Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 11 fremmødte beboere i afd. 44 velkommen.

Transkript

1 Afdelingsmøde for Afd. 44 Arden, Tirsdag, den 13. september 2016 kl Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Taylor Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP), vicevært Bo Drastrup-Fjordbak (BDF), Karina Karlsen. Fra bestyrelsen var Henrik Kruse mødt. Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 11 fremmødte beboere i afd. 44 velkommen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Det kan derfor anbefales at læse hele beretningen på hjemmesiden. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmark almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesseog brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig. Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed.

2 I det kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? En bedre og mere ensartet beboerservice Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber derfor stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015 at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forretning for hele året Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoverings-arbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr.

3 Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed i alt tkr., så tabene er over 3 år faldet med tkr. til under en fjerdedel af niveauet i Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed på et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonverteringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15.november Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kommer tilbage fra barselsorlov i maj måned Samtidig stopper Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi glæder os til at se Elsebeth igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job.

4 Der blev spurgt hvornår den nye beboerservice træder i kraft. KTH svarede, at vi regner med at det er oppe at køre pr. 1/1-17. Der var forslag om, at der tilføjes på lejekontrakten, at man f.eks. har skur o.lign., når man flytter ind. Alternativt kan der udleveres et dokument ved indflytning, hvor der informeres om sådanne ting. Der blev spurgt om der er mulighed for at få monteret altan. KTH anbefalede, at ejendommens beboere går sammen og derefter stiller det som forslag. Der blev spurgt om man må bytte lejlighed ved Hobro Boligforening. Der findes særlige regler om dette og KTH svarede, at pågældende gerne må kontakte kontoret og høre nærmere om mulighederne. Orientering om regnskabsåret 2015: KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter kan være bl.a. vedligeholdelsesudgifter og omkostninger til viceværter og det er primært de variable omkostninger som kan ændres. Der var spørgsmål til, hvorfor afdelingen tidligere har haft så stort underskud. KTH svarede at det havde han ikke en nøjagtig forklaring på. Underskuddet stammer fra før Arden Boligforening fusionerede med Hobro Boligforening. Hvis den god udvikling fortsætter, kan underskuddet være afviklet i Godkendelse af afdelingens budget 2017 Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev det forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. Budgettet vil ikke medføre en huslejestigning. Dog vil huslejen på Bytorvet stige med 100,00 kr. om måneden. Herefter blev budgettet enstemmigt godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: 1. Tagrender ønskes renset hvert forår/efterår. LP forklarede, at i øjeblikket bliver der lavet planer over, hvad der årligt skal laves i afdelingerne. Det er også vigtigt at finde årsagen til, at tagrenderne tilstopper så ofte. Afdelingen har meget tæt/lav bebyggelse, så der er rigtigt mange tagrender der skal renses. LP lovede at i fremtiden vil rensning af tagrender blive en fast del af den årlige vedligeholdelse. Hvis der er steder der trænger til flere gange rensning, vil der blive taget hensyn til dette. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Vagn Christensen, Tove M. Jensen, Gurli Emma Muldbak, John Dahl Jensen og Søren Jakobsen er valgt som repræsentanter til Henny Hansen blev valgt til suppleant.

5 5. Eventuelt: 1. Regnvand. Vi har meget svært ved at leve med vand, som kommer ind via glastaget. Derfor vil vi gerne have, at der bliver gjort noget. Tilmed virker lukkesystemet ikke, hvilket bevirker store søer på gaden. Taget skulle åbne ved varme og lukke når temperaturen falder. Dette fungerer ikke, lukkesystemet står bare og larmer mente en beboer på adressen. LP forklarede at taget ikke lukker, hvis der er varmt og der pludseligt kommer et regnskyl. Derfor kan der komme vand ind i sådanne situationer. KTP svarede at man ikke må regne med at glasgangen er helt tæt, da den er konstrueret som et drivhus. 2. Myrer. Er det muligt at blæse myrepulver ind under gulvene udefra? Det er dyrt for den enkelte, at bruge mange penge på diverse midler, som alligevel ikke løser problemet. BDF sagde at vi sprøjter for myrer, hvis der er et problem, men ikke forebyggende. LP forklarede, at der er rigtigt mange myrer i år. BDF opfordrede til, at man kontakter viceværterne, hvis der er problemer med myrer udenfor. 3. Bøjlestænger. Bøjlestængerne i klædeskabene falder ned og sidder for højt for de fleste. LP opfordrede til, at man kontakter viceværten, når man har et problem og ikke venter et helt år på afdelingsmødet. BDF forklarede at der på Solgårdsgaden er et helt specielt system, hvor bøjlestængerne kan sænkes. Man skal kontakte viceværten, hvis man ikke selv kan sænke disse stænger og selvfølgeligt også hvis de er faldet ned. Der var en som ønskede et specielt dørtrin til sin bolig p.g.a kørestol. Det er kommunen man skal kontakte med sådanne ting. 4. Viceværterne. Det er rart når de kommer, men ikke at de glemmer at advisere os, når de udebliver. Vi ønsker opfølgning på det udførte arbejde. KTH sagde at det selvfølgeligt ikke er i orden at udeblive uden advisering. Han forklarede samtidigt at med den nye beboerservice, vil man undgå sådanne ting. Han supplerede dog med at udeblivelsen ikke har været i ond mening, men højst sandsynligt beror på en forglemmelse eller lign. Der er problemer med, at en person klager over mange af sine naboer og især én bestemt familie. Naboerne vil ikke acceptere, at denne person får lov til at klage uden at boligforeningen er opmærksom på, at der kommer så mange klager fra samme person. KTH opfordrede til, at man efter mødet tager en snak om denne sag. Herefter var der en snak om regler for husdyrhold. Man mente der på tidligere afdelingsmøde er sagt, at man gerne må have overnattende husdyr. KTH fortalte at reglerne for husdyrhold er klare: Man må ikke passe et husdyr i afdelinger, hvor husdyr ikke er tilladt. Husdyr må gerne komme på besøg, men må ikke overnatte. Der var ønske om udendørs vandhaner på Valmuemarken. Der er 2 huse som ikke har vandhaner, alle andre har.

6 LP svarede at Boligforeningen ikke monterer disse vandhaner. Der var ros til planerne om den kommende nye beboerservice. Der var ønske om klipning af en bestemt hæk. Bo kender til hækken og vil tage sig af problemet. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.