KUNDEVEJLEDNING APRIL 2014

Transkript

1 EPOS PORTAL KALENDER KUNDEVEJLEDNING APRIL 2014

2 Indholdsfortegnelse 1 Kalenderen i Epos Portal Oprettelse af en kalender Autoopdatér Udvid Indlæsning af kalenderdage Fjern helligdage Øvrig funktionalitet Ejer af kalender Tildeling af kalender til medarbejdere Tilknytning via PIM fra Epos Løn Tilknytning via formularen "Medarbejder" Tilknytning via formularen "Kalender" april 2014 Side 1

3 1 Kalenderen i Epos Portal Kalenderen er et af de centrale elementer i Epos Portal, og den har betydning for følgende: Antallet af timer pr. dag der indrapporteres til Epos Løn. Timer pr. dag kan findes i "Fraværsregistrering" > "Detailoplysninger" -> "Dagligt fravær" Visning af aktive dage i "Fraværsoversigt" Kontrol af antal timer pr. dag ved oprettelse af flere fravær pr. dag. Der tilknyttes en kalender til en medarbejder. Der kan sagtens være flere medarbejdere knyttet til den samme kalender. Denne vejledning beskriver den pr. dags dato eksisterende funktionalitet. 2 Oprettelse af en kalender Under "Administration" -> "Kalender" oprettes en ny kalender ved et tryk på ikonet "Ny kalender". Formularen udfyldes med de relevante oplysninger, og afsluttes med "OK". Formularen lukkes. Dobbeltklik herefter på den nyoprettede kalender i skærmbilledet "Kalendere" for at opdatere med timer pr. dag. Den nye kalender indeholder ingen timer pr. dag, som det ses nedenfor. 3. april 2014 Side 2

4 Der er flere muligheder for at opdatere timer pr. dag. Mulighederne bruges i forskellige situationer. Se næste afsnit. 2.1 Autoopdatér Autoopdatér bruges ved udfyldelse af timer pr. dag i en kalender, det kan fx være ved oprettelse af kalenderen, eller i det tilfælde en kalender ønskes ændret blot for en enkelt måned. Ved tryk på knappen "Autoopdatér" fås formularen, som ses til venstre. Formularen udfyldes med timer pr. dag, og der vælges mellem mulighederne under "Opdatér" nederst på formularen. Aktuel måned Aktuelt år = kalenderår Hele kalenderen Når formularen er udfyldt trykkes på knappen "Opdater", indtastningerne gemmes og formularen lukkes. Sæt afslutningsvis flueben i feltet "Fjern helligdage" og tryk på knappen "Gem og luk". Kalenderen er hermed oprettet. 3. april 2014 Side 3

5 2.2 Udvid I forbindelse med et årsskifte er der behov for at kalenderen udvides med timer pr. dag i det nye år. Til det benyttes knappen "Udvid". Der er flere muligheder for udvidelse af kalenderen. Angiv en ny slutdato typisk ved årsskiftet Angiv antal år kalenderen ønskes udvidet Angiv antal dage kalenderen ønskes udvidet Herefter sættes et flueben i "Autoopdatér", og felterne for indtastning af antal timer pr. dag åbnes hermed. Tryk herefter på knappen "Udvid". Afslutningsvis sæt flueben i "Fjern helligdage" og tryk herefter "Gem og luk". 2.3 Indlæsning af kalenderdage Har virksomheden medarbejdere, der arbejder forskudt eller på skiftende tider, så er det muligt at indlæse kalenderdagene. Indlæsningen foregår via PIM, som sættes op til at tage filer fra en specifik mappe. PIM kan læse én eller flere filer og foretager indlæsningen hver nat samtidig med den almindelige opdatering af Epos Portal. Eksisterer kalenderen ikke i Epos Portal, vil den blive oprettet. For at importere kalender via PIM, skal man benytte en CSV-fil, der ser ud som nedenstående. Filen, der indlæses, skal have følgende format: 3. april 2014 Side 4

6 I CSV-format ser filen således ud: Calendar;CalendarDay;Hours;DayOfWeek Funk; ;8,5;1 Der er følgende forklaring til felterne: Calendar navn på kalender. Hvis den ikke findes, oprettes den, og ellers opdateres CalendarDay dato format kan sættes op i PIM, men standard er det viste Hours antal timer "," som separator DayOfWeek hvilken dag det er på ugen 1= mandag, 2 = tirsdag osv. Til dette kan Excel funktionen weekday (ugedag i dansk Excel) benyttes. Der kan importeres flere kalendere fra en mappe. Eller kalenderne kan importeres manuelt ved at køre PIM manuelt. 2.4 Fjern helligdage Når der sættes et flueben i "Fjern helligdage", opdateres kalenderen med de danske helligdage. "Fjern helligdage" kan kun benyttes i en portal med dansk som sprog. Tabellen, der benyttes til at fjerne helligdage, er hardcoded og kan ikke ændres. Funktionaliteten består i, at timer pr. dag bliver nulstillet på helligdagene. Det betyder, at dagen ikke tæller med ved indlæsning af ferie eller fravær til Epos Løn. 3. april 2014 Side 5

7 3 Øvrig funktionalitet 3.1 Ejer af kalender Der muligt at tilknytte en "Ejer" af kalendere. Det betyder, at man kan uddelegere arbejdet med vedligeholdelse af kalendere i Epos Portal. En ejer af en kalender kan se kalenderen, når vedkommende er tildelt menupunktet "Kalender" i adgangsgruppen. "Ejer" tilknyttes nederst på kalenderformularen. Benyttes "Ejer" af en kalender, er det vigtigt, at alle kalendere får en ejer. Begrundelsen for dette skal findes i reglerne omkring visning af kalendere: "Ejer" kan se de kalendere, vedkommende er ejer af Alle kan se de kalendere, der ikke er ejer på Lønbogholder kan se alle kalendere. 4 Tildeling af kalender til medarbejdere Tildeling af kalender til medarbejderne kan foregå på tre forskellige måder. Via PIM tilknytning fra Epos Løn Via formularen "Medarbejder" Via formularen "Kalender". Afsnit 6.1, 6.2 og 6.3 beskriver de forskellige metoder. 3. april 2014 Side 6

8 4.1 Tilknytning via PIM fra Epos Løn Den mest almindelige for Epos Løn/Epos Portal kunder er at lade PIM stå for tildeling af kalendere i Epos Portal. Det foregår på den måde, at der i Epos Løn er oprettet et kalender-id og tilknyttet en medarbejder. PIM opdaterer herefter feltet kalender i Epos Portal med oplysninger fra Epos Løn, og dermed har medarbejderen fået tildelt en kalender. 4.2 Tilknytning via formularen "Medarbejder" Medarbejderformularen åbnes for hver enkelt medarbejder og på fanebladet "Organisation" tastes eller vælges den kalender, den pågældende medarbejder er tilknyttet. Tryk herefter på "Gem og luk". 4.3 Tilknytning via formularen "Kalender" Medarbejdere kan også knyttes til kalenderen ved brug af knappen "Knyt til medarbejder(e)" nederst på formularen. 3. april 2014 Side 7

9 Knappen åbner en ny formular, som viser alle medarbejdere. Medarbejderne vælges ved at sætte flueben i feltet ud for medarbejderen. Der er to ting, man skal være opmærksom på, hvis denne metode vælges: Man kan kun tilknytte et mindre antal medarbejdere pr. gang, da der er en begrænsning i hvor meget data, der kan være i browseren Det er ikke muligt at se hvilke medarbejdere, der er tilknyttet kalenderen allerede, da det ikke vises i formularen. 3. april 2014 Side 8