Klatreklubben Aapakaaq [ Sidst opdateret juni, 2011] Vedtægter for Klatreklubben Aapakaaq 1. Foreningens navn og hjemsted Foreningens navn er Klatreklubben Aapakaaq. Dens hjemsted er Nuuk, Kommuneqarfik Sermersooq. 2. Foreningens formål At fremme klatresporten i Grønland, samt at udbrede interessen for andre former for friluftsliv. Angivelse af foreningens formål har betydning, når man skal afgøre, om man vil være medlem af foreningen. Det må være klart for enhver, hvilke opgaver foreningen skal påtage sig, og det betyder igen, at man ikke uden videre kan ændre foreningens formål ved en bestyrelsesbeslutning. En atletik klub kan således ikke uden videre ændres til en fodboldklub. Hertil må mindst kræves en generalforsamlings beslutning. Foreningens formål skal være lovligt. Eksempelvis kan der ikke dannes en forening med det formål at begå strafbare forhold. 3. Medlemskab af organisation Klatreklubben Aapakaaq er medlem af Grønlands Idræts Forbund og er undergivet dettes love og bestemmelser. 4. Optagelse af medlemmer Som aktivt medlem i seniorafdelingen kan bestyrelsen optage enhver, der er fyldt 16 år. For at måtte sikre en anden klatrer skal man mindst være 16 år eller forældre / værge skal overvåge sikringen, således at den er sikringsmæssigt forsvarlig. Som aktivtmedlem i ungdomsafdelingen kan bestyrelsen optage enhver i alderen under 16 år. Optagelse af umyndige som medlemmer af foreningen kræver samtykke fra forældre / værge. Æresmedlemmer kan på bestyrelsens forslag vælges af generalforsamlingen, hvis beslutning herom kræver samme majoritet, som er foreskrevet til ændring af foreningens vedtægter, jfr. 17. Spørgsmål om valg af æresmedlem kan ikke gøres til genstand for diskussion på general-forsamlingen. 5. Ansvar Bestyrelsen eller klubbens medlemmer kan ikke drages ansvarlig eller erstatningspligtig for person eller materiel skade. Al klatring foregår på eget ansvar. 6. Kontingent Foreningens kontingent fastsættes for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Kontingentet kræves helårsvis forud for aktive medlemmer. Børn og unge under 16 år, studerende og faste klatrevagter betaler halv pris. Et familiekontingent svarer til et voksen og et barnekontingent (dvs 1,5 x fuld pris). 7. Udmeldelse - Eksklusion Til gyldig udmeldelse kræves, at den sker skriftligt til foreningen med mindst 14 dages varsel, og at det pågældende medlem har betalt sit kontingent til foreningen frem til den dag, hvorfra udmeldelsen har virkning. Medlemmet har krav på en skriftlig bekræftelse. Når et medlem er i kontingent restance udover 12 mdr., kan bestyrelsen ekskludere vedkommende med mindst 8 dages skriftlig varsel. Ingen, der er udelukket på grund af kontingent restance, kan optages på ny som medlem af foreningen, før vedkommende har betalt sin gæld til foreningen.
Et medlem kan eksluderes ved: - Uhensigtsmæssig omgang med eller ulovlig brug af klubbens materialer, der henvises til sikkerhedsreglementet. - Ved brud på sikkerhedsreglementet. - Hvis der undlades at gøre opmærksom på fejl eller mangler ved klubbens udstyr. - Hvis man overlagt bringer et andet medlems liv i fare, eller svigter denne i kritiske situationer. Bestyrelsen foretager beslutningen om eksklusion. I øvrigt kan bestyrelsen ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning dertil. Bestyrelsens beslutning herom kræver dog, at mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer har stemt for eksklusionen. Eksklusionen kan dog ikke foretages uden skriftligt at have kontaktet medlemmet for, at høre dennes version af det forhold, der har ført til eksklusionsmuligheden. Vedkommende skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have haft lejlighed til at fremføre sit forsvar, og han / hun kan kræve, at spørgsmålet om eksklusion afgøres på den førstkommende ordinære generalforsamling. Endelig kan et medlem ekskluderes, når det efter forslag af mindst 3 medlemmer vedtages på en generalforsamling. I alle tilfælde, hvor en eksklusion skal behandles på en generalforsamling, har vedkommende medlem krav på at få meddelelse herom senest 3 døgn før generalforsamlingen afholdes, ligesom han har adgang til denne med ret til at forsvare sig. Spørgsmålet om eksklusion skal optages som et særskilt punkt på dagsordenen. Generalforsamlingens beslutning om eksklusion kræver samme majoritet, som ved ændring af foreningens love, jf. 17. Et medlem, der er ekskluderet i henhold til en generalforsamlingsbeslutning, kan kun optages som medlem ved en ny generalforsamling. Her kræves samme majoritet som ved beslutning om eksklusion. For at et medlems udmeldelse kan betragtes som gyldig, må det kræves, at vedtægterne er overholdt: skriftlig meddelelse til foreningen med det foreskrevne varsel og evt. skyldigt kontingent betalt. Hvis disse forhold ikke er i orden, kan foreningen nægte at godkende udmeldelsen, og medlemmet skal fortsat betale kontingent. En forening kan ekskludere (udelukke) et medlem af flere grunde, f.eks. hvis et medlem er i kontingent restance udover den i vedtægterne fastsatte tid. Da et sådant forhold er let at konstatere, kræves det ikke, at spørgsmålet om udelukkelse forelægges for en generalforsamling. Der vil i en forenings vedtægter som regel være optaget en bestemmelse om, at et medlem kan udelukkes, når særlige forhold giver anledning dertil. Sådanne særlige forhold kan være dårlig opførsel, der strider mod foreningens anseelse og omdømme eller mod dens ånd, nedsættende eller krænkede udtalelser til pressen eller anden side om foreningen og/ eller dens ledelse. Voldeligt overfald under en idrætsudøvelse mod modstander/ dommer eller andre. Udelukkelse vil også kunne ske i disse tilfælde, selv om medlemmet ikke bliver dømt for vold. Spørgsmålet om udelukkelse i disse tilfælde kan kræves forelagt en generalforsamling til dennes afgørelse, hvor det pågældende medlem skal have en chance til at forsvare sig. 8. Regler for aktiviteter med Klatreklubben Aapakaaqs udstyr Alle medlemmer af Klatreklubben Aapakaaq kan/ må bruge væggen. Kursister, som er tilknyttet et klatrekursus af eller i samarbejde med Klatreklubben Aapakaaq, må bruge klatrevæggen. Folk, som er tilmeldt eksterne arrangementer af eller i samarbejde med Klatreklubben Aapakaaq, må bruge klatrevæggen. Interesserede folk, som muligvis vil være medlem i klubben, må bruge klatrevæggen. For at en klatrer kan styre væggen, skal han/ hun være godkendt af bestyrelsen. En godkendt (af bestyrelsen) klatrer kan fratage en anden klatres godkendelse(godkendt af bestyrelsen), hvis han/ hun ikke er i stand til at styre væggen forsvarligt af fysiske eller psykiske årsager. 3
Alle arrangementer på klatrevæggen skal ske gennem bestyrelsen. Når et bestyrelsesmedlem er blevet informeret om et arrangement, skal han/ hun snarest muligt videregive det til mindst ét andet medlem i bestyrelsen. Derefter vil bestyrelsen nedsætte en arbejdsgruppe til formålet. Lån af udstyr kan kun ske efter aftale med bestyrelsen. Klubbens udstyr må kun lånes ud til klubbens medlemmer, dette vil være gratis så længe, at kun klubbens medlemmer er involveret. Hvis klubbens udstyr skal lånes ud til andre end klubbens medlemmer, skal det ske efter en givet prisliste, som kan ændres af den siddende bestyrelse. Klubbens udstyr kan ikke lånes ud til en 3. mand, hvis et medlem af bestyrelsen mener, at denne ikke er egnet til lånet. Dette kan dog omstødes, hvis mindst 2/3 af bestyrelsen er enige om dette. Klubben udstyr kan heller ikke lånes ud til andre klatreklubber, enten til klubture eller til brug på klatrevæg. Låneren er ansvarlig og erstatningspligtig for det lånte udstyr. Klubben og klubbens bestyrelse fralægger sig ethvert ansvar for det lånte udstyr. Alle uheld, som giver skader på udstyret, skal rapporteres til de aktive medlemmer i klubben og mindst ét medlem af bestyrelsen, så vidt muligt samme dag, som uheldet sker. I tilfælde, hvor udstyret skal bruges af andre samme dag, skal disse kontaktes. Alle former for kurser skal foregå gennem bestyrelsen, som derefter nedlægger en arbejdsgruppe. 9. Ordinær generalforsamling Generalforsamlingen har med de indskrænkninger, som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle forenings anliggender. Den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år i ultimo april måned, indkaldes med mindst 3 ugers varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmerne via e-mail og evt. via hjemmesiden og sociale medier. Dagsorden bekendtgøres senest 8 dage, før generalforsamlingens afholdelse på tilsvarende måde. Forslag, der ønskes forelagt generalforsamlingen til vedtagelse, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse, og disse forslag optages i dagsordenen. Stemmeret har alle aktive medlemmer over 18 år, der har været medlem af foreningen i de sidste 3 måneder før generalforsamlingen, og som ikke er i kontingent restance. Stemmeret kan kun udøves ved personlig fremmøde. (Æresmedlemmer kan uden stemmeret overvære generalforsamlingen). 10. Dagsorden Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent og referent. 2) Valg af 2 stemmetællere. 3) Forelæggelse, diskussion og vedtagelse af bestyrelsens beretning for det forløbne år. 4) Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse, samt budget for det kommende år. 5) Behandling af eventuelt indkomne forslag, samt fastsættelse af kontingent. 6) Valg af formand (Ulige år). 7) Valg af kasserer (Lige år). 8) Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer, 1 3 personer, 1 i ulige år og 2 i lige år. 9) Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. 10) Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant. 11) (Evt.) valg af udvalg 12) Eventuelt. 11. Generalforsamlingens ledelse m.v. Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen, til at lede forhandlingerne.
Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, jfr. dog 17 og 18, stk. 2. Dirigenten bestemmer afstemningsmåden. Dog skal på begæring fra 1 stemmeberettiget medlem afstemning og valg foregå skriftligt, ligesom alle afstemninger om eksklusion skal foregå skriftligt. Generalforsamlingens beslutninger indføres i en protokol, hvori også et referat af forhandlingerne optages i det omfang, dirigenten bestemmer. 12. Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer skriftligt stiller krav herom til bestyrelsen. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes inden 1 måned efter, at begæringen er fremsat overfor bestyrelsen med oplysning om det emne, der ønskes behandlet. Om indkaldelsesmåde og udsendelse af dagsorden gælder bestemmelserne i 9, stk. 2. 13. Bestyrelse - Valg Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til lovene. Bestyrelsen består af en formand, en næstformand, en kasserer og yderligere 2 medlemmer, jævnfør 10 stk. 6, 7, 8, 9 og stk. 10. Formanden og kassereren vælges ved en særlig afstemning - genvalg kan finde sted. 14. Konstituering - Tegningsret Bestyrelsen konstituerer sig snarest - dog senest inden 1 måned - efter generalforsamlingen på et bestyrelsesmøde. Hvervet som kasserer kan ikke forenes med hvervet som formand, næstformand eller sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer, hvoriblandt formanden eller næstformanden, er til stede, jfr. dog 7 stk. 7. I formandens forfald (fravær) indtræder næstformanden i hans sted. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol. Foreningen tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner kræves dog underskrift af såvel formanden som kassereren. I alle sager, der angår køb, salg eller pantsætning af fast ejendom eller løsøre, tegnes klubben af formanden, næstformanden og kassereren i forening. 15. Regnskab Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Foreningens medlemmer hæfter ikke for foreningens økonomiske forpligtigelser. Bestyrelsen skal inden den 1. februar afgive driftsregnskab for det foregående år og status pr. 31. december til revisorerne. Driftsregnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorernes påtegning. Driftsregnskab og status bekendtgøres for foreningens medlemmer senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse. 16. Revision På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen 1 kritisk revisor og 1 revisorsuppleant jfr. 10. Revisorerne skal hvert år i februar gennemgå det samlede regnskab og se, at beholdningerne er til stede. Driftsregnskab og status forsynes med en påtegning. Hver af revisorerne har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger. 17. Vedtægtsændringer Forandringer af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 1/3 af foreningens medlemmer er til stede, og når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås flertal på en
generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, skal bestyrelsen inden 14 dage med sædvanlig varsel indkalde en ny generalforsamling. Hvis også 2/3 af de på denne generalforsamling afgivne stemmer er for forslaget, er dette vedtaget, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede. Vedtægtsændringer kan finde sted på enhver generalforsamling, d.v.s. både på en ordinær og en ekstraordinær generalforsamling. Der kræves som altovervejende hovedregel kvalificeret flertal, d.v.s. et vist antal stemmer udover halvdelen for forslaget. 18. Foreningens opløsning Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst halvdelen (½) af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves, at mindst ¾ af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede. På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvorledes der skal forholdes med foreningens formue, herunder fast ejendom og løsøre, dog at simpelt stemmeflertal her er tilstrækkeligt. I tilfælde af foreningens opløsning skal den formue, der er i behold, anvendes til idrætslige formål. Opløsning af en forening er en så væsentlig begivenhed, at den altid vil foregå på en ekstraordinær generalforsamling. Opløsning af en forening kan ske ikke alene, når man ønsker, den skal ophøre at eksistere, men også hvis foreningens formål ønskes ændret i så væsentlig grad, at der reelt vil være tale om stiftelse af en helt ny forening. I tilfælde af opløsning vil foreningens medlemmer ikke have krav på at få en andel af foreningens formue.