Whistleblower-politik 1. Hvad er formålet med whistleblower-politikken? Hvis du som medarbejder bliver opmærksom på uregelmæssigheder, så vil det være naturligt at du går til din chef, til HR-afdelingen, til det juridiske kompetence center eller til din arbejdsmiljørepræsentant. Hvis du uanset af hvilken grund ikke føler, at du kan tale med disse fire eksisterende kanaler om din mistanke, eller hvis du allerede har gjort det, men ikke mener, at mistanken er blevet håndteret korrekt, kan du indberette din mistanke som beskrevet i denne whistleblower-politik. Formålet er at etablere et værktøj, som ud over de sædvanlige rapporteringskanaler kan bruges til (eventuelt anonymt) at indberette mistanker om alvorlige forseelser, der kan få betydning for Femern A/S som helhed, vedrørende: medarbejdere medlemmer af Femerns ledelse og bestyrelse eksterne leverandører, rådgivere, konsulenter og andre personer med tilknytning til Femern A/S Femern A/S ønsker at skabe en arbejdsplads, som kommunikerer åbent om sin forretningspraksis og beskytter sine medarbejdere mod repressalier og diskrimination, hvis de helt korrekt afslører eller indberetter ulovlig adfærd. Femerns værdier, politikker, Code of Conduct samt generel god selskabsledelse skal efterleves af samtlige ansatte. Dette dokument giver en generel vejledning om sagsbehandlingen, herunder den undersøgelse, der foretages vedrørende indberetninger fra whistleblower-systemet. 2. Hvem er omfattet Alle medarbejdere i Femern A/S samt Femerns bestyrelse er omfattet af whistleblower-ordningen og kan dermed både indberette forhold til systemet, samt blive udsat for undersøgelse. Personer og virksomheder med tilknytning til Femern A/S har mulighed for at indberette, og kan også blive undersøgt, hvis en indberetning vedrører dem. 3. Hvor indberetter du mistanker om uregelmæssigheder? Medarbejdere, medlemmer af ledelsen eller Femerns bestyrelse samt leverandører, rådgivere, konsulenter og andre personer med tilknytning til Femern A/S kan indberette mistanker om uregelmæssigheder i henhold til denne whistleblower-politik. Henvendelsen sendes til Femerns whistleblower-komité. Under punkt 9 kan du se whistleblower-komitéens sammensætning. Du kan tilgå systemet online på Femern A/S' hjemmeside (via et link). 4. Whistleblowersystemet Whistleblowersystemet er et IT system leveret af den eksterne leverandør Human Time A/S, der fungerer som databehandler på systemet med en server i England. Systemet modtager kun elektroniske indberetninger. Systemet logger ikke IP-adresser, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Systemet hedder E-tik og omtales sådan efterfølgende. Side 1/5
For at systemet og behandlingen af sager foregår så sikkert som muligt, er alle administrationssider beskyttet med SSL certifikat, hvilket vil sige, at siderne er krypteret og spærret for udefrakommendes adgang. Man vil ikke kunne opsnappe den informationsudveksling, der foregår mellem afsender og modtager, men vil kun få vist usammenhængende tal og bogstaver, hvis der forsøges hacking. De adgangskoder, der oprettes under indmelding af sager, lagres ikke i systemets database og er derfor ukendt for alle andre end indberetteren selv. E-tik fungerer som sagsstyringsinstrument i forbindelse med den sagsbehandling, der måtte foretages. 5. Anonymitet Systemet giver dig som indberetter mulighed for at være anonym, men du opfordres til at bruge navn, da det vil lette efterforskningen af sagen betydeligt. Såfremt du vælger at være anonym, er det ikke teknisk muligt, hverken for administrator eller sagsbehandlere at spore identiteten. Det er dog muligt at kommunikere med dig trods anonymitet, se under punktet om indberetning. Femern A/S har forståelse for, at nogle personer nødig vil afsløre deres identitet, men vi opfordrer dig alligevel til at indberette med navn. Hvis du vælger at være anonym, vil whistleblower-komitéen kunne kontakte dig anonymt, hvis du opretter en adgangskode, så du kan følge din sag. Såfremt du ønsker at din anmeldelsen skal være anonym, må du ikke benytte IT udstyr og internetforbindelse som er relateret til Femern A/S. Hvis du benytter Femern A/S' ejet udstyr eller internetforbindelse, er det muligt for Femern A/S' IT-administratorer, via den logning der sker i Femern A/S' IT-systemer, at spore hvilken IPadresse og/eller maskin-id anmeldelsen er sket fra. Dermed vil du ikke være anonym. 6. Behandling af personoplysninger Kun relevante medarbejdere inden for det specifikke fagområde, indberetningen vedrører, vil blive involveret i undersøgelserne, og kredsen af modtagere af information vil blive begrænset mest muligt. Systemet gemmer loggen i 180 dage, hvorefter den automatisk slettes. Alle data, der ligger i E-tik, er beskyttet af kryptering og password. 7. Hvad kan indberettes under whistleblower-politikken? Femern A/S opfordrer dig til at indberette ulovlig adfærd, mistanke om alvorlige overtrædelser eller forkert adfærd i forbindelse med forhold, som kan påvirke Femern A/S som helhed eller enkeltpersoners liv og helbred, fx overtrædelse af Femern A/S' interne politikker. Det er umuligt at opstille en udtømmende liste over de aktiviteter, som kunne falde ind under disse områder. Femern A/S forventer, at du indberetter eventuelle mistanker, du måtte have, i god tro inden for områder såsom: a) kriminelle handlinger b) brug af unfair eller vildledende handlinger og praksisser, herunder: afgivelse eller accept af afgivelse af falske eller vildledende udtalelser om Femern A/S' affærer eller kontraktpartnere upassende indflydelse på andre med henblik på at opnå eller belønne fordelagtig behandling, herunder at give eller tilbyde bestikkelse, udbetalinger eller returkommission bevidst brug af upræcise eller vildledende rapporter, certificeringer, påstande eller erklæringer over for medarbejdere, kunder, partnere, statslige organer eller embedsmænd. c) udøvelse af diskrimination eller chikane d) Overtrædelse af menneskerettigheder e) ulovlig adfærd i forbindelse med regnskabsførelse, interne regnskabskontroller, revision og finansielle forhold, bedrageri, underslæb, dokumentfalsk, regnskabsmæssig manipulation f) væsentlige brud på miljøregler og forurening af miljøet Side 2/5
g) væsentlig overtrædelse af arbejdsmiljøforhold og brud på arbejdssikkerheden h) overtrædelse af Femern A/S' regler for god adfærd, fx voldelig optræden, trusler mod andre medarbejdere eller sexchikane i) overtrædelse af Femern A/S' retningslinjer om indtagelse af alkohol og stoffer, hvis der er risiko for, at en sådan overtrædelse kan føre til person- eller tingskade. j) forsøg på at forhindre, at ovenstående bliver bragt frem i lyset. Forhold, som ikke kan indberettes i henhold til whistleblower-politikken, omfatter mindre alvorlige forhold såsom: a) klager vedrørende daglige personaleforhold eller rutinemæssige medarbejderforhold, fx konflikter mellem medarbejdere og/eller ledere b) sager omkring faglige organisationer eller fravær c) overtrædelse af Femern A/S retningslinjer om indtagelse af alkohol og stoffer, medmindre der er risiko for, at en sådan overtrædelse kan føre til overtrædelse af sikkerhedslove, politikker osv. Sådanne forhold skal indberettes gennem de sædvanlige rapporteringskanaler i Femern A/S. 8. Hvilke oplysninger skal en indberetning indeholde? For at vurdere, om der er hold i indberetningen, vil nedenstående oplysninger normalt være værdifulde: Indberetterens navn, arbejdssted og kontaktdata Beskrivelse af den påståede overtrædelse, herunder navnene på de personer, som er involveret i overtrædelsen, samt datoen og stedet, hvor overtrædelsen fandt sted Er der risiko for, at den mulige overtrædelse kan finde sted igen? beskriv hvor og hvornår Er der andre personer i eller uden for Femern A/S, der kender til overtrædelsen eller forventes at kende til den, herunder om der er andre vidner? Eventuelle beviser eller dokumenter vedrørende den mulige overtrædelse kan vedlægges indberetningen Eventuelle andre oplysninger, som kan lette efterforskningen vil blive påskønnet. 9. Hvordan håndterer vi sagen? Når du har lavet din indberetning, videresender E-tik indberetningen til Femern A/S' whistleblower-komité, som øjeblikkeligt efterforsker sagen grundigt og tager de nødvendige skridt i henhold til gældende lov og Femern A/S' politikker. Hvis sagen falder uden for rammerne af whistleblower-politikken, vil du blive informeret herom, hvis du har angivet kontaktoplysninger. Femern A/S' whistleblower-komité består af: HR direktøren Sekretariatschefen Hvis indberetningen vedrører et medlem af whistleblower-komiteen, sendes sagen i stedet til Femern A/S' administrerende direktør. Vedrører indberetningen bestyrelsen eller direktionen, kan det blive nødvendigt at inddrage Femern A/S ultimative ejer, Transportministeriet. Når whistleblower-komiteen modtager en indberetning, orienterer de formanden for Femern A/S' bestyrelse om dette (medmindre indberetningen vedrører formanden). Whistleblower-komiteen vurderer indledningsvis, om der er hold i indberetningen og beslutter eventuelle handlinger, som komitéen betragter som passende med henblik på at undersøge, om der er hold i indberetningen, herunder en efterforskning. For at udføre efterforskning kan det være nødvendigt at kontakte personer inden for eller uden for Femern A/S. Normalt kunne der være tale om HR, det juridiske kompetence center, og/eller økonomiafdelingen. Enhver sådan kontakt er fortrolig, og de involverede personer må ikke videregive sådanne oplysninger, medmindre det er påkrævet ifølge lovgivningen, domstol eller tilsvarende myndigheder. Hvis resultatet af efterforskningen er, at der ikke er bevis for, at der har fundet uregelmæssigheder sted, vil de Side 3/5
involverede personer blive orienteret om dette. Hvis det viser sig, at der er hold i indberetning, eller at der med rimelig sikkerhed er hold i indberetningen, kan Femern A/S videregive oplysningerne til andre afdelinger i Femern A/S til yderligere behandling, efterforskning og/eller handling, såsom disciplinære sanktioner mod den anklagede, dog kun i henhold til gældende lov. Derudover kan det være nødvendigt, i Femern A/S' interesse, at informere tredjemand om mistanken og efterforskningen, såsom kontraktpartnere, retshåndhævende myndigheder eller regulerende myndigheder, dog kun i henhold til gældende lov. Medmindre du har indberettet anonymt og har valgt ikke at kommunikere med whistleblower-komitéen, vil du blive informeret om, at vi har modtaget din indberetning, og at efterforskningen er afsluttet. Du bør imidlertid være opmærksom på, at du afhængig af de faktiske forhold og lovmæssige krav muligvis ikke vil kunne få indsigt i detaljer eller modtage oplysninger om resultatet af den udførte efterforskning. 10. Hvordan beskyttes indberetterens identitet? Femern A/S tolererer ikke nogen form for gengældelse mod eller straf af personer, som i god tro indberetter eller hjælper Femern A/S med at efterforske overtrædelser i henhold til whistleblower-politikken. Femern A/S tillader således ikke reprimander, repressalier, ændring af arbejdsopgaver, ændring af medarbejdergoder, ændring af rapporteringskrav, ødelæggelse af indberetterens karrieremuligheder eller omdømme, trusler om at gøre noget af overstående, eller bevidste undladelser, som kan skade indberetteren. Personer, som bevidst og i ond tro laver en falsk indberetning mod en anden person, beskyttes ikke af whistleblower-politikken. Personer, som i ond tro laver en indberetning, kan blive gjort til genstand for civilretlige, strafferetlige og administrative sanktioner samt disciplinære sanktioner, herunder ophævelse af ansættelsesforholdet. Hvis vi er bekendt med indberetterens identitet, kan og vil vi i de fleste tilfælde være tvunget i henhold til dansk lov til at videregive navnet til fx den person indberetningen vedrører, hvis denne anmoder herom, eller hvis efterforskningen fører til politiundersøgelse eller retssag. 11. Hvad får den anklagede og andre personer at vide om sagen? Den person indberetningen vedrører, vil få tilsendt forskellige oplysninger om de mistanker, der er blevet anmeldt. Disse omfatter oplysninger om a) den adfærd han/hun mistænkes for at have udvist, b) de afdelinger i Femern A/S, som eventuelt vil modtage indberetningen, og c) hvordan han/hun skal benytte sig af sin ret til at gøre sig bekendt med indberetningen og ret til at tage til genmæle. Oplysningerne sendes så hurtigt som muligt og normalt senest 10 dage efter, at de er blevet indhentet. Hvis der er stor risiko for, at sådanne oplysninger vil gøre det vanskeligt at efterforske mistanken effektivt eller fremskaffe de nødvendige beviser, udskydes afsendelsen af oplysningerne, så længe denne risiko eksisterer. Hvis indberetningen indeholder oplysninger om andre identificerbare personer end den person, indberetningen vedrører, vil disse personer blive orienteret om dette som beskrevet ovenfor. En sådan underretning omfatter ikke oplysninger om den person indberetningen vedrører. 12. Hvilke rettigheder har registrerede personer? Personer, der er registreret i henhold til denne whistleblower-politik, herunder den person indberetningen vedrører og indberetteren, har ret til indsigt i de data, der er registreret om dem, så dataene kan blive undersøgt og rettet, hvis de er unøjagtige, ufuldstændige eller forældede. Når anmodning om indsigt imødekommes, vil den registrerede person blive underrettet om a) de data, der behandles, Side 4/5
b) formålet med behandlingen, c) kategorierne af modtagere af data, og d) enhver tilgængelig oplysning vedrørende kilden til dataene Retten til indsigt gælder imidlertid ikke, hvis personens interesse i at få udleveret disse oplysninger må vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Yderligere oplysninger om registrerede personers rettigheder kan fås ved at kontakte Whistleblower-komitéen, som består af HR direktøren og Sekretariatschefen. 13. Hvordan behandles personoplysninger? De personoplysninger, som behandles i henhold til whistleblower-politikken, gemmes så længe det er nødvendigt af hensyn til efterforskningen af indberetningen og det videre forløb. Hvis resultatet af efterforskningen er, at der ikke er noget bevis for, at der har fundet uregelmæssigheder sted, slettes personoplysninger umiddelbart og normalt senest to måneder efter, at efterforskningen er afsluttet, dog således, at oplysningerne, hvis relevant, forinden er sendt til Femern A/S. Hvis det er fundet bevis for, at der har fundet uregelmæssigheder sted, gælder forskellige tidsfrister for igangsættelsen af retssager eller indførelsen af disciplinære sanktioner mod den anklagede, eller hvis indberetningen er lavet i ond tro mod indberetteren. Hvis en indberetning fører til, at forholdet anmeldes til politiet eller andre offentlige myndigheder, vil informationerne blive slettet hos Femern A/S, når sagen er færdigbehandlet hos den pågældende myndighed. Personoplysninger kan beholdes, hvis de anonymiseres. *** Hvis du har spørgsmål til denne whistleblower-politik, kan du kontakte et medlem af Femern A/S' whistleblowerkomité. Side 5/5