Notat Informationssystem for ventetider på skadestuer 1. Baggrund En arbejdsgruppe med deltagelse fra de fire sygehusenheder udarbejdede i 2010 en rapport om indførelse af servicemål på ventetider i forbindelse med akutte skader. Rapporten indeholdte desuden forslag om, at der efterfølgende skulle arbejdes på indførelse af et informationssystem til visning af ventetider på skadestuer, samt forslag om at oprette en sundhedstelefon til generel rådgivning af regionens borgere. Rapporten blev politisk behandlet og godkendt på regionsrådet i oktober 2010. Som en konsekvens af ovennævnte forslag har der været nedsat en underarbejdsgruppe (deltagerliste vedlagt i bilag 1) med deltagelse fra sygehusene, der har udarbejdet et forslag til indførelse af et informationssystem og øvrig materiale knyttet hertil. Forslaget om at etablere en sundhedstelefon, som knyttes op på den sundhedsfaglige visitationsfunktion på regionens AMKvagtcentral i Odense, søges etableret efter at denne er kommet i drift med besvarelser af 1-1-2 opkald pr. 1. maj 2011. 2. Løsningsforslag Arbejdsgruppen har arbejdet med flere muligheder for et informationssystem og har besluttet sig at anbefale en løsning, hvor aktuelle ventetider vises på henholdsvis en hjemmeside, en mobil hjemmeside og på info-tv s på skadestuerne. Info-tv er allerede i drift på skadestuerne, hvor de i dag anvendes til at vise forskelligt sundhedsfagligt materiale. Arbejdsgruppen foreslår derfor følgende løsningsforslag, der indeholder tre dele. Den første del består af et tilbud på udvikling af en hjemmeside og webformular til indtastning af oplysninger på regionens net (icms). Anden del integrerer de eksisterende Info-tv ude på skadestuerne i at vise ventetidsoplysningerne med data fra webformularen. Sidste del består i en udvikling af en mobil hjemmeside, der viser ventetiderne på skadestuerne i en komprimeret form. 2.1 Webformular Webformularen til indtastning af ventetidsoplysninger vil skulle indtastes af personalet på skadestuerne/skadeklinikkerne og vil kunne levere data til alle tre medier på samme tid. Det betyder at skadestuerne/skadeklinikkerne kun skal indtaste oplysningerne et sted en gang. Hjemmesiden og webformularen er indrettet på den måde, at de indtastede oplysninger automatisk sendes til hjemmesiden. Oplysningerne sendes også automatisk videre via en tekststreng til skadestuernes info tv s. For at sikre hjemmesidens kontinuerlige opdatering med korrekte ventetider anbefaler arbejdsgruppen,at skadestuerne udarbejder en arbejdsinstruks på afdelingerne. Arbejdsinstruksen skal blandt andet sikre, ar der altid er udpeget en person i vagtperioden, der er ansvarlig for at indtaste data om ventetider i webformularen. Instruksen skal også fastslå, hvor ofte siden skal opdateres. For at mindske forbruget af personaleressourcer til indtastning af oplysninger i webformularen på skadestuerne/skadeklinikkerne mest muligt, skal formularen udvikles, så brugeren kun skal markere ventetiden i kategorier. Webformularen vil indeholde en forside, hvor brugeren logger sig på. Dette identificerer hvilken skadestue, der indtaster oplysninger. Herefter vil brugeren blive sendt videre til en side, hvor vedkommende skal markere den aktuelle ventetid i nedennævnte kategorier af ventetider.
Kort ventetid (mest relevant for skadeklinikker) Ca. 1 time Ca. 2 timer Ca. 3 timer Over 3 timer Arbejdsgruppen vurderer på baggrund af ovenstående, at der vil være tale om en stærkt begrænset arbejdsmængde, der vil kunne udføres på under et minut, når webformularen er åben (denne kan stå permanent åben i en browser). Skadeklinikkerne har, erfaringsmæssigt set, sjældent ventetid på behandling derfor vil deres visning som udgangspunkt være sat til Kort ventetid og det vil ikke være nødvendigt at ændre visningen, før deres ventetid konkret ændrer sig. Skadeklinikkerne vil derfor i begrænset omfang skulle opdatere webformularen. Det er fælles for alle forslag, at ventetiderne på hjemmesiden, info-tv og mobil hjemmeside beskrives som vejledende og at personer med livstruende sygdomme og fra alvorlige ulykker altid prioriteres først. 2.2 Hjemmeside Anden del af løsningen er udviklingen af en hjemmeside på regionens net (icms). Hjemmesidens forside vil være en listevisning delt på skadestuer og skadeklinikker. Navnene på skadestuerne og skadeklinikkerne vil være links. Når der klikkes på det relevante skadestuelink, vil borgeren komme videre til en underside, der viser den aktuelle ventetid for behandling på skadestuen samt de nærmeste andre skadestuer/klinikker i listeform. Undersiden vil også indeholde information om adresser, åbningstider, beliggenhedsbeskrivelser, kort med mere på de skadestuer/skadeklinikker, der vises på undersiden. Der er eksempler på for og underside i bilag 2. Der arbejdes internt videre i regionen med at vise ventetiden som et regionskort med en geografisk visning med placeringen af skadestuer/skadeklinikker i Region Syddanmark. Under navnet på den enkelte skadestue/skadeklinik på regionskortet, vises den aktuelle ventetid for behandling. Navnet på skadestuen vil stå som et link og få samme funktion som nævnt ovenfor. Der er vedlagt et eksempel på en geografisk visning i bilag 4. 2.3 Info-tv Info-tv (store fladskærme) findes i dag i alle skadestuers venteværelser og viser forskelligt sundhedsrelevant materiale i form af slides, der kører i tidsbegrænsede sløjfer. Visse af skadestuerne anvender allerede i dag skærmene til visning af ventetider her indtaster skadestuerne manuelt tiderne i et dertil indrettet program. Fremadrettet vil dette ikke længere være nødvendigt, da info-tv et løbende opdateres ved hjælp af webformularen. Info-tv skal bruges til at informere patienterne om ventetiden på behandling på den skadestue, hvor patienten opholder sig. Derudover skal skærmen også anvendes til at vise ventetiden på de skadestuer/skadeklinikker, der ligger nærmest skadestuen og informere patienten om muligheden for at lade sig behandle et sted med kortere ventetid. Side 2 af 14
Visningen foreslås at være geografisk betinget: eksempelvis vil en patient, der venter på skadestuen i Esbjerg kunne se ventetider fra Grindsted Skadeklinik. Der er vedlagt et eksempel på visningen på info-tv i bilag 3. 2.4 Mobil hjemmeside Den sidste del af tilbuddet omfatter et tilbud på udviklingen af en mobil løsning, der kan vise ovennævnte løsning i en mobil udgave. Der laves en speciel skabelon der får fjernet alt unødvendigt og menuer optimeres til visning på en mobil telefon. Herved vil borgere kunne finde informationer om ventetider på alle regionens skadestuer/klinikker via deres smartphone. 2.5 Plakat De ovennævnte forslag foreslås understøttet med en plakat, der ophænges i umiddelbar nærhed af info-tv et. Info-tv et har en begrænsning i antallet af tekstrækker og der vil være behov for at supplere med oplysninger af en mere permanent karakter. Plakaten skal indeholde information om, at ventetiderne er aktuelle og kan ændre sig eksempelvis pludselig sker større ulykker. Den bør derfor indeholde oplysninger om at risikoen for at ventetiderne ændrer sig, er størst på skadestuerne, hvorimod ventetiderne på skadeklinikkerne erfaringsmæssigt er korte og stabile - ventetiderne på skadeklinikkerne ændrer sig sjældent i samme grad som på skadestuerne. Det skal også klart fremgå af plakaten, at man skal kontakte personalet, hvis patienten påtænker at køre til en anden skadestue/skadeklinik. Derudover vil det være nærliggende at udarbejde plakaten, så den følger den geografiske opdeling fra hjemmesiden og info-tv et. Plakaten kan opdeles, så den viser adresser samt beliggenhedskort på de skadestuer og skadeklinikker, der ligger i køreafstand fra skadestuen. 3. Økonomi De samlede udgifter beløber sig til 177.000 kr. og forventes finansieret fra prioriteringspuljen efter administrativ godkendelse fra sundhedsdirektøren. Tabel 1: Økonomi i forbindelse med informationssystem Funktion Pris (kr) Webformular og hjemmeside 104.000 Info-tv 16.000 Mobil hjemmeside 57.000 I alt 177.000 Side 3 af 14
4. Tidsplan Tabel 2: Tidsplan for indførelse af forslag Handling Periode Politisk godkendelse af forslag i regionsrådet Ultimo maj Udarbejdelse af medarbejderinstruks på skadestuerne Primo juni Indgåelse af aftaler med tilbudsgivere Primo juni Tilbudsgiveres leverancer Ultimo juni Test og indførsel af medarbejderinstruks Ultimo juni-august Fuld drift 1. september 2011 Side 4 af 14
Bilag 1: Deltagere i underarbejdsgruppen Helene Vestergaard (formand), afdelingschef, Planlægning og Udviklingsafdelingen Niels Dieter Röck, ledende overlæge, OUH Jolanta Katarzyna Jørgensen, Afdelingssygeplejerske, Svendborg Kristine Knirke Ebbesen, Afdelingssygeplejerske, Vejle Ella Boel, Afdelingssygeplejerske, Kolding Theresa From-Eriksen, Afdelingssygeplejerske, SHS Ina Andersen, Afdelingssygeplejerske, SVS Merete Magnusson, Kommunikationskonsulent, Afdelingen for Kommunesamarbejde Casper Nielsen, Info-tv, Afdelingen for Kommunesamarbejde Claus Bo Petersen, Product Manager, It-staben Martin Grum-Nymann, Fuldmægtig, Planlægning og Udviklingsafdelingen Frank Rejnholt Skovdal, Fuldmægtig, Planlægning og Udviklingsafdelingen Side 5 af 14
Bilag 2: Udkast til skematisk opbygning af for- og underside på hjemmesiden (skitser) Eksempel på visning af forside Ventetid for skadestuer i Region Syddanmark Aabenraa Skadestue Esbjerg Skadestue Kolding Skadestue Vejle Skadestue Odense Skadestue Svendborg Skadestue ca. 3 timer ca. 1 time Over 3 timer ca. 2 timer Over 3 timer ca. 1 time Ventetid for skadeklinikker i Region Syddanmark Sønderborg Skadestuefunktion Haderslev Skadeklinik Tønder Skadeklinik Grindsted Skadeklinik Fredericia Skadeklinik Middelfart Skadeklinik Under 1 time Under 1 time Under 1 time Under 1 time Under 1 time Under 1 time Side 6 af 14
Eksempel på visning på af underside på hjemmeside for Aabenraa Skadestue Ventetid for skadebehandling Aabenraa Skadestue Sønderborg Skadestuefunktion Haderslev Skadeklinik Tønder Skadeklinik over 3 timer under 1 time under 1 time under 1 time Du kan vælge at køre til behandling på en af de viste skadeklinikker hvis personalet vurderer at din skade kan behandles der. Skadeklinikker kan behandle mange skader herunder: Har skåret dig, er faldet eller er blevet bidt. Behandlersygeplejersken kan sy såret. Har fået en hudafskrabning, du ikke selv kan håndtere. Behandlersygeplejersken kan rense hudafskrabningen Skal have skiftet en forbinding Skal have en stivkrampevaccination f.eks. i forbindelse med et sår Er blevet lettere forbrændt Er blevet stukket af en bi og har brug for modgift Er blevet brændt af en brandmand Skal have fjernet en skovflåt Vil have vurderet, om der er tale om et brud eller en forstuvning. Behandlersygeplejersken kan enten hjælpe eller sende dig videre til skadestuen Har knækket gips på eksisterende brud eller hvis gipsen generer Har fået svejseøjne dvs. har fået forbrændt hornhinden ved f.eks. at svejse uden maske eller beskyttelsesbriller Har fået næseblod, du ikke selv kan stoppe Skal have fjernet et fremmedlegeme fra øje eller næse. Kontakt personalet hvis du gerne vil behandles et andet sted. Sygehus Sønderjylland Tønder Carstensgade 6-10 (ved hovedindgangen) 6270 Tønder Tlf. 73 92 61 00 Åbent alle dage 10-22 Sygehus Sønderjylland Haderslev Skallebækvej 7 6100 Haderslev Tlf. 74 27 32 00 Åbent alle dage 8-22 Sønderborg Skadestuefunktion Sydvang 1 6400 Sønderborg Tlf. 74 18 25 00 Døgngnåbent alle ugens dage. Side 7 af 14
Bilag 3: Udkast til slides på Info-tv (skitser) Aabenraa Skadestue
Esbjerg Skadestue Side 9 af 14
Kolding Skadestue Side 10 af 14
Vejle Skadestue Side 11 af 14
Odense Skadestue Side 12 af 14
Svendborg Skadestue Side 13 af 14
Bilag 5: Eksempel på geografisk opbygning af forside på hjemmesiden