Kontrakt Vedrørende Digitale byportaler til Herning Kommune Side 1 af 10
1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Herning Kommune Torvet 5 7400 Herning (i det følgende kaldet Ordregiver) og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Kontraktens grundlag Nærværende kontrakt er indgået uden udbud, da værdien af kontrakten vurderes at være under tærskelværdierne for udbud. Kontrakten beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Referater fra kontraktmøder og tillæg til kontrakten B. Kontrakten C. Bilag 1 - Kravspecifikation Kontrakthavers almindelige slags- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktens omfang Kontrakten omfatter leje, vedligeholdelse, forsikring og servicering af 6 allerede leverede digitale portaler. Disse er leveret ved udbud af april 2014. 4 Kontrakt periode Kontrakten er gældende fra den 01.10.2019 og løber frem til den 30.09.2024. Ordregiver kan med et varsel på min. 3 måneder, opsige kontrakten, dog tidligst med virkning pr. 30.09.2023. 5 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Som faste emner for en evaluering er: Side 2 af 10
Strøm Nedetider på infostanderne Fejl i skærmene Andre opståede problemer Serviceniveauet Øvrige temaer, som Kontrakthaver og Ordregiver finder relevante. Kontrakthaver skal på Ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis Ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten. Al kontakt foregår i kontraktperioden på dansk 6 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1. Varelinjerne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 7 Priser Ordregiver betaler et månedligt beløb på 4.089 kr. ekskl. moms pr. digital portal. Dette beløb dækker leje, vedligeholdelse, forsikring og servicering af portalen, inkl. Telefee og alle former for gebyrer mv. Side 3 af 10
8 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. 8. 9 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan Ordregiver i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra Kontrakthaver i kombination med en bod på 2 % af den samlede kontraktsum. Det samlede krav kan modregnes fuldt ud i enhver fordring mod Kontrakthaver. 10 Statistik Hvert kvartal ønskes tilsendt statistik på følgende områder: Nede-tider på skærmene, samt specificering af hvilke skærme Lokale fejl på skærmene (pixels m.m.) Statistikken skal udarbejdes i et Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til Ordregiver Sune Sylvester Madsen, mail: beksm@herning.dk. Desuden ønskes en hurtig melding (indenfor 24 timer) ang. større nedbrud og nedbrud af længere varighed, da Ordregiver i den forbindelse skal kunne kommunikere dette ud til Ordregivers annoncører og muligvis tænke i kompensation for tabt visning. Manglende indsendelse af ovenstående statistik vil medfører en bod på 250 kr. ekskl. moms pr. dag. 11 Kontrakthavers forpligtigelser ved aftaleophør Kontrakthaver forpligter sig til at nedtage eksisterende digitale portaler senest 14 dage efter kontraktens udløb uden omkostninger for Ordregiver og i samarbejde med en eventuel ny Kontrakthaver af digitale infostandere. 12 Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, eller dele af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af dette i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. 13 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten. 14 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at Kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Side 4 af 10
Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger, og er forpligtig i enhver henseende, at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at ophæve kontrakten med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 15 Oppetid Kan Kontrakthaver ikke påvise en oppetid på 98% pr. skærm over et år, pålægges leverandøren en bod på 5.000 kr. ekskl. moms pr. skærm, pr. påbegyndt procentpoint oppetiden er under 98%. 16 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis Kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Ordregiver bærer risikoen, afholder Ordregiver alle omkostninger. Hvis Ordregiver og Kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med Kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer Kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Undlader Kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller om levering, er Ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Kontrakthavers regning, og at kræve forholdsmæssigt afslag eller ophæve ordren. Ophæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb og nedtagning af de opsatte digitale portaler for Kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis de leverede digitale portaler gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller om levering, er Ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. Side 5 af 10
17 Fejlprocedure Opstår der fejl ved skærmene, f.eks. sort skærm, striber på tværs eller langs skærmen, - listen er ikke udtømmende, så de digitale portaler ikke fungerer optimalt, forpligter Kontrakthaver sig til at indgå i dialog med Ordregivers software Leverandør om at løse problemet. Kontrakthaver vil blive kompenseret for de dokumenterede timer, som Kontrakthaver har brugt, hvis det viser sig, at det entydigt er softwaren, der er årsagen til problemet. 18 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er ansvarlige efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar, samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. Kontrakthaver er forpligtet til at tegne professionel produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 10 mio. danske kr. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige 100.000 danske kr. pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Kontrakthaver på forlangende fremsende gyldig og underskrevet erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. danske kr. Kontrakthaver skal fremsende den fulde police, samt forsikringsbetingelser i sin helhed. Kontrakthaver er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring på min. 10 mio. danske kr. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. Kontrakthaver skal varetage al sagsbehandling angående skadesanmeldelse mv., men skal holde Ordregiver orienteret. 19 Garanti og reklamation Konstaterer Ordregiver mangler ved de digitale portaler, kan Ordregiver kræve, at Kontrakthaver afhjælper manglen enten ved reparation eller omlevering inden rimelig tid med mindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for Kontrakthaver. Undlader Kontrakthaver på trods af opfordringer hertil at afhjælpe manglen, er Ordregiver berettiget til for Kontrakthavers regning at lade manglen afhjælpe. Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler. 20 Erstatning Er de digitale portaler nede eller på andre måder ikke fungerer, og fejlen skal findes hos Kontrakthaver, er Kontrakthaver erstatningspligtig for det tab Ordregiver måtte lide under nedbrud af mistet indtægter af reklamer. 21 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse over for Ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve kontrakten. Side 6 af 10
Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. Såfremt Kontrakten kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, kan Ordregiver ophæve kontrakten. 22 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede, og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke strejke, lockout og vejrlig (opremsningen er ikke udtømmende), dog er vindstød af orkanstyrke (33 m/s) at betragte som force majeure. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Kontrakthavers side for at genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til Kontrakthavers virksomhed, eller områder Kontrakthaver bærer risikoen for, kan Ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 23 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal Kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele Ordregiver dette, samt underrette Ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom Kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonus, gebyrer mv. Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar. Overtrædelse af offentlige påbud. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt. Overtrædelse af leverandørens loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse. I øvrigt er parterne ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar mv. Side 7 af 10
24 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Kontrakthaver forpligtig til omgående at informere Ordregiver herom, samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. 25 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontrakten vil blive gjort tilgængelig for Ordregivers medarbejdere i Ordregivers indkøbssystem. Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten. 26 Ændringer i kontrakten Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Kontrakthaver. 27 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret minus CISG. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. Side 8 af 10
28 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende kontrakt såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten. 29 Ekstraordinær opsigelse Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for Udbud, Konkurrence og Forbrugerstyrelsen eller Europa- Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at kontrakten helt eller delvis erklæres for uden virkning, er Ordregiver berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige kontrakten for fremtiden. Ordregivers ret til at opsige kontrakten gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes. 30 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. På Ordregivers forlangende skal Kontrakthaver, uden udgifter for Ordregiver, fremskaffe den dokumentation, Ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten. 31 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindste alder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Side 9 af 10
Såfremt Ordregiver bliver bekendt med, at Kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er Ordregiver uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten. 32 Underskrift For ordregiver Dato: For leverandøren Dato: Underskrift Underskrift Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver Side 10 af 10