Personalepolitik
2 Medarbejdere skal have mulighed for at fungere selvstændigt og udvikle deres kompetencer. Employees must be allowed to function independently and develop their competences.
Personalepolitik Forord SMP FACILITY SERVICE tillægger en ansvarlig personalehåndtering afgørende vægt. Med et stadigt voksende antal medarbejdere er vores virksomhed en vigtig aktør på arbejdsmarkedet, hvilket efter vor opfattelse indebærer ansvaret for at definere en entydig og specifik personalepolitik. I lighed med vor overordnede miljøpolitik anvender vi personalepolitikken udadtil mod vore kunder, forretningspartnere og offentlige instanser til at beskrive specifikke personalemæssige tiltag og vort samfundsengagement i forbindelse hermed. Indadtil udgør personalepolitikken grundlaget for alle dele af vores personalehåndtering, fra rekruttering over uddannelse til evt. fratrædelse. Samtidig beskriver personalepolitikken hvordan vi håndterer socialt ansvar, herunder integration af socialt svage personer samt Det Rummelige Arbejdsmarked. Personalepolitikken revideres successivt i overensstemmelse med samfundsmæssige krav og arbejdsmarkedets udvikling. Intro SMP FACILITY SERVICE attaches great importance to responsible staff management. With an increasing number of employees, our company is an important player on the labour market, and hence it is our responsibility to define a precise and specific staff policy. In conformity with our general environmental policy, we use our staff policy to describe specific staff measures and our related social commitment to customers, business partners and public institutions. Internally, our staff policy is the basis of all parts of our staff management from recruitment and training to retirement. At the same time our staff policy describes how we handle social responsibility, including integration of socially vulnerable persons and the inclusive labour market. Our staff policy is revised continuously in accordance with social requirements and developments on the labour market. 3 Indhold Forord / Indhold... Side 3 Arbejdsmiljø / Organisationsplan.. Side 4 Et ansvarligt forløb / Rekruttering / Ansættelse.. Side 5 Instruktion og uddannelse. Side 6 Det Rummelige Arbejdsmarked / Integration og ligestilling.. Side 7 Socialt ansvar / Misbrug / Velfærd / Fratrædelse.. Side 8 Content Intro / Content. Page 3 Working enviroment / Organisation plan.. Page 4 Responsebility process / Recruitment / Employment.. Page 5 Instruction and training. Page 6 The inclusive labour market / Integration and equal opportunities Page 7 Social rsponsibility / Misuse / Welfare / Retirement.. Page 8 For yderligere oplysninger eller produktinformation, bedes De kontakte vort hovedkontor: For additional info or product information, please contact our headquarters: SMP FACILITY SERVICE ApS TOLDERLUNDSVEJ 53 5000 ODENSE C TELEFON +45 65904077 MAIL INFO@SMP-REN.DK WWW.SMP-REN.DK SMP FACILITY SERVICE ApS TOLDERLUNDSVEJ 53 5000 ODENSE C TELEFON +45 65904077 MAIL INFO@SMP-REN.DK WWW.SMP-REN.DK SMP FACILITY SERVICE SMP FACILITY SERVICE
4 Personalepolitik Arbejdsmiljø og organisation Det er af afgørende betydning for en servicevirksomhed, som er baseret på den individuelle indsats, at medarbejdernes trivsel og velfærd er i fokus. Derfor tillægger SMP FACILITY SERVICE et godt arbejdsmiljø for alle medarbejdere stor betydning. Vore holdninger til et godt arbejdsmiljø er udtrykt i følgende punkter: 1. SMP FACILITY SERVICE vil være branchens bedste arbejdsgiver, fordi vi ved, at gode og loyale medarbejdere yder det engagement i hverdagen, som både vi og vore kunder har brug for 2. Alle problemer, skal i videst muligt omfang løses med det samme 3. Virksomhedens ledelse skal bevare en uformel atmosfære, som muliggør en åben kommunikation i hele organisationen 4. Hver enkelt medarbejder skal have mulighed for at fungere selvstændigt og udvikle sine kompetencer 5. Alle medarbejdere skal indenfor de naturlige rammer, som fastsættes af hensyn til kundeaftaler, miljø og kvalitetskrav have indflydelse på deres egen arbejdssituation Organisation Det påhviler virksomhedens ledelse i samarbejde med de enkelte serviceledere, at intentionerne i vor personalepolitik føres ud i virkeligheden, selv om hverdagen ofte kan være hektisk i en organisation med mange medarbejdere, som i vid udstrækning arbejder decentralt på selvstændige arbejdspladser. De enkelte serviceledere i virksomheden har ansvaret for alle underlagte medarbejdere i deres afdeling. Hvor en kundekontrakt tilsiger dette (sædvanligvis pga. sin størrelse), er der desuden udpeget en lokal arbejdsleder, som er en del af det stationære serviceteam hos kunden. Working environment and organisation It is crucial for a service company that is based on individual performance to focus on the job satisfaction and welfare of its staff. Consequently, SMP FACILITY SERVICE attaches great importance to a good working environment for all its employees. Our approach to a good working environment is expressed in the following: 1. SMP FACILITY SERVICE aims to be the best employer in the business because we know that good and loyal employees show the commitment needed by us as well as our customers 2. As far as possible, all problems must be solved immediately. 3. 3 The management must maintain an informal atmosphere that permits open communication throughout the company. 4. Each employee must be allowed to function independently and develop his or her competences 5. All employees must be allowed to influence their own work situation within the natural framework of customer agreements, environmental and quality requirements Organisation It is the responsibility of the management of the company in cooperation with each service manager to realise the intentions in our staff policy, although day-to-day operations may be hectic in an organisation with many employees whose jobs are widely decentralised at separate workplaces. The service managers of the company are responsible for all subordinate staff in their respective departments.whenever required by a customer contract (usually due to its size) a supervisor is also appointed as part of the stationary service team on the customer s premises. Ledelse Management Driftsafdeling Production dept. Serviceleder Serviceleder Serviceleder Servicemgr. Servicemgr. Servicemgr. Arbejdsleder Arbejdsleder Arbejdsleder Supervisor Supervisor Supervisor Servicemedarbejdere Servicemedarbejdere Servicemedarbejdere Service employees Service employees Service employees
Personalepolitik Rekruttering og ansættelse SMP FACILITY SERVICE ønsker gennem et ansvarligt ansættelsesforløb og et positivt arbejdsmiljø at fastholde medarbejdere så længe som muligt, til trods for at servicebranchen kendetegnes ved en høj personaleudskiftning. Rekruttering SMP FACILITY SERVICE har sat som mål at beskæftige de bedste og mest engagerede medarbejdere i servicebranchen. Derfor er rekruttering af de rette medarbejdere et kerneområde for vores personaleafdeling. En potentiel ny medarbejder skal altid udfylde en jobansøgning med angivelse af specifikke basisoplysninger, som registreres i vores jobbank, der er tilgængelig for vore afdelingsledere. Når der opstår behov for rekruttering af nye medarbejdere, kan den enkelte afdelingsleder konsultere jobbanken og efterfølgende indkalde til personlig ansættelsessamtale. Ansættelse Alle medarbejdere, som ansættes i SMP FACILITY SERVICE, modtager ved ansættelsen en velkomstmappe, der beskriver virksomhedens værdigrundlag samt en lang række praktiske anvisninger vedrørende arbejdsbeklædning, sikkerhed, sygemelding, afholdelse af ferie etc. Samtidig udstyres medarbejderen med uniform, der varierer efter arbejdets karaktér, men som altid klart indikerer tilhørsforholdet til SMP FACILITY SERVICE. Derefter gennemfører medarbejderen et instruktions- og uddannelsesforløb, som er beskrevet på efterfølgende side. Alle medarbejdere i SMP FACILITY SERVICE kan fremvise ren straffeattest og er desuden underlagt ubetinget tavshedspligt overfor alle forhold, som de måtte blive bekendt med hos kunden i forbindelse med deres arbejde. Nøgler / nøglekort samt alarmkoder, der udleveres af vore kunder, opbevares separat og efter særlige sikkerhedsforanstaltninger. Hos større kunder vil det normalt kun være arbejdslederen, som har adgang til nøgler og alarmkode. Environmental considerations and methods By means of a responsible employment process and a positive working environment, SMP FACILITY SERVICE wants to retain employees for as long as possible despite the high staff turnover characterising the service industry. Recruitment SMP FACILITY SERVICE aims to employ the best and most committed employees in the service industry. Recruitment of the right employees is therefore a core area for our HR department. A potential new employee must always complete a job application stating specific basic information to be registered in our job bank, which is available to our service managers. If there is a need to recruit new employees, each production manager can consult the job bank and subsequently invite the applicant for a personal job interview. Employment All SMP FACILITY SERVICE employees receive a welcome binder when appointed, describing the basic values of the company and providing a series of practical information concerning work clothes, safety, notice of sickness, holidays, etc. At the same time they are provided with uniforms that vary according to the nature of the work, but which always indicate the affiliation with SMP FACILITY SERVICE. They then complete an instruction and training programme as described on the following page. All SMP FACILITY SERVICE employees have a clean record and furthermore they are subject to unconditional secrecy with respect to all matters regarding the customer that are brought to their knowledge in connection with their work. Keys / key cards and alarm codes provided by our customers are kept separately and subjected to special security measures. In the case of major customers, the supervisor will normally be the only ones who have access to the keys and alarm code. 5
6 Personalepolitik Instruktion og uddannelse Alle medarbejdere hos SMP FACILITY SERVICE gennemgår et relevant uddannelsesforløb, som er opdelt i to etaper. Etape 1: Instruktion (grunduddannelse) Efter ansættelse følger et instruktionsforløb, som afhængig af medarbejderens teoretiske og praktiske erfaring, omfatter et grundkursus i erhvervsrengøring samt praktisk oplæring efter principperne i learning by doing. Hele instruktionsforløbet varetages af den nærmeste serviceleder, som er ansvarlig for korrekt oplæring af den nye medarbejder. Etape 2: Kompetencegivende uddannelse Alle medarbejdere tilbydes i løbet af deres ansættelse relevant kompetencegivende uddannelse. For servicemedarbejdere kan dette omfatte videreuddannelse indenfor specielle serviceområder, arbejdsmiljøuddannelse samt håndtering af kemi og miljø. For afdelingsledere tilrettelægges et uddannelsesforløb, der udbygger deres kompetence som ledere og styrker deres faglige viden. Uddannelsesforløbet for afdelingsledere og administrativt personale består i en fyldestgørende kompetenceafklaring, som klarlægger den enkelte medarbejders ressourcer i forhold til opgaverne. Derefter fastlægges et opkvalificeringsforløb, som kan omfatte faglige uddannelser, suppleret med relevante lederkurser, herunder ledelsespsykologi, arbejdsmiljøuddannelse, IT, kvalitet, DS/INSTA 800 etc. For til stadighed at sikre et højt uddannelsesmæssigt niveau i alle dele af organisationen, opfordres samtlige medarbejdere til at søge videreuddannelse. Partnere På uddannelsesområdet samarbejder SMP FACILITY SERVICE med offentlige arbejdsmarkedsuddannelser, f.eks. AMU. Instruction and training All SMP FACILITY SERVICE employees complete a relevant training programme that is divided into two stages. Stage 1: Instruction (basic training) On appointment, employees complete an instruction programme which, subject to their theoretical and practical experience, includes a basic course in industrial cleaning and hands-on training according to the principles of learning by doing. The entire instruction programme is supervised by the immediate superior service manager, who is responsible for the correct training of the new employee. Stage 2: Qualifying training All employees are offered relevant qualifying training during their employment. For service employees this may comprise further training in special service areas, health and safety training and handling chemicals and the environment. A training programme is prepared for service managers to improve their leadership skills and enhance their specialist knowledge. Thus, the training programme for service managers and leading personnel, is based on a clearing of competences related to the job. After that, an individual plan for qualification is set to work, and may typically consist of basic vocational training supplemented by relevant management courses, including management psychology, health and safety training, IT, quality, DS/INSTA 800, etc. In order to maintain a high educational level in all parts of the organisation, all employees are encouraged to apply for further training. Partners SMP FACILITY SERVICE cooperates with adult vocational training centres (AMU). Hovedkontor for SMP FACILITY SERVICE, som indeholder uddannelsesfaciliteter for alle medarbejdergrupper Headquarters of SMP FACILITY SERVICE, containing educational facilities for the entire staff
Personalepolitik Det Rummelige Arbejdsmarked SMP FACILITY SERVICE anser det for en fælles opgave, at løfte de store beskæftigelsesmæssige udfordringer, som samfundet står overfor i denne tid. Derfor har vi fastlagt nogle utvetydige retningslinier for vores rolle i det, der kaldes Det rummelige arbejdsmarked. Hvem er omfattet af Det rummelige arbejdsmarked? SMP FACILITY SERVICE har besluttet at gøre en særlig indsats med henblik på arbejds- og uddannelsesmæssig integration for alle udsatte grupper, eksempelvis handicappede, personer med nedsat arbejdsevne, seniorer, personer med sproglige vanskeligheder etc. Hvad tilbydes særligt udsatte grupper? SMP FACILITY SERVICE tilbyder ansættelse og uddannelse på særligt gunstige vilkår for disse grupper, eksempelvis: 1. Oprettelse af deltidsstillinger eller skånejobs 2. Særlig instruktion og oplæring, herunder specifik mentor-ordning samt sidemands-oplæring 3. Arbejdsfrihed ved modtagelse af eks. danskundervisning eller sygdomsbehandling 4. Skærpet tilsyn og kvalitetskontrol for at sikre en korrekt opfyldelse af kontraktmæssige forpligtelser overfor vore kunder Vi samarbejder med jobcentre, kommuner og offentlige instanser om beskæftigelsesprojekter, som bringer personer i beskæftigelse efter lang tids ledighed. SMP FACILITY SERVICE ønsker at min. 5% af arbejdsstyrken i virksomheden skal være omfattet af betingelserne i Det Rummelige Arbejdsmarked, hvorfor vi gerne søger flere partnere at samarbejde med i den offentlige sektor. The inclusive labour market SMP FACILITY SERVICE regards it as a common task to meet the principal employment challenges faced by society today. We have therefore laid down a number of precise guidelines for our role in what is called The inclusive labour market. Who are comprised by the inclusive labour market? SMP FACILITY SERVICE has decided to make a special effort with a view to integrating, in terms of employment and education, all vulnerable groups, e.g. the disabled, persons with reduced working capacity, seniors, persons with language problems, etc. What do we offer especially vulnerable groups? SMP FACILITY SERVICE offers employment and training on particularly favourable terms for these groups, including: 1. Creating part time jobs or light jobs 2. Special instruction and training, including mentor-facility and side-by-side teaching 3. Freedom from work for e.g. Danish lessons or medical treatment 4. Increased supervision and quality control to ensure correct fulfilment of contractual obligations to our customers We cooperate with job centres, local authorities and public bodies on an ongoing basis concerning employment projects that get people into jobs after long periods of unemployment. SMP FACILITY SERVICE wants minimum 5% of our labour force to be covered by the terms of the inclusive labour market, and we therefore seek more public-sector partners for joint projects. Equal opportunities All employees at SMP FACILITY SERVICE have equal opportunities regardless of race, religion, age and sex. 7 Ligestilling Der er i SMP FACILITY SERVICE fuldstændig ligestilling mellem alle medarbejdere, uanset race, religion, alder og køn.
8 Personalepolitik Socialt ansvar Som en udpræget HR-baseret virksomhed, er det en selvfølge, at SMP FACILITY SERVICE påtager sig et vidtgående socialt ansvar for alle sine medarbejdere. Misbrugspolitik Det er forbudt for alle medarbejdere, at være påvirket af alkohol eller andre rusmidler i arbejdstiden. Medarbejdere, som befinder sig i en misbrugssituation vil om muligt blive tilbudt behandling, der tilpasses individuelt. Behandlingen vil blive indledt ved en samtale med medarbejderen, hvorefter der i samarbejde med en kompetent instans tilbydes afvænning og støtte. SMP FACILITY SERVICE tilbyder endvidere afvænningsforløb for rygere, da vi mener, at rygning frembyder en stor belastning for vort sundhedsvæsen. Rygning blandt medarbejdere må naturligvis kun finde sted i overensstemmelse med den danske lovgivning, som forbyder rygning i de fleste arbejdsmiljøer. Alle kontorer, som tilhører SMP FACILITY SERVICE er røgfri områder. Velfærd I alle dele af vort arbejde tillægges arbejdsmiljø og sygdomsforebyggende foranstaltninger stor vægt, herunder eliminering af EGA (Ensidigt Gentaget Arbejde) og gennemførelse af arbejdsrotation. Fratrædelse Vi ønsker at fastholde alle medarbejdere i deres stilling så længe som muligt. Dette omfatter bl.a. seniorer og medarbejdere med nedsat arbejdsevne, som tilbydes særligt favorable ansættelsesvilkår (eksempelvis nedsat arbejdstid). Såfremt en medarbejder imidlertid er nødt til at fratræde, tilstræber SMP FACILITY SERVICE det størst mulige sociale hensyn i enhver henseende, herunder hjælp til at finde andet arbejde. Social responsebility SMP FACILITY SERVICE is very much a HR-based company, and we therefore assume extensive social responsibility for all our employees. Misuse policy Being under the influence of alcohol or other intoxicating substances during working hours is prohibited for all staff. Employees who are misusers will be offered treatment adapted to individual needs. Treatment starts with an interview with the employee who if possible Is then offered rehabilitation and support in cooperation with a competent body. SMP FACILITY SERVICE also offers programmes to quit smoking as we believe smoking is a major burden to our health service. Incidentally, employees are only allowed to smoke according to the Danish law, that prohibits smoking in most working environments. All offices belonging to SMP FACILITY SERVICE are smoke-free areas. Welfare Great importance is attached to health and safety and prophylactic measures in all parts of our work, including the elimination of monotonous, repetitive work and the implementation of job rotation. Retirement We want to retain all employees in their jobs for as long as possible. This includes seniors and employees with reduced working capacity who are offered particularly favourable employment conditions (e.g. reduced working hours). If employees have to leave the company, however, SMP FACILITY SERVICE aims to take social considerations into account in all respects, including to help them find another job.