Vejledning til ansøgningsprocessen i den digitale ansøgningsportal Ansøgning gennem den digitale ansøgningsportal Dette dokument er en vejledning til hvordan ansøgere skal udfylde de digitale ansøgningsskemaer gennem den digitale ansøgningsportal. Vejledningen er til ansøgningsprocessen generelt, så vær opmærksom på at hver uddannelse du søger ind på kan have særlige krav og måder at bruge skemaet på. Det er derfor vigtigt at du konsulterer uddannelsens hjemmeside under studier.ku.dk, så du ved hvilke krav uddannelsen stiller til ansøgerne. Login Ansøgningssystemet kan enten tilgås via et direkte link til en uddannelse, eller gennem den åbne ansøgningsportal. Direkte link Når du vil søge ind på en uddannelse gennem den digitale ansøgningsportal, skal du normalt følge et link til ansøgningen for en bestemt uddannelse. Når du har klikket på uddannelsens link, er det første der sker at du bliver bedt om at logge ind. Login foregår gennem systemet WAYF, hvor man enten kan genbruge sit login til et dansk universitet, bruge sit NemID, eller oprette sig selv som ny bruger med et nyt password. Se den separate loginvejledning for hjælp med denne proces. Når du har logget på gennem WAYF med et direkte link, kommer du til en side hvor den uddannelse du vil søge allerede er blevet valgt fra listen over tilgængelige uddannelser. Dit navn, CPR og email adresse vil stå øverst på siden. For at komme videre klikker du på knappen Videre til oprettelse af ansøgning. Ansøgningsportal Hvis du har fulgt et link til ansøgningsportalen i stedet for til en enkelt uddannelse, kommer du til din personlige startside i den digitale ansøgningsportal uden at en uddannelse er blevet valgt på forhånd. Du starter på et faneblad kaldet Se status på ansøgninger, der viser de ansøgninger du tidligere har oprettet. Hvis du ikke har lavet en ansøgning før, er denne side tom. For at oprette en ny ansøgning, skal du klikke på fanebladet Opret ansøgning. Dit navn, CPR og email adresse vil stå øverst på siden. Under overskriften Vælg uddannelsessted og uddannelse vælger du den relevante institution (dvs. Københavns Universitet) og ansøgningsperiode, og klikker Søg. Derefter vælger du den kandidatuddannelse du vil søge ind på, og klikker på knappen Videre til oprettelse af ansøgning. Side 1 af 6
Oprettelse af ansøgning Fordi den information universitetet har brug for varierer afhængig af hvilket land du kommer fra og din status i Danmark, vil der være et indledende spørgsmål om nationalitet før du kommer til selve ansøgningskemaet. Her skal du angive din nationalitet, samt om du har permanent opholdstilladelse i Danmark. Indhentning af data Dette første skærmbillede I ansøgningsskemaet indeholder en måde hvorpå du kan få dine uddannelseskvalifikationer overført til ansøgningsskemaet automatisk, uden at du skal uploade dem selv. Denne proces kaldes Indhentning af data. Dataindhentningen kræver at to trin udføres, før udvekslingen går i gang. 1. Udvælgelse af de universiteter, der skal hentes data fra. KU vil altid være markeret som default. Andre universiteter kan vælges ved at markere dem. 2. Knappen Indhent oplysninger skal klikkes. Denne knap sætter gang i dataudvekslingen. Status for dataudvekslingen kan ses i kolonnen kaldet Afhentningstidspunkt. Før udvekslingen er blevet sat i gang, vil status stå som Ikke hentet. Når udvekslingen er blevet sat i gang, ændres status til Data indhentes. Det vigtigste at vide om dataudvekslingen er, at statusbeskeden ikke opdateres af sig selv. Den opdateres først, når du går videre til det næste faneblad og så går tilbage til fanebladet Indhentning af data. Hvis der stadig står Data indhentes, når du er gået tilbage, er indhentningen stadig i gang. Hvis status har ændret sig til den nuværende dato og tidspunkt, så er udvekslingen færdig, og bilag for afsluttede og igangværende uddannelser kan ses på fanebladet Krav og forudsætninger. Hvis udvekslingen er færdig, men systemet ikke har kunnet finde dine data, vil dette også stå beskrevet. Hvis du går videre til senere faneblade efter at du har sat dataudvekslingen i gang, vil der vises en statusbesked for dataudvekslingen med rød over ansøgningsskemaet. Hvis du har direkte adgang til uddannelsen, men ikke kan lave dataudveksling, så skal du oploade et eksamensbevis eller karakterblad der viser dine uddannelsesresultater under Krav og forudsætninger. Person På fanebladet Person vil de fleste data være indhentet automatisk fra dit WAYF login.. Side 2 af 6
Du skal bare angive et telefonnummer du kan kontaktes på, og hvis du har en adresse uden for Danmark, skal du også angive denne. Du kan også angive dit foretrukne kommunikationssprog. Hvis du er statsborger i et land uden for EU og har opholdstilladelse i Danmark, vil du også blive bedt om at uploade en kopi af din opholdstilladelse. Søgt uddannelse/kursus Dette er et meget vigtigt faneblad at udfylde korrekt, da det afgør hvilke former for dokumentation du skal uploade i ansøgningen. Når du har læst denne og de næste sektioner af vejledningen igennem, så sørg for at læse teksten Generelt om dokumentation og bilag der kommer derefter Fanebladet Søgt uddannelse/kursus spørger dig som det første om din adgangsgivende eksamen er direkte adgangsgivende. Du kan se en fuld liste over direkte adgangsgivende uddannelser på kandidatuddannelsens hjemmeside, og det er vigtigt at du kontrollerer om din uddannelse er direkte adgangsgivende eller ej. Et eksempel vil være hvis du har en BA i engelsk fra Københavns Universitet, og du søger ind på kandidatuddannelsen i engelsk. Hvis din uddannelse er direkte adgangsgivende, behøver du ikke at dokumentere yderligere kvalifikationer for at kunne komme ind på kandidatuddannelsen, og du kan vælge Ja og gå videre til næste trin. Hvis du ikke har en direkte adgangsgivende bacheloruddannelse, skal du svare Nej. I så fald beder skemaet dig om at uploade ekstra dokumentation for dine kvalifikationer til at søge ind på kandidatuddannelsen. Præcis hvilken type dokumentation du skal uploade vil variere fra uddannelse til uddannelse, så det er vigtigt at du ser på hjemmesiden for den uddannelse du søger ind på for at finde ud af hvilken type dokumentation der kræves. Eksempler på typer dokumentation der ofte kræves er: Motiveret ansøgning CV / Erhvervserfaring Dokumentation for relevant erhvervserfaring Anden relevant dokumentation Krav og forudsætninger På dette faneblad skal du dokumentere din uddannelsesbaggrund. Hvis systemet har indhentet data om dine uddannelser fra danske institutioner automatisk, vil det stå i disse felter. Uanset om systemet har hentet information ind eller ej, er det dit ansvar at sørge for at al relevant information er registreret under dette faneblad. Side 3 af 6
Det helt fundamentale krav er, at du skal have en bacheloruddannelse for at kunne komme ind på en kandidatuddannelse. Alle uddannelser kræver derfor følgende former for dokumentation for din bacheloruddannelse. Dokumentation for din adgangsgivende bacheloruddannelse. Karakterblad / transcript af dine resultater på denne bacheloruddannelse. Forskellige uddannelser kan desuden have forskellige ekstra krav til ansøgeres uddannelsesdokumentation. Hvis din uddannelse er igangværende, skal du registrere dokumentationen under sektionen for igangværende uddannelse. Hvis du mangler nogle former for dokumentation, men kan fremskaffe dem inden studiestart, så upload i stedet et dokument hvor du forklarer situationen og giver en dato for hvornår du vil uploade den endelige dokumentation. Du bliver dernæst spurgt om din adgangsgivende uddannelse er fra en dansk uddannelsesinstitution. Hvis den ikke er, kræves der dokumentation for hvordan KU skal fortolke dit uddannelsesbevis. Derfor skal du uploade følgende dokumenter, hvis din adgangsgivende uddannelse ikke er fra en dansk institution. Beskrivelse af credit system og anvendt karakterskala Kursusbeskrivelser på engelsk inkl. credits og pensum Sprogkrav Hvis din nationalitet ikke er registreret som dansk eller et andet nordisk land, skal du også uploade dokumentation for at du er sprogligt kvalificeret til at læse på den søgte kandidatuddannelse. Nogle uddannelser kræver engelsk på et vist niveau dokumenteret, og andre kræver studieprøven i dansk. Hvis du kommer fra et engelsktalende land og har taget din bacheloruddannelse på engelsk, og søger ind på en uddannelse hvor du skal dokumentere engelskkundskaber, behøver du blot uploade et dokument hvor du beskriver din bacheloruddannelse og henviser til dit eksamensbevis fra uddannelsen. Hvis du kommer fra et ikke-engelsktalende land og har taget din bacheloruddannelse på et andet sprog end engelsk, kræves der normalt dokumentation for en engelskprøve. Læs nærmere om sprogkrav på uddannelsens hjemmeside. Side 4 af 6
Vigtigt! Hvis du mangler nogle former for dokumentation, men kan fremskaffe dem inden studiestart, så upload i stedet et dokument hvor du forklarer situationen og giver en dato for hvornår du vil uploade den endelige dokumentation. Efter du har sendt ansøgningen til KU har du stadig mulighed for at uploade flere bilag, hvis sagsbehandleren registrerer at der er bilag der mangler og derefter åbner ansøgningen for dig. De uddannelser der kan søges vil ofte have krav om at ansøgeren skal have opnået et vist resultat i deres engelske sprogprøve. Se uddannelsens hjemmeside på studier.ku.dk for information om disse krav. For ikke-nordiske ansøgere der søger ind på en dansksproget uddannelse kræves der også dokumentation for danskkundskaber. Dette skal være i form at et bevis for Studieprøven i Dansk eller en tilsvarende kvalifikation, f.eks. en eksamen i Dansk A fra en ungdomsuddannelse. Generelt om dokumentation og bilag Alle former for officiel dokumentation for uddannelser, eksaminer, prøveresultater og erhvervserfaring skal uploades i scannet PDF-format. Selvskrevne tekster såsom CV og motiverede ansøgninger kan også uploades i Word-format. Maksimumstørrelsen på uploadede filer er 20MB. Vigtigt! Al uploadet dokumentation betragtes som ubekræftede kopier og er provisorisk. Alle officielle dokumenter som du har manuelt uploadet skal du have i originalform, og du skal være i stand til at fremvise originalerne af alle officielle dokumenter når du starter på uddannelsen. Andet Som det sidste trin i ansøgningsskemaet bilver du herefter givet en URL der henviser til den relevante information for den uddannelse du søger ind på. Det er meget vigtigt at du som ansøger sørger for at sætte dig ind i hvilke krav uddannelsen har til ansøgningen du er i gang med at skrive, og disse krav finder du kun beskrevet på uddannelsens hjemmeside, som findes på den URL der gives her. Hjemmesiden vil også beskrive hvilke bacheloruddannelser der er direkte adgangsgivende til kandidatuddannelsen. Check derfor at den bacheloruddannelse du har dokumenteret svarer til at du har svaret korrekt på spørgsmålet under Søgt uddannelse/kursus om du har en direkte adgangsgivende uddannelse. Side 5 af 6
Vis og Send Ansøgning De sidste to faneblade lader dig først gennemse den information du har givet i ansøgningen, så du kan få et overblik over om du har udfyldt alting korrekt og har uploadet alle relevante bilag og dokumentation. Derefter kan du sende ansøgningen elektronisk til KU ved at klikke på knappen Send ansøgning på det sidste faneblad. Når ansøgningen er sendt, kan du ikke længere redigere i den, med mindre sagsbehandleren sender den tilbage og beder om mere information. Du kan dog stadig se og læse alle ansøgninger du har sendt under fanebladet Se status på ansøgninger. Indbygget hjælpefunktion Yderst til højre i ansøgningsportalen findes et ikon med et spørgsmålstegn, som du kan klikke på for at se en hjælpetekst der er relevant for den del af processen du er i gang med. Gem en kladde Hvis du vil gemme ansøgningen uden at sende den, kan du igennem hele ansøgning klikke på knappen Gem kladde og på denne måde gemme en kladde af det du har udfyldt indtil nu. Hvis du går ud af ansøgningen og vil tilbage til din kladde, gør du dette ved at åbne siden Se status på ansøgninger. Hvis du har nogle spørgsmål om ansøgningsprocessen, kan du læse mere på kandidatuddannelsens hjemmeside på studier.ku.dk, eller kontakte KU s servicedesk ved at skrive til it-service@adm.ku.dk. Med venlig hilsen, Københavns Universitet Side 6 af 6