Afdelingsmøde for Skovvej 6-8-10 A-B-C-D-E afdeling 12. Onsdag, den 14. september 2016 kl. 17.30. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Taylor Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP) og Jette Christensen. Fra bestyrelsen var mødt Henrik Kruse, Didde Lykke Hansen, Ole Bech og Mette Pernille Juul-Nyholm. KTH startede mødet med at byde de 8 fremmødte velkommen, og præsenterede de fremmødte fra administrationen og bestyrelsen. Herefter gennemgik han kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. Til dirigent valgtes KTH. 2. Beretning siden sidst. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Det kan derfor anbefales at læse hele beretningen på hjemmesiden. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmark almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesse- og brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig.
Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed. I det kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? En bedre og mere ensartet beboerservice Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber derfor stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i 2018. Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015 at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året 2015. Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forretning for hele året 2016. Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt
7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoverings-arbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i 2015. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i 2014. I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed i alt 1.508 tkr., så tabene er over 3 år faldet med 1.161 tkr. til under en fjerdedel af niveauet i 2012. Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed på et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i 2014. Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonverteringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15.november 2015. Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober 2015. Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kommer tilbage fra barselsorlov i maj måned 2016. Samtidig stopper Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth.
Vi glæder os til at se Elsebeth igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Gennemgang af regnskab og budget. KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en samlet oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Dette viste et lille overskud på ca. kr. 750,00. Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået, også via en samlet oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Budgettet medførte en huslejestigning på kr. 86,00 pr. m2 pr. år. Denne stigning er allerede godkendt på afdelingsmødet i 2015. Men KTH forklarede, at viser det sig, at den endelige pris på taget bliver billigere end først forventet, vil huslejestigningen blive en lille smule mindre. Der blev spurgt om hvor midlerne til anlægning af den nye plæne vil komme fra. KTH svarede, at det sandsynligvis vil blive taget over driften. Budgettet blev herefter godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag. 1. Der er stillet forslag om etablering af automatisk lys ved affaldsskuret og ved indkørselen til parkeringspladsen ved nr. 10. Forslagsstilleren forklarede, at der er meget mørkt om aftenen i det område, så derfor vil hun gerne foreslå, at der blev sat en censor op. LP svarede, at hun gerne vil have en gennemgang i afdelingen med beboerrepræsentanterne, hvorefter hun vil sørge for, der bliver sat nogle censorer op på de aftalte steder. Der blev spurgt om ikke der kommer nye containerskure. Men LP svarede, at hun gerne vil vente for at se hvad der rent faktisk bliver nødvendigt efter den nye ordning. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter. Lone Velling og Egon Christensen er begge valgt til 2017. Ingen suppleant blev valgt. Eventuelt. 1. Der er for få parkeringspladser, og det sker at andre udefra også bruger pladserne. Der er derfor udtrykt ønske om, at der holdes øje med pladserne. Der er også udtrykt ønske om, at parkeringspladserne afmærkes eller overdækkes. KTH svarede, at man desværre ikke kan få sin egen private parkeringsplads. LP supplerede ved at sige, at ved overdækning af pladserne, vil det betyde endnu færre p-pladser. KTH sagde, at viceværten desværre ikke har beføjelser til at fjerne de biler, der holder ulovligt på afdelingens parkeringspladser. Der blev foreslået, at man evt. kan sætte et skilt op om, at det er privat område. Det lovede KTH og LP at få bestilt, og samtidig vil der blive optegnet parkeringsbåse når renoveringen er færdig. 2. Der mangler udluftning i tørrerummene.
Her kunne LP svare, at der allerede er blevet lavet udluftningshuller i dørene, så det problem er løst. 3. Muren ud mod fortovet og ind mod den store græsplæne trænger til at blive malet. LP kunne ikke love, at det blev malet i år, men hun vil tage det med i vedligeholdelsesplanen, så det sker i fremtiden. Der blev klaget over belægningen på stien mod kirken. Det lovede LP at kontakte kommunen om, da det er deres sti. Lone Velling spurgte, om man måske kan lave flere parkeringspladser på plænen bagved bygningen, da det vil give en del flere pladser. Her gjorde KTH opmærksom på, at det vil kræve det bliver stillet som et forslag til et afdelingsmøde. Der blev spurgt ind til det store træ som tidligere er blevet lovet fjernet. Men LP svarede, at boligforeningen vil lave en liste over samtlige træer i boligforeningens afdelinger. Så bestiller hun et firma som fælder dem alle i løbet af 2-3 dage. Der blev spurgt ind til gennemgangen af altanerne, da nogle af dem stadig har fejl. LP svarede, at Brdr. Nielsen allerede er sat på sagen. Der blev klaget over at gelænderne er fuldstændig udtørret. LP lovede, at finde ud af hvad man evt. kan gøre ved det. Der blev foreslået, at man måske kunne dele en seddel rundt, hvor alle beboerne bliver spurgt om de stadig har fejl og mangler, på det arbejde der er blevet udført i afdelingen. På den måde vil boligforeningen få et klart overblik. Der var enighed om, at efterfølgende gennemgang af diverse arbejde i afdelingen er lidt for dårlig. Der blev spurgt om hvornår taget vil være færdigt. LP svarede, at det forventes færdigt ultimo oktober. Direktør Kenneth Taylor Hansen takkede for god ro og orden.