SILBA Ordinær Generalforsamling

SILBA Ordinær Generalforsamling 30. januar 2016 Gothersgade 151, kld. 1123 København K Start kl. 15:40. Dagsorden 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere. Dirigent: Niels Pelle Wang-Holm Referent: Lisa Mailand Stemmetællere: Uriah Oschlag-Michael og Cecilie Buhl Hansen Dirigent orienterer: Generalforsamlingen er lovlig indkaldt i overensstemmelse med vedtægterne. De 4 indkomne vedtægtsforslagsændringerne er lovligt meddelt. 2. Beretning ved Landsformanden. Nuværende Landsformand, Julie Arnfred Bojesen, orienterer om året i SILBA. Det har været et forrygende SILBA år, både internationalt og nationalt! Vigtigste hovedtræk: HB har bestræbt sig på, at afholde et HB-møde i hver lokalforening igennem bestyrelsesåret. Lokalforeningen Silba Sønderjylland blev nedlagt. Den havde været inaktiv i en længere periode og var ikke mulig at aktivere igen. Valgobservationer: 4 stk - Polen, København, Bulgarien, Ukraine (stort succes!) Træningskurser: 7 stk Østrig, Georgien, Aserbajdsjan, Sicilien, Tyrkiet, Rumænien, Armenien. Skrevet åbent brev til udenrigsministeren ang. skæringen i puljer til små foreninger. Brevet blev trykket i aviser og havde stor effekt. I december blev der, efter pres i samarbejde med Helsinki-Komiteen, åbnet for et naboskabsprogram/pulje. SILBA var repræsenteret på folkemødet sammen med Helsinki-Komiteen. SILBA er blevet gældsfri. Har i sommeren afdraget det sidste på lånet til CURA. Legatet fra Tuborg-fonden til renovering af sekretariatet i København er blevet anvendt til: nye stole, maling og diverse. DUF, hvor SILBA modtager sit driftstilskud fra, ændrer regler, som vil have stor betydning for SILBAs fremtid. SILBA har deltaget i høringsmøde. Imidlertid gælder de nye regler ikke for 2015. I 2015 opnåede vi derfor kravene til DUF s driftstilskud. Ændringerne af DUF s krav har gjort at også SILBA har været i medierne med konstruktiv kritik af de nye krav DUF stiller. Blandet andet har Daniel Thomas Mosbæk Jensen (SILBA) været i Altinget. DUF har haft kursusforløbet Explore Moldova, som var opstarten på et længere varigt projekt, som en projektgruppe fra SILBA har deltaget i. Projektgruppen var på PartnerID tur til Moldova i november. Arbejdet fortsætter. I gennem året har der været fokus på at tydeliggøre SILBAs vision og arbejde. Der har været Side 1 af 10

afholdt workshop om SILBAs udvikling i oktober, hvor der var positive diskussioner om SILBAs fortid og fremtid. Arbejdet fortsættes. SILBA København var vært for ukrainske og belarus journalister efter kontakt fra DANIDA. Der har været afholdt ekstra ordinære generalforsamling, hvor det reviderede regnskab blev vedtaget. Lokalerne i København var i december centrum for vores helt eget træningskursus: ELECT! Stor succes. Formanden siger tak for et forrygende år! SPG Randi Emilie Dahlen (kbh): Er de internationale projekter (træningskurser) finansieret af Erasmus Plus? Formanden: De internationale projekter (træningskurser) er finansieret af Erasmus Plus. Explore Moldova er finansieret af DUF. SPG Randi Emilie Dahlen (kbh): Hvad kom der ud af SILBAs workshop om vision og arbejde? Formanden: Definition af fokusområde, hvilke projekter skal vi lave? Håbet inden workshoppen var, at der blev fastlagt nogle overordnede vedtægter. Det er det ikke blevet til, men der har været rigtig god og konstruktiv debat. SPG Louise Dagmar Madsen (kbh): Hvad er konsekvenserne af, at vi ikke længere kan modtage DUF s driftstilskud? Formanden: Det vil givet vist betyde en ny arbejdsmetode i Hovedbestyrelsen, da man Ikke længere behøver være fokuseret på at leve op til DUF s krav. Kan give mere frihed, men på den anden side vil vi ikke modtage driftstilskud. Afgående næstformand Christian Wolter Andersen siger tak til formanden for bestyrelsesåret! 3. Kassereren fremlægger det i forvejen reviderede og udsendte regnskab. Claus Holm Rasmussen (nuværende kasser) fremlægger regnskabet. Claus orienterer om et problem: Et reviderede regnskab kan ikke nå at være klar til den årlige generalforsamling, hvilket betyder, at vi hvert år er nødsaget til at afholde en ekstra ordinær generalforsamling. Revisoren reviderer regnskab i april/maj inden DUF ansøgning. Der er derfor stillet et vedtægtsændringsforslag om ændringer i proceduren. Der fremlægges dermed årets resultat 2015 her. Fire store indtægtsposter: Udgifter - DUF støttemidler - Medlemsindbetalinger - Overskud fra aktiviteter - Legat fra Tuborg fondet 1. Lån og bankforhold: Lån til CURA fuldstændig afbetalt. Lån til lokalforeninger er mindsket. Bankgebyrer. 2. Kontingenter: DUF-medlemskab, CISU-medlemskab, bestyrelsesansvarsforsikring. 3. Lokalforeninger: Modtager tilskud i forhold til medlemmer. Minimumsgrænse sat på 5.000kr. I overensstemmelse med DUF reglerne. 4. Lokaler: København er forholdsvis stor udgift. 5. Revision: I 2014 blev skiftet revision. Nuværende revision har mere forstand på DUF. 6. Hjemmeside. 7. Mødeaktivitet: rejserefusion til GF, rejserefusion+forplejning til HB-møder. 8. Internationale aktiviteter: seminarer, valgobservationerne x 3 9. Nationale aktiviteter: valgobservation i DK, maling af lokaler, medlemshvervning, gaver, workshop hvor skal SILBA hen?, Plakater Side 2 af 10

10. Uforudsete udgifter større end forventet: Refusion ifm. EOM Ukraine 2014, refusion af flybilletter for valgobservationer i 2014, SKAT opkrævning (i forbindelse med tidligere medarbejder). Konklusion: Positivt resultat. SPG Hjalte Paaske (Aarhus formand): Størrelse på egenkapital? Kasseren: Ca. 550.000 kr. Vi har oparbejdet opsparing, som jo skal bruges på 2016 udgifter. Hvis udgifter for 2016 fratrækkes har vi en opsparing på ca. 120.000 kr. SPG Kirsten Seeberg (Aarhus): Hvor meget skyldes til lokalforeninger? Estimat. Kasseren: Aarhus er gældsfri. København ca. 15-20.000. Småbeløb til Odense og Aalborg. SPG Kirsten Seeberg (Aarhus): Hvor kommer lånene fra? Niels Pelle Wang-Holm supplerer kasseren: Eftervirkninger fra DUF trak støtten et tidligere år (vi modtog støtten senere, men der måtte optages lån for at dække det midlertidige hul). Lokalforeningerne modtog ikke penge for medlemmerne, deraf lånene til lokalforeningerne. Succes at vi ikke gik konkurs i 2013! SPG Marcus (Aalborg, formand): Størrelse på udgifter til Skat? Kasseren: Ca. 16.000 kr. Niels Pelle Wang-Holm supplerer: håber på forståelse fra medlemmer, da der kun sidder frivillige og ingen administration. 4. Behandling af indkomne politiske og organisatoriske forslag. Ingen forslag er blevet indsendt. 5. Behandling af indkomne vedtægtsændringsforslag. Bestyrelsen har stillet 4 vedtægtsændringsforslag. 2/3 af forsamlingen skal stemme for forslagene for at de kan vedtages. Stemmeberettigede: 24. Det betyder, for vedtagelse af forslag, skal 16 stemme for. 1. forslag: - Daniel Thomas Mosbæk Jensen (organisationsudviklingsansvarlig) orienterer om baggrunden for forslagene. Vedtægterne er på nogle punkter forældede og beskriver ikke den nuværende situation SILBA befinder sig i. Der er behov for præcisering af SILBAs nuværende arbejde og vision. Daniel motiverer for at visse formuleringer er forældet som fx "EU's nye medlems- og nabolande". SILBA har været igennem en organisationsudviklingsproces. Der har været høring i SILBA, hvor alle medlemmer anonymt har kunnet indlevere forslag og idéer i opsatte stemmebokse i lokalforeningerne og online oven en periode på ca. 3 mdr. Efterfølgende har der været afholdt en workshop, hvor vision og geografisk fokusområde bl.a. er blevet diskuteret. Processen resulterede i mange gode idéer og forslag, men ingen specifik løsning. Den organisationsudviklingsansvarlige, Daniel, vælger at stille forslag til vedtægtsændringer på baggrund af processen i løbet af året. Angående navneændringen: Dialog er tilføjet SILBAs efternavn i erkendelse af, at det snarere er forståelse for demokratisk deltagelse, end egentlig frihed til at praktisere det, som er udfordringen i mange af de lande, SILBA arbejder i. Samtidig er det en præmis for at arbejde demokratisk, at man Side 3 af 10

Forslag 1.1) også invitere til dialog. Frihed er et meget bredt begreb og er nok først og fremmest brugt pga. SILBAs historie, som ligger et stykke fra den forening SILBA er i dag. Korte bemærkninger og kommentarer til forslaget stilles. Alt tydeliggøres og der afstemmes enkeltvis Foreningens formål er: a) 4 nr. 1: at fremme den demokratiske udvikling i EU s nye medlems- og nabolande (nuværende) erstattes af 4 nr. 1: at fremme dialog og knytte bånd mellem øst og vest i Europa (foreslået) b) 4 nr. 2: at støtte og samarbejde med civilsamfundsorganisationer (CSO er), navnlig ungdomsorganisationer i EU's nye medlems- og nabolande, der arbejder for frihed og demokrati (nuværende) erstattes af 4 nr. 2: at støtte demokratisk deltagelse og styrkelse af frihedsrettigheder gennem civilsamfundssektoren (foreslået) c) 4 nr. 3: at øge danskernes kendskab til og bevidsthed om EU's nye medlems og nabolande (nuværende) Forslag 1.2) erstattes af 4 nr. 3: at formidle et nuanceret billede i Danmark af landene i SILBAs fokusområde (foreslået) Stk. 2 Foreningen søger at nå sine mål gennem afvikling af valgobservationer, seminarer og andre internationale samarbejdsprojekter samt gennem foredragsvirksomhed og anden informations virksomhed i Danmark (nuværende) ændrer rækkefølge, så det bliver stk. 3 og erstattes af følgende formulering Stk. 3 SILBAs formål søges opnået gennem følgende aktiviteter: 1) ved løbende at holde kontakt med civilsamfundsorganisationer og andre relevante partnere i vores fokusområde, som arbejder for dialog, frihedsrettigheder og demokratisk deltagelse 2) ved at afholde og deltage i seminarer omhandlende dialog, frihedsrettigheder og demokratisk deltagelse i SILBAs fokusområde. Hvis det findes særligt relevant for SILBAs overordnede formål, kan Silba også deltage i seminarer uden for fokusområdet. 3) ved afholdelse af seminarer med valgobservation i SILBAs fokusområde, hvor formålet er kulturudveksling og dialog med demokratisk deltagelse og frihedsrettigheder som omdrejningspunkt. 4) ved afholdelse af arrangementer i Danmark med fokus på formidling af politik og kultur i vores fokusområde, herunder f.eks. foredrag, debatarrangementer og kulturarrangementer (foreslået) Forslag 1.3) Der indføres et nyt stk. 2 som lyder som følger: Stk. 2 SILBAs fokusområde er landene i Central- og Østeuropa, som tidligere var en del af Warszawapagten og det tidligere Jugoslavien. Forslag 1.4) 1 Foreningens navn er SILBA Support Initiative for Liberty and Democracy (nuværende) erstattes af 1 Foreningens navn er SILBA Initiative for Dialogue and Democracy (foreslået) Side 4 af 10

om punkterne 1a, 1b, 1c, 1.2, 1.3 og 1.4. 1.1a) VEDTAGET MED 20 STEMMER 1.1b) VEDTAGET MED 23 STEMMER 1.1c) VEDTAGET MED 24 STEMMER 1.2) VEDTAGET MED 23 STEMMER 1 IMOD 1.3) VEDTAGET MED 20 STEMMER 1.4) VEDTAGET MED 19 STEMMER 1 IMOD Alle forslag under Forslag 1 er dermed vedtaget. 2. forslag: - Sebastian Lund (kbh) orienterer. Forslaget stilles grundet gentagen problem med ikke at kunne nå at få det reviderede regnskab færdigt. 8. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen, som afholdes hvert år inden udgangen af marts. Stk. 2. Generalforsamlingen indkaldes skriftligt med mindst 20 dages varsel til de medlemmer, som har betalt kontingent for de sidste 12 kalendermåneder, inkl. den måned i hvilken generalforsamlingen afholdes. Det påhviler medlemmet selv at sikre, at SILBAs Sekretariat har medlemmets korrekte emailadresse. Generalforsamlingens dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter: BEMÆRK VEDTÆGTSÆNDRING KUN VEDRØRER PUNKT 3 OG RESTEN ER DERFOR IKKE GENGIVET. 3. Kassereren fremlægger det i forvejen reviderede og udsendte regnskab. (nuværende) Ønskes erstattet af: 3. Kassereren fremlægger det i forvejen udsendte regnskab. (foreslået) SPG Claus Holm Rasmussen: Hvornår skal det være sendt ud? Forudsat regnskabet skal sendes ud med GF indkaldelsen og at GF ligger i start februar, så bliver der et tidsmæssigt problem. 2) VEDTAGET MED 16 STEMMER Side 5 af 10

3. forslag: - Sebastian Lund orienterer. 9. Hovedbestyrelsen er foreningens daglige ledelse. Tilføjes et stk. 9 Stk. 9. Det påligger hovedbestyrelsen af få godkendt regnskabet fremlagt på deres konstituerende generalforsamling i løbet af bestyrelsesåret. Det revisionsgodkendte regnskab skal sendes til SILBAs medlemmer per mail. SPG Niels Pelle Wang-Holm: Det er demokratisk princip at det er medlemmerne og ikke HB der vedtager regnskabet. Dette vil ikke blive opfyldt, hvis følgende forslag vedtaget. Claus Holm Rasmussen supplerer: Det nuværende problem er netop, at HB godkender sine egne regnskaber, da det kun er HB-medlemmer der møder op til de ekstraordinære generalforsamlinger. Alle medlemmer er selvfølgelig indbudt. Bemærkninger: Forslag 3 skal stemmes igennem ellers bortfalder vedtagelsen af forslag 2. Da der ellers intet revisionskrav vil være i vedtægterne. AFVIST MED 12 STEMMER FOR 4 IMOD Forslag 2 og forslag 3 er dermed ikke vedtaget. 4. forslag: - Daniel Mosbæk Jensen (kbh) orienterer. De ansvarlige for internationale udvalg har ytret ønske om at kunne samle udvalg under sig til hjælp med arbejdsopgaverne der undertiden er mange. Forslag 4) a) 9 Stk. 3 Den internationale projektkoordinator er overodnet ansvarlig for de internationale seminarer (nuværende) Der tilføjes Koordinatoren kan samle et udvalg af medlemmer under sig til sparring og fordeling af arbejdsopgaver (foreslået) b) b) 9 Stk. 4 Den valgobservationsansvarlige er overodnet ansvarlig for seminarer med valgobservation (nuværende) Der tilføjes Den valgobservationsansvarlige kan samle et udvalg af medlemmer under sig til sparring og fordeling af arbejdsopgaver (foreslået) Side 6 af 10

SPG Lisa Mailand (kbh): Den nuværende definering giver også denne mulighed. Ser ingen grund til vedtægtsændring. 4a) VEDTAGET MED 20 STEMMER 4b) VEDTAGET MED 19 STEMMER Under redaktionen af de nye vedtægter er det blevet bestyrelsen bekendt, at der i de tidl. vedtægter ( 9 stk. 3 og stk. 4) ikke fandtes de ovenfor anførte formuleringer, og at det derfor ikke giver mening at tilføje de foreslåede ændringer. Ændringerne frafalder derfor. 6. Fastlæggelse af det individuelle medlemskontingent for det efterfølgende foreningsår. Niels Pelle Wang-Holm orienterer om nuværende beløbssatser på 100kr for under 35år og 350kr over 35år. HB indstiller til at beløbene fastholdes. Fastholdelse af beløb: Under 35år: VEDTAGES med 23 STEMMER Over 35 år: VEDTAGES med 22 STEMMER 7. Valg til Hovedbestyrelsen: Niels Pelle orienterer i tilfælde af kampvalg om point metoden. a) Valg af Landsformand Julie genopstiller ikke. Indstiller Christian Wolter Andersen (nuværende næstformand). Christian Wolter Andersen motivere for sit kandidatur. Christian er tidl. Næstformand og formand i SILBA Aarhus. Han har været aktiv siden 2012. Christian vælges herefter som ny Landsformand. b) Valg af Næstformand for Hovedbestyrelsen Christian Wolter Andersen er valgt til Landsformand og kan ikke genopstille. Julie Arnfred Bojesen (afgående Landsformand) opstiller. Julie Arnfred Bojesen motiverer og vælges om ny Næstformand. c) Valg af Kasserer (Financial Manager) Claus Holm Rasmussen genopstiller ikke. Hjalte Paaske opstiller. Hjalte Paaske er: Formand i Aarhus. Arrangør af valgobservation i Danmark og Ukraine. Hjalte Paaske vælges som ny Kasserer. d) Valg af International Projektkoordinator Lisa Mailand genopstiller som International Projektkoordinator. Side 7 af 10

Lisa Mailand vælges som International Projektkoordinator. e) Valg af International Valgobservationskoordinator Cecilie Buhl Hansen genopstiller ikke. Nicklas Schreiber Echsner-Rasmussen opstiller. Nicklas S. E.-Rasmussen: Nyt medlem (i anden omgang) hos SILBA. Arbejdet med frivillighed i FN forbundet. Været valgtilforordnet i DK i 3år. Niklas Rasmussen vælges som ny International Valgobservationskoordinator. f) Valg af fem menige medlemmer Daniel Thomas Mosbæk Jensen genopstiller (har været organisationsansvarlig). Sebastian Lund genopstiller (blev indsuppleret for Nana Sofia Hansen, som var fundraiseransvarlig). Maj Lervad Grasten genopstiller ikke (Ansvarlig for nationale arrangementer). Sofie Klint Koefoed genopstiller ikke (Kommunikationsansvarlig). Jeppe Bech Carlsen genopstiller ikke (Medlemsansvarlig og registrering). 6 kandidater opstiller: Daniel Thomas Mosbæk Jensen (SILBA kbh): 1 år i HB, initiativtager, interesseret i organisationsudvikling og fundraising. Sebastian Lund (SILBA Kbh): kom ind som suppleant i sommers i HB. Udfordring med DUFmidler. Fundraising. Vil arbejde på at holde på lokaler i kbh. Ann-Marie Kaalby (Aarhus): Bestyrelsesmedlem i Aarhus, kommunikationsansvarlig i Aarhus. Kommunikations interesseret. Anders Madsen (SILBA Fyn): Næst formand SILBA Fyn. Super interesseret i hvervning. Louise Madsen (SILBA Kbh): vlagobservation, været rigtig aktiv med seminarer blandt andet ELECT!, interesseret i fundraising og den åbne dør medlemmer. Randi Emilie Dahlen (SILBA Kbh): deltaget i 2 valgobservation + 1 seminar. Organisationsudvikling. Fra Norge. Hjælpe hvor der er brug for det. Følgende vælges som menige bestyrelsesmedlemmer: Anders Madsen Daniel Thomas Mosbæk Jensen Sebastian Lund Ann-Marie Kaalby Louise Madsen g) Valg af to suppleanter til Hovedbestyrelsen 3 kandidater opstiller: Randi Emilie Dahlen Cecilie Buhl Hansen Anja Šiljak Følgende vælges som suppleanter: Randi Emilie Dahlen Anja Šiljak Side 8 af 10

8. Valg af to revisorer og en revisorsuppleant. Claus Rasmussen (afgående kasserer) og Mark Stahlbaum Larsen (SILBA Aalborg) opstiller som revisorer. Johan Ries Møller opstiller som revisorsuppleant. Alle vælges. 9. Eventuelt. SPG - Niels Pelle Wang-Holm: anmoder den nye bestyrelse om ret hurtigt at komme med nogle retningslinjer for/laver en strategi, hvad der arbejdes imod i forhold til DUF-støtten eventuelt fjernes. Christian Wolter Andersen svarer: Indtil andet er meddelt så tages der udgangspunkt i de nuværende krav. SPG - Niels Pelle Wang-Holm: savner kampagner, når vi har vores internationale aktiviteter. Plakater på skole osv. SPG - Daniel Mosbæk Jensen oplyser om idéer fra workshop om organisationsudviklingen. Blandt andet nyt design til SILBA, lave skabeloner til flyvers mm så det er lettere at lave kampagner. Konkrete fonde man kan søge eks. Europa-nævnet. FØRST KOMMENDE HB-MØDE: 13/2 2016 kl. 13.30 i KBH Tak for god ro og orden! /Lisa Mailand Referent Christian Wolter Andersen Formand Julie Arnfred Bojesen Næstformand Hjalte Svend Paaske Kasserer (Financial Manager) Lisa Mailand International Projektkoordinator Nicklas S. Echsner-Rasmussen International Valgobservationskoordinator Anders Madsen Hovedbestyrelsesmedlem Side 9 af 10

Ann-Marie Kaalby Hovedbestyrelsesmedlem Daniel Thomas Mosbæk Jensen Hovedbestyrelsesmedlem Louise Madsen Hovedbestyrelsesmedlem Sebastian Lund Hovedbestyrelsesmedlem Side 10 af 10