Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Taylor Hansen (KTH), Lisbeth Pind (LP), Henrik Kruse (HK) og Britt Espensen.

Transkript

1 Afdelingsmøde for Klintevej/Rosendals Allé afd. 35. Onsdag, den 21. september 2016 kl Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Taylor Hansen (KTH), Lisbeth Pind (LP), Henrik Kruse (HK) og Britt Espensen. KTH startede mødet med at byde de 10 fremmødte velkommen og gennemgik kort dagsordenen, og præsenterede kort de tilstedeværende fra boligforeningens administration og bestyrelse. 1. Valg af dirigent. Til dirigent valgtes Kenneth Taylor Hansen, som takkede for valget. 2. Fremlæggelse af kort beretning for perioden siden sidst. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmarks almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesseog brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig.

2 Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed. I de kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? - En bedre og mere ensartet beboerservice - Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder - Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen - Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015, at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forrentning for hele året 2016.

3 Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i året løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoveringsarbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed tkr., så tabene er over 3 år faldet med tkr. til under en fjerdedel af niveauet i Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed til et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonventeringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold: Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15. november Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kom tilbage fra barselsorlov i maj måned Samtidig stoppede Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth.

4 Vi ønsker Elsebeth velkommen tilbage igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Orientering om regnskabsåret KTH gennemgik først regnskabet for 2015 i henhold til en mere samlet oversigt over regnskabstallene. Der var blevet omdelt et samlet og mere overskueligt regnskab og et diagram. Der var ingen spørgsmål til regnskabet. Godkendelse af afdelingens budget for Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået. Ligeledes i henhold til en samlet oversigt samt et diagram. Budgettet for 2017 medfører ikke nogen huslejestigning, men det er tidligere vedtaget, at huslejen skal stige kr. 120,00 pr. m2/år eller ca. 900 kr. pr. hus pr. måned. Den forholdsvis høje huslejestigning skyldes et lån, som skal anvendes til renovering af alle kældre. Der var spørgsmål til lejen på carportene, som nogen mente skulle sættes ned efter en årrække. Hertil svarede KTH, at han ikke kunne finde den aftale nogen steder. Derimod var der fundet et referat, hvori Leo Nielsen har sagt, at han ikke mener at have sagt, at huslejen skal sætte ned. Der var spørgsmål til om man kunne gå direkte til spørgsmålene under punkt 5. Hertil svarede KTH, at det kunne man ikke. Dagsordenen skulle følges. De fremmødte kunne nedstemme budgettet eller godkende budgettet og fortsætte mødet ifølge dagsordenen. Der var herefter ikke flere spørgsmål til budgettet, som blev vedtaget med 6 stemmer for. 3. Indkomne forslag. Der er ikke indkommet forslag fra afdelingen. 4. Valg af repræsentanter og suppleanter. Marianne Andersen og Gitte Skov var begge valgt til Hanne Ulrichsen blev valgt til Der blev ikke valgt nogen suppleant. 5. Eventuelt. En enkelt lejer kunne ikke se formålet med at være beboerrepræsentant, da hun ikke følte, at hun havde haft nogen indflydelse på noget siden sidst. Hertil svarede LP, at det var ikke korrekt, da hun flere gange havde været i afdelingen og mødtes med en af beboerrepræsentanterne. Der var spørgsmål til hvordan det var, at være beboerrepræsentant i forhold til boligforeningens bestyrelse. Dette blev besvaret af KTH bl.a. omkring det årlige repræsentantskabsmøde, hvor større beslutninger vedrørende boligforeningen bliver taget.

5 Spørgsmål 1: Dette spørgsmål blev besvaret af KTH, som forklarede at det der blev godkendt sidste år, er en huslejeforhøjelse på kr. 120,00 pr.m2/år eller kr. 900,00 pr. måned. Den huslejestigning der er omtalt på byrådsmødet, 19,7%, er beregnet på total summen for hele afdelingen. KTH fortalte lidt omkring forløbet inden beslutningen omkring de kr. 900,00 blev vedtaget. Der er blevet holdt en hel del møder med forskellige forslag og udregninger inden man landede en holdbar løsning. Spørgsmål 2: KTH forklarede, at der pr. 31/ ikke er nogen oprindelig gæld. I 2005 blev der optaget et realkreditlån, som er betalt i Restgælden pr. 31/ er ca kr. Der er en gæld til hovedforeningen på kr Nyt realkreditlån på kr over 30 år, men derudover kommer hovedforeningen ind med en ekstra finansiering på kr , begge til brug for renovering af de kældrene. Der var spørgsmål til hvordan det foregår, når man henter tilbud hjem. Dette blev besvaret af KTH. Spørgsmål til lejenedsættelse i 2025, når det ene realkreditlån er betalt ud. Til dette svarede KTH, at det synes han er en dårlig idé. Han synes pengene skal spares op til fremtidig vedligehold. Spørgsmål 3: Der var ændringer i forhold til, hvordan væggene i kældrene skal behandles og ligeledes gulvene. Hertil svarede KTH, at det hele jo startede med drømmen om en totalrenovering af husene. Det var der ikke økonomisk råderum til, hvorfor det blev besluttet, at det var kældrene der skulle ordnes først. Det første projekt ville udløse en stigning på kr ,00 pr. måned i husleje, projektet blev derfor forkastet. Der blev herefter lavet en sparerunde, hvor bl.a. gulvklinker blev sparet væk, så man endte på kr. 900,00 pr. måned. Her blev man lovet maling på gulve og vægge. Herefter går det hele i udbud. Men efter dette udbud mangler der stadig ,00 kr. Bestyrelsen giver herefter tilsagn til et lån fra hovedforeningen på kr ,00, men der mangler stadig kr ,00, som det bliver nødvendigt, at finde besparelser for. Derfor har det været nødvendigt, at finde nogle besparelser der gør, at det ikke går ud over det tekniske, men kun det kosmetiske. Derfor blev det malingen der blev sparet på. En enkelt følte, at der manglede informationer under vejs. Hertil svarede LP, at der var blevet informeret på de afholdte møder. Beboerne følte, at det de havde fået at vide, var noget de havde hørt fra bl.a. mureren. KTH lovede, at hvis kommunikationen fra os har været for dårlig, vil vi forsøge at rette op på det. Beboerrepræsentanterne foreslog, at de lavede en opdatering omkring de ting der blev fortalt vedrørende kælderrenoveringen. Dette forslag blev der taget godt imod. Spørgsmål 4: KTH svarede, at afdelingens økonomi er drænet for penge, så der er i øjeblikket ikke plads til yderligere lån. Vi forsøger, at spare ekstra op, så vi kan få lavet de næste nødvendige vedligeholdelsesarbejder. Når gamle lån bliver betalt ud, kunne man eventuelt optage et nyt lån til yderligere renoveringsarbejder.

6 LP forklarede, at hun vil lave en drifts- og vedligeholdelsesplan, så man kan se, hvad der er planlagt de næste 10 år. KTH fortalte, at afdelingen skulle være med til at prioritere, hvilke arbejder der skal laves først. Spørgsmål til rensning af tagrenderne. Der blev fortalt, at afdelingen har en fælles stige, som kunne lånes. Der er ikke tilknyttet vicevært til afdelingen og derfor, hvis ikke beboerne selv kan gøre det, skal der bestilles håndværker til arbejdet. Der er ikke vicevært tilknyttet afdelingen, men KTH mente, at det ca. vil koste kr ,00 pr. år, hvis der skal knyttes en vicevært til. Det var der ikke umiddelbart stemning for. Spørgsmål 5: I et gammelt referat fra 2008 står der skrevet, at Leo Nielsen (tidl. forretningsfører) ikke mener, at der ligger en aftale, hvor huslejen skal sættes ned, når lånet er betalt ud. Spørgsmål 6: Der blev gjort opmærksomt på, at nogen har flere end 2 husdyr, som der står skrevet i afdelingens husorden. Hertil svarede LP, at der blot skulle en henvendelse til, så vil vi skrive til den pågældende lejer. Der var spørgsmål til, hvad man kan gøre, hvis der kommer katte ind. Hertil svarede LP, at en mulighed var, at indfange katten og aflevere den hos dyrlægen eller på et internat. Der var spørgsmål til de våde gulve. LP fortalte, at der var valgt en bolig ud, hvor der var sat nogle ting i værk for at løse problemet. Det var endnu for tidligt at sige om løsningen var den rigtige. LP forklarede, at der var blevet taget prøver af gulvet, for at finde ud af hvor fugten kom fra, og heldigvis kommet fugten ikke fra gulvet. Spørgsmål til behandling af gulvet i kældrene. Hertil svarede LP, at gulvet ikke bliver behandlet. Spørgsmål til om man vurderede hver enkelt kælder individuelt. Hertil svarede LP, at det ville man gøre. Spørgsmål til om man kunne påbegynde at lægge fliser omkring boligen. En VVS-mand har været der og kigget på kloakken, og der var lidt utryghed omkring en eventuel opgravning. Hertil svarede LP, at det var hun ikke bekendt med at der skulle. Der blev gjort opmærksomt på, at det kunne blive problematisk med de opmagasinerede ting i containerne på grund af kondens. Hertil svarede LP, at det var man klar over, og at tingene vil blive beskyttet mod fugt. Der var spørgsmål til om det ikke var lettere, hvis lejen for carportene blev lagt sammen med huslejen, så der kun stod ét beløb. Hertil blev svaret, at det ikke var muligt, da man ikke kan få boligydelse af lejen på en carport. Der var spørgsmål til en kældertrappe, som der var råd og svamp i. Hertil svarede LP, at det ikke var en del af renoveringen, men en del af den almindelige vedligeholdelse. Spørgsmål til hvor langt op på væggen der bliver fugtsikret. Hertil svarede LP, at al fugt skulle ordnes, men for de fleste vil det dreje sig om ca. én meter op på væggen. Spørgsmål til reetablering af haverne. Hertil svarede LP, at det ville der bliver kigget på. Der var spørgsmål til, hvordan kældrene ser ud, når de er klar til indflytning igen. Lige nu er der lidt salt på gulvene, som er umuligt at fjerne, da det er meget fedtet. Hertil svarede LP, at det problem skulle der kigges på, men generelt var det ikke nogen god idé, at sætte ting direkte på gulvene i en kælder. Der var spørgsmål til, om man måtte lægge klinker på gulvene i kælderen. Hertil svarede LP, at det måtte man gerne. Boligforeningen kunne eventuelt hjælpe med finansiering via huslejen. Der var en

7 generel frustration omkring gulvbelægning i kældrene. Forslag til, at hvis projektet bliver billigere end forventet, kunne man måske bruge pengene til maling eller gulvbelægning. Spørgsmål til hvad kan få forberedt til i forhaven. Hertil svarede LP, at man kunne få forberedt til fliser eller sået græs. Der var spørgsmål til hvad man skulle gøre, hvis brusenichen var gået itu. Hertil svarede LP, at så skulle kontoret kontaktes. KTH sluttede mødet af med, at fortælle de fremmødte, at vi havde fuld forståelse for de frustrationer der var opstået i forbindelse med kælderrenoveringen. Vi beklager hvis informationsniveauet ikke har været tilfredsstillende. Noget vi naturligvis vil arbejde med. Der var en snak omkring afholdelse af næste års beboermøde. Det kunne eventuelt været en mulighed, at holde det på boligforeningens kontor i Hobro. Det syntes de tilstedeværende, at vi skal gøre fremover. Dirigenten takkede herefter for god ro og orden og hævede mødet.