudsmodtager, men kan inkludere partnerorganisationer. COFUND-projekter har typisk en varighed på 60 måneder. Early-stage Researchers (ESR) dækker normalt over ph.d.-studerende og Experienced Researchers (ER) over forskere med en ph.d.-grad. 9

Beskatning af MSCA-løn Hvis du har spørgsmål til beskatningen af MSCA-lønninger, skal du kontakte SKAT. 10

3. Budget og tilskud Articles 4 + 5 Den vigtigste forskel på MSCA-projekter og øvrige Horizon 2020- projekter er, at MSCA kun anvender foruddefinerede enhedssatser (unit costs) som tilskud. Det betyder, at der ikke tages højde for dine fakti- ske omkostninger til for eksempel løn, indkøb af materialer og rejser. Alle omkostninger er således baseret på en fast sats per måned (person month), hvor forskeren arbejder på projektet. Alle MSCA-projekttyper yder tilskud til aflønning af de forskere, du rekrutterer (eller udstationerer for RISE) på projektet. Du skal bruge tilskuddet fuldt ud til at aflønne forskeren. ITN, IF og RISE yder også tilskud til direkte omkostninger forbundet til de forsknings-, uddannelses- og netværksaktiviteter, forskeren har i løbet af projektperioden. Det kunne for eksempel være rejser, kurser, vejledning og indkøb af udstyr og materialer. Du kan anvende tilskuddet med fleksibilitet, så længe det er relevant for projektet. Alle MSCA-projekttyper yder tilskud til indirekte omkostninger såsom overhead. Du kan også anvende dette tilskud med fleksibilitet. I ITN- og RISE-projekter er det muligt at overføre personmåneder fra en tilskudsmodtager til en anden, uden at det kræver en formel ændring fra tilskudsaftalen (amendment). Hvis overførslen medfører en væsentlig ændring af projektbeskrivelsen, skal du dog anmode om en formel æn- dring. I ITN skal du desuden være opmærksom på 40%-budgetreglen. Det er også tilladt at overføre hele eller dele af dit tilskud til direkte omkostninger og indirekte omkostninger til en anden tilskudsmodtager eller partnerorganisation. Du behøver ikke informere Europa- Kommissionen om sådanne overførsler, og de skal heller ikke afrappor- teres. Sørg dog for at aftale detaljerne for dette i konsortieaftalen. 11

Særligt om forældre- og barselsorlov Bemærk, at omkostninger afholdt under den rekrutterede forskers forældre- og barselsorlov ikke er støtteberettigede under MSCA. 12

4. Støtteberettigede omkostninger Article 6 For at omkostninger anses som støtteberettigede under MSCA skal den rekrutterede eller udstationerede forsker rent faktisk have arbejdet på projektet. Det er derudover en betingelse, at forskeren overholder det påkrævede erfaringsniveau, og at forskeren udfører de aktiviteter, der er beskrevet i projektbeskrivelsen. Omkostningskategorierne omfatter: 1) Omkostninger til aflønning af forskere (researcher costs) skal udbetales fuldt ud som bruttoløn til de ansatte forskere. Andet anses som underbetaling og vil have konsekvenser for dit tilskud. For ITN og IF består kategorien af tre underkategorier: - Living allowance dækker leveomkostninger og er altid en del af tilskuddet. - Mobility allowance dækker private rejser og er altid en del af tilskuddet udbetales ofte som en integreret del af lønnen. - Family allowance kun en del af tilskuddet, hvis forskerne har børn eller er i ægteskabslignende forhold på rekrutteringstids- punktet udbetales som ovenfor. 2) Driftsomkostninger inklusiv overhead (institutional costs) kan med fleksibilitet bruges på projektrelaterede aktiviteter. For ITN, IF og RISE består kategorien af to underkategorier: - Research, training and networking costs dækker alle forsk- ningsrelaterede aktiviteter, herunder vejledning, rejser osv. - Management and indirect costs dækker administrative omkostninger og overhead. Driftsomkostningerne inklusiv overhead kan deles med de øvrige partnere i konsortiet. Husk at aftale detaljerne i konsortieaftalen. 13

5. Tredjeparter Article 8 De generelle Horizon 2020-regler om tredjeparter finder ikke anvendelse under MSCA, da det forventes, at tilskudsmodtagerne selv og de rekrutterede forskere har de nødvendige ressourcer til at kunne gen- nemføre projektet. Tredjeparter er karakteriseret ved ikke at være en del af konsortiet og skriver ikke under på tilskudsaftalen (Grant Agreement) med Europa- Kommissionen. Det er dog muligt at involvere organisationer med en økonomisk eller juridisk forbindelse til en tilskudsmodtager. Det kunne for eksempel være et universitet, der rekrutterer og uddanner en forsker, mens dele af uddannelsen foregår på et tilknyttet universitetshospital. Det kunne også være et moderselskab, der rekrutterer en forsker, mens dele af forskerens arbejde foregår i datterselskabet. Denne involvering svarer på mange måder til reglerne om tilknyttede tredjeparter i de generelle Horizon 2020-regler (linked third parties). Det er også muligt at involvere partnerorganisationer i projektet. De kan stå for en del af uddannelsen og være vært for forskere under udstationeringer. De må dog ikke rekruttere og ansætte forskerne. Partnerorganisationers omkostninger dækkes ikke direkte af EU men af tilskudsmodtagerne. De nærmere omstændigheder aftales i en separat aftale mellem de berørte parter. Der er ingen begrænsninger for partnerorganisationers hjemland. Partnerorganisationers deltagelse og aktiviteter skal være beskrevet i projektbeskrivelsen i Anneks 1. 15

Husk din organisations egne dokumentationskrav Selvom MSCA-projekter ikke har høje dokumentationskrav, skal du stadig huske at følge din organisations normale dokumentationskrav for omkostninger. 16

6. Dokumentationskrav Article 18 For MSCA-projekter er dokumentationskravene simplere end i øvrige Horizon 2020-projekter. Det betyder, at du kun skal kunne dokumentere, at de afrapporterede personmåneder er korrekte. Det vil sige, at den rekrutterede eller udsendte forsker rent faktisk har arbejdet på projektet, og at vedkommende er støtteberettiget. Der er ingen dokumentationskrav for de reelle omkostninger, eller hvad midlerne præcist er blevet brugt på, men de skal være brugt på projektrelaterede aktiviteter og må ikke give anledning til profit. For at kunne dokumentere, at de afrapporterede personmåneder er korrekte, og forskeren er støtteberettiget, er følgende dokumenter nyttige: - Ansættelseskontrakter for de ansatte forskere. - Den ansatte forskers CV og eksamensbeviser samt yderligere relevant dokumentation fra rekrutteringsprocessen. - Laboratoriebøger, videnskabelige artikler, bibliotekslåneover- sigter og lignende, der kan dokumentere, at forskeren rent faktisk har arbejdet på projektet. - Dokumentation for, at reglerne i Artikel 32 om rekruttering og ansættelsesforhold er overholdt (se kapitel 8 i denne guide). - Dokumentation for, at den ansatte forsker har fået den løn ud- betalt, som vedkommende er berettiget til (se kapitel 4). Dokumentationen skal være verificerbar, reviderbar og tilgængelig i mindst fem år efter slutudbetalingen. 17

7. Afrapportering Article 19 Den periodiske og løbende afrapportering i MSCA-projekter adskiller sig på en række punkter fra øvrige Horizon 2020-projekter. For det første er de periodiske afrapporteringsperioder typisk på 24 måneder mod typisk 18 måneder i øvrige Horizon 2020-projekter. For det andet er der en række obligatoriske deliverables: For ITN- og RISE-projekter skal du indsende en progress report efter måned 12, afholde et mid-term meeting inden måned 27, og indsende researcher declarations, der indeholder oplysninger om de rekrutterede forskere, senest 20 dage efter rekruttering. For IF skal du kun indsende en slutrapport. For COFUND skal du indsende researcher declarations og afholde et mid-term meeting. Det er vigtigt, at dine researcher declarations er korrekte og opdatere- de, da den økonomiske afrapportering automatisk baseres på oplys- ningerne i disse. Du kan finde de MSCA-specifikke skabeloner for afrapporteringen i Participant Portal og i afrapporteringsmodulet. Eftersom MSCA-projekter anvender enhedssatser, skal din økonomiske afrapportering ikke inkludere en revisorpåtegning (Certificate on the Financial Statements/Anneks 5). Den økonomiske afrapportering er meget simpel, allerede udfyldt og klar til underskrift i afrapporteringsmodulet i Participant Portal. 19

8. Adgang til eksisterende viden og resultater Articles 25 + 31 Eftersom de rekrutterede forskere spiller en væsentlig rolle i projektet, indeholder MSCA-reglerne særlige rettigheder, for så vidt angår adgang til tilskudsmodtagerens (eller værtsinstitutionens) eksisterende viden og resultater. Du skal som værtsinstitution give den rekrutterede forsker adgang til både den eksisterende viden og til de resultater, der er nødvendige for, at forskeren kan udføre sit arbejde på projektet. Eksisterende viden dækker over data, know-how eller informationer uanset form eller oprindelse. Det vil sige alle former for immaterielle rettigheder (IPR), tilskudsmodtageren er i besiddelse af før projektstart, og som er nødvendige for projektets gennemførelse. Resultater dækker over output genereret af projektet såsom data, know-how eller information uanset form eller oprindelse, og uanset om de kan beskyttes eller ej. Det vil sige alle former for immaterielle rettigheder (IPR), tilskudsmodtageren genererer under projektet enten på egen hånd eller i samarbejde med andre tilskudsmodtagere. Hvis du benytter dig af partnerorganisationer eller andre typer tredjeparter, skal du sikre dig, at den rekrutterede forsker også har adgang til disses eksisterende viden og resultater, hvis de er nødvendige for projektets gennemførelse. Dette kan aftales nærmere i en separat aftale. 21

9. Rekruttering og ansættelsesforhold Article 32 MSCA-reglerne indeholder en række forpligtelser for dig som tilskudsmodtager om rekruttering og ansættelsesforhold. De omfatter: - Stillingsopslag skal opslås bredt, internationalt og på Euraxess. - Rekrutteringen skal være gennemsigtig, upartisk og retfærdig. - Rekrutteringen må ikke give anledning til interessekonflikt. - Den rekrutterede forsker (herefter forskeren) tilbydes samme ansættelsesforhold som værtsinstitutionens øvrige forskere. - Tilskudsmodtageren skal være vært for og uddanne forskeren. - Forskeren skal have kvalificeret vejledning. - En karriereudviklingsplan skal udarbejdes og understøttes. - Forskeren skal samarbejde med ikke-akademiske miljøer. - Udstationeringer skal overholde de pågældende regler. - Forskeren må ikke modtage andre indtægter for projektaktiviteterne end dem fra tilskudsmodtageren. - Forskeren skal overholde IPR-bestemmelserne. - Værtsinstitutionen skal hjælpe forskeren administrativt. - Værtsinstitutionen skal informere forskeren om tilskuddet. - Forskeren modtager den løn, vedkommende er berettiget til. Ansættelseskontrakten (RISE undtaget) skal adressere, at forskeren: - skal arbejde fuldtid på projektet (IF fra 2018-2020 undtaget). - ikke modtager andre indtægter for projektaktiviteterne end dem fra tilskudsmodtageren. - skal informere om omstændigheder, der kan påvirke projektet. - overholder IPR-bestemmelserne. - overholder fortrolighedsbestemmelser, hvor relevant. - oplyser i formidlingsaktiviteter, at projektet er støttet af MSCA. - udfylder og indsender spørgeskemaer fra Europa- Kommissionen ved projektets afslutning og to år efter. 23

Glem ikke de generelle Horizon 2020-regler Vi har brugt denne guide til at give et overblik over de MSCAspecifikke regler. Men husk også at danne dig et overblik over de generelle Horizon 2020-regler i den kommenterede tilskudsaftale. 24

10. Øvrige regler Articles 38 + 49 + 55 + 56a Du er forpligtet til at fortælle offentligheden om dit projekt og dets resultater. Når du gør dette, skal du huske at akkreditere Europa- Kommissionens tilskud til MSCA-projektet i form af et EU-emblem og en kort tilkendegivelse i din kommunikation og på dit købte udstyr. Hvis dine formidlingsaktiviteter forventes at resultere i en bred medie- dækning, skal du informere din kontaktperson i Europa-Kommissionen (project officer) om dette, inden du selv starter formidlingen, for at sikre maksimal udbredelse af formidlingen. Fra 2018 er det muligt at ansøge om et engangsbeløb på op til 60.000 euro, hvis den rekrutterede forsker har særlige behov til for eksempel arbejdspladsindretning på grund af fysisk funktionsnedsættelse. For IF-projekter er der desuden en række specifikke regler, der ikke gælder for de øvrige projekttyper, idet IF-projekter er personlige. For det første kan du sætte dit IF-projekt på pause af arbejdsmæssige, personlige eller familiære årsager, herunder barselsorlov. Den periode, hvor projektet sættes på pause, må normalt ikke overstige 30 % af projektets varighed barselsorlov er dog undtaget. For det andet kan du ændre din arbejdstid på IF-projekter fra heltid til deltid af personlige eller familiære årsager. Dit projekts varighed bliver tilpasset til ændringen. For det tredje kan du ændre værtsinstitution for dit IF-projekt. Årsagen skal dog være relateret til værtsinstitutionen ikke til dig som forsker. Det kan for eksempel være, at din vært ikke kan vejlede dig længere. Alle tre ændringer kræver, du anmoder om en formel ændring af tilskudsaftalen (amendment). 25

Følg os på de sociale medier Vi er selvfølgelig også til stede på de sociale medier. Følg os på Twitter @EuroCenter_DK og LinkedIn @EuroCenter DK. 26

11. Nyttige links Den kommenterede tilskudsaftale for Horizon 2020 http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_man ual/amga/h2020-amga_en.pdf EuroCenters side om MSCA og de to andre guides www.ufm.dk/h2020/msca www.ufm.dk/h2020/guide Europa-Kommissionens hjemmeside om MSCA https://ec.europa.eu/research/mariecurieactions/ Rådgivernetværket Net4MobilityPlus FAQ og side om MSCA http://mariecurieactions.blogspot.dk/ https://www.net4mobility.eu/ FAQ om Horizon 2020 http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/fa q.html Få svar på konkrete Horizon 2020-spørgsmål ved at skrive til http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=enquiries Horizon 2020 Online Manual http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020- fundingguide/index_en.htm Horizon 2020-dokumentsamling http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/re ference_docs.html De specifikke tilskudsaftaler for MSCA-projekttyperne http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/re ference_docs.html#h2020-mga-msc 27