Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 29. maj 2018, kl. 16.00 på Glostrup Park Hotel Hovedvejen 41, 2600 Glostrup Til stede: Formand Berit Breiner, næstformand Jan Carstensen, Claus Mitchell Andersen, Elisabeth Abel, Susanne Dalby Administrationen: Administrerende direktør Jens Elmelund, kundechef Claus Bjørton Revisor: Revisionsfirmaet Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab ved statsautoriseret revisor Pia Søndergaard deltog ikke. 1/19
Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 2. fra møde den 31. oktober 2017... 4 3. Revisionsprotokol... 4 4. Meddelelser... 5 5. Organisationsbestyrelsens sammensætning... 5 SAGER TIL BESLUTNING... 5 6. Afdelingernes driftsbudget pr. den 1. juni 2018... 5 7. Driftssituationen i... 6 8. Udlejningsregler i... 9 9. Afdeling 36-06 - Folden anvisningsaftale med Roskilde Kommune... 9 10. Rammeaftale mellem Høje-Taastrup Kommune og de almene boligselskaber om anvisning og udlejning af de almene boliger... 10 11. Udtrædelse af organisationsbestyrelsen ipads... 13 12. EU s persondataforordning og indgåelse af dataforhandleraftaler... 13 SAGER TIL ORIENTERING... 14 13. Afdeling 36-8, Folden Nybyggeri af AlmenBolig + Familieboliger og små familieboliger Status... 14 14. Første spadestik Folden... 15 15. Styringsdialogmøde 2017... 15 16. Investeringsfonden... 16 17. Acubiz til afregning af bestyrelsesudlæg... 17 18. Kundetilfredshedsmåling 2017... 17 19. Forsikringsstatistik fra Willis 2014-2017... 18 20. Eventuelt... 18 21. Fortroligt punkt... 19 22. Næste møde... 19 2/19
Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: fra organisationsbestyrelsesmødet den 31. oktober 2017.... 4 Bilag 3: Afdelingernes driftsbudget pr. den 1. juni 2019... 6 Bilag 4: Notat - - udlejningsregler... 9 Bilag 5: Folden AB+ ver. 7... 10 Bilag 6: Udkast til rammeaftale.... 12 Bilag 7: Rammeaftale... 12 Bilag 8: Nyt fokus på udsatte boligområder... 12 Bilag 9: Høje-Taastrup Kommunes nøgletal oplistning af boligafdelinger pr. den 1. januar 2018... 12 Bilag 10: Høje-Taastrup Kommunes rammeaftale tillæg til vejledning om deleboliger... 12 Bilag 11: Databehandleraftale KAB... 14 Bilag 12: Invitation til første spadestik... 15 Bilag 13: fra styringsdialogmøde 15. november 2017... 16 Bilag 14: Styringsrapport for 2017... 16 Bilag 15: Acubiz kursus til Beboervalgte... 17 Bilag 16: Kundetilfredshedsmåling 2017... 18 Bilag 17: Forsikringsstatistik for boligorganisationen 2014-2017... 18 Bilag 18: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet 2014-2017... 18 3/19
1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 23. oktober 2014 er vedlagt som bilag. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Organisationsbestyrelsen drøftede og besluttede at ájourføre forretningsordenen. Formand Berit Breiner som tovholder. 2. fra møde den 31. oktober 2017 et fra organisationsbestyrelsesmødet den 31. oktober 2017 er fremsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 8. november 2017. Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet. Bilag 2: fra organisationsbestyrelsesmødet den 31. oktober 2017. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. et blev godkendt og underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollatet til efterretning. 4/19
Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollatet til efterretning. 4. Meddelelser Kundechefen orienterede om indgåelse af aftale med Boligselskabet 3B. 5. Organisationsbestyrelsens sammensætning Titel navn afdeling på valg Formand Berit Breiner Kallerupvang 2019 Næstformand Jan Carstensen Rådhushaven 2018 Bestyrelsesmedlem Susanne Dalby Fløngvangen 2018 Bestyrelsesmedlem Claus Mitchell Andersen Engvadgård 2018 Bestyrelsesmedlem Elisabeth Abel Thorsgård 2019 Suppleanter suppleant for afdeling på valg Kurt Christensen Berit Breiner Kallerupvang 2018 Peter Ejler Nielsen Jan Carstensen Rådhushaven 2018 Vakant Susanne Dalby Fløngvangen 2018 Mogens Piil Claus Mitchell Andersen Engvadgård 2018 Vakant Elisabeth Abel Thorsgård 2018 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING 6. Afdelingernes driftsbudget pr. den 1. juni 2018 Som bilag er vedlagt driftsbudgetter for afdelingerne i selskabet. Alle budgetter er behandlet af afdelingsbestyrelserne og efterfølgende godkendt på afdelingsmøderne. Som tidligere er driftsbudgetterne opstillet således, at en sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode - er mulig. Specifikationer til budgetterne fremgår af regnskabsafdelingens noter til budgetterne. 5/19
Budgetterne udviser følgende: Rådhushaven Driftsbudgettet fra den 1. juni 2018 til den 31. maj 2019 balancerer med 3.322.000 kr. og forudsætter en mindre indtægt på 0 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 0,0 % af den nuværende leje. Kallerupvang Driftsbudgettet fra den 1. juni 2018 til den 31. maj 2019 balancerer med 5.547.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 0,0 % af den nuværende leje. Thorsgård Driftsbudgettet fra den 1. juni 2018 til den 31. maj 2019 balancerer med 2.471.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 0,0 % af den nuværende leje. Fløngvangen Driftsbudgettet fra den 1. juni 2018 til den 31. maj 2019 balancerer med 881.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 13.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 1,56 % af den nuværende leje. Engvadgård Driftsbudgettet fra den 1. juni 2018 til den 31. maj 2019 balancerer med 8.740.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 0,0 % af den nuværende leje. Bilag 3: Afdelingernes driftsbudget pr. den 1. juni 2019 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter. Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingernes budgetter og besluttede, at der fremadrettet sendes langtidsbudget til organisationsbestyrelsens orientering. 7. Driftssituationen i har reelt været uden driftschef siden december 2017 grundet alvorlig sygdom. 6/19
Forskellige vikarer har taget sig af nødvendige driftsopgaver; budgetmøder, DV-planer, ledelse og enkelte presserende projekter. Overskudet til udvikling har ikke været til stede. I skrivende stund er Rådhushavens individuelle moderniseringer til behandling hos Driftssupport. Opmærkning af p-båse i Thorsgården igangsættes (v. Taastrupgaard). Legeplads i Kallerupvang afventer det nye budgetår samt indhentelse af andre tilbud end det indkomne fra Kompan. En enkelt bolig i Engvadgård er ramt af rotter. Genhusning har været overvejet, men KAB s konsulent Torben Trampe har vurderet, at rotterne kan bekæmpes, uden at familien må flytte. Der er nu bevilget en nyansættelse af en ny driftschef. er normeret til 31,25% af en fuldtidsnormering, og der er truffet beslutning om, at driftschefen skal deles med SAB (Bellahøj) samt AKB, Taastrups afdeling Pælestykkerne (150 boliger). Tidsplanen for rekruttering af ny driftschef er tidligste tiltrædelse 1. august. Det seneste halve år har været præget af stor uvished. Det har vist sig at være problematisk, at driftssamarbejdet Thorsgården/Fløngvangen er nedgraderet til 1,0 fuldtidsstilling fra halvanden, da servicemedarbejderens stilling for cirka et år siden blev nedlagt og medarbejderen opsagt. Herefter valgte driftslederen at rejse til nye udfordringer i KAB-fællesskabet. Der har været flere problemer i Engvadgård/Thorsgården. Dels har den nye driftsleder ikke kunnet overkomme samme arbejdsmængde som den tidligere, dels har den nye driftsleder en helt anden profil end den tidligere. Pr. 15. maj har kundechefen besluttet, at driftssamarbejdet er på pause, grundet akut hensyn til personale, beboerservice og den helt nødvendige daglige drift. Indtil videre overtager AKB, Taastrups afdeling Taastrupgaard driften af Thorsgårdens 30 boliger. Der er hængt sedler op i opgangene med de nye kontaktoplysninger på ejendomskontoret i Taastrupgaard. Det betyder, at driftslederen i Engvadgård nu kan fokusere indsatsen på oprydning i Engvadgård, men situationen er ikke holdbar, og administrationen understreger behovet for, at organisationsbestyrelsen i enighed træffer beslutning om et mere permanent driftssetup i hele. Frem til ansættelse refererer driftslederen i Engvadgård til kundechefen, som hver tredje uge med assistance fra Taastrupgaard holder opfølgningsmøder med driftslederen i Engvadgård. Administrationen kan komme med følgende oplæg til diskussion i bestyrelsen. Oplægget er ikke på forhånd drøftet med bestyrelsesmedlemmer. er et lille boligselskab med 71 boliger i Taastrup og 179 boliger i Hedehusene/Fløng. Der er to driftskontorer i Fløng og ét i Taastrup (sidste dog kun dækkende de 41 boliger i Rådhushaven). Der er to realistiske alternativer på kort sigt til den nuværende situation med tre driftskontorer: 7/19
1 Samdrift i egen organisation med to eller ét driftskontor 2 Samdrift med andre organisationer med ét eller intet driftskontor Ad 1) I denne model fokuseres driften på enten to driftskontorer (ét i Taastrup og ét i Fløng) eller ét driftskontor (beliggende? pt. er Engvadgård den eneste afdeling med faciliteter til et større driftskontor). Der udpeges én overordnet driftsleder for alle fem afdelinger. Det nuværende personale glider enten ind i denne organisering eller tilpasses. Fordele: Herrer i eget hus. Forståelig og logisk organisering. Forventet medium effektiviseringspotentiale skal belyses. Ulemper: For lille volumen til at ansætte en serviceleder jf. overenskomsten (mindst 600 boliger). Modellen lægger faktisk op til en mere dedikeret ledelse og altså også et større krav til kompetencer og dermed aflønning. Det kan derfor vise sig vanskeligt at finde en egnet leder. Få eller ingen indkøbsfordele i forhold til nuværende. Ad 2) I denne model indledes et driftssamarbejde med enten AKB, Taastrup (1.600 boliger i området) eller en anden større boligorganisation i kommunen. Grundet volumen er AKB en klart mere attraktiv samarbejdspartner for end f.eks. 3B, AAB eller Lejerbo, som også er til stede i området. Fordele: Adgang til langt større ressourcer og specialiserede kompetencer, end det er muligt alene. Indkøbsfordele (storskala). Forventet stort effektiviseringspotentiale skal belyses. Ulemper: vil altid blive den lille partner, som derfor skal tilpasse sig en storebror/-søster via samarbejdsaftaler, regelmæssige møder. Den anden boligorganisation skal også ville. Splitansættelser vil være nødvendige, og de er næsten altid besværlige. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående, herunder oplægget til debat, og fastlægger en kurs og køreplan for arbejdet frem mod repræsentantskabsmødet i efteråret. Organisationsbestyrelsen drøftede ovenstående samt oplægget og besluttede at have fokus på kvalitet og ikke udelukkende effektivisering og økonomiske gevinster. Organisationsbestyrelsen besluttede endvidere at begge skitseforslag kan være relevante. Administrerende direktør og kundechef kommer med oplæg til proces. Det besluttedes desuden, at registrere henvendelser på ejendomskontoret. 8/19
8. Udlejningsregler i Vedlagt som bilag notat, der gennemgår, hvordan udlejning af boligorganisationens boliger foregår, hvor boligorganisationen har beslutningskompetence, enten alene eller sammen med Høje-Taastrup Kommune. Det er organisationsbestyrelsen, der har det overordnede ansvar for, at udlejningsreglerne overholdes. Udlejning af almene boliger er et særdeles lovreguleret område. Reglerne følger af lov om almene boliger, lov om leje af almene boliger samt udlejningsbekendtgørelsen. Udgangspunktet for notatet er ovenstående regler samt tidligere trufne beslutninger. Notatet bliver gennemgået på mødet. Bilag 4: Notat - - udlejningsregler Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter og tager stilling til vedlagte notat om udlejningsregler for. Organisationsbestyrelsen bekræftede de i notatet indbyggede retningslinjer for Høje-Taastrup Boligselskab. Der stilledes forslag om at tilslutte sig regler om beboermaksimum. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig som helhed dette. Organisationsbestyrelsen besluttede at ændre reglerne for boligbytte jf. LLA 69 stk. 2 fra 3 års karenstid til 2 år. 9. Afdeling 36-06 - Folden anvisningsaftale med Roskilde Kommune Organisationsbestyrelsen godkendte på møde den 13. september 2017 udkast til aftale mellem og Roskilde Kommune om anvisning og udlejning af afdeling Folden. Efterfølgende er der sket en justering i antallet af boliger, Roskilde Kommune har fået afslag på etablering af inklusionsboliger, og kommunen har ønsket nogle ændringer til 2 til 5 afsnit i pkt. 2.2. På den baggrund er der udarbejdet et nyt udkast til aftale, ver. 7 af 10. april 2018, der er vedlagt dagsordenen. 9/19
Udkastet bliver gennemgået på mødet. Bilag 5: Folden AB+ ver. 7 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender udkast til aftale med Roskilde Kommune. Organisationsbestyrelsen besluttede at godkende den reviderede anvisningsaftale. Organisationsbestyrelsen besluttede endvidere at give opbakning til, at KAB på vegne af Høje- Taastrup Boligselskab i efteråret 2018 igen ansøger statens pulje til inklusionsboliger. 10. Rammeaftale mellem Høje-Taastrup Kommune og de almene boligselskaber om anvisning og udlejning af de almene boliger Siden efteråret 2016 har KAB sammen med administrative repræsentanter fra øvrige almene boligorganisationer i kommunen og kredskonsulenten fra 9. kreds i BL Danmarks Almene Boliger, forhandlet med Høje-Taastrup Kommune om at indgå en fælles rammeaftale for anvisning og udlejning af de almene boliger. En fælles rammeaftale er et effektivt, bæredygtigt redskab til at sikre en bred beboersammensætning i de almene boligområder. Aftalen er en samlet aftale mellem HTK og boligorganisationerne i kommunen jævnfør Almenboliglovens 59 stk. 2 og 60, stk. 1. De individuelle aftaler, som boligorganisationerne indgår med kommune vedrørende de enkelte boligafdelinger, skal holdes inden for de overordnede rammer af denne aftale. Dermed bidrager alle samlet til at sikre opfyldelsen af aftalens mål. Aftalen sikrer en bred beboersammensætning med social og økonomisk sammenhængskraft i de almene boligområder i kommunen gennem samarbejde mellem boligorganisationerne og kommunen. Aftalen afbalancerer tre målsætninger: At sikre en varieret og socialt bæredygtig beboersammensætning i de almene boligområder ved at anvende særlige kriterier til ansøgere på boligorganisationernes ventelister, som opfylder de fleksible udlejningskriterier personer, som enten er i beskæftigelse eller under uddannelse. 10/19
At kommunen opnår optimal udnyttelse af anvisningsretten, så borgere med et akut boligsocialt behov kan få et tilbud om bolig inden for rimelig tid, samt at kommunen kan understøtte en økonomisk og socialt balanceret udvikling i de almene boligområder. At der fortsat er boliger til rådighed for andre boligsøgende på boligorganisationernes ventelister. De almene boligorganisationer leverer fortsat samlet set 25 pct. af de ledige boliger til boligsocial anvisning, jf. Almenboliglovens 59 stk. 1. Anvisningen til deleboliger og udslusningsboliger er inkluderet i de 25 pct., kommunen får stillet til sin rådighed. Aftalen har til formål at sikre, at afdelinger, hvor mere end 35 pct. af beboerne er uden for arbejdsmarkedet, ikke får anvisning efter 59, stk. 1, og afdelinger med færre end 35 pct. af beboerne uden for arbejdsmarkedet får en større anvisning efter 59, stk. 1. Anvisning i de enkelte afdelinger efter 59 stk. 1 sker efter nøgletal. Levering af dele- og udslusningsboliger er fordelt på boligorganisationsniveau. Levering aftales direkte mellem den enkelte boligorganisation og kommunen. Det fremgår af almenboligloven, at de almene boligorganisationer skal stille hver fjerde ledige bolig i hver afdeling til rådighed for boligsocial anvisning. Boligorganisationerne har og har haft individuelle aftaler med Høje-Taastrup Kommune om anvisning og udlejning. Denne aftale etablerer en fælles overordnet aftale for kommunal anvisning og udlejning for alle boligorganisationerne i Høje-Taastrup Kommune. Det er samtlige boligorganisationer sammen med BL, der har forhandlet aftalen. De enkelte boligorganisationer skal herefter indgå de konkrete aftaler om udlejning inden for de fastsatte rammer. Det er en vigtig pointe, at alle organisationer bidrager til den boligsociale anvisning, ligesom det er vigtigt, at alle tolker reglerne ens. Samtidig er det vigtigt at se på, at det ikke alene handler om at finde en bolig til dem, der ikke kan selv. Almene boliger er og skal vedblive med at være boliger for alle. Målet med aftalen Det overordnede formål med aftalen er at sikre en bred beboersammensætning med social sammenhængskraft. Aftalen skal modvirke, at nogle boligområder får en uhensigtsmæssig koncentration af borgere, som er på overførselsindkomst, samtidig med at kommunen fortsat skal kunne løse sine boligsociale forpligtelser. Aftalen er således en solidarisk aftale, hvor de almene boligorganisationer bidrager til bæredygtige løsninger til den danske velfærdsstat, og dermed er sig sit samfundsansvar bevidst. Det er en del af aftalen imellem BL og Høje-Taastrup Kommune, at kommunen er forpligtet til at lave opsøgende og forebyggende arbejde over for de udsatte beboere i almene boligområder. Det omfatter blandt andet forebyggelse af udsættelser, økonomisk rådgivning og bostøtte i hverdagen. For beboere, som har brug for hjælp til at klare dagligdagen, kan kommunens boligrådgivere formidle kontakt til de rette instanser. Det kan fx dreje sig om udsatte 11/19
børn, psykisk syge eller ældre, som ikke kan klare sig selv. Fakta Boligorganisationerne stiller ifølge aftalen hver fjerde ledige bolig til rådighed for boligsocial anvisning. I 2016 blev 97 boliger stillet til rådighed for boligsocial anvisning, men kun 79 blev benyttet. Det er dermed også et mål med aftalen, at Høje-Taastrup Kommune anvender så mange af de tildelte boliger som muligt. Det betyder nemlig, at så mange som muligt får en bolig, og det sparer tid og penge for alle. Når en borger bliver anvist af kommunen, skal kommunen betale huslejen fra den dag, boligen er ledig, til den er udlejet. Så hvis boligen står tom, fordi kommunen ikke kan finde den rette lejer, skal kommunen betale den manglende husleje. Kommunen garanterer for, at eventuel misligholdelse bliver betalt, når en kommunalt anvist borger flytter. Evaluering Forslaget til rammeaftale udløber den 30. juni 2022. Den evalueres halvvejs, og der skal forhandles en ny ramme for udlejning mellem BL s boligorganisationer og Høje-Taastrup Kommune. Boligorganisationerne skal have boliger til dem, der er opnoteret på deres egne ventelister, og samtidig skal de stille boliger til rådighed for kommunens boligsociale anvisning. Kommunen skal stille ressourcer til rådighed, så de borgere, der anvises, kan fungere i en almen boligafdeling. På baggrund af rammeaftalen skal der indgås en individuel aftale mellem boligselskabet og kommunen om fleksibel udlejning. Bilag 6: Udkast til rammeaftale. Bilag 7: Rammeaftale Bilag 8: Nyt fokus på udsatte boligområder Bilag 9: Høje-Taastrup Kommunes nøgletal oplistning af boligafdelinger pr. den 1. januar 2018 Bilag 10: Høje-Taastrup Kommunes rammeaftale tillæg til vejledning om deleboliger Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender rammeaftalen samt bemyndiger KAB til at forhandle en individuel aftale om fleksibel udlejning for boligselskabet. Organisationsbestyrelsen principgodkendte under indsigelse for bilag 9 om deleboliger, som bestyrelsen ikke anser for gennemarbejdet. Organisationsbestyrelsen imødeser ny mødeinvitation fra borgmesteren. 12/19
11. Udtrædelse af organisationsbestyrelsen ipads Formanden vil på mødet forelægge punktet. Organisationsbestyrelsen bedes drøfte og beslutte, om - ipads, udleveret til medlemmer af organisationsbestyrelsen, skal tilbageleveres efter endt hverv - medlemmer af organisationsbestyrelsen kan beholde ipads evt. købe den brugte ipad til restværdien Organisationsbestyrelsen besluttede, at medlemmer af organisationsbestyrelsen skal tilbagelevere ipads efter endt hverv evt. købe den brugte ipad til restværdien. 12. EU s persondataforordning og indgåelse af dataforhandleraftaler Den 25. maj 2018 træder EU s forordning om persondata i kraft. Reglerne sætter fokus på håndtering af persondata og har til formål at yde en stærk databeskyttelsesramme i EU. Boligorganisationerne og KAB opbevarer og håndterer mange typer af persondata, f.eks. oplysninger om helbred og økonomiske forhold, men også cpr-numre og adresseoplysninger. KAB overholder alle regler for håndtering af persondata og hverken deler, sælger eller videreformidler data om beboerne. Formelt set skal der, for at leve op til persondataforordningen, underskrives en databehandleraftale mellem boligorganisationen og KAB inden den 28. maj 2018 (se bilag). Persondataforordningen kræver: - At personoplysninger behandles lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde i forhold til de registrerede personer. - At den registrerede beboer eller medarbejder oplyses om, hvilke oplysninger vi indsamler om vedkommende og hvorfor. - At vi oplyser, hvor længe vi agter at gemme oplysningerne i vores system, og hvem vi deler dem med. - At vi kan dokumentere, hvilke personoplysninger vi gemmer hvor, og hvordan disse beskyttes. 13/19
- At arbejdsrutinerne for behandlingen af persondata er beskrevet, og at medarbejderne kender retningslinjerne. Generelt betyder forordningen, at kun personer, der har brug for de enkelte oplysninger, må se dem, og oplysningerne må kun bruges til det, vi har oplyst. Datatilsynet vil fra den 25. maj 2018 kunne udstede administrative bøder på op til 4 % af en virksomheds årlige omsætning. Forventningen er, at Datatilsynet kun vil gøre brug af de højeste bøder i de groveste tilfælde, hvor der helt tydeligt er udvist grov uagtsomhed med persondata, implementering og kontrol. KAB har vedvarende fokus på beboernes datasikkerhed, og vi vil fremover løbende præcisere og beskrive beboernes datasikkerhed i forbindelse med konkrete dataindsamlinger. Forordningen betyder blandt andet, at der i KAB bliver en mere restriktiv adgang til beboernes informationer, datastrømmene i KAB bliver gennemgået og medarbejderne bliver undervist i, hvordan de skal forholde sig til persondataforordningen. Bilag 11: Databehandleraftale KAB Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender databehandleraftalen mellem boligorganisationen og KAB. Organisationsbestyrelsen godkendte databehandleraftalen mellem boligorganisationen og KAB. Der blev stillet forslag til, at databehandlerrådgiver Nicolaj Kjøller deltager til næste ordinære organisationsbestyrelsesmøde. SAGER TIL ORIENTERING 13. Afdeling 36-8, Folden Nybyggeri af AlmenBolig + Familieboliger og små familieboliger Status Baggrund Den 25. oktober 2016 godkendte repræsentantskabet at udvikle et nyt boligprojekt i Roskilde, Trekroner-området. Den 31. maj 2017 fremsendte administrationen Skema A til Roskilde Kommune med i alt 56 boliger. Roskilde Kommune godkendte Skema A den 5. september 2017. Status 14/19
Den 16. april 2018 godkendte Roskilde Kommune Skema B til Folden. Kommunen har ligeledes fremsendt byggetilladelsen for projektet, hvorfor byggeriet forventes igangsat i starten af juni. I den anledning er der arrangeret 1. spadestik den 6. juni 2018. På grund af ændrede kommunale krav til de små boliger er boligantallet nu på i alt 60 boliger, som kommunen også har godkendt. I forlængelse af grundkøbsaftalens vilkår er grundkøbesummen udbetalt til Roskilde Kommune efter det godkendte Skema B. Tidsplan Forventet byggestart er sat til 1. juni 2018 og en forventet aflevering den 13. september 2019. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Første spadestik Folden Første spadestik tages den 7. juni. Fra organisationsbestyrelsen taler formand Berit Breiner, fra KAB administrerende direktør Jens Elmelund. Bilag 12: Invitation til første spadestik Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Styringsdialogmøde 2017 I Høje-Taastrup Kommune er det blevet besluttet, at der ikke skal afholdes årlige styringsdialogmøder mellem boligorganisationen og kommunen. I stedet afholdes der boligpolitiske konferencer hvert andet år med varierende tema, og hvert andet år afholdes der styringsdialogmøder. 15/19
Generelt er samarbejdet med Høje-Taastrup Kommune tæt og konstruktivt. Årets møde blev holdt den 15. november 2017 på rådhuset. Fra organisationsbestyrelsen deltog formand berit Breiner. Fra KAB deltog kundechef Claus Bjørton, driftschef Jan Ole Madsen og konsulent Gry Abrahamsen. fra dialogmødet er vedlagt. Bilag 13: fra styringsdialogmøde 15. november 2017 Bilag 14: Styringsrapport for 2017 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Investeringsfonden 2018 startede med forholdsvis kraftige rentestigninger, der medførte kursfald for de tre afdelinger under Kapitalforeningen KAB/Lejerbo Invest. Årets første store begivenhed var mødet i Den Europæiske Centralbank (ECB), hvor centralbankchef Mario Draghi fremhævede den stigende økonomiske vækst i Europa. Herefter har den amerikanske præsident Donald Trump primært været i rampelyset, hvor handelskrigen har fået investorerne til at trimme deres porteføljer blandt aktierne. Det har givet kursfald i den del af markedet, mens der igen sendes flere penge over mod sikker havn. Det har betydet stigende kurser og faldende renter, som har bevirket, at afdelingerne er tilbage ved udgangspunktet for indgangen til 2018. Kursværdier Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2017 Indre værdi (Kurs) 30. marts 2018 Værdiudvikling hele 2018 Værdiudvikling hele 2017 Danske Capital 6.803.374 116,53 116,37-0,16 %-point +1,79 %-point SEB Invest 7.942.500 118,35 118,50 +0,15 %-point +3,05 %-point Nykredit Port. 8.279.000 121,08 121,15 +0,07 %-point +2,63 %-point Indskud i Investeringsforeningerne skal betragtes som en langsigtet investering. 16/19
Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Acubiz til afregning af bestyrelsesudlæg Formanden vil på mødet fremlægge orienteringen. Bilag 15: Acubiz kursus til Beboervalgte Det indstilles at organisationen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Kundetilfredshedsmåling 2017 I KAB s målsætningsprogram 2015-2018 er der under temaet kernedrift opstillet følgende indikator: Organisationsbestyrelsernes tilfredshed med KAB som administrator skal hvert år være mindst 4,0 på en skala fra 1til 5, hvor 5 er højest. I den forbindelse vil KAB gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med 2018. Tilfredshedsmålingen vil årligt blive gennemført i 4. kvartal. KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Den enkelte boligorganisations resultat vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Resultatet for foreligger ved rapport af den 20. december 2017. Rapporten vedlægges som bilag. 17/19
Bilag 16: Kundetilfredshedsmåling 2017 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter resultatet for Høje-Taastrup Boligselskab. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Forsikringsstatistik fra Willis 2014-2017 Forsikringssager behandles i KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der har kontakten til forsikringsselskabet. I kan i den 4-årige forsikringsstatistik for jeres boligorganisation se boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken kan bruges både til at give jer et overblik og som et redskab til at forebygge nye skader. Statistikken er vedlagt som bilag. Bilag 17: Forsikringsstatistik for boligorganisationen 2014-2017 Bilag 18: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet 2014-2017 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. De mindre boligorganisationer får lidt mere for deres penge. Administrerende direktør Jens Elmelund meddelte, at der overvejes særlige udbud for større gevinster til den mindre boligorganisation. 20. Eventuelt Intet til eventuelt. 18/19
21. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne kan der blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet indeholder drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 22. Næste møde Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter og aftaler datoer for de kommende ordinære organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder til oktober 2018. Det aftaltes at afholde følgende møder: Tirsdag den 30. oktober 2018 Kl. 14.00 organisationsbestyrelsesmøde kl. 15.30 repræsentantskabsmøde Sted for møderne kommer senere. 19/19