Budgettering af balance og drift. - en vejledning for institutioner, der modtager opgaver fra amterne i forbindelse med ÆF07

Budgettering af balance og drift - en vejledning for institutioner, der modtager opgaver fra amterne i forbindelse med ÆF07 5. udgave juni 2006

Budgettering af balance og drift Kapitel 1. Indledning...3 1.1. Målgruppe...3 1.2. Afgrænsning...4 1.3. Læsevejledning...5 1.4. Ændringer i forhold til tredje udkast af denne vejledning, september 2005...5 Kapitel 2. Nærmere beskrivelse af den omkostningsbaserede driftsbevilling og låneramme...6 2.1. Omkostningsbaseret driftsbevilling...6 Lånerammen...7 Kapitel 3. Budgettering af balance og drift...10 3.1 Tilgang til processen...11 Input til budgetteringsprocessen...12 Step 1 Budgettering af immaterielle, materielle anlægsaktiver og investeringsramme...13 Step 2 - Budgettering af øvrige driftsafledte balanceposter ekskl. de nye SKB-konti...16 Step 3 budgettering af de nye SKB-konti og renteomkostninger...24 Step 4 Budget for samlet balance...25 Step 5 Budgettering af resultatopgørelse...26 Step 6 Beregnet låneramme...29 Step 7 Budgettering af omregningstabel...31 Output Budget for balance og drift samt udgangspunkt for fastsættelse af bevilling og låneramme...32 Kapitel 4. Fastsættelse af bevilling og låneramme...33 5. Dokumentationsmateriale til budgetlægningen...34 5.1 Dokumentationskrav til budgetskabelonerne...34 5.2 Dokumentationsnotat til budgetlægningen...35 Bilag 1: Eksempel på budgettering af balance og drift...37 Bilag 2. Skabelon for notat vedr. budget for balance og drift (2006-2010) til Finansministeriet...55 Notat vedr. omkostningsbaseret budget...55 Indledning...55 1. Omregningstabel for hele ministerområdet...55 2. Lånerammer for alle institutioner på ministerområdet...55 3. Omregningstabeller for hver institution...55 4. Beregning af låneramme for hver enkelt institution på ministerområdet...57 Dokumentationsmateriale...58 Budgetskabelon for hver institution...58 Dokumentationsnotat for hver institution...59 2

Kapitel 1. Indledning Denne vejledning er justeret mhp. omlægningen af udgiftsreserver som følge af tilførslen af amtslige opgaver til staten til omkostningsbaserede bevillinger. Omlægningen til omkostningsprincipper foretages på ÆF07. NB! Budgetskabelonen skal kun udfyldes for de udgiftsreserver (hhv. drifts- og anlægsreserve) samt aktiver og passiver, som institutionerne modtager fra amterne. Omlægningen til omkostningsbevillinger på FFL07 skal ikke indgå i budgetskabelonen. Med Finansudvalgets tiltrædelse af Akt 163 af 24. juni 2004 blev det besluttet, at bevillingssystemet fra 2007 skal være omkostningsbaseret. Størstedelen af statens driftsbevillinger, statsvirksomheder og anlægsbevillinger omlægges til omkostningsprincipper på Finanslovforslaget for 2007. Den centrale opgave i forbindelse med at fastsætte den initiale omkostningsbaserede bevilling og låneramme for 2007-2010 er at opstille et budget for den fremtidige balance og drift (resultatopgørelse). Udgangspunktet for fastsættelsen af den initiale bevilling og låneramme er, at overgangen skal være ressourcemæssigt neutral for de involverede statsinstitutioner. Det betyder, at institutionernes omkostningsbaserede budget skal svare til den udgiftsreserve (hhv. drifts- og anlægsreserve) der er fastsat på FFL07. Fastsættelsen af bevilling og låneramme tager derfor udgangspunkt i budgetteringen af balance og drift på baggrund af de forudsætninger, der ligger til grund for udgiftsreserven på FFL07. De opstillede budgetter for institutionens balance og drift er imidlertid kun et udgangspunkt for den endelige fastsættelse af bevilling og låneramme. Finansministeriet forbeholder sig ret til at foretage en korrektion af bevillingen. Endvidere kan det være relevant at korrigere bevillingen i budgetoverslagsperioden med henblik på at opnå en hensigtsmæssig fordeling på de enkelte BO-år. Hvor dette gøres, skal det fremgå klart af dokumentationsmaterialet til bevillingen. På Økonomistyrelsens hjemmeside ligger en budgetmodel i Excel, som skal anvendes til budgettering af drift og balance. Budgetmodellen er låst, dvs. at der kun kan indtastes i de gule og røde felter i skabelonen. Det er gjort af hensyn til, at Finansministeriet kan foretage en samlet og konsolideret behandling af de indsendte budgetter for alle statens institutioner. Der er dog mulighed for at indsætte nye regneark i modellen, hvor institutionen kan lave specifikationer som link til de gule og røde felter i tabel 1 til 10. Departementerne skal senest d. 15. september 2006 aflevere et omkostningsbaseret budget for hver institution på ministerområdet. Afleveringen skal ske i henhold til de retningslinier, der er opstillet i denne vejledning. Bilag 3 indeholder en skabelon for ministeriernes aflevering til Finansministeriet. 1.1. Målgruppe Det konkrete arbejde med at udarbejde et omkostningsbaseret budget på baggrund af den udmeldte ramme skal ske i institutionerne. Formålet med denne vejledning er at støtte institutionerne i deres arbejde hermed. 3

Vejledningen henvender sig til de institutioner og departementer, der modtager opgaver fra amterne i forbindelse med ÆF07. 1.2. Afgrænsning Tillægsvejledningen, som findes på Økonomistyrelsens hjemmeside, beskriver en overordnet plan for arbejdet med at implementere omkostningsbevillinger, jf. figuren nedenfor. Nærværende vejledning vedrører budgetteringen af balance og drift samt fastsættelse af bevilling og låneramme, som er de indrammede bokse i nedenstående figur. Det centrale element i fastsættelsen af den initiale bevilling og låneramme er, at der opstilles en budgetteret balance og et driftsbudget for perioden 2006-2010. På baggrund af disse budgetter kan der fastsættes en initial bevilling, der dækker de forventede nettoomkostninger og en låneramme, der dækker den forventede gæld i finanslovsperioden. Som det fremgår af figuren er det en forudsætning for at kunne udarbejde sådanne budgetter, at der først er gennemført en beregnet tilpasning af balancen primo 2006 samt er taget stilling til budgettering af videreførsel. Trin 1 er gennemgået i vejledningen Tilpasning af balancen til omkostningsbaserede bevillinger. Ministerierne skal senest d. 21. august aflevere tilpassede balancer for samtlige institutioner på ministerområdet. Figur 1. Faser og vejledninger for udarbejdelse af budgetter, bevilling, låneramme, anmærkninger samt overgang til drift. Forberedelse af reformen Vejledning Kom godt i gang med bevillingsreformen Vejledning Budgettering af balance og drift Trin 1 Tilpasning af primobalance 2006 Trin 2 Budgettering af balance og drift Trin 3 Fastsættelse af bevilling og låneramme Vejledningsmateriale om overgangen til drift Vejledning Tilpasning af balancen til omkostningsbaserede bevillinger Vejledning Anmærkninger på FL i et omkostningsbaseret bevillingssystem Trin 4 Indarbejdelse af bevilling og låneramme på ÆF07 Overgang til drift 4

1.3. Læsevejledning Vejledningen er opbygget således, at den først giver en kort beskrivelse af indholdet af den omkostningsbaserede bevilling og af lånerammen. Herefter foretages en nærmere beskrivelse af budgetteringen af balance og drift. Den budgetterede balance og drift udgør grundlaget for den endelige fastsættelse af bevillingen og lånerammen. Endvidere gives en nærmere beskrivelse af den påkrævede dokumentation for beregningerne. I bilag 1 er givet et eksempel på en institution, der foretager en budgettering af den samlede balance og drift ved at følge denne vejledning. Eksemplet siger imidlertid ikke noget om størrelsen af institutionens endelige bevilling. Det vil formentligt være nødvendigt at læse hele vejledningen for at opnå et samlet overblik over, hvordan budgetteringen af balance og drift fremkommer. Bilag 1 kan læses, hvis der ønskes en nærmere gennemgang af budgetteringen ved hjælp af et eksempel. Bilag 2 indeholder en skabelon for ministeriernes aflevering af omkostningsbaserede budgetter til Finansministeriet. Det er vigtigt at være opmærksom på, at ikke alle figurer mv. er opdateret i forhold til forrige version af vejledningen. Det er dog vurderingen, at dette ikke giver forståelsesmæssige problemer. 1.4. Ændringer i forhold til tredje udkast af denne vejledning, februar 2006 I forhold til tredje udgave fra september 2005 rettet mod de institutioner, der overgik til omkostningsbevillinger på ændringsforslaget for 2006, er vejledningen ændret på følgende punkter: udgangspunktet for budgetteringen er udgiftsreserven, som er fastsat på FFL07. 5

Kapitel 2. Nærmere beskrivelse af den omkostningsbaserede driftsbevilling og låneramme 2.1. Omkostningsbaseret driftsbevilling Indførelsen af omkostningsbevillinger påvirker bevillinger af typen driftsbevilling og statsvirksomhed. Når der herefter anvendes betegnelsen driftsbevilling henvises for nemheds skyld til begge bevillingstyper. Anlægsbevillinger skal som led i omlægningen til omkostningsprincipper bortfalde, og anskaffelserne medregnes under driftsbevillingen i form af de afledte afskrivninger på investeringerne. Institutionerne tildeles endvidere en låneramme. Anlægsbevillinger vedrørende investeringer i infrastruktur, nationalejendom eller andre særlige statslige forvaltningsområder omfattes ikke af reformen, men opretholdes som anlægsbevillinger som hidtidig. Den nye budgetvejledning beskriver mere detaljeret hvorledes disse type aktiver behandles. Dette skyldes, at sådanne aktiver er undtaget fra overgangen til omkostningsbaserede bevillinger. Fastlæggelsen af det initiale bevillingsniveau sker på baggrund af udgiftsreserven, som den er fastsat på FFL07. Denne skal indrapporteres særskilt i Statens Budgetsystem d. 29. september. Selve overgangen til omkostningsbaserede bevillinger, skal ikke ændre statsinstitutionernes forventede aktivitetsniveau i forhold til det hidtil forudsatte. Dette betyder, at institutionerne som udgangspunkt kan forvente at modtage en nogenlunde uændret bevilling som følge af overgangen. En ændret periodisering af forskellige typer af udgifter kan i nogen tilfælde påvirke bevillingens størrelse. Institutionerne kan fremover lånefinansiere investeringer, men de afledte omkostninger i form af afskrivninger og renteomkostninger skal kunne rummes inden for driftsbevillingen. Hvis institutionen efterfølgende forøger sit omkostningsniveau gennem øgede investeringer, forudsætter dette, at andre af institutionens omkostninger nedsættes. I budgetteringen af balancen og driften er det vigtigt at være opmærksom på, at der er poster, som er væsentligere end andre. Arbejdet med at budgettere balance og drift bør derfor fokusere på de poster, der vurderes at have størst betydning for institutionens bevilling. Identifikationen af sådanne poster er umiddelbart en individuel vurdering for hver institution, men forholdet mellem investeringer og afskrivninger vil i de fleste tilfælde have afgørende betydning for forholdet mellem institutionens udgifter og omkostninger. Fx vil bygningsafskrivninger kunne give anledning til en bevillingsforhøjelse, idet disse type udgifter ikke findes på finansloven i dag. Derudover påvirker de ændrede bevillingsprincipper også ændringer i feriepengeforpligtelser, hensættelser og andre særlige periodiseringsmæssige områder, hvor betalinger eller modtagelse af pengemæssige ydelser ikke er sammenfaldende med de perioder, hvor ydelserne modtages eller udføres. Det gælder fx, hvis institutionen har en større portefølje af igangværende arbejder for fremmed regning, hvor der ikke er tidsmæssig sammenhæng mellem arbejdets udførsel og honoreringen heraf. Endvidere kan der være indtægtsfinansierede områder, som institutionen skal være opmærksom på, kan give anledning til periodiseringsmæssig påvirkning af bevillingen. Det gælder især gebyrområder, hvor gebyrbetalingen modtages, før arbejdet for betalingen udføres. 6

Ved udarbejdelse af driftsbudgettet (resultatopgørelsen) skal institutionen selv regulere for de tidsmæssige udgifts/omkostningsmæssige forskydninger på de særlige periodiseringsmæssige områder. Før regnskabsreformens indførsel var det allerede tilladt at periodisere fuldt ud og for de institutioner, der allerede har anvendt periodisering, vil der ikke være nogen bevillingsmæssig effekt af overgang til omkostningsbaserede principper. I lyset heraf foretages der ikke en automatisk indregning af forskydningen i den budgetmodel, der skal anvendes for budgetteringen. Såfremt periodiseringer medfører et løft i bevillingen, skal andre dele af institutionens omkostninger nedsættes tilsvarende. For de fleste institutioner er der også en række poster, som ikke har en driftsregulerende effekt, og som ikke ændrer sig ved overgangen til omkostningsbaserede bevillinger. Derfor bør der ikke anvendes mange ressourcer på at budgettere disse poster. For mange institutioner vil poster som fx leverandører af varer og tjenesteydelser, forbrug af varelagre, tab på debitorer, tilgodehavender med flere ændres i mindre omfang pga. omkostningsprincipperne. Renter er en ny omkostning, som indgår i institutionernes omkostningsbaserede budget. Renterne følger af lånefinansiering af investeringer. Renterne budgetteres efter de regler, som fastsættes i denne vejledning. Forskelle mellem den omkostningsbaserede og den udgiftsbaserede bevilling Over en institutions samlede levetid vil omkostninger være lig udgifter. Forskellen mellem omkostninger og udgifter i det enkelte år skyldes en forskellig periodisering. For de fleste institutioner vil overgangen til omkostningsprincipper ikke have den store betydning for størrelsen af bevillingen. Her vil den omkostningsbaserede driftsbevilling som udgangspunkt kunne fastsættes svarende til den udgiftsbaserede bevilling. Der kan dog opstå situationer, hvor den ændrede periodisering af bevillingen betyder, at omkostnings- og udgiftsbevillingen bliver forskellig. Hvis en institution tidligere har afholdt store investeringer, f.eks. gennem særbevillinger som den ikke forventer at afholde i fremtiden bliver omkostningerne større end udgifterne. Dette skyldes, at institutionens omkostninger belastes af afskrivningerne af de tidligere anskaffede aktiver, mens der ikke er planlagt nogen nye udgifter. Omvendt vil en institution, der forventer større fremtidige investeringer, have udgifter, der i en periode er større end omkostningerne. Dette skyldes, at udgifterne påvirkes fuldt ud af investeringerne, mens afskrivningerne på disse investeringer er periodiseret ud over hele investeringens fremtidige levetid. Hidtil er institutionen ikke blevet belastet med en renteomkostning i forbindelse med anvendelsen af sine aktiver. Fraværet af kapitalomkostninger har betydet, at institutionens omkostninger ikke har afspejlet de reelle omkostninger ved gennemførelsen af aktiviteterne. Fremover vil en sådan renteomkostning belaste institutionens budget og dermed omkostningerne ved opgavevaretagelsen. Dette er således en ny omkostning, der introduceres med bevillingsreformen. Lånerammen Lånerammen er et nyt koncept i det statslige bevillingssystem. Baggrunden for at indføre en låneramme er, at institutionerne som noget nyt kan finansiere anskaffelser og visse former for anlægsinvesteringer ved at optage interne statslige lån. Investeringsudgifterne vil ikke længere skulle finansieres af driftsbevillingen, som derimod belastes af de årlige omkostninger til af- og nedskrivninger samt renter af den interne statslige gæld. 7

Da investeringsudgifterne ikke længere er omfattet af selve bevillingen, er det valgt i stedet at fastsætte en låneramme, som sætter et loft for den gæld, som de enkelte virksomheder kan have. Formålet med lånerammen er for det første at sikre, at der fortsat er en politisk kontrol med statens samlede investeringsomfang. Den enkelte statsinstitution kan ikke i løbet af finansåret beslutte at gennemføre investeringer, hvis der ikke er plads inden for lånerammen. En eventuel forøgelse af lånerammen vil kræve forelæggelse for Finansudvalget og vil dermed forudsætte en eksplicit politisk stillingtagen. Fastsættelsen af den initiale låneramme sker på baggrund af virksomhedernes forventede gæld i F- og BO-årene. Den forventede gæld er resultatet af tidligere års investeringsbeslutninger og af de investeringsbeslutninger, der forventes truffet i finanslovperioden. De investeringsbeslutninger, der forventes truffet, kan under det nuværende udgiftsbaserede system være finansieret enten af bevillingen eller af videreførelsesbeholdningen. Der skal som led i overgangen ske et bortfald af videreførelsesbeholdningen svarende til midler opsparet til fremtidige nyinvesteringer. Argumentet herfor er, at sådanne investeringer fremover skal lånefinansieres. Der er taget stilling til anvendelsen af videreførelsesbeholdningen i forbindelse med tilpasning af balancen, idet budgettering af videreførelserne er en del af denne øvelse. Ved fastsættelsen af lånerammen indgår de investeringer, der ellers ville have været finansieret af opsparing. Anvendelsen af den del af videreførelsesbeholdningen, som forventes anvendt til investeringer, er budgetteret i tabel 2 i budgetskabelonen. Den nye finansierings- og likviditetsmodel indeholder tre former for rentebærende gæld på de nye SKB-konti: kortfristet gæld (FF7 gæld) langfristet gæld (FF4 gæld) saldo for bygge- og IT-kredit (oparbejdningslån for igangværende IT- og anlægsprojekter) (FF6 gæld) Der fastsættes én samlet låneramme omfattende de tre typer af SKB-gæld, og der foretages således ikke fra central hånd en kontrol med de enkelte typer af gæld for sig. Lånerammen fastsættes som udgangspunkt på baggrund af den budgetterede gæld ultimo i året. Udover den forventede gæld på de rentebærende SKB-konti forøges lånerammen med yderligere 10 pct. De 10 pct. skal ses som en buffer med henblik på at undgå et stort antal forelæggelser som følge af overskridelser af lånerammen. For at undgå, at lånerammen fluktuerer år for år, fastsættes den, som udgangspunkt på samme niveau i hele budgetteringsperioden. Lånerammen vedrører alene institutionens rentebærende SKB-konti. Lånerammen omfatter således ikke de kortfristede gældsforpligtelser, som fx leverandørgæld, skyldige feriepengeforpligtelser mv. Da balancen er tilknyttet virksomhedsniveauet, er lånerammen knyttet til den enkelte virksomhed. Finansloven er imidlertid opbygget omkring hovedkonto-begrebet, og derfor udnævnes en virksomhedsbærende hovedkonto, som institutionens balanceposter relaterer sig til. Hvis der er flere 8

bevillinger af typen driftsbevilling eller statsvirksomhed under samme virksomhed, vil de tilhørende balanceposter være opført i finansloven under den virksomhedsbærende hovedkonto. Virksomhedsbærende hovedkonto sammenhæng mellem finanslov og kontonummerstruktur Efter overgangen til omkostningsbevillinger skal ændringer i institutionernes balanceposter nu indgå i beregningen af det bevillingsmæssige forbrug, og visse af institutionens centrale balanceposter skal kunne genfindes i finanslovforslaget. Balancebegrebet går imidlertid på tværs af finanslovens formålsdimension i den forstand, at man for at kunne opstille et regnskab for den enkelte institution bliver nødt til at inddrage alle de drifts- (eller statsvirksomhedsbevillinger) og anlægsbevillinger, som institutionen modtager. I dag er der generelt en entydig sammenhæng mellem et delregnskab, jf. regnskabsbekendtgørelsens definition heraf, og en bevilling. Det centrale institutionsbegreb ved overgang til omkostningsbevillinger er imidlertid virksomheden. I relation til regnskabsreformen foregår rapporteringen på virksomhedsniveau, hvilket betyder, at institutionerne opstiller åbningsbalancer og udarbejder årsrapport for virksomheden. En virksomhed kan modtage flere bevillinger af typen driftsbevilling (eller statsvirksomhed), og anlægsbevilling, der alle er omfattet er bevillingsreformen. Derudover kan virksomheden modtage bevillingstyperne reservationsbevilling, lovbunden bevilling og anden bevilling, der som udgangspunkt ikke påvirkes af bevillingsreformen. For at kunne danne bro mellem finanslovens bevillingsstruktur hovedkonti og det organisatoriske begreb virksomheden introduceres et nyt begreb: den virksomhedsbærende hovedkonto. Den virksomhedsbærende hovedkonto er den hovedkonto, der kan siges at have ejerskab til virksomhedens balance. Institutionernes låneramme til finansiering af investeringer tildeles ligeledes den virksomhedsbærende hovedkonto. I de tilfælde, hvor en virksomhed kun modtager en driftsbevilling, er der overensstemmelse mellem bevillingsstrukturen og virksomhedsbegrebet. I de resterende situationer, det vil sige, når en institution modtager flere driftsbevillinger, er der imidlertid behov for at udpege en virksomhedsbærende hovedkonto. Virksomhedsstrukturen skal fremgå af anmærkningerne i de tilfælde, hvor der er flere hovedkonti pr. virksomhed. 9

Kapitel 3. Budgettering af balance og drift Formålet med budgetteringen af balancen og driften er at etablere et grundlag for fastsættelsen af den initiale bevilling og låneramme. Udgangspunktet for budgetteringen er som nævnt, at omlægningen til omkostningsbevillinger ikke skal ændre institutionernes ressourcesituation i forhold til forudsætningerne i udgiftsreserven som fastsat på FFL07. Det betyder, at det som udgangspunkt lægges til grund, at institutionen kan gennemføre de aktiviteter, der implicit følger af driftsreserven. Fordelingen af produktionsfaktorer kan imidlertid godt være anderledes. Hvis en institution fx budgetterer med flere investeringer end oprindelig planlagt, er det et krav, at andre omkostninger (løn og øvrig drift) nedsættes tilsvarende. Selvom nogle poster ikke meningsfuldt kan budgetteres eller kun vil ændres marginalt i forbindelse med omlægningen, skal der laves et fuldstændigt budget omfattende både balance og drift. Det skyldes, at posterne i hver enkelt af disse budgetter griber ind i hinanden. Det kan derfor være vanskeligt at isolere enkelte dele af budgettet. En periodeafgrænsningspost på balancen vil fx have indflydelse på driften. Hvis en styrelse har udskudt en planlagt aktivitet på FL06 hvor udgifter er opført i år 2006, og institutionen først forventer at afholde aktiviteten og udgifterne i 2007, flyttes udgifterne fra driften i 2006 til posten periodeafgrænsningsposter (udgifter) på balancen. Det vil have den effekt, at udgifterne på FL06 reduceres i år 2006. I år 2007 tilbageføres udgiften fra balancen til driften. Der er dog poster, som i højere grad end andre vil kunne påvirke bevillingen, og som det derfor er væsentligt at identificere tidligt i budgetteringsforløbet. Det er vigtig, at ressourceindsatsen prioriteres i forhold til de væsentlige poster. Derfor skal institutionerne så hurtigt som muligt skabe sig et overblik over, hvilke poster, som budgetarbejdet skal koncentreres omkring. Det vil typisk være de forretningskritiske aktiver, som institutionerne har defineret i forbindelse med det forberedelsesmateriale, der er indsendt til Finansministeriet. Den budgetterede balance samt driftsbudgettet opstilles efter samme form som opstillingerne af henholdsvis balance og resultatopgørelse i årsrapporten for 2005. Budgetterne skal omfatte samtlige poster, der indgår i de tilsvarende regnskabsmæssige opgørelser. Den budgetterede balance tager udgangspunkt i den tilpassede balance, og regnskabstallene ultimo 2005, jf. vejledningen om Tilpasning af balancen til omkostningsbaserede bevillinger. Periodemæssigt skal budgetterne omfatte 2006 (B-året), 2007 (F-året) samt 2008-2010 (de tre BOår). Der skal naturligvis ikke fastsættes en omkostningsbaseret driftsbevilling eller låneramme for 2006, hvor omlægningen endnu ikke er trådt i kraft, men en budgettering af B-årets omkostninger og gæld mv. er en forudsætning for at kunne skønne balance og drift for de kommende år. I bilag 1 er vist et eksempel, der gennemgår budgetteringen trin for trin med udgangspunkt i et tænkt eksempel. Budgetteringen af de enkelte poster skal foretages i en budgetskabelon (Excel), som findes på Økonomistyrelsens hjemmeside. Her foregår en del af beregningerne automatisk, men det er dog vigtigt, at institutionerne kvalitetssikrer beregningerne. For nærmere beskrivelse af begreberne og principperne for budgetteringen vedrørende de omkostningsbaserede regnskaber og budgetter henvises til Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning Omkostningsreform. 10

3.1 Tilgang til processen Processen er inddelt i 7 steps, som institutionen skal igennem i forbindelse med budgetteringen af balancen og driften. Disse 7 steps er vist i tabel 1 nedenfor. Tabel 1. Oversigt over delelementer i budgetteringen af balance og drift Step Input Beskrivelse Udgiftsbaseret reserve på FFL07 (hhv. drift og anlægsreserve) Interne investeringsplaner og budgetter, Tilpasset balance for 2006 (tabel 1) Step 1 Budgettering af immaterielle, materielle anlægsaktiver (tabel 3 og 4) og investeringsramme (tabel 4a) Step 2 Budgettering af øvrige balanceposter ekskl. de nye SKB-konti (tabel 6) Step 3 Budgettering af de nye SKB-konti og renteposter (tabel 5) Step 4 Budget for samlet balance (tabel 6) Step 5 Budgettering af resultatopgørelse (tabel 7) Step 6 Beregnet låneramme (tabel 8) Step 7 Budgettering af omregningstabel (tabel 9) Output Budget for balance og drift Udgangspunkt for fastsættelse af bevilling og låneramme (tabel 10) Der vil senere i denne vejledning blive henvist til, hvor i skabelonen de enkelte poster skal budgetteres. Tabelnumrene refererer til tabellerne i den tilhørende budgetskabelon (denne kan hentes på Økonomistyrelsens hjemmeside). Budgetskabelonen kan udfyldes stort set efter de samme steps, som gennemgås i denne vejledning. Det skal dog bemærkes, at tabel 1 og tabel 2 i budgetskabelonen udfyldes i forbindelse med tilpasningen af balancen. 11

Workflow for budgettering af drift og balance Budgetteringsrækkefølge Trin1 Trin 1 Udgangspunkt for budgetteringen Tabel 1 Tilpasning af åbningsbalancen Tabel 2 Budgettering af videreførsler Tabel 3 og 4 Budgettering af immaterielle og materielle anlægsaktiver Tabel 6 Budgettering af balance Tabel 5 Budgettering af gæld. Likviditet og SKB-renter Trin 2 Tabel 7 Budgettering af resultatopgørelsen Tabel 8 Opstilling og fastsættelse af beregnet låneramme Tabel 9 Opstilling af omregningstabel Tabel 10 Fastsættelse af bevilling og budgetoverslag Det skønnes mest hensigtsmæssigt, at driftsbudgettet først opstilles på virksomhedsniveau svarende til balancen i årsrapporten.. Inden den omkostningsbaserede driftsbevilling kan fastsættes, vil budgettet herefter skulle opdeles. Dels efter de enkelte bevillinger under virksomheden dels efter, hvordan omkostningerne forventes finansieret (bevillingsfinansieret eller indtægtsfinansieret) og på hovedkonti. Input til budgetteringsprocessen NB! Budgetskabelonen skal kun udfyldes for de udgiftsreserver (hhv. drifts- og anlægsreserve) samt aktiver og passiver, som institutionerne modtager fra amterne. Omlægningen til omkostningsbevillinger på FFL07 skal ikke indgå i budgetskabelonen. Institutionerne har en lang række input til budgetteringsprocessen. Det vigtigste input er udgiftsreserven på FFL07. 12

Institutionerne har også udarbejdet interne investeringsplaner, investeringsramme samt budgetter, der også kan benyttes i forbindelse med budgetteringen af balancen og driften. Endelig har institutionen inden budgetteringen foretaget en tilpasning af balancen til omkostningsbaserede bevillinger, som også er et vigtigt input til budgetteringen af balancen og driften. Den fordelte udgiftsbaseret reserve skal indtastes på forsiden af budgetskabelonen. Step 1 Budgettering af immaterielle, materielle anlægsaktiver og investeringsramme Investeringsbudgettet indtastes i tabel 3 og 4 og investeringsrammen indtastes i tabel 4a. Investeringsrammen skal opdeles i hhv. anlægsreserven og driftsreserven. Forholdet mellem anskaffelse og afskrivning af anlægsaktiver kan potentielt medføre en væsentlig forskel mellem udgifter og omkostninger. Forskellen er, at anskaffelser indgår i det udgiftsbaserede resultat, mens afskrivninger indgår i det omkostningsbaserede resultat. Som følge af denne periodiseringsforskel er budgetteringen af anskaffelser og afskrivninger blandt de vigtigste elementer i arbejdet med at fastsætte en omkostningsbevilling og en låneramme. Budgetteringen af materielle henholdsvis immaterielle anlægsaktiver omfatter følgende punkter: Anlægsaktiver under opførelse Forretningskritiske aktiver Andre driftsaktiver Overordnet budget for investeringer og afskrivninger Investeringsbudget for anlægsaktiver under opførelse Anlægsaktiver under opførelse omfatter udviklingsprojekter under opførelse blandt de immaterielle anlægsaktiver og igangværende arbejder for egen regning under de materielle anlægsaktiver. Anlægsaktiver under opførelse er blandt de poster, der kan skabe den største forskel mellem det omkostningsbaserede resultat og det udgiftsbaserede budget. I det hidtidige budgetsystem udgiftsføres det ressourceforbrug, der genererer aktivet i form af lønninger, køb af varer og tjenesteydelser mv. I det omkostningsbaserede budgetsystem aktiveres dette ressourceforbrug og udgiftsføres derefter i takt med, at der afskrives på det færdigbyggede/færdigudviklede aktiv. For anlægsaktiver under opførsel kræves særskilt dokumentation udover budgetskabelonerne. Dette er beskrevet i afsnittet om dokumentationsmateriale til budgetlægningen. 13

Investeringsbudget for forretningskritiske aktiver Institutionen kan have forretningskritiske aktiver, dvs. aktiver, der udgør rammerne for opgavevaretagelsen og som ofte har en længere tidshorisont typisk mellem 5 og 20 år eller mere. Dette gælder fx fast ejendom, skibe, store produktionsanlæg men også strategiske IT-systemer med en forventet længere levetid. Disse aktiver vil udgøre rammerne for institutionens opgavevaretagelse, og omkostningerne opleves som faste som følge af de lange afskrivningsperioder. Forretningskritiske aktiver genererer som oftest betydelige omkostninger til afskrivninger, og kan derfor medføre store forskelle mellem det udgiftsbaserede og det omkostningsbaserede resultat. Hvis institutionen fx ejer en bygning, vil dette påvirke det omkostningsbaserede resultat også selv om bygningen blev anskaffet for mange år siden. For forretningskritiske anlægsaktiver kræves også særskilt dokumentation udover budgetskabelonerne. Denne dokumentation er beskrevet i afsnittet om dokumentationsmateriale til budgetlægningen. Budget for andre driftsaktiver Andre driftsaktiver omfatter institutionens almindelige aktiver. Medmindre institutionen står over for omfattende aktivitetsændringer, vil udskiftningsmønsteret for denne type af aktiver normalt være stabilt i budgetperioden. Det må derfor forventes, at den løbende tilgang af sådanne aktiver nogenlunde modsvarer afskrivningerne. Der er typisk tale om aktiver, der er væsentlige for institutionens drift, og har en tidshorisont, der knytter sig til det mellemlange sigt dvs. omkring 3-5 år. Sådanne aktiver kan være forskellige typer af IT-udstyr, biler eller lignende. Omkostningerne til disse afskrivninger vil opfattes som mere variable, da institutionen på kortere sigt har mulighed for at ændre sammensætningen af disse aktiver. Samlet budget for de immaterielle og materielle anlægsaktiver Når investeringerne og afskrivningerne er budgetteret, kan institutionen opstille et samlet budget for de immaterielle og de materielle anlægsaktiver. I denne forbindelse vil det være anlægsaktiver under opførelse og forretningskritiske aktiver, der bør påkalde sig den største opmærksomhed, da det er her der vil være de største forskelle mellem omkostningerne (afskrivningerne) og udgifterne (anskaffelserne). Budgetskabelon: Tabel 3 og 4 I tabel 3 og tabel 4 er som eksempel vist en skabelon for, hvordan et budget for en institutions immaterielle hhv. materielle anlægsaktiver kan præsenteres. I dokumentationen, som institutionerne skal udarbejde, vil der dog være behov for yderligere forklaringer af budgetteringsforudsætningerne i forhold til anlægsaktiver under opførelse og særlige centrale aktiver. 14

Tabel 3: Immaterielle anlægsaktiver 2006 Færdiggjorte Erhvervede Udviklings- Immaterielle DKK 1.000 udviklings- koncessioner, projekter under anlægsaktiver projekter patenter, opførelse i alt licenser mv. Regnskabsmæssig værdi 1. Januar 2006 0 70 100 170 Tilgang 100 100 Overført fra udviklingsprojekter under opførelse 0 0 Afgang (bogført værdi) 0 I alt 0 70 200 270 Årets afskrivninger 25 25 Årets nedskrivninger 0 Af- og nedskrivninger i 2006 0 25 25 Regnskabsmæssig værdi 31. december 2006 0 45 200 245 Budgetskabelon: Tabel 3 I tabel 3 er vist budgetteringen af de immaterielle aktiver for 2006. Den første linje som institutionen kan udfylde er tilgangen. Tilgang fremkommer, hvis institutionen erhverver koncessioner, patenter, licenser mv., eller hvis den udvikler et IT-projekt i løbet af 2006. Når institutionen afslutter et udviklingsprojekt, overføres dette automatisk til færdiggjorte udviklingsprojekter. Dette budgetteres som en afgang under udviklingsprojekter under opførelse og som overført fra udviklingsprojekter under opførelse under de færdiggjorte udviklingsprojekter. Hvis institutionen ellers planlægger at afhænde en del af de immaterielle anlægsaktiver, budgetteres det også under afgang. I de næste to gule felter budgetteres årets afskrivninger og eventuelle nedskrivninger. Dette danner den regnskabsmæssige værdi 31. december 2006, som herefter vil udgøre den regnskabsmæssige værdi 1. januar 2007. Tabel 4: Materielle anlægsaktiver 2006 Grunde Infra- Produktions- Transport- Inventar og Igangværende- Materielle DKK 1.000 arealer og struktur anlæg og materiel IT-udstyr arbejder for anlægsaktiver bygninger maskiner egen regning i alt Regnskabsmæssig værdi 1. januar 2006 2.700 0 3.000 130 1.000 0 6.830 Tilgang 100 0 500 0 0 0 600 Overført fra igangværende arbejder 0 0 0 0 0 0 Afgang (kostpris - akkumullerede afskrivninger) 0 0 0 0 0 0 0 I alt 2.800 0 3.500 130 1.000 0 7.430 Årets afskrivninger 50 0 425 25 350 850 Årets nedskrivninger 0 0 0 0 0 0 Af- og nedskrivninger i 2006 50 0 425 25 350 850 Regnskabsmæssig værdi 31. december 2006 2.750 0 3.075 105 650 0 6.580 Budgetskabelon: Tabel 4 I tabel 4 er vist budgetteringen af de materielle aktiver for 2006. Der skal udfyldes tilsvarende tabeller for 2007-2010. Den første linje institutionen kan fylde ud er tilgangen, som fremkommer, hvis institutionen erhverver materielle anlægsaktiver eller afholder udgifter som del af opførelsen af et igangværende arbejde. Når institutionen afslutter et igangværende arbejde for egen regning, så overføres dette til den relevante aktivgruppe. Det betyder, at hvis institutionen fx afslutter byggeriet af en ejendom, så sker der en overførsel fra igangværende arbejder til grunde, arealer og bygninger. Dette budgetteres som en afgang under igangværende arbejder for egen regning og som overføres automatisk til overført fra igangværende arbejder under grunde, arealer og bygninger. 15

Planlægger institutionen ellers at afhænde en del af de materielle anlægsaktiver budgetteres det også under afgang. I de næste to gule felter budgetteres årets afskrivninger og eventuelle nedskrivninger. Dette danner den regnskabsmæssige værdi 31. december 2006, som herefter vil udgøre den regnskabsmæssige værdi 1. januar 2007. Skabelon for opgørelse af investeringsramme Der skal foretages en kontrol af, hvorvidt investeringsbudgettet ligger indenfor de nuværende investeringsrammer, som følger af udgiftsreserven på FFL07. Derfor skal institutionens investeringsramme indtastes i budgetskabelonen. Hvis institutionens investeringer i tabel 3 og 4 overstiger investeringsramme, så betyder dette, at institutionen har budgetteret med større investeringer end hvad der følger af udgiftsreserven på FFL07. Dette forudsætter, at institutionen foretager en besparelse på driftsbudgettet, der svarer til de øgede investeringer. Opgørelsen af investeringsrammen er vist nedenfor: DKK 1.000 Skabelon for opgørelse af "Indmeldt investeringsramme FFL07 2006 2007 2008 2009 2010 I alt Anlægsbevilling 26.000 20.000 0 5.000 6.000 57.000 Standardkonto 14 2.000 3.000 2.000 3.000 3.000 Standardkonto 15 13.000 16.000 13.000 18.000 18.000 78.000 Internt budget for egenudvikling mv. 7.000 11.000 11.000 8.000 7.000 44.000 Øvrige finansieringskilder: Donation/refusion 10.000 10.000 Anden ekstern finansiering 0 I alt 48.000 50.000 36.000 34.000 34.000 202.000 Indtastning af tal i investeringsrammen fsva. driftsreserven skal kun omfatte de anskaffelser som er investeringer (aktiver med en anskaffelsespris over 50.000 kr. og bunket IT-udstyr), jf. ØAV regnskabsreglerne. De resterende tal, som står tilbage, budgetteres i driften og anvendes til driftsanskaffelser. Budgetskabelon: Tabel 4a. Skabelon for opgørelse af investeringsramme Skabelonen til investeringsrammen udfyldes ved at gennemgå den måde, hvorpå institutionen finansierer sine investeringer. Disse kan umiddelbart være finansieret ved anlægsbevillinger, på standardkonto 14 og 15 (tilsvarende arter i det kommunale budget- og regnskabssystem, gennem videreførelser eller ved egenudvikling af aktiver. Derudover kan investeringerne være eksternt finansieret fx gennem donationer. Step 2 - Budgettering af øvrige driftsafledte balanceposter ekskl. de nye SKB-konti Når institutionen har opstillet et budget for de immaterielle og materielle anlægsaktiver og investeringsrammen, er næste skridt at budgettere de øvrige driftsafledte balanceposter. 16

Budgetskabelon: Tabel 6 (Balancen) De øvrige balanceposter budgetteres i tabel 6 i budgetskabelonen. Felterne markeret med gult skal udfyldes. Når disse poster er opgjort, er stort set hele balancen budgetteret. De driftsafledte reguleringer indregnes ikke alle automatisk i tabel 7 vedrørende budgettering af resultatopgørelsen. Indregningen af disse skal derfor ske manuelt. Umiddelbart er det en del poster, der skal budgetteres i dette step. De fleste af disse poster vil dog i mange tilfælde ikke udvikle sig væsentligt og kan derfor budgetteres forholdsvist fladt. De poster, der skal budgetteres i dette step, er vist i balancetabellen nedenfor (de gule felter). På aktiv siden drejer det sig om følgende poster: Varebeholdninger Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser Hensættelse til tab på debitorer Igangværende arbejder for fremmed regning, aktiv Periodeafgrænsningsposter (forudbetalte udgifter) Andre likvider Tilsvarende er det følgende poster, der under dette step skal budgetteres på passivsiden: Opskrivning Reserveret egenkapital Hensatte forpligtelser i budgetperioden Prioritetsgæld Anden langfristet gæld Finansiering via donation/refusion Leverandører af varer og tjenesteydelser Anden kortfristet gæld Igangværende arbejder for fremmed regning, forpligtelse Periodeafgrænsningsposter (forudbetalte indtægter) 17

Tabel 6: Budgetteret balance Primo Ultimo Ultimo Ultimo Ultimo Ultimo Aktiver 2006 2006 2007 2008 2009 2010 Anlægsaktiver: Immaterielle anlægsaktiver Færdiggjorte udviklingsprojekter 0 0 0 180 160 140 Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. 70 45 20 0 0 0 Udviklingsprojekter under opførelse 100 200 400 200 200 200 Immaterielle anlægsaktiver i alt 170 245 420 380 360 340 Materielle anlægsaktiver Grunde, arealer og bygninger 2.700 2.750 2.700 2.650 2.600 2.550 Infrastruktur 0 0 0 0 0 0 Produktionsanlæg og maskiner 3.000 3.075 2.650 2.225 1.800 1.375 Transportmateriel 130 105 80 55 30 5 Inventar og IT-udstyr 1.000 650 800 450 100-250 Igangværende arbejder for egen regning 0 0 0 0 0 0 Materielle anlægsaktiver i alt 6.830 6.580 6.230 5.380 4.530 3.680 Finansielle anlægsaktiver Statsforskrivning 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 Finansielle anlægsaktiver i alt 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 Anlægsaktiver i alt 11.000 10.825 10.650 9.760 8.890 8.020 Omsætningsaktiver : Varebeholdninger ialt 50 50 50 50 50 50 Tilgodehavender fra salg af vare og tjenesteydelser 60 60 60 60 60 60 Hensættelse til tab på debitorer 0 0 0 0 0 0 Igangværende arbejder for fremmed regning, aktiv 0 500 400 0 0 0 Periodeafgrænsningsposter (forudbetalte udgifter) 0 400 0 0 0 0 Tilgodehavender i alt 60 960 460 60 60 60 Likvide beholdninger FF5 Uforrentet konto 1.465-603 -71 173 167 161 FF7 Finansieringskonto 125 0 0 0 0 0 Andre likvider 0 0 0 0 0 0 Likvide beholdninger i alt 1.590-603 -71 173 167 161 Omsætningsaktiver i alt 1.700 407 439 283 277 271 Aktiver i alt 12.700 11.232 11.089 10.043 9.167 8.291 Primo Ultimo Ultimo Ultimo Ultimo Ultimo Passiver 2006 2006 2007 2008 2009 2010 Egenkapital: Reguleret egenkapital/startkapital 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 Opskrivning 0 0 0 0 0 Reserveret egenkapital 0 0 0 0 0 Overført overskud 125 0 0 0 0 0 Egenkapital i alt 4.125 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 0 0 Hensættelser Hensatte forpligtelser indregnet i tilpasset balance 1. Januar 2006 600 0 0 0 0 0 Hensatte forpligtelser indregnet i BO-perioden 75 150 0 0 0 Hensatte forpligtelser i alt 600 75 150 0 0 0 Langfristede gældsforpligtelser: Langfristet SKB-gæld FF4 6.900 6.225 5.950 5.380 4.630 3.880 Bygge- og IT-kredit SKB-gæld FF6 100 200 200 0 0 0 Prioritetsgæld 0 0 0 0 0 0 Anden langfristet gæld 0 0 0 0 0 0 Finansiering med donation/refusion 0 400 500 380 260 140 Langfristede gældsforpligtelser i alt 7.000 6.825 6.650 5.760 4.890 4.020 Kortsigtede gældsforpligtelser: Leverandører af varer og tjenesteydelser 100 100 100 100 100 100 Anden kortfristet gæld 0 0 0 0 0 0 Skyldige feriepenge 200 194 189 183 177 171 Igangværende arbejder for fremmed regning, forpligtelse 0 0 0 0 0 0 Reserveret bevilling 675 38 0 0 0 0 Periodeafgrænsningsposter (forudbetalte indtægter) 0 0 0 0 0 0 Kortsigtede gældsforpligtelser i alt 975 332 289 283 277 271 Gældsforpligtelser i alt 7.975 7.157 6.939 6.043 5.167 4.291 Passiver i alt 12.700 11.232 11.089 10.043 9.167 8.291 18

Budget for varebeholdningerne For de fleste institutioner vil det ikke være relevant at budgettere varelagre. Har institutionen indregnet varebeholdninger i balancen pr. 1. januar 2006, vil det dog være relevant at budgettere den forudsatte udvikling heri. Varebeholdningerne kan som udgangspunkt budgetteres som uændrede, hvis det skønnes, at de ikke ændrer sig væsentligt. Ved overgangen til omkostningsprincipper ændres periodiseringen af institutionernes lageranvendelse. I det omkostningsbaserede budget er det forbruget af varebeholdningerne, der påvirker driften, mens det er indkøb til lageret, der påvirker driften i det udgiftsbaserede system. Institutioner, der fører lagre, må påregne, at i perioder med stigende aktivitet vil forbruget af lagrene formentlig overstige indkøbet til lagrene, mens det modsatte kan gøre sig gældende ved et faldende aktivitetsniveau. Forholdet mellem forbrug og indkøb til lager er dog også afhængigt af institutionens lagerstyring. Sådanne faktorer kan institutionen tage i betragtning, når der budgetteres med forbrug af varelagre i resultatopgørelsen og med varelagre på balancen. Når varelagerbeholdninger indtastes i budgetskabelonen medfører stigninger og fald automatisk en påvirkningen af driftsbevillingen. Over budgetperioden kan forskydninger i varebeholdninger ikke samlet give anledning til en forhøjelse af bevillingen, med mindre der sker en tilsvarende reduktion af øvrige driftsudgifter over budgetperioden. Budget for tilgodehavender og hensættelser til tab på debitorer Tilgodehavender kan budgetteres som værende uændrede, hvis det skønnes, at de ikke ændrer sig væsentligt. Markante ændringer i de budgetterede indtægter eller forventede tab på tilgodehavender kan dog have betydning for budgetteringen af denne post. Såfremt der budgetteres med en stigning i tilgodehavender og en tilsvarende nedskrivning af tilgodehavender kan den afledte nedskrivning heraf i driftsbudgettet ikke give anledning til en forhøjelse af bevillingen, med mindre der sker en tilsvarende reduktion i andre omkostninger på bevillingen i det pågældende år. Budget for igangværende arbejder for fremmed regning Hvis en institution har igangværende arbejder for fremmed regning, skal disse budgetteres. Igangværende arbejder budgetteres ikke som udgangspunkt for bevillingsfinansierede projekter, her vil posterne periodeafgrænsningsposter (indtægter og udgifter) skulle anvendes, hvis der er behov for periodisering. Igangværende arbejde kan derimod forekomme fx i forbindelse med EU-tilskud, tilskudsfinansierede forskningsaktiviteter, indtægtsdækket virksomhed mv. Igangværende arbejder for fremmed regning er et omsætningsaktiv, som udgør værdien af udført arbejde for en ekstern part, hvor der er erhvervet ret til betaling herfor. 19

I overensstemmelse med periodiseringsprincippet skal projektindtægter indregnes i takt med afholdelse af projektudgifterne. Aktivet i balancen udgør projektindtægter for udført arbejde, som ikke er faktureret. Hvor projektindtægterne relaterer sig til eksterne indtægter, posteres forskydningen af de igangværende arbejder i driften som ændring af igangværende arbejder for fremmed regning. Den samlede forskydning i driften over budgetperioden kan dog ikke give anledning til, at bevillingen forhøjes. Det er specielt relevant at indregne igangværende arbejder for projekter, der strækker sig over et år, og som har lang sagsbehandlingstid. Her er der ofte en stor tidsmæssig forskydning mellem de afholdte udgifter og modtagelsen af vederlaget for det udførte arbejde. Forudbetale projektindtægter fx i form af tilskud budgetteres i resultatopgørelsen i takt med den forventede afholdelse af projektudgifterne. Dvs. at projekttilskud indtægtsføres (periodiseres) i takt med, at udgifterne afholdes. Forudbetalte projekttilskud periodeafgrænses i balancen under igangværende arbejder for fremmed regning, forpligtelser. Driftsreguleringen af igangværende arbejder foretages i institutionens indtægter. Budget for periodeafgrænsningsposter (forudbetalte udgifter) Hvis en institution på sin udgiftsbevilling på FL06 har udgifter i et år, som vedrører forudbetalte omkostninger for varer og tjenesteydelser mv. tilskud eller projektorienterede udgifter, skal de periodiseres og periodeafgrænses. Periodiseringer foretages på balancen og derefter i resultatopgørelsen. Bogføring af en periodeafgrænsning (forudbetalt omkostning) foretages ved at anvende posten Periodiseringsposter, udgifter i balancen (tabel 6) og den driftsafledte post i resultatopgørelse Andet i resultatopgørelsen (tabel 7). Budget for andre likvider Institutionen kan have likvide beholdninger, der ikke er placeret på SKB-kontiene, fx i form af en privat bankkonto (kassebeholdning). Disse skal derfor også budgetteres. Sådanne beholdninger må dog forventes at være beskedne, og kan for de fleste institutioner budgetteres uændret. Eksempler på andre likvider er bl.a. forudbetalte tilskudsmidler, eksterne midler som anvendes til finansiering af aktiver eller andre likvider, som ikke omfattes af den interne statslige låneordning. Opskrivninger og reserveret egenkapital Enkelte institutioner kan have opskrivninger og reserveret egenkapital under deres egenkapital. I så fald skal udviklingen i disse poster budgetteres. For de fleste institutioner vil disse poster dog ikke være relevante. Opskrivninger kræver endvidere særskilt godkendelse af Finansministeriet. 20

Budget for hensatte forpligtelser Hensatte forpligtelser er en af de poster, som kræver særlig opmærksomhed i forbindelse med budgetteringen. Hensatte forpligtelser er forpligtelser, der er uvisse med hensyn til størrelse og tid, og som vedrører regnskabsåret eller tidligere regnskabsår. Eksempler på udgifter til hensatte forpligtelser, der kan forekomme i institutionerne, er: En tabsgivende aftale eller kontrakt, som institutionen er part i, som institutionen ikke kan frigøre sig fra, og hvor tabet ikke kan opgøres endeligt Skyldige udgifter til resultatløn, bonusordninger og engangsvederlag, hvor den beløbsmæssige opgørelse ikke kan fastsættes med endelig sikkerhed Forpligtelser vedrørende fratrædelsesordninger eller ordninger, hvor medarbejdere fritstilles, og hvor institutionen ikke modtager en modydelse i fratrædelsesperioden for den kompensation, der ydes Forpligtelser i forbindelse med åremålsansættelser, hvor medarbejdere løbende optjener en fratrædelsestillæg, for hvert år de er ansat, Hensættelser til reetablering af lejede lokaler Ekstraudgifter i forbindelse med afvikling af aktiviteter Hensættelser kan klassificeres i to typer: 1. Udgifter til hensættelser, som udgiftsmæssigt allerede er budgetteret på udgiftsrammen for FFL07 2. Nye udgifter til hensættelser i BO-perioden, som ikke er budgetteret på udgiftsrammen for FFL07 De eksisterende hensættelser finansieres som udgangspunkt ved en bevillingsreduktion over de fire F-, og BO-år. Dette gøres i tabel 10 i budgetskabelonen. Nedenstående figur viser den forskellige behandling af de hensatte forpligtelser. 21

Bevilling Før BO-perioden BO- perioden Efter BO-perioden Type 1 udgifter betales af bevilling Type 3 udgifter: Nye udgifter til hensættelser, som falder uden for og som ikke er indbudgetteret på udgiftsrammen i BOperioden medfører ikke regulering af bevillingen Gamle penge 75 75 Nye penge 150 Udgifter af type 2 som er med i udgiftsrammen for BO-perioden flyttes, til de perioder hvor forpligtelser forfalder Tid Ad 1. De hensatte forpligtelser finansieres af bevilling Hensatte forpligtelser, som allerede var indregnet i den tilpassede balance primo 2006, skal finansieres af bevillingen. Det sker ved at indbudgettere et underskud svarende til den manglende finansiering, jf. vejledningen om tilpasning af balancen. Bemærk at hvis institutionen har hensatte forpligtelser til retablering af lejemål i den tilpassede balance, så skal disse også finansieres af det overførte overskud. Finansieringen af hensatte forpligtelser skal dog modregnes i bortfaldet ved bevillingsafregningen for 2005. Hvis bortfaldet ved bevillingsafregningen er større end eller lig med størrelsen af de hensatte forpligtelser i åbningsbalancen, betragtes de hensatte forpligtelser som finansieret af bortfaldet. Hvis bortfaldet ved bevillingsafregningen er mindre end størrelsen af de hensatte forpligtelser i åbningsbalancen, skal institutionerne imidlertid selv finansiere differencen mellem de hensatte forpligtelser og bortfaldet ved bevillingsafregningen. Ad 2. De hensatte forpligtelser er allerede budgetteret i udgiftsreserven på FFL07 Udgifter til hensættelser i budgetperioden skal budgetteres efter omkostningsprincipper. Dvs. udgiften skal udgiftsføres det år, hvor forpligtelsen indtræder. Det betyder, at udgifter hertil skal flyttes (periodiseres) til de år, hvor forpligtelsen indtræder (institutionen forpligter sig til at afholde udgiften), såfremt der ikke allerede er et sammenfald på udgiftsbevillingen på Finansloven i dag. Eksempel: En styrelse har ansat en projektleder til at gennemføre et forsøg, som løber i perioden 2006-2007. Projektlederen er ansat på en åremålskontrakt, som resulterer i en bonus på 150.000 kr., når projektet er tilendebragt. Udgiften på de 150.000 kr. er på finansloven i dag (FL06) i 2008, når 22