Vejledning om feriefonde

Vejledning om feriefonde Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 2. Generelle bemærkninger om ordningen... 3 3. Feriefondsbegrebet... 3 4. Hovedlinierne i s praksis... 4 5. Gennemgang af en række praktiske og juridiske problemer... 5 5.1 Forudsætningerne for at oprette en feriefond... 5 5.2 Godkendelse af vedtægt... 6 5.3 Fondsbestyrelsens videre overvejelser... 6 5.4 Fondens begunstigede... 6 5.5 Udleje til pensionister... 7 5.6. Udleje til andre feriefonde... 7 5.7 Feriefondens kapital... 8 5.8 Køb og salg af feriefaciliteter for bundne midler... 8 5.8.1 Køb og opførelse af ferieboliger... 9 5.8.2 Salg af feriebolig... 9 5.8.3 Forbedring og vedligeholdelse af feriebolig... 9 5.8.4 Dispositionsrettigheder... 10 5.8.5 Autocampere... 10 5.9 Administrationsudgifter... 10 5.10 Anvendelse af frie midler... 11 5.11 Drift af feriefaciliteter... 11 5.12 Anbringelse af midler... 11 5.13 Krav efter ferielovens 44, stk. 4... 12 6. Gennemgang af tilfælde, hvor dispositioner skal forelægges... 12 7. Årsregnskab og revision... 12 8. Praktiske oplysninger kan fås ved henvendelse til... 13 9. Fortegnelse over fondsretlig litteratur... 14 Bilagsfortegnelse Bilag A Standardvedtægt. Bilag B Regnskabsinstruks. Bilag C Standardregnskaber. C.1 Standardregnskab for feriefond uden feriefacilitet. C.2 Standardregnskab for feriefond med få feriefaciliteter. C.3 Standardregnskab for feriefond med mange feriefaciliteter. Bilag D Revisionsinstruks for feriefonde med tilhørende indberetningsskema. Bilag E Blanket til anmeldelse af ændringer i bestyrelsens sammensætning. (Bilag B-E kan hentes på s hjemmeside, www.adir.dk ) september 2001 1

1. Indledning Ferielovens 36, stk. 1 og 2, bestemmer, at ikke hævet feriegodtgørelse, løn under ferie og ferietillæg, tilfalder statskassen med 45% og Arbejdsmarkedets Feriefond med 55% (for optjeningsårene 1998, 1999 og 2000). Bestemmelsen angår midler der ikke er hævet af lønmodtageren inden udløbet af det ferieår, inden for hvilket ferie skulle have været afholdt. Indenfor områder, hvor der er indgået en kollektiv overenskomst, kan tillade at den andel af uhævet eller ikke udbetalte beløb, der ellers skulle tilfalde Arbejdsmarkedets Feriefond i stedet anvendes til andet ferieformål, jf. ferielovens 36, stk. 3. På denne baggrund kan der oprettes feriefonde. Den 1. januar 2000 overtog (tidligere Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen) tilsynet med de private feriefonde. Hidtil havde tilsynet været varetaget af Arbejdstilsynet. Denne vejledning, der afløser s vejledning fra februar 2000, handler om retningslinier og praksis, når der efter 36, stk. 3, er givet tilladelse til, at den uhævede feriegodtgørelse anvendes til etablering af en feriefond med det formål, at fonden skal erhverve eller opføre feriefaciliteter m.v. Hjemlen til s praksis vedrørende feriefonde findes i ferielovens 36, stk. 3. Ved etablering af en feriefond kan uhævet feriegodtgørelse anvendes til følgende formål: Køb/opførelse, forbedring og vedligeholdelse af ferieboliger, dvs. feriehuse og -lejligheder, i Danmark. Erhvervelse af dispositionsrettigheder i feriecentre i Danmark. Køb af autocampere under visse forudsætninger. Køb af en enkelt miniaktie i et pengeinstitut med henblik på oprettelse af en aktionærkonto. Uhævet feriegodtgørelse må fx. ikke anvendes til følgende: Timeshare eller timesharelignende ferieboliger. Enhver form for spekulation. Hjælp til driften af en feriekoloni for børn. Understøttelse, legater, bortlodninger eller lignende i anledning af ferie. Køb af lystbåde. Etablering af feriefaciliteter i udlandet. Hvis fonden efter afholdelse af administrationsudgifterne har tilstrækkelige frie midler, kan disse midler udover ovennævnte formål benyttes til: Leje i Danmark og i udlandet af: Ferieboliger Flodbåde Autocampere, campingvogne og lign. Tilskud til rejser i Danmark og i udlandet. I vejledningen er senere omtalt de detaljerede betingelser for at købe og sælge feriefaciliteter. september 2001 2

Udstedelse af tilladelser vedrørende feriegodtgørelse og tilsynet med feriefonde varetages af. 2. Generelle bemærkninger om ordningen Der har siden 1953 været mulighed for at anvende uhævet feriegodtgørelse til ferieformål, herunder at etablere feriefonde. Sigtet hermed har været at skabe en fast og juridisk ansvarlig organisation, der kunne danne rammerne om nærmere afgrænsede ferieformål for de lønmodtagere, der er omfattet af fondens formål. I typetilfældet har den enkelte feriefond dækket en virksomheds/kommunes/institutions ansatte (i det følgende benævnt virksomheden m.v.), men der findes også eksempler på, at flere virksomheder m.v. er gået sammen om at oprette en fælles feriefond. Den uhævede feriegodtgørelse bliver kanaliseret til en feriefond. Heri ligger, at fonden ikke kan have andre formål (ikke kan påtage sig andre aktiviteter) end ferieformål. Vejledningen nedenfor indeholder eksempler på, hvad dette begreb dækker. En række dispositioner, eksempelvis køb og salg af ferieboliger, har krævet forudgående godkendelse. I forbindelse med udarbejdelsen af vejledningen fra 1997 har man lempet tilsynet med feriefonde, så kravet om forudgående godkendelse af visse dispositioner kan bortfalde. Dette kan ske, hvis indgåelsen af den pågældende aftale eller udførelse af en disposition opfylder visse krav til navnlig den professionelle bistand, som fonden anvender. Ved udarbejdelsen af vejledningen i 1997 blev det også besluttet at omlægge tilsynsopgaven med gennemgang og godkendelse af alle årsregnskaber til alene at omfatte en stikprøvevis kontrol af årsregnskaberne. Samtidig blev der stillet større og mere præcise krav til udformningen af årsregnskabet og til revisors kontrolopgaver. Disse krav er i det væsentligste fastholdt uændret ved ajourføringen af vejledningen i februar år 2000 og i denne. Efter 1, stk. 3, i lov om fonde og visse foreninger (fondsloven) kan Civilretsdirektoratet bestemme, at en fond, som på anden måde end efter fondsloven er undergivet et vist statsligt eller kommunalt tilsyn, helt eller delvis skal være undtaget fra fondsloven. finder det hensigtsmæssigt, at en feriefond opfylder kravene til at blive undtaget fra fondsloven. Herved undgås bl.a. en uhensigtsmæssig dobbeltadministration, og feriefonden vil ikke være omfattet af reglerne i fondsbeskatningsloven. Dette får som konsekvens, at feriefonden overgår til selskabsskatteloven, således at de fleste feriefonde ikke vil få indtægter til beskatning. I praksis efter 1985 er de fleste feriefonde blevet undtaget fra fondsloven, og vil ved fondens etablering - i samarbejde med Civilretsdirektoratet - påse, at fondens vedtægter er udformet således, at dette fortsat vil være tilfældet. Civilretsdirektoratet har oplyst, at man er indstillet på at følge samme praksis som hidtil. Om s nærmere tilsyn henvises til de enkelte punkter nedenfor. Der henvises endvidere til den standardvedtægt, der er optaget som bilag A til vejledningen. 3. Feriefondsbegrebet En feriefond er juridisk en selvejende institution (fond), dvs. at feriefonden ejer sig selv, og at ingen kan have ejerinteresser i fonden. Ved fondens etablering overgår ejendomsretten til kapitalen m.v. til fonden, og midlerne kan aldrig gå tilbage til stifteren. Ved fondens eventuelle ophør skal midlerne benyttes til ferieformål i overensstemmelse med fondens vedtægt eller indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond. september 2001 3

En fond er i almindelighed evigtvarende. I overensstemmelse med ordningen forudsætter dette dog for feriefonde, at fonden har eller må forventes få tilført et sådant kapitalgrundlag, at der kan erhverves og drives feriefaciliteter. Hvis det således på et tidligt tidspunkt viser sig, at tilgangen af midler tørrer ud, må fondsbestyrelsen ansøge om fondens opløsning. Det samme gælder, hvis det viser sig, at der ikke er et tilstrækkeligt kapitalgrundlag til på ordentlig måde at drive og vedligeholde de bestående feriefaciliteter i fonden. Endelig vil ophør af den virksomhed m.v., hvorfra feriegodtgørelsen hidrører, i almindelighed medføre, at grundlaget for feriefondens virke er bortfaldet, medmindre feriefondens aktiviteter kan indpasses i den overtagende virksomhed. har udarbejdet en særlig vejledning om opløsning af en feriefond. Almindelige (kapitalforvaltende) fonde skal opfylde og følge reglerne i lov om fonde og visse foreninger, medens erhvervsdrivende fonde er reguleret af lov om erhvervsdrivende fonde. Civilretsdirektoratets dispensation efter fondslovens 1, stk. 3, betyder, at en feriefond principielt falder uden for fondslovens rammer. Også feriefonde skal i almindelighed opfylde fondslovens krav. Vejledningen gennemgår senere en række spørgsmål, men hvis en fondsbestyrelse er i tvivl om løsningen af et spørgsmål, vil den kunne hente inspiration i den fondsretlige litteratur, jf. afsnit 9. Det kan være vanskeligt at fastslå, hvem der er stifter af en fond. Der ses dog ikke noget grundlæggende fondsretligt problem i, at lønmodtagerne udgør flertallet i en feriefonds bestyrelse, uanset om lønmodtagerne må anses for stiftere af fonden. Der lægges herved navnlig vægt på feriefondenes karakter og omstændighederne i forbindelse med oprettelsen. 4. Hovedlinierne i s praksis Fondsdannelsen og feriefondens vedtægt skal godkendes af. Når dette er sket, søger på fondens vegne Civilretsdirektoratet om fritagelse i henhold til fondslovens 1, stk. 3. Hvis feriefonden har aktiver for 250.000 kr. eller mere, anses fonden for stiftet ved vedtægtens underskrift og datering. Det samme gælder, hvis virksomheden m.v. har givet bindende tilsagn om tilførsel af dette beløb inden for 4 år. Efter 4. overførelse af feriegodtgørelse skal det således opgøres, om der er behov for, at virksomheden indbetaler en del af beløbet. Aktiver i feriefonde i etableringsfasen består typisk af en kontant beholdning og/eller en obligationsbeholdning, der hidrører fra fondens andel af uhævet feriegodtgørelse. Hvis en fond har aktiver for under 250.000 kr., og virksomheden m.v. ikke har givet bindende tilsagn om tilførsel af beløbet, kræver fondsdannelsen tillige Civilretsdirektoratets samtykke. I bekræftende fald anses feriefonden for stiftet ved Civilretsdirektoratets godkendelsesskrivelse. Det tilføjes, at kun helt undtagelsesvis er indstillet på at godkende en sådan fondsdannelse, f.eks. hvis beløbet garanteres af andre parter med den fornødne finansielle styrke. Fonden ledes af en fondsbestyrelse på 5 medlemmer, hvor personalerepræsentanterne skal være i flertal, jf. standardvedtægtens 3, stk. 1 og stk. 2, jf. dog nedenfor under afsnit 5.2. Hele fondsbestyrelsen har ansvar for fondens forhold. Det er således fondsbestyrelsens ansvar, at fonden administreres på korrekt og betryggende måde, herunder at der ikke sker en større, passiv formueakkumulering. Fondens midler skal anvendes til etablering af feriefaciliteter m.v., herunder disses drift og vedligeholdelse, og nedbringelse af gæld i allerede erhvervede feriefaciliteter. september 2001 4

Fondsbestyrelsen skal drage omsorg for, at fondens midler er anbragt i et pengeinstitut på en konto tilhørende fonden eller eventuelt i obligationer med kort løbetid, se dog nedenfor under afsnit 5.10. Det tidligere krav om s forudgående godkendelse i hvert enkelt tilfælde, når der købes/opføres/sælges/forbedres ferieboliger, er bortfaldet, når visse betingelser er opfyldt, jf. afsnit 5.6.1. og 5.6.2. s samtykke kræves kun ved ekstraordinære dispositioner, herunder tilfælde hvor der er berettiget tvivl, om feriefondens kapitalgrundlag - også i fremtiden - er tilstrækkeligt til den påtænkte disposition. Endvidere skal fondsbestyrelsen altid spørge, hvis den er i tvivl, se i øvrigt nedenfor under afsnit 5 og 6. Feriefondens regnskabsår følger kalenderåret. Senest 1. maj efter regnskabsårets udløb skal fondsbestyrelsen udarbejde et årsregnskab, der skal revideres. Fondsbestyrelsen skal i årsregnskabet indarbejde et driftsbudget for det følgende år. Årsregnskabet skal indsendes til inden 1. juli i året efter regnskabsårets udløb, jf. standardvedtægtens 8. foretager stikprøvekontrol af årsregnskaberne. Vedrørende årsregnskab og revision henvises i øvrigt til vejledningens afsnit 7. Enhver ændring af feriefondens vedtægt kræver s samtykke. Ved beslutning om feriefondens ophør kræves derudover Civilretsdirektoratets samtykke. 5. Gennemgang af en række praktiske og juridiske problemer 5.1 Forudsætningerne for at oprette en feriefond Det er en forudsætning for godkendelse efter ferielovens 36, stk. 3, at virksomheden m.v. har en kollektiv overenskomst, hvori der er aftalt en feriekortordning. skal have indsendt et eksemplar af sådanne overenskomster, jf. ferielovens 31, stk. 2. Bestyrelsens medlemmer vælges/udpeges blandt ansatte i virksomheden m.v. efter indstilling fra virksomhedens samarbejdsudvalg, jf. standardvedtægtens 3, stk. 2, og nedenfor under afsnit 5.2. En fortegnelse over bestyrelsen skal indsendes til i forbindelse med ansøgning om fondens godkendelse. Ved feriefondens etablering må initiativtagerne/den tiltrædende fondsbestyrelse være sig bevidst om, at man er i færd med at skabe en selvstændig juridisk person, der kan opnå rettigheder og påtage sig forpligtelser. Feriefonden bør kun oprettes, hvis der er en klar formodning om, at fondens andel af den uhævede feriegodtgørelse - sammen med eventuelle tilskud fra virksomheden m.v. - vil være af en størrelse og have en sådan permanent karakter, at der inden for 4 år kan anskaffes og fremover drives mindst 1 feriefacilitet, eventuelt med 50% finansiering i indtil 4 år. Herefter skal der som udgangspunkt kunne anskaffes endnu en feriefacilitet hvert 4. år, medmindre giver tilladelse til, at opsparingsperioden forlænges. Fondsbestyrelsen skal endvidere være opmærksom på, at der til enhver tid skal friholdes et passende beløb, så feriefonden kan honorere krav på udbetaling til lønmodtagere, der i medfør af ferielovens 44, stk. 4, har opnået godkendelse hertil fra, jf. standardvedtægtens 6, stk. 5. september 2001 5

vil kun godkende fondsdannelsen, hvis oprettelsen af feriefonden er besluttet på et samarbejdsudvalgsmøde i virksomheden m.v. Fondsbestyrelsen skal være opmærksom på, at ansøgning om etablering af en feriefond skal være i hænde inden udløbet af det ferieår, som den første overførsel vedrører. Hvis f.eks. modtager ansøgningen senest 30. april 2002, vil fonden kunne disponere over uhævet feriegodtgørelse for optjeningsåret 2000 vedrørende ferieåret 2. maj 2001 til 30. april 2002. Fondens første regnskabsår begynder ved stiftelsen og løber indtil udgangen af det kalenderår, hvori første overførsel af feriegodtgørelse sker. Feriefonden skal have midler fra starten eller et bindende tilsagn om, at der vil tilgå fonden midler. Hvis feriefonden ikke med overførslen af sin andel af uhævet feriegodtgørelse i 1. regnskabsår har mindst 250.000 kr., skal virksomheden m.v. garantere for, at dette beløb opnås i løbet af maksimalt 4 år. 5.2 Godkendelse af vedtægt Der skal udarbejdes en vedtægt, der i almindelighed skal opfylde de krav, der er stillet i standardvedtægten (bilag A). Ved fondens etablering vil efter ansøgning kunne godkende mindre ændringer i standardvedtægten, f.eks. med hensyn til antallet af bestyrelsesmedlemmer og valgproceduren. Hvis fonden ønsker ændringer i forhold til standardvedtægten, skal dette være tydeligt markeret, og der skal være givet en begrundelse for ændringsforslaget. Vedtægten skal underskrives af hele fondsbestyrelsen og indsendes til senest 4 uger efter underskrift. Som nævnt under afsnit 4 vil efter at have godkendt fondens oprettelse søge Civilretsdirektoratet om, at feriefonden fritages i henhold til fondslovens 1, stk. 3. Når Civilretsdirektoratets tilladelse er givet, underretter fondens bestyrelse og den lokale ligningsmyndighed om stiftelsen. 5.3 Fondsbestyrelsens videre overvejelser Når feriefonden er blevet godkendt, skal fondsbestyrelsen holde møde med henblik på at udarbejde en plan for fondens dispositioner, herunder: Midlertidig placering af fondens midler. Planlægning af, hvornår der kan erhverves eller opføres feriefaciliteter. Udarbejdelse af et budget. Det nærmere aktivitetsniveau vil naturligvis afhænge af, hvor store midler der er tilført feriefonden. Budgettet skal afspejle forventningerne til fremtiden, herunder inventarindkøb, vedligeholdelse o.l. 5.4 Fondens begunstigede Begunstigede til at benytte fondens feriefaciliteter er først og fremmest de lønmodtagere, der er omfattet af gældende ferieoverenskomst, dvs. i typetilfældet de ansatte på vedkommende virksomhed m.v. Det falder uden for formålet at udleje boligerne til andre, f.eks. byrådsmedlemmer og tidligere ansatte, og boligerne må kun anvendes til ferieformål. Derimod vil pensionister kunne leje feriefaciliteter i perioder, hvor feriefonden ikke har kunnet leje ud til de ansatte, jf. 5.5. Fondsbestyrelsen skal påse, at feriefaciliteterne benyttes i overensstemmelse hermed. september 2001 6

5.5 Udleje til pensionister Som en særlig undtagelse til det anførte i afsnit 5.4., kan en feriefond udleje sine feriefaciliteter til pensionister. Det er en betingelse for, at en feriefond kan udleje til en pensionist, at pågældende har arbejdet på den tilknyttede virksomhed på det tidspunkt, pågældende er gået på pension. Der stilles ikke yderligere krav til pensionistens tilknytning til virksomheden end dette. Kravet anses for opfyldt, hvis personen ved fratræden fra virksomheden forlader arbejdsmarkedet af alders- eller helbredsmæssige årsager. Det vil sige, at feriefonden kan udleje til personer, der er gået på alders- eller førtidspension eller er gået over på efterløn herunder også flexibel efterløn. Det er også en betingelse, at feriefonden ikke har kunnet udleje feriefaciliteten til virksomhedens ansatte. Fonden skal lave retningslinier for, hvornår man kan sige, at udleje til de ansatte ikke har været mulig. Eksempelvis kan feriefonden anvende en regel om, at feriefaciliteterne kan udlejes til pensionister, hvis faciliteterne ikke er udlejet inden 1 måned før lejeperioden (eks. inden 1 måned før den første uge i maj), men at de ansatte stadigvæk har fortrinsretten, indtil udleje er sket. Ligeledes er det en betingelse, at udlejen af feriefaciliteterne til pensionister er begrænset i forhold til udlejen til de ansatte. Feriefondens bestyrelse skal sikre sig dette. Af hensyn til revisors gennemgang af fondens udleje af feriefaciliteterne, skal fonden opbevare oplysninger om, hvornår der er tale om udleje til en pensionist, i hvilken periode udlejen er sket, og på hvilket tidspunkt lejeaftalen er indgået. Hvis der er risiko for, at s retningslinier for udleje til pensionister ikke overholdes, skal feriefonden rette henvendelse til direktoratet derom. Såfremt en feriefond ønsker at udleje feriefaciliteter til pensionister, skal der foretages en vedtægtsændring. Feriefonden skal kontakte direktoratet for at få nærmere oplysninger om proceduren. 5.6. Udleje til andre feriefonde To feriefonde kan indgå aftale om, at de hver stiller en feriefacilitet fuldt til rådighed for hinanden i en bestemt periode. Der skal være tale om en tidsbegrænset periode af maksimalt 12 måneder. En feriefacilitet må højst indgå i en bytteordning i gennemsnitligt 4 måneder årligt set over en 3 årig periode. Det vil sige, at hvis en feriefond har stillet en feriefacilitet til rådighed for andre i en periode af 12 måneder, kan fonden ikke lade samme feriefacilitet indgå i en bytteordning de følgende to år. Det forudsættes i denne forbindelse, at sommerhusloven overholdes. Når en feriefond stiller en feriefacilitet til rådighed for en anden feriefond, kan fonden selv ikke anvende feriefaciliteten i den aktuelle periode. september 2001 7

To feriefonde, der indgår aftale om at bytte lejeperioder, skal aftale en lejepris for den enkelte feriefacilitet. Der kan maksimalt blive tale om en lejepris svarende til den forholdsmæssige andel af udgifterne forbundet med at have den pågældende feriefacilitet. Lejeprisen kan således maksimalt udgøre en forholdsmæssig andel af vedligeholdelsesomkostningerne, løn til opsyn og rengøring samt øvrige ejendomsudgifter. Indgåelse af en aftale om bytte af lejeperioder forudsætter ikke s forudgående godkendelse. Hvis der er risiko for, at nærværende retningslinier ikke overholdes, skal feriefonden rette henvendelse til direktoratet derom. Feriefonden skal opbevare en kopi af aftalen om bytte af lejeperioder med oplysning om bytteperiode, identifikation af de feriefaciliteter, i hvilke der er byttet lejeperiode, samt lejepris. Dette sker med henblik på revisors eftersyn af, at direktoratets retningslinier er efterlevet. 5.7 Feriefondens kapital En feriefonds kapital er som udgangspunkt bundne midler, men kan af bestyrelsen besluttes opdelt i bundne og frie midler. Opdelingen af kapitalen i bundne og frie midler har såvel dispositionsmæssige som regnskabsmæssige konsekvenser. De bundne midler består ved en opdeling af fondens andel af den overførte uhævede feriegodtgørelse, overførte beløb ved garantitilsagn fra virksomheden m.v., overskud af drift af feriefaciliteter købt for bundne midler, gaver givet udtrykkeligt som bundne midler samt overførsler fra frie midler, der af bestyrelsen er besluttet overført til bundne midler. De bundne midler kan anvendes til anskaffelse, forbedring og vedligeholdelse af feriefaciliteter i Danmark købt for bundne midler samt til dækning af eventuelt underskud på drift af ferieboligen, jf. afsnit 5.9. Under drift af ferieboligen indgår som hovedposter lejeindtægter, vedligeholdelse af ejendom, inventaranskaffelse, løn til tilsyn og rengøring samt øvrige ejendomsudgifter. Ved en opdeling regnes til frie midler afkast af pengekonti og obligationer, gaver uden udtrykkeligt krav om binding samt overskud af feriefaciliteter købt for frie midler og eventuelt overskud af lejede faciliteter. Administrationsudgifter afholdes af frie midler og ellers af bundne midler, hvis der ikke er tilstrækkelige akkumulerede frie midler, jf. nedenfor under afsnit 5.7. Hvis der er frie midler til rådighed, efter at administrationsudgifterne er dækket, kan disse anvendes til anskaffelse, forbedring og vedligeholdelse af feriefaciliteter i Danmark, leje af feriefaciliteter i Danmark og i udlandet, tilskud til rejser i Danmark og i udlandet samt til dækning af underskud for feriefaciliteter købt for frie midler. Fondsbestyrelsen er altid berettiget til at konvertere frie midler til bundne midler, hvilket kan være aktuelt ved køb af ferieboliger, se i øvrigt afsnit 5.8. 5.8 Køb og salg af feriefaciliteter for bundne midler En feriefonds sigte er, at den uhævede feriegodtgørelse skal komme ferieformål til gode. Bortset fra opsparingen i 3-4 år er det således ikke meningen, at der skal foretages en større opsparing, idet dette vil stride mod formålet. Det er fondsbestyrelsens pligt, at fondens midler bliver anvendt til de formål, der er nævnt i denne vejledning. september 2001 8

5.8.1 Køb og opførelse af ferieboliger En fondsbestyrelse, som aflægger regnskab efter denne vejledning med tilhørende bilag, kan uden godkendelse købe og opføre ferieboliger i Danmark. Følgende betingelser skal dog være opfyldt: a. Fondsbestyrelsen skal rådgives af advokat, arkitekt eller lignende professionel rådgiver med fornøden ansvarsforsikring, så det sikres: at dispositionen er forsvarlig, at feriefondens rettigheder sikres, og at der indhentes de fornødne tilladelser, herunder godkendelse af købet ved Skov- og Naturstyrelsen. Udgifter til sådan rådgivning kan både ved køb og salg for bundne midler dækkes med bundne midler. Fondsbestyrelsen skal lægge vægt på de konkrete købsvilkår, særlige forhold af adkomstmæssig karakter, herunder hvilke byrder, der hviler på ejendommen og dens forhold til den fysiske planlægning, husets alder, størrelse, indretning og beliggenhed. Fondsbestyrelsen skal altid fra sælgeren have modtaget en rapport om bygningernes fysiske tilstand (en tilstandsrapport) og eventuelt et energimærke samt oplysning om ejerskifteforsikring. anbefaler, men stiller ikke krav om, at feriefonden tegner en ejerskifteforsikring. b. En feriebolig skal som hovedregel købes kontant. Ved købet skal der være taget hensyn til, dels hvilke udgifter der er til indretning og møblering af huset, dels hvilke driftsudgifter der påhviler huset i de følgende år. c. Skal der ske en delvis lånefinansiering, kræves det, at mindst 50% af købesummen er udbetalt kontant, og at dette sker af opsparede midler. Samtidig skal det påses, at lån, der optages eller overtages, i henhold til aftale indfries eller nedbringes ved ekstraordinære afdrag, så ferieboligen er gældfri inden for maksimalt 4 år. d. Pantsætning af feriefondens aktiver må kun ske i forbindelse med køb eller opførelse af ferieboliger. Hvis en fond ønsker at finansiere køb eller opførelse af ferieboliger gennem afdrags- og rentefri lån fra virksomheden m.v., kræver det s forudgående godkendelse. Det forudsættes, at der indgås en særlig låneaftale, hvoraf det fremgår, at der kun stilles sikkerhed for lånet i den pågældende feriebolig. Der kan således ikke stilles sikkerhed i fondens formue. 5.8.2 Salg af feriebolig Salg af en feriebolig kan ske uden s godkendelse, hvis salgssummen ikke er lavere end en valuars vurdering. Ved salget skal medvirke en anden ejendomsmægler end den, der har vurderet ferieboligen. 5.8.3 Forbedring og vedligeholdelse af feriebolig Forbedring og vedligeholdelse af en feriebolig kræver ikke s godkendelse. Det forudsættes dog, at der indhentes 2 uafhængige tilbud på enkeltarbejder, der skønnes at overstige en samlet pris på 50.000 kr. incl. moms. september 2001 9

5.8.4 Dispositionsrettigheder En dispositionsret er en erhvervet ret til i en årrække at benytte feriehuse i danske feriecentre. Feriefonden kan uden godkendelse erhverve dispositionsrettigheder i feriecentre i Danmark, hvis dispositionsretten omfatter mindst 25 år, og feriefonden har fået en reduktion i lejeafgiften eller tilsvarende vilkår. Herudover skal dispositionsretten indebære en eller anden form for fortrinsret til at disponere over ferieboligen. 5.8.5 Autocampere Hvis feriefonden har erhvervet 5 feriefaciliteter eller har eksisteret i mere end 10 år, kan fonden uden godkendelse købe autocampere. Autocampere skal købes kontant og indregistreres i Danmark. skal i øvrigt henlede opmærksomheden på, at erhvervelse af autocampere oftest stiller særlige krav til garage- og reparationsfaciliteter. Ved salg af autocampere skal der altid indhentes to uafhængige tilbud fra forhandlere af sådanne køretøjer. 5.9 Administrationsudgifter Administrationsudgifter skal som udgangspunkt afholdes af frie midler. Hvis der ikke er tilstrækkelige samlede frie midler til at afholde nødvendige administrationsudgifter, kan sådanne udgifter afholdes af bundne midler. Uanset om administrationsudgifterne dækkes af frie eller bundne midler, må årets samlede administrationsudgifter uden godkendelse fra maksimalt udgøre 37,5% af fondens andel af den uhævede feriegodtgørelse det pågældende år (fra optjeningsårene 1995-1997 40% og fra optjeningsårene 1998-2000 55%). Der henvises til afsnit 3 i Regnskabsinstruks for feriefonde. Bestyrelsesarbejdet er ulønnet i sin helhed, og der kan således ikke udbetales diæter o.l. Bestyrelsesmedlemmer kan ligeledes ikke modtage vederlag for administrationsarbejde og programudvikling m.v. Under besigtigelsesrejser ved køb af huse m.v. kan der afholdes faktiske udgifter til rejser og beskedne måltider. Der kan ikke afholdes udgifter til repræsentation eller gaver, bortset fra mindre gaver, se afsnit 6.5 i Regnskabsinstruks for feriefonde og afsnit 3.8 i Revisionsinstruks for feriefonde. Bestyrelsesmedlemmer, der - udover bestyrelsesarbejdet - varetager administrative opgaver for feriefonden, som i princippet kunne varetages af andre uden tilknytning til fonden, vil kunne aflønnes for denne del af sit arbejde. Bestyrelsen skal i så fald være enige om arbejdets omfang og timesatsen for aflønningen af det administrative arbejde. Timeprisen må dog ikke overstige en sædvanlig timeløn for den pågældende type beskæftigelse. Eventuelt administrationsvederlag til virksomheden m.v. kan maksimalt afregnes efter medgået tidsforbrug for de medarbejdere, som virksomheden stiller til rådighed for feriefonden. Der skal for hver medarbejder foreligge en specifikation af tidsforbruget på dage og arbejdsopgaver, og timesatsen kan maksimalt udgøre virksomhedens direkte lønudgifter til udlånte medarbejdere. Virksomheden september 2001 10

m.v. kan herudover få refunderet eksterne udlæg til tryksager, fotokopiering, porto og bogføring m.v. 5.10 Anvendelse af frie midler Hvis der efter dækning af administrationsudgifter og eventuel nødvendige overførsler til bundne midler er frie midler til rådighed, kan sådanne midler anvendes til at anskaffe samme feriefaciliteter, som kan anskaffes for bundne midler. Det indebærer bl.a., at det er muligt at tage lån i feriefaciliteter, der er købt for frie midler. Herudover kan frie midler anvendes til leje af feriefaciliteter i ind- og udland samt tilskud til ferierejser i ind- og udland, jf. afsnit 1. Ved anvendelse af frie midler skal bestyrelsen være opmærksom på, at aktiviteten ikke må medføre risiko for tab, som ikke kan dækkes af frie midler. 5.11 Drift af feriefaciliteter Feriefonden skal beregne en leje, der afspejler, at fonden drives forsvarligt. Lejen skal for fondens samlede portefølje af ferieboliger dække de løbende driftsudgifter, dvs. regnskabsposterne løn til tilsyn og rengøring m.v. samt øvrige ejendomsudgifter, men ikke nødvendigvis inventaranskaffelser og vedligeholdelse af ejendomme. For dispositionsrettigheder skal lejeindtægterne dække lejeudgifterne og løbende driftsudgifter, men ikke afskrivning på dispositionsretten. Fonden skal ved fastsættelse af lejen være opmærksom på, at en meget lav leje kan gøre brugen af feriefaciliteten til en skattepligtig gave for lejeren. Lejeindtægten for autocampere skal dække løbende driftsudgifter, dvs. forsikring og vægtafgift samt reparation og vedligeholdelse m.v., men ikke afskrivning. Drift af feriefaciliteter anskaffet for frie midler samt tilskud til leje af feriefaciliteter og tilskud til ferierejser skal altid kunne dækkes af frie midler. 5.12 Anbringelse af midler Fondens kontantmidler skal anbringes i et pengeinstitut på en konto, der tilhører fonden, eller evt. i obligationer med kort løbetid. Herved overholdes fondslovens regler om sikker anbringelse af de midler, der ikke er anbragt i feriehuse m.v. Der er som udgangspunkt ikke adgang til at have midlerne stående på en mellemregningskonto med vedkommende virksomhed, kommune eller institution. Der kan i denne sammenhæng ikke skelnes mellem feriefonde knyttet til henholdsvis privat og offentlig virksomhed. Fonden kan oprette konti med virksomheden m.v. til lejeres afregning af fx leje, lys, gas og vand. Det er en betingelse, at der kun står beskedne beløb på de pågældende konti, at der afregnes jævnligt, og at disse aldrig indeholder uhævet feriegodtgørelse, jf. afsnit 8.2 i Regnskabsinstruks for feriefonde. Hvis fondsbestyrelsen skønner, at der vil gå nogen tid, før midlerne skal anvendes, kan de anbringes i obligationer med kort løbetid. september 2001 11

5.13 Krav efter ferielovens 44, stk. 4 Som nævnt under afsnit 5.1 skal fondsbestyrelsen ved sine dispositioner og aktiviteter tage højde for lønmodtageres krav i henhold til ferielovens 44, stk. 4. 6. Gennemgang af tilfælde, hvor dispositioner skal forelægges Dispositioner, der ikke opfylder betingelserne ovenfor i afsnit 5.6 vedrørende køb/salg og finansiering af feriefaciliteter m.v., skal altid forelægges. Det samme gælder, hvor fondens bestyrelse i øvrigt er i tvivl. Hvis fondens bestyrelse er i tvivl, om en disposition kan medføre risiko for, at vedtægterne ikke overholdes, skal bestyrelsen indhente s forudgående godkendelse, jf. standardvedtægtens 4, stk. 4. Dette gælder eksempelvis tilfælde, hvor der kan være tvivl, om der foreligger et ferieformål, eller forhold, der kan bringe fondens eksistens i fare. Hvad der er ekstraordinære dispositioner, vil variere fra fond til fond. Vedtægtsændringer, herunder fondens ophør, opdeling eller sammenlægning med andre fonde, kræver s forudgående godkendelse. I disse tilfælde skal ansøgning herom sendes til senest 4 uger efter bestyrelsens beslutning. har udarbejdet en særlig vejledning om opløsning og sammenlægning af feriefonde Hvis det skønnes, at fonden kan få tilladelse til opløsning, skal der udarbejdes et afsluttende regnskab, der skal undergives revision og godkendes af. Feriefonden er først endeligt opløst, når regnskabet er godkendt af såvel som Civilretsdirektoratet. Hvis garanterede beløb (jf. standardvedtægtens 6, stk. 4) udebliver, skal sagen forelægges. Hvis inddrager tilladelsen efter ferielovens 36, stk. 3, er fonden som udgangspunkt fortsat underlagt s tilsyn. 7. Årsregnskab og revision Standardvedtægten indeholder særlige bestemmelser om årsregnskab og revision, jf. 8-10. For at lette såvel fondsbestyrelsens, revisionens som s opgaver skal årsregnskabet udarbejdes i overensstemmelse med en særskilt regnskabsinstruks og et af de 3 standardregnskaber, der er bilag B og C.1-C.3 til vejledningen. Regnskabsåret omfatter kalenderåret. Årsregnskabet skal aflægges i overensstemmelse med god regnskabsskik og være udarbejdet senest 1. maj i året efter regnskabsårets udløb. Årsregnskabet skal revideres af en statsautoriseret revisor, registreret revisor eller Kommunernes Revisionsafdeling eller Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune i overensstemmelse med en særskilt revisionsinstruks, jf. bilag D til vejledningen. Feriefondens revisor skal revidere årsregnskabet i overensstemmelse med god revisionsskik. Revisor skal foretage en kritisk gennemgang af fondens regnskabsmateriale og dens forhold i øvrigt, herunder påse, at fondens vedtægt er overholdt. Revisor skal efterkomme de krav vedrørende revisionen, som stiller. Revisors bekræftelse af, at årsregnskabet er blevet revideret, sker ved september 2001 12

en påtegning på årsregnskabet. Hvis revisionen giver anledning til bemærkninger, eller revisor i øvrigt finder anledning til at påtale feriefondens forhold, skal revisor rapportere til. Samtidig med udarbejdelsen af årsregnskabet skal fondsbestyrelsen (eventuelt med revisors bistand) udfylde et indberetningsskema, der skal forsynes med revisors påtegning og fondsbestyrelsens underskrifter. Skemaet indeholder udover hovedtal spørgsmål fra om den udførte revision, der skal besvares af revisor, jf. afsnit 3.1 i revisionsinstruksen. Indberetningsskemaet skal tillige udfyldes med SE.-nr. for de virksomheder/institutioner, der indbetaler til feriefonden. Grunden hertil er, at vi som tilsynsmyndighed må være helt klar over, hvor mange virksomheder feriefonden omfatter, her tænkes specielt på de kommunale feriefonde, hvor der kan være flere institutioner. FerieKonto skal tillige holde kontrol med, hvilke SE-nr., der skal indbetale til Arbejdsmarkedets Feriefond og hvilke, der har tilladelse til selv at beholde feriegodtgørelsen. Årsregnskabet for feriefonden skal behandles og godkendes på et bestyrelsesmøde, hvor der samtidig fremlægges indberetningsskema i udfyldt stand til underskrift. Revisor har ret til at deltage i bestyrelsesmødet og pligt til det, hvis et bestyrelsesmedlem måtte ønske det. Årsregnskabet godkendes med stemmeflerhed, jf. standardvedtægtens 3, stk. 6 og 7, og skal altid underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer. Hvis et mindretal af bestyrelsesmedlemmerne ikke kan godkende årsregnskabet, skal dette med begrundelse tilføjes bestyrelsens forhandlingsprotokol. Efter afsluttet revision skal indberetningsskemaet, forsynet med bestyrelsens og revisors originale underskrifter, indsendes til inden 1. juli i året efter regnskabsårets udløb. De feriefonde, der er udtrukket med henblik på nærmere revision, har inden marts måned modtaget besked på også at indsende regnskabet, jf. revisionsinstruksen pkt. 3.11. Hvis der siden stiftelsen eller tidspunktet for det sidst indsendte årsregnskab/indberetningsskema er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning, meddeles dette på en særlig blanket, der indsendes sammen med årsregnskabet. Blanketten er bilag E. 8. Praktiske oplysninger kan fås ved henvendelse til Internetadresse: www.adir.dk Feriekontoret Finsensvej 78 2000 Frederiksberg Tlf. 38 14 84 84 man-tor kl. 12.00-15.00 fre. kl. 12.00-14.00 Fax 38 14 84 85 september 2001 13

9. Fortegnelse over fondsretlig litteratur Lennart Lynge Andersen: Fonde og Foreninger I (4. udgave 1996) GadJura. Lennart Lynge Andersen: Lærebog i fondsret (1995) GadJura. Lennart Lynge Andersen og Jørgen Nørgaard: En fondsbestyrelses arbejde (1994) Bikuben. Kirsten Weber Olsen og Karen Ryder: Ferieloven (2001) Jurist- og Økonomforbundets Forlag. september 2001 14