Retten i Roskilde Organisationsplan 1
Indholdsfortegnelse Retten i Roskilde... 1 Organisationsplan... 1 Rettens øverste ledelse... 3 Rettens afdelinger:... 4 Administrationsafdelingen... 4 A. Regnskabsenheden... 4 B. Informations- og serviceenheden... 4 C. Personaleenheden... 4 D. Driftenheden... 4 Sekretariatet... 5 A. Præsidentens forkontor... 5 B. It & kommunikationsafdeling... 5 C. Arkiv og bibliotek... 5 Retssekretariatet... 6 Civile sager... 6 Straffesager... 6 Fogedretten... 6 Skifteretten... 7 Stillingsbeskrivelser... 8 Administrationschefen... 8 Sekretariatschefen... 10 Funktionschefen... 12 Afdelingslederen... 14 2
Rettens øverste ledelse Præsidenten er rettens chef, og er ansvarlig for varetagelsen af de bevillingsmæssige og administrative forhold, der er henlagt til embedet. Præsidenten skal herunder sørge for en forsvarlig og hensigtsmæssig drift af embedet og skal tage de fornødne initiativer til sikring heraf, jf. retsplejelovens 10, stk. 1. En af dommerne fungerer som præsident under dennes fravær eller forfald, jf. retsplejelovens 10, stk. 2. Præsidenten forestår ledelses- og koordinationsopgaverne i forhold til dommergruppen, jf. retsplejelovens 12, stk. 1. Rettens dommere refererer direkte til præsidenten i ikke judicielle anliggender. Dommerne indtager en central rolle ved retten som ansvarlige for rettens kernefunktion. Dommerne har således det øverste faglige ansvar for sagernes berammelse og gennemførelse i den enkelte afdeling og udgør derfor en del af ledelsen ved embedet. Det indebærer generelt, at dommerne inddrages i spørgsmål af væsentlig betydning for varetagelsen af embedets og dommernes opgaver og funktion. Med henblik på at varetage disse ledelses- og koordinationsopgaver afholder præsidenten månedlige møder med dommerne, ligesom der afholdes månedlige plenarmøder med deltagelse af samtlige jurister med henblik på at styrke det kollegiale og faglige samarbejde blandt rettens jurister. Præsidenten, administrationschefen og sekretariatschefen udgør rettens øverste administrative ledelse. Rettens øverste administrative ledelse afholder ugentligt møde samt møde med afdelingsledelserne og en repræsentant for dommerne en gang månedligt eller efter behov. 3
Rettens afdelinger: Administrationsafdelingen Administrationsafdelingen ledes af administrationschefen. Administrationsafdelingen består af følgende enheder: A. Regnskabsenheden Der har følgende opgaver: embedets kasser, herunder modtager og registrerer indbetalinger og sikkerhedsstillelser betaler embedets regninger inddriver afgifter og sagsomkostninger til statskassen fører bogholderi afleverer regnskaber afregner stævningsmænd, vidner, domsmænd m.fl. indberetter løn- og personaleoplysninger B. Informations- og serviceenheden Der har følgende opgaver: publikumsvejledning informationstavler posthåndtering telefonhåndtering vagtfunktion elektronisk adgangskontrol C. Personaleenheden Der har følgende opgaver: personaleadministration (ikke juridisk personale) elevuddannelse D. Driftsenheden Der har følgende opgaver: Bygninger 4
Sekretariatet Sekretariatet ledes af sekretariatschefen og består af følgende enheder: A. Præsidentens forkontor Der har følgende opgaver: Sekretariatsfunktioner for præsidenten, administrationschefen og sekretariatschefen journalisering indkøb efter bemyndigelse planlægning af møder kontorartikler stævningsmandsområdet B. It & kommunikationsafdeling Der har følgende opgaver: installation af nyt materiel teknisk support, uddannelse og vejledning rettens hjemmeside og intranet elektronisk kommunikation (internt og eksternt) statistikker C. Arkiv og bibliotek Der har følgende opgaver: embedets arkiver herunder aflevering til og hjemlån fra Statens Arkiver bogindkøb biblioteksdrift 5
Retssekretariatet Retssekretariatet ledes af en funktionschef og en afdelingsleder og består derudover af øvrige jurister og kontormedarbejdere m.fl. Retssekretariatets hovedopgave er at fungere som sekretariat for dommerne i forbindelse med behandlingen af civile sager og straffesager. Den enkelte dommer har et ledelsesmæssigt ansvar i relation til behandlingen af de løbende retssager, herunder i forhold til det administrative personale, således at denne ledelsesfunktion udøves i overensstemmelse med aftalte generelle retningslinjer. Civile sager Retssekretariatet modtager, opretter og behandler alle nye civile sager og sager med genoptagelsesbegæringer foretager alle sagsbehandlingsskridt frem til modtagelse af svarskrift, herunder gennemgang af stævninger, indhentelse af eventuelt manglende oplysninger, kontrol af retsafgift, udfærdigelse af udeblivelsesdomme m.v. renskriver retsbøger og domme færdigekspederer sluttede sager i civilsystemet, afsender og klargør til arkiv m.v. berammer hovedforhandling efter berammelsesplanen Straffesager Retssekretariatet modtager, opretter og behandler alle straffesager berammer straffesager i overensstemmelse med berammelsesplanen modtager anmeldelser af grundlovsforhør og andre skridt under efterforskningen, fører sagerne i straffesystemet og berammer i overensstemmelse med berammelsesplanen foretager alle mellemliggende ekspeditioner renskriver retsbøger fra hovedforhandlingen og andre retsmøder, herunder lydoptagelser forbereder koncept til domme i straffesager færdigekspederer sluttede sager Fogedretten Fogedretten ledes af en funktionschef og en afdelingsleder og består derudover af øvrige jurister og kontormedarbejdere m.fl. Fogedretten modtager, opretter, berammer og behandler alle fogedsager og betalingspåkrav foretage alle ekspeditioner indtil møde afholdes afholder møder i sagerne færdigekspederer fogedsagerne 6
opretter, berammer og foretager tvangsauktionssager udfører sekretæropgaver for juristerne i forbindelse med behandlingen af fogedsager Skifteretten Skifteretten ledes af en funktionschef og en afdelingsleder og består derudover af øvrige jurister og kontormedarbejdere m.fl. Skifteretten modtager, opretter og behandler alle skifteretssager behandler dødsboer herunder tvister i boerne behandler fællesboskifter og fri proceshøringer i den forbindelse beregner og opkræver boafgifter behandler sager om gældssanering, rekonstruktion og konkurs, herunder selskabsopløsninger ekspederer notarforretninger og testamenter 7
Bilag Stillingsbeskrivelser Administrationschefen leder de enkelte enheder i administrationsafdelingen udarbejder styringsværktøjer og ledelsesinformation for retten, herunder embedsregnskaber er ansvarlig for rettens administration, herunder o økonomi (kasse) o budget, herunder lønbudget o bygningsdrift og bygningsvedligeholdelse o inventaranskaffelse og registrering o arbejdsmiljø - ledelse og koordinering o rengøring - kontrakt og kontrol o koordinering af indkøb o koordinering af posthåndtering er ansvarlig for kontrol og indberetninger, herunder o budgetopfølgning, herunder opfølgning af lønbudgettet o kassetilsyn o lønkontrol og indberetning o indberetning af sygdom, ferie og særlige feriefridage o overordnet kontrol af arbejdstid, fleks, afspadsering og tidsregistrering (ikke juridisk personale) er ansvarlig for personaleadministration, ledelse og udvikling, herunder o ansættelse/afsked af ikke juridisk personale o lederudvikling og rekruttering o uddannelseskoordinering (strategisk kompetenceudvikling) og teambuilding o individuel kompetenceudvikling o overordnet ferieplanlægning o omsorgssamtaler o bemandingsplan for retten (ikke juridisk personale) o elever, praktikanter, støttede jobs, volontører o kontakt til domstolsstyrelsens HR-center o konfliktløsningsinitiativer o coaching og feedback til egne medarbejdere o MUS-samtaler med egne medarbejdere o gennemførsel af trivselsundersøgelser, lederevalueringer, brugerundersøgelser osv. 8
o udkast til kursustilmeldinger i overensstemmelse med kompetenceudviklingsplanerne og embedets behov for bemanding (ikke juridisk personale) Andet Tovholder på konkrete projekter efter aftale med Præsidenten 9
Sekretariatschefen Sekretariatschefen er præsidentens - og efter omstændighederne den øvrige ledelses - rådgiver og sparringspartner i juridiske spørgsmål af administrativ og personalemæssig karakter. Sekretariatschefen er leder af sekretariatet og har i øvrigt navnlig følgende opgaver: Bistand til præsidenten, herunder med statistikker præsidentens møder, herunder udarbejdelse af dagsorden og referat fordeling af nævningesager og 3-dommersager mv. klage/disciplinærsager planlægning af besøg fra ind- og udland besvarelse af generelle og konkrete henvendelser handlingsplan indberetning af tidsregistrering journalisering Kommunikation og information ansvar for rettens interne og eksterne kommunikation ansvarlig for rettens hjemmeside og intranet koordinering af vidensdeling retslister pressekontakt It-drift rettens kontakt til Domstolsstyrelsen vedrørende overordnede spørgsmål om it og om rettens data (dataansvarlig - herunder for overholdelse af persondataloven) koordinering af it-anvendelse og opdatering kommunikation og vidensformidling angående it og teknik Overordnet ansvarlig for brugerstyring opsætning og nedtagning af udstyr intern it-support teknikindkøb Personale (bistået af personaleenheden) personaleadministration (juridisk personale), herunder o overordnet kontrol af arbejdstid, fleks, afspadsering og tidsregistrering (juridisk personale) o bemandingsplan for retten (øvrige jurister) o kursustilmeldinger (juridisk personale) 10
ansvarlig for tilrettelæggelse af uddannelsen af uddannelsesfuldmægtige, herunder o afholdelse af trivselssamtaler med uddannelsesfuldmægtige afholder medarbejderudviklingssamtaler med de ansatte i sekretariatet Konkret sagsbehandling af behandling af anmodninger om aktindsigt og udskrifter sager om autorisation af advokatfuldmægtige sager om offentlig retshjælp tvister om retsafgifter erstatningssager udenlandske forkyndelser (assistance til afdelingerne) Andet stævningsmandstjenesten, herunder ansættelse og afskedigelse samt behandling af klager arkiv bibliotek ansvarlig for konkrete projekter efter nærmere aftale med præsidenten retsarbejde efter præsidentens nærmere bestemmelse 11
Funktionschefen Funktionschefen er ansvarlig for den overordnede ledelse af afdelingen i overensstemmelse med aftalerne på de jævnlige ledermøder og i øvrigt efter anvisning fra præsidenten ansvarlig for den daglige funktion af afdelingen og for at sikre at der er den nødvendige dækning af retsmøder, dels internt i afdelingen, dels i form af hjælp til/fra andre afdelinger. Det gælder dækning med såvel jurister som kontormedarbejdere, herunder afløsning ved dommerforfald. Sagsbehandlingen ansvarlig for, at sagsbehandlingen i afdelingen sker juridisk korrekt Overordnet ansvar for i samarbejde med afdelingslederen at sagsbehandlingen i afdelingen foregår ensartet. Overordnet ansvar for i samarbejde med afdelingslederen at sagsbehandlingen i afdelingen lever op til de fastsatte mål Ansvar for at ingen sager eller arbejdsopgaver synker til bunds Ressourceudnyttelse Ansvarlig for efter drøftelse med afdelingslederen at bestemme sagernes og arbejdsopgavernes fordeling mellem jurister og kontorpersonale Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen, at afdelingens ressourcer udnyttes forsvarligt og mest hensigtsmæssig både internt i afdelingen og i forhold til hele retten o bl.a. ved at udvalgte opgaver uddelegeres til personale Ansvarlig for udarbejdelse af berammelsesplan i afdelingen i overensstemmelse med de overordnede retningslinjer, der er fastsat af præsidenten Fordeling af vagter i forbindelse med de eksisterende vagtordninger Personale Ansvarlig for udviklingen af afdelingens jurister Holder evalueringssamtaler og medarbejderudviklingssamtaler med afdelingens uddannelsesfuldmægtige Ansvarlig for - i samarbejde med afdelingslederen - udviklingen af afdelingens øvrige personale Kan efter drøftelse med afdelingslederen holde nogle af MUS- og andre samtaler med afdelingens øvrige personale Overholdelse af strategier og personalepolitikker m.m. Overordnet ansvar for, at afdelingen overholder Domstolenes og embedets egne personalepolitikker og de strategiske ledelsesopgaver Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen at udarbejde handlingsplaner. Funktionschefen afleverer indstilling til Præsidenten 12
Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen at udarbejde bidrag til embedsregnskabet. Funktionschefen afleverer indstilling til Præsidenten Kommunikation og information i, til og fra afdelingen Ansvarlig for afholdelse af afdelingsmøder og andre lignende møder Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen, at afdelingen herunder afdelingens andre jurister orienteres om ny lovgivning, domme og andre afgørelser Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen at videreformidle informationer fra ledelsen og fra Domstolsstyrelsen Giver feedback til egen afdeling, når der er anledning til det Deltager i møder i overensstemmelse med rettens mødestruktur Sagsbehandler i afdelingen og retsarbejde Deltager i den almindelige sagsbehandling i afdelingen Har i øvrigt retsarbejde i et omfang, der fastsættes af Præsidenten 13
Afdelingslederen Ansvarlig for efter aftale med funktionschefen - den daglige funktion af afdelingen og for at sikre at der er den nødvendige dækning af retsmøder, dels internt i afdelingen, dels i form af hjælp til/fra andre afdelinger. Det gælder dækning med såvel jurister som kontormedarbejdere Sagsbehandlingen Bistå funktionschefen med at sikre, at sagsbehandlingen i afdelingen foregår ensartet Bistår funktionschefen med at sikre, at sagsbehandlingen i afdelingen lever op til de fastsatte mål Ansvar for at ingen sager eller arbejdsopgaver synker til bunds Ressourceudnyttelse Ansvarlig for, at der efter drøftelse med medarbejderne er en fastsat arbejdsfordeling, så hver medarbejder ved, hvad hun/han skal gøre Ansvarlig for at den fastsatte arbejdsfordeling er fleksibel, arbejdsbyrden fordeles jævnt, og sagerne ekspederes med størst mulig kvalitet, effektivitet og hurtighed, herunder fordelingen mellem jurister og kontorpersonale Ansvarlig for at tage initiativ til at ændre den fastsatte arbejdsfordeling, når den ikke holder Bistå funktionschefen med, at afdelingens resurser udnyttes forsvarligt og mest hensigtsmæssigt både internt i afdelingen og i forhold til hele retten Ansvarlig for at afdelingens berammelser sker i overensstemmelse med den fastlagte berammelsesplan Tilrettelægge store sager i samarbejde med den pågældende jurist Overholdelse af strategier og personalepolitikker m.m. Bistå funktionschefen med at udarbejde handlingsplaner Bistå funktionschefen med at udarbejde bidrag til embedsregnskabet Ansvarlig for, at afdelingens statistikker udskrives og vurderes månedligt og i øvrigt efter rettens interne retningslinjer Personale Ansvarlig for medarbejdernes oplæring i andre arbejdsområder inden for afdelingen med henblik på, at alle kan alle funktioner i afdelingen Oplæring af kontorpersonale Oplæring af uddannelsesfuldmægtige i de sædvanlige 19 opgaver Oplæring af elever Deltager sammen med den elevansvarlige i evalueringssamtaler med afdelingens elev, hvor både afdelingen og elevforløbet i afdelingen evalueres Udarbejde indstillinger til forfremmelser, tildeling af tillæg samt udfærdige udkast til personlige udtalelser for kontorpersonalet efter aftale med funktionschefen Prioriterer og udarbejder indstillinger om kursusønsker fra kontorpersonalet i afdelingen efter aftale med funktionschefen (via Campus) 14
MUS- og sygesamtaler med kontorpersonalet i afdelingen. Samtalerne afholdes inden udgangen af november måned hvert år Ansvarlig for ferietilrettelæggelse i afdelingen både for kontorfunktionærer og jurister, herunder dommere Giver feedback til personalet, når der er anledning til det Administration af personale Kontrol med sygefravær for alle ansatte i afdelingen, herunder jurister Kontrol med de ansattes daglige registrering i TimeSag, herunder korrekt registrering af sygdom, andet fravær og ferie Ansvarlig for at tilbyde assistance til andre afdelinger, hvilket som udgangspunkt sker mellem afdelingslederne indbyrdes Ansvarlig for at embedets/afdelingens rokeringsplan gennemføres Kommunikation og information i, til og fra afdelingen Bistå funktionschefen med at videreformidle informationer fra ledelsen og fra Domstolsstyrelsen Bistå funktionschefen med at drøfte sagernes og arbejdsopgavernes fordeling mellem jurister og kontorpersonale Bistå funktionschefen med, at afdelingen herunder afdelingens andre jurister orienteres om ny lovgivning, domme og andre afgørelser Ansvarlig for afdelingens håndtering af elektronisk kommunikation, både internt og eksternt. Deltager i møder i overensstemmelse med rettens mødestruktur Arkiv Har ansvar for afdelingens arkivforhold i samarbejde med sekretariatet Sagsbehandler Deltager i den almindelige sagsbehandling i afdelingen i nødvendigt omfang Andet Indsamler og viderebringer ønsker om lokaleændringer, udskiftning og reparation af inventar o.l. 15