Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Bakkehældet 29. oktober 2012 kl. 19-21. Fremmødte: Kasper, Knud, Bodil, Janne og Jeanette. Fraværende: Morten 1. Orientering om referat fra generalforsamlingen 10. oktober 2012 Referatet blev udleveret til de fremmødte, men ikke gennemgået. Det blev aftalt at vente med at dele referatet ud til beboerne på Bakkehældet, således vi kan nå at få mere materiale om foreningen med ud. Morten har lavet et omslag til referatet, som kan indeholde flere papirer. 2. Formulering af visioner og værdigrundlag for bestyrelsens arbejde Kasper kommer med udkast, som efterfølgende gennemarbejdes af bestyrelsen samlet. 3. Plan for året aktiviteter, sommerfest etc. Dette punkt er parkeret indtil videre. 4. Videre udvikling af http://bakkehældet.dk Morten og Kasper har login til siden og kan opdatere denne. Fremadrettet vil bestyrelsen kommunikere den vej, så vejens beboere kan læse referater og lign. Desuden skal man kunne finde nyttige informationer om bl.a. renovation, vedtægter og tilmelding af nyhedsbrev. 5. Fremrykning af generalforsamling Ifølge vedtægterne skal generalforsamlingen afholdes senest den 10. oktober, men da der er ikke er særlig stort fremmøde, agter vi at rykke mødet frem i sensommeren. Der kan være øl og pølser og det skal være hyggeligt. Mødet skal markedsføres, så der kommer så mange som muligt. 6. Ny kasser og færdiggørelse af regnskab Jeanette, som er suppleant, sagde ja til at blive ny kasser. Vi aftalte Kasper og Jeanette kontakter den tidligere kasser, Lis Nielsen, og at Jeanette får en overlevering af opgaverne. Vi skal bl.a. have overblik over konto i banken, hvem der skylder penge, renteudgifter etc. Bestyrelsen har lovet at hjælpe Jeanette, så hun ikke står med opgaven alene. 7. Køb af printer med scanner Såfremt det bliver et behov, indkøber Kasper en printer med scanner til bestyrelsens arbejde. 8. Hvem betaler til Bakkehældet? Mindst én har betalt til Sognevejen i stedet. Der er lidt forvirring omkring, hvilke matrikler der i dag er med i Sognevejens Grundejerforening, men som ifølge vores vedtægter burde være med i Bakkehældets. Knud og Kasper prøver at undersøge dette nærmere. 9. Sommerfest/Vejfest Parkeret indtil videre. 10. Vejbump Knud og Kasper undersøger mulighederne og kommer med et oplæg på priser, placering af bump osv. Vi vender sagen med Lene Madsen fra kommunalbestyrelsen, som står for vejsyn. Se kommunens svar på mail om procedure på bilag 1. Når vi omdeler referatet af generalforsamlingen, vil vi henstille til at man ikke bruger Bakkehældet men sin indkørsel til parkering, idet de parkerede biler gemmer de børn, der måtte lege ved vejen.
11. Legepladsen vedligeholdelse etc. Knud taler med Jan, formanden for Sognevejens Grundejerforening, ang. fældning af træer, beskæring af buske etc. Ligeledes drøftes mulighederne for at få fejet og vedligeholdt området omkring vandværket, idet det ligesom legepladsen er et fælles anliggende de to grundejerforeninger imellem. Til foråret ser vi nærmere på at få ryddet op på legepladsen i form af en arbejdsdag. Kasper ser nærmere på det tag og de redskaber, som Bent Rasmussen under generalforsamlingen 10. oktober 2012, gjorde opmærksom på var beskadiget. 12. Flyer om foreningen, hjemmesiden og den nye bestyrelse til beboerne Jf. punkt 1 kommer Morten og Kasper med oplæg på indhold, som kan blive omdelt til beboerne på vejen sammen med referatet af generalforsamlingen. Dette skal ifølge vedtægterne senest være omdelt 10. december 2012. 13. Opsætning af telefonmast Morten har inden mødet undersøgt muligheden for at få opsat en telefonmast i vores område, idet flere oplever dårlig mobildækning. Se bilag 2 for svar fra TDC. 14. Stærekasse ved hovedvejen Morten har inden mødet undersøgt muligheden for at få opsat en stærekasse i Valløby ved hovedvejen, idet flere synes, at bilisterne kører for stærkt. Se bilag 3 for svar fra Politiet. 15. E-mail-adresser til beboerne på vejen Vi kan tilbyde beboerne på vejen at få oprettet en e-mail med deres husnummer på domænet bakkehældet.dk, således de kan få en e-mail-adresse som fx 27@bakkehældet.dk. 16. Optagelse af grundejerforeningen på stevns.dk Kasper rettet henvendelse til rette vedkommende, så vores lille forening kan komme på kommunens liste over grundejerforeninger. 17. Ny mødedato Det blev aftalt, at vi mødes igen den 28. november 2012 hos Knud fra 19-21. 18. Evt. a) Kasper har kontaktet den tidligere formand, Claus Nielsen, som har lovet at udlevere, hvad han havde af papirer vedrørende foreningen. b) Bodil forespurgte på, om man kunne gøre noget for at få folk til at have deres hunde i snor, når de lufter dem. Dette er ikke en opgave for grundejerforeningen, da det hører ind under Hundeloven og politiet, hvis man oplever ubehagelige episoder med hundeluftere. c) Det blev aftalt, at ved fremtidige møder refunderes udlæg til køb af drikkevarer og lign. ved fremvisning af kvittering på det konkrete beløb. Kvitteringen skal ind i regnskabet. d) Er man generet af længerevarende hundeglam dag eller nat er dette en sag for politiet, da det hører ind under Hundeloven.
Bilag 1 Mail til Stevns Kommune 1. oktober 2012: Hej Vendel. Hvad er vores muligheder for at opsætte 3-5 vejbump på Bakkehældet i Valløby? Jeg tænker dels på, om kommunen tillader det, og om grundejerforeningen i så fald selv kan finansiere projektet? Venligst Kasper Endrup. Hej Kasper Det forudsætter at grundejerforeningen er enig om at der søges om trafiksanering af Bakkehældet. Såfremt at I er det, skal I fremsende en ansøgning til Stevns Kommune. I ansøgningen skal I have skitseret, hvor bumpene ønskes placeret, og hvilken type der anvendes ( hvordan de ser ud), hvordan de anlægges (hastighed de er godkendt til), Når det er en kommunal vej skal projektet fremlægges til politisk godkendelse. Såfremt Stevns Kommune finder projektet acceptabelt og i orden, søger Stevns Kommune om politiets samtykke til projektet. Når det er en kommunal vej betaler kommunen for projektet. Såfremt der er en privat fællesvej betaler grundejerforeningen for projektet. Venlig hilsen Vendel Larsen Vejingeniør Stevns Kommune Teknik & Miljø - Vejteam Hovedgaden 46 4652 Hårlev Direkte telefon: 56 57 51 68 Mobil: 23 28 92 35 E-mail: VendLars@stevns.dk
Bilag 2 Mail fra TDC om dårligt signal: Der er desværre ikke planlagt forbedringer i dit boligområde inden for de næste tre måneder. Vi har fejlmeldt området og du vil høre nærmere. Venlig hilsen TDC Privat
Bilag 3 Mail fra Politiet om muligheden for stærekasse ved hovedvejen: Stærekasser (10. stk) blev afprøvet som forsøg fra den 15/1-2009 til og med den 14/1-2010 og har ikke været i anvendelse siden. Automatisk trafikkontrol (ATK) foretages fra bil og indsættes på udvalgte strækninger, der udpeges i samarbejde mellem vejmyndighederne (kommune og vejdirektorat) og politiet. Der er visse kriterier, der skal være opfyldt for at der må foretages automatisk trafikkontrol. - Såfremt vejen anses for at være uheldsbelastet kan der foretages ATK Såfremt vejen er en gennemfartsvej (der kræves da forudgående målinger fra kommunen) Skolevej mv. - Der skal ske henvendelse til kommunen, der efterfølgende tager kontakt til politiet. mvh Midt- og Vestsjællands POLITI Peter Stryhn Vicepolitiinspektør Færdselsafdelingen