Managing stakeholders on major projects. - Learnings from Odense Letbane. Benthe Vestergård Communication director Odense Letbane P/S

Transkript

1 Managing stakeholders on major projects - Learnings from Odense Letbane Benthe Vestergård Communication director Odense Letbane P/S Light Rail Day, Bergen 15 November 2016

2 Slide om Odense Nedenstående bliver min tekst til sliden. Først og fremmest vil jeg lige placere Odense på landkortet for jer. Odense er Danmarks 3. største by og har indbyggere. Byen er i en rivende udvikling fra en stor dansk by til en dansk storby. Der investeres over en ti-årig periode for mere end 35 mia. kr. i fx nyt supersygehus og forbedret infrastruktur, ligesom hele bymidten er under forandring - veje lukkes og nye kvarterer opstår. Der bygges også et helt nyt og bemærkelsesværdigt hus for H. C. Andersen med en eventyrhave, som letbanen kommer til at køre midt igennem.

3 Odense Letbane 2020 A few facts on the tramway project City centre 14.4 kilometres & 26 stops Runtime: 42 minutes 12 mio. passengers annually Right now Utilities & Enabling Works Tender process on Transportation System & Rolling Stock until spring 2017 Campus Odense development area with university & coming hospital

4

5

6 What we want to be known for 5 Odense Letbane

7 Customers from day 1

8 Hard to sell a product we don t have But we can inform and interact with our stakeholders which are... [KATEGORINAV N] STAKEHOLDERS [KATEGORINAV N] [KATEGORINAV N] [KATEGORINAV N] [KATEGORINAV N]

9 Billede af ingeniører fordybet i teknik

10

11

12

13

14 Kommunikationsstrategien Det første jeg gjorde i maj 2014, da jeg blev ansat hos Odense Letbane, var at udarbejde en kommunikationsstrategi. Jeg interviewede i alt 26 stakeholdere. Der var tale om politikere både nationale og lokale embedsmænd, borgere, butiksejere, formænd for erhvervsorganisationer, journalister etc. Hermed havde jeg et solidt grundlag for at udarbejde en strategi, hvor kommunikationen var målrettet ikke blot de enkelte stakeholdere men også fastlægge budskaberne ud fra, hvad der optog dem hver i sær mest omkring letbanen. Det handler om at møde alle i øjenhøjde og tage udgangspunkt i hver deres situation og bekymringer og forventninger omkring den kommende forandring, som letbanen indebærer. Lav strategien selv køb den ikke hos et bureau, der ikke kender byen og dens borgere, politikere og butikker.

15 Målene Det helt overordnede mål for os er at bibringe stakeholderne viden omkring letbanen. Vi vil også gerne påvirke folks holdning til letbanen i positiv retning, men vi mener, at viden går forud for holdning. Og folk skal have viden ud fra det niveau, som er deres udgangspunkt. Vi skal først markedsføre letbanen i året frem mod åbningen. Lige nu plejer vi de kommende kunder ved at sikre rettidig information om arbejdet i gaderne, og når de spørger til fremtidens Odense, så giver vi dem viden om det.

16 Levels of communication 1. Information about the nuisances during construction 4. Odense a city in motion: the transformation story Priority of messages 2. High degree of knowledge about what happens at the construction sites 3. Create interest and enthusiasm about the tramway project

17

18 Foto: Kim Rune, Fyens Stiftstidende

19 Billede med cykel

20

21

22

23

24

25

26 Ansigt til ansigt kommunikation The most important element as regards our communication efforts is face-toface communication. Even in this digital world, it is still face to face communication that works best - especially in the case of specific problems and challenges. And we aim to provide citizens with answers and information, before they even ask the questions.

27 Of course we also do all the usual stuff Press, web, newsletters, social media, and outdoor media

28 Local surveys: How well informed do you feel about the construction work in your neighborhood? 57 % feel they are well or very well informed, while 29 % fell they are badly or very badly informed.

29

30 Results back-up & and only few complaints Survey 2015: In general, do you think it is positive or negative that we are constructing a tramway in Odense? Citizens Businesses 58 % are positive or very positive 66 % are positive or very positive

31 Legitimitet til projektet Resultatet for projektet og dets ingeniører er, at kommunikationsteamet med sit arbejde sikrer legitimitet til projektet legitimitet gives ikke den skal erhverves og generhverves hele tiden. Og ved at have legitimitet, så sikres projektet arbejdsro til at anlægge letbanen.

32 Thank you for your time!