Frivillighedscirklen Få flere frivillige i din afdeling
Hvad skal denne pjece bruges til? Hvordan får I flere beboere til at deltage i det frivillige arbejde i afdelingen? Hvordan rekrutterer I nye medlemmer til afdelingsbestyrelsen? Og hvordan kan afdelingens arbejdsopgaver organiseres? I denne pjece kan I få gode idéer, inspiration og konkrete værktøjer til at styrke beboernes engagement i jeres afdeling og finde nye frivillige. Få flere frivillige i din Det er faktisk ligetil, det der med at få flere til at være aktive i afdelingen. Men det kræver, at I tager en pause og giver jer selv et øjeblik til at se tingene fra oven. Formålet med denne pjece er netop at give jer et nyt redskab til at få flere frivillige beboere til at deltage på nye måder i beboerdemokratiet. Lad lysten drive værket Der er mange evner og meget engagement blandt beboerne. Der er mange, der gerne vil bidrage, men de vil gøre det på forskellige måder. Nogle har ikke så meget tid, andre har en særlig interesse for at udvikle området eller bestemte sager, og atter andre er usikre på, om de kan finde ud af det der med beboerdemokrati og bestyrelsesarbejde. Derfor må organiseringen af arbejdet i afdelingen tilpasses de forskellige beboere. For eksempel kan forældrene i en travl børnefamilie måske ikke finde tid og overskud til at deltage i afdelingsbestyrelsens møder eller beboermøder, men de kan godt finde tid og overskud til at være tovholder på et legepladsprojekt i en begrænset periode eller bare deltage i selve projektet. Andre beboere vil helst lave praktisk arbejde en enkelt dag, mens andre gerne vil have indsigt og medbestemmelse i de overordnede visioner for boligområdet. Ved at opdele og organisere arbejdsopgaverne på en ny måde kan flere beboere finde en opgave, som de har tid, lyst og mod på. Det betyder på den ene side, at I kan få flere beboere til at deltage aktivt i afdelingens arbejde. Og på den anden side, at I kan skabe bedre muligheder for at rekruttere nye medlemmer til afdelingsbestyrelsen, når det er nødvendigt. En smart organisering af opgaverne i din afdeling Organisering handler altså om at udforme forskellige opgaver, så der er mulighed for, at flere beboere kan bidrage med deres forskellige evner og engagement.
Specialisten Tid: Korttids opgave Ansvar: Lidt Indflydelse: Afhænger af opgaven Hvad skal man kunne: Beboere, der har en specifik viden omkring noget, som boligforeningen arbejder med. Deltageren Tid: Lavt timeforbrug eller en enkelt dag Ansvar: Lidt Indflydelse: Lidt Hvad skal man kunne: Ingen specifik viden Den kernefrivillige Tid: Højt timeforbrug i et projekt eller i en lang periode Ansvar: Højt Indflydelse: På afdelingsniveau Hvad skal man kunne: Meget og specifik viden afdeling Tovholderen Tid: Højt timeforbrug i et projekt eller i en kortere periode Ansvar: Medium Indflydelse: På opgaveniveau Hvad skal man kunne: Noget viden Der skal være noget for alle. Det skal både være muligt at være meget aktiv for eksempel som bestyrelsesmedlem og muligt at være mindre aktiv, eksempelvis ved at give en hånd med til et arrangement. Der er ikke kun én måde I Frivillighedsmodellen ovenfor kan I se, hvordan de typiske opgaver i en afdeling kan organiseres: Modellen viser fire forskellige niveauer af arbejdsopgaver, der kræver en forskellig indsats af dem, der skal løse dem. Det betyder ikke, at der ikke kan laves flere eller færre slags opgaver, men modellen er et godt udgangspunkt for, hvordan det kan gøres, når I skal ud og finde flere hænder til opgaverne i afdelingen. For at få flere hænder skal der nemlig uddelegeres opgaver, hvilket betyder at I i bestyrelsen skal være gode til at beskrive konkrete opgaver på de forskellige niveauer. Tidsforbrug, ansvar, indflydelse eller kompetencer hvad er vigtigt og hvornår? Når I beskriver de enkelte opgaver i beboerforeningen, kan I adskille dem med udgangspunkt i, hvor meget tid opgaven kræver. Er det en opgave, der hele tiden er der? Eller er det en opgave, der kun er der i en periode? Eller kræver opgaven blot, at beboeren hjælper til en enkelt dag i et par timer? I kan også adskille opgaverne på, hvor meget ansvar beboeren har. Er det beboeren selv, der har ansvaret for at opgaven bliver udført, eller står andre med ansvaret? I kan også se på, hvor meget indflydelse beboeren får på arbejdsopgaven. Er opgavens indhold besluttet på forhånd eller har beboeren selv mulighed for at præge arbejdet? Det kræver ofte en eller anden form for kompetence at udføre en opgave, derfor er det en fordel på forhånd at overveje, hvad I som bestyrelse forventer af beboeren. Skal vedkommende have særlige faglige eller sociale kvalifikationer for at løse opgaven, eller er det en opgave, alle kan løse? Godt begyndt Det kan være en svær øvelse at skulle uddelegere opgaver, fordi man oftest selv har en klar ide om hvordan opgaven skal løses. Men hvis opgaven er konkret beskrevet og uddelegeret til en, som har de rigtige forudsætninger for at løse den, så må man stole på, at opgaven bliver løst på en god måde selvom det ikke nødvendigvis bliver gjort, som man selv ville gøre det.
Hvad har beboerne i din afdeling lyst til? Få overblik over beboerne i din afdeling. Hvilke interesser har de? Hvad vil de gerne byde ind med? Hvor og til hvilke opgaver er der brug for dem? Brug kompetencekortet her til at gå i dialog med beboerne. Spørg dem, hvad de er gode til, eller hvad de interesserer sig for og skriv deres navne ind i denne oversigt. Så ved I altid hvem I kan gå til, når der er brug for hjælp. Foto Der er altid brug for billeder af de ting, der sker i afdelingen. Kan I lide at tage billeder og film, kan I blive afdelingens helt egen fotograf. IT En hjælpende hånd med det tekniske, redigering og opdatering af hjemmesiden, tekstbehandling, regneark og pdf er Der er altid brug for folk, der kender deres computer. Have Har I grønne fingre, eller elsker I bare frisk luft i lungerne og jord under neglene? Netværk Har I nemt ved at komme i snak med folk, og kan I lide at bruge jeres kontakter og holde relationer ved lige? Sport Måske er det jer, der arrangerer en ugentlig gåtur, en stavgangs-klub eller en petanqueturnering. Håndværk Et fagligt blik på de nye tiltag i afdelingen og kendskab til f.eks. El, VVS eller bygningskonstruktioner er en næsten uundværlig kompetence at finde blandt beboerne.
Mad Alle sociale sammenkomster har glæde af god mad eller hjemmebagte boller. Her kan I være med til at kræse for de andre. Sprog At kunne forstå et, fremmedsprog kan pludselig blive nødvendigt kan I ét kan I måske hjælpe med oversættelsen næste gang? Sundhed Sunde initiativer kan man aldrig få for mange af. Måske ved I også noget om ernæring, eller hvordan man måler blodtryk? Økonomi I et fællesskab, der hvert år tager stilling til budget og regnskab, er talkundskab altid en velkommen kompetence. Også når der skal købes ind til sommerfesten eller deles Frit felt Måske kan I noget helt andet Frit felt Måske kan I noget helt andet
Den kernefrivillige En kernefrivillig opgave kan eksempelvis være, at sidde i afdelingsbestyrelsen, hvilket kræver et stort engagement. Det er en opgave der kræver forholdsvis meget tid, ansvar og viden, men det giver også indflydelse. Denne type opgaver er oftest dem, der er sværest at få nye inddraget i. En barriere for mange er, at de ikke ved, hvad det vil sige at være medlem af afdelingsbestyrelsen, og derfor er det lettere at sige nej. Derfor er det en fordel at kunne give en klar beskrivelse af, hvad det vil sige at være med i bestyrelsesarbejdet. Når I søger kernefrivillige, er det lettere at starte blandt beboere, der har udfyldt rollen som tovholdere, deltagere eller specialister, da de allerede kender lidt til afdelingsbestyrelsens arbejde og medlemmer. Eksempel: Karen er 58 og konsulent. Hun har siddet i afdelingsbestyrelsen i mere end 20 år. Hun er nu formand for afdelingsbestyrelsen, men har også haft posten som kasserer, sekretær og været den fra afdelingen, der sad i boligorganisationens bestyrelse. Hun kender reglerne for beboerdemokratiet og står for mødeindkaldelse, dagsorden, forberedelse af materialet til beboermødet og er ofte den i bestyrelsen der prøver at uddelegere bestyrelsens opgaver. Specialisten Specialistens opgaver er arbejdsopgaver, hvor beboere kan bidrage til arbejdet i afdelingen fordi de har en bestemt uddannelse, baggrund eller interesse. Det kan være, at en af beboerne er gartner og har lyst til at deltage i markvandringen, eller at pædagogen kan rådgive omkring det pædagogiske i indretningen af en ny legeplads. Det er godt at finde ud af, hvem der kan hvad i området. På denne måde skaber I et overblik over, hvilke ressourcer I har til rådighed i afdelingen og hvilke konkrete opgaver, beboerne kan løse. I vil blive overrasket over de mange dygtige mennesker, der gemmer sig i jeres område! Eksempel: Else er 66 år og arbejder som gartner. Bestyrelsen ved godt, at hun ikke har tid til at sidde i bestyrelsen, fordi hun lige har fået barnebarn nr. fire. De håber dog, at de kan lokke hende til at gå med på markvandringen i år og få hendes faglige og forhåbentlig gode input til forskønnelse af afdelingen. Opgaven varer kun et par timer, og derfor siger Else ja. Hun har også flere gange gerne villet fortælle om sine tanker, men hun har ikke lige vidst, hvem hun skulle fortælle dem til i afdelingen. Deltageren Arbejdsopgaverne for de beboere, der deltager tager kort tid. Måske kun mellem en halv og fire timer en enkelt dag og opgaven kommer ikke nødvendigvis igen. Denne type opgave kræver hverken, at beboeren tager et særligt stort ansvar eller har bestemte kompetencer. Det kan for eksempel handle om at stille stole op eller lave kaffe til et arrangement. Det kan virke som ekstraarbejde for bestyrelsesmedlemmer at uddelegere disse småopgaver, men det er en god måde at få kontakt til flere beboere. Ved de små opgaver lærer man hinanden og hinandens navne at kende, og det bliver lettere at spørge, om de vil være med igen en anden gang måske til en lidt større opgave.
Tovholderen Arbejdsopgaverne for tovholderne er tidsbestemte og afgrænsede det vil sige, at de har en start- og slutdato. Det kan være afholdelsen af en kulturfestival eller et mindre byggeprojekt som eksempelvis en lejeplads. Disse opgavetyper er også gode at tilbyde beboere, som måske vil involvere sig i bestyrelsesarbejdet på sigt. Det er en måde at trække dem tættere på kernen i cirklen, så I lærer hinanden at kende, og så I dermed lettere kan lokke dem til større og større opgaver. Eksempel: Torben er 49 og arbejder med IT. Han kom ind i afdelingsbestyrelsen ved sidste valg, fordi han interesserer sig for it. Han har sagt ja til at være tovholder på afdelingens IT-projektgruppe, som er nedsat fordi beboerne gerne vil have bredbånd i afdelingen. Torben sagde ja til opgaven, da han gerne som bestyrelsesmedlem vil have føling med, hvad der arbejdes med i gruppen, men samtidig er han en af de beboere, som selv ønsker bredbånd i afdelingen. Torben ved godt, at projektgruppen nedlægges, når arbejdet i gruppen er slut og præsenteret på beboermødet. Derfor turde han godt melde sig som tovholder. Torben er sammen med gruppen ansvarlig for, at forslaget præsenteres på beboermødet, og han er tovholder over for den eksterne konsulent. Eksempel: Dan er 42 og tømrer. Han har sagt ja til at være med i et legepladsprojekt i afdelingen. Han mødte afdelingsformanden tilfældigt på parkeringspladsen i afdelingen, og de to aftalte at tale nærmere om projektet. Bestyrelsen vil gerne have Dan med i projektet, men Dan er bekymret for, at han ikke har tid nok til at være med. Da Dan finder ud af, at han kun skal møde op tre gange på to måneder, siger han ja, og han er glad for, at han kan bidrage, uden at han skal kende alle reglerne i bestyrelsen. De forskellige måder, I kan uddelegere arbejdsopgaver på, er et strategisk redskab til at få flere beboere til at deltage aktivt, og på længere sigt at få flere til at træde ind i afdelingsbestyrelsens arbejde. Det er vigtigt at huske, at det er bedre, at en beboer løser en lille opgave, end at de slet ikke er med. Og kan beboeren lide at hjælpe til, er de lettere at overtale til at tage en større opgave. Husk, at målet er både at få flere frivillige i afdelingen og skabe interesse for bestyrelsesarbejdet. Kom i gang Når I skal organisere opgaverne i boligforeningen, skal I først have et overblik over, hvilke opgaver der skal løses i afdelingen. Spørgsmålene herunder er en hjælp til at komme i gang. Hvilke forskellige opgaver er der i afdelingen? Hvad indebærer opgaverne? Hvor mange skal der til at løse opgaverne? Hvad skal man vide for at kunne løse opgaverne? Hvor meget beslutningskompetence ligger der i de forskellige opgaver, hvad er de økonomiske og lovmæssige rammer for at løse opgaven? Hvor lang tid tager det, og hvor intensivt skal der arbejdes? Kan der findes både store og små opgaver? En klart beskrevet opgave er nemmere at få beboerne til at udføre end en uklar opgave, som man ikke ved, hvor længe man hænger på. Det er lettere at få beboerne til at sige ja, hvis de ved, hvad de siger ja til. Det betyder også, at I i bestyrelsen må blive gode til at uddelegere opgaver, selvom det kan være lettere at gøre det selv, og selvom andre måske vil udføre opgaven anderledes, end I selv ville. Brug plakaten Hæng plakaten Frivillighedsmodellen op på kontoret. Så kan alle se, hvilke opgaver der findes i beboerforeningen. I kan også overveje at få modellen med i jeres næste beboerblad eller på hjemmesiden. Her kan I tilføje alle de ledige stillinger i de forskellige ringe i modellen. Plakaten kan downloades på www.boligkontoret.dk under Beboer Frivillighed. Tip: Jo bedre opgaven er beskrevet, jo lettere er det at få deltagere
n e l k r i c s d e h g Frivilli DelTAgeren ller en Tid: Lavt timeforbrug e enkelt dag Ansvar: Lidt Indflydelse: Lidt e: Ingen specifik viden SpeciAliSTen Tid: Korttids opgave Ansvar: Lidt af opgaven Indflydelse: Afhænger e: Beboere, iden omkring der har en specifik v gen noget, som boligforenin arbejder med. TovholDeren i et projekt Tid: Højt timeforbrug e eller i en kortere period Ansvar: Medium iveau Indflydelse: På opgaven e: Noget viden ige Den kernefrivill i et projekt Tid: Højt timeforbrug eller i en lang periode Ansvar: Højt gsniveau Indflydelse: På afdelin e: Meget og specifik viden dscirklen Frivillighe en DelTageren eforbrug eller Tid: Lavt tim ag enkelt d Ansvar: Lidt idt Indflydelse: L n kunne: Ingen Hvad skal ma viden specifik en SpecialiST opgave Tid: Kort tids aven Ansvar: Lidt fhænger af opgre, Indflydelse: An kunne: Beboe ring Hvad skal ma cifik viden omk en spe ingen der har som boligforen noget, r med. arbejde en jekt TovholDer forbrug i et pro øjt time de Tid: H n kortere perio eller i e ium Ansvar: Med å opgaveniveau viden Indflydelse: Pn kunne: Noget Hvad skal ma efrivillige jekt i et pro Den kern øjt timeforbrug Tid: H eriode n lang p eller i e t eau Ansvar: Høj å afdelings niv og Indflydelse: Pn kunne: Meget Hvad skal ma viden specifik lige frivil opgaver klen hedscir Frivillig projektet g eller en Deltageren tid: Lavt timeforbru enkelt dag Ansvar: Lidt e: Ingen Indflydelse: Lidt specifik viden e SPecialiSten tid: Kort tids opgav er af opgaven Ansvar: Lidt e: Beboere, Indflydelse: Afhæng en omkring ingen der har en specifik vid noget, som boligforen arbejder med. g i et projekt de tovholderen tid: Højt timeforbru eller i en kortere perioveniveau Ansvar: Medium e: Noget viden Indflydelse: På opga g i et projekt kernefrivillige Den tid: Højt timeforbru eller i en lang periodelings niveau Ansvar: Højt e: Meget og Indflydelse: På afde specifik viden opgaver frivillige Sådan bruger du plakaten projektet Udfyld først de tre bokse nederst. Giv projektet en titel og lav en kort beskrivelse (boks til venstre). Definer projektets opgaver og skriv dem op store som små (boks i midten). Lav en herefter en liste over de personer, der kan være relevante for projektet eller har vist interesse for give en hånd med (boks til højre). Frivillige opgaver Projektet T plaka em uis lectus quis s ing elit. Fusce q platea dictumst. nibh. bruge sectetur adipisc In hac habitasse ilisis nisl vitae endnon dolor. SåDanlor sit amet, con i. Maecenas facdales orci. Susp mollis lorem rdu Denne Fusce Lorem ipsum do Proin e. Phasellus duuam aliquam so mattis lacus. maulacinia nonummy. facilisis dio. Donec augu dignissim. Aliq Quisque s, quis euismod Nulla ultrices o ae eros pretiumeuismod arcu. a dignissim feli Proin vel est vit Nunc adipiscing erra, tellus ligul isse potenti. in venenatis viv bibendum, velit. ris tellus ut urna kat Du Denne pla lse SåDAn bruger og lav en kort beskrive Giv projektet en titel nederst. å (boks iv dem op store som sm Udfyld først de tre bokse give en projektets opgaver og skr som har vist interesse for (boks til venstre). Definer en liste over de personer, i midten). Lav en herefter ter, s til højre). i frivillighedscirklen alt ef hånd med i projektet (bok st-it og placér hver af dem il sidst alle cirkler i spil. Placér t Skriv hver opgave på en po r om at få et gælde ræver. D ldende opgave. hvad den enkelte opgave k giver passer bedst til den pågæ Frivillighedscirklen, som navnet på den person, der tet på side 4-5 i pjecen Brug evt. kompetencekor ns beboere. ivillighed et overblik over afdelinge toret.dk under Beboer - Fr Læs mere på www.boligkon Er udarbejdet i samarbejde med Skriv hver opgave på en post-it og placér hver af dem i frivillighedscirklen alt efter, hvad den enkelte opgave kræver. Det gælder om at få alle cirkler i spil. Placér til sidst navnet på den person, der passer bedst til den pågældende opgave. Brug evt. kompetencekortet på side 4-5 i pjecen Frivillighedscirklen, som giver et overblik over afdelingens beboere. Læs mere på www.boligkontoret.dk under Beboer Frivillighed