Forretningsorden for bestyrelse og udvalg i U-landsforeningen Svalerne

Forretningsorden for bestyrelse og udvalg i U-landsforeningen Svalerne Bestyrelsen Valg og konstituering af bestyrelse Bestyrelsen vælges på den årlige generalforsamling og består af en formand, næstformand og kasserer samt 4 bestyrelsesmedlemmer og 3 suppleanter. Bestyrelsen konstituerer sig på et møde senest 4 uger efter generalforsamlingen. I perioden mellem generalforsamlingen og det konstituerende møde varetages ledelsen af forretningsudvalget fra den afgående bestyrelse. På det konstituerende møde nedsætter bestyrelsen et forretningsudvalg (FU). Repræsentanter til interne og eksterne udvalg vælges. Fuldmagter til foreningens konti fastlægges. Datoer for årets bestyrelsesmøder (minimum 7 inklusive det konstituerende møde) samt dato for den kommende generalforsamling fastlægges. Årsplanen for bestyrelsens arbejde tilpasses. Bestyrelsen kan i årets løb indkalde til ekstraordinære møder. Bestyrelsens opgaver Vedtægterne fastlægger, at bestyrelsen varetager den daglige ledelse af foreningens arbejde. Bestyrelsen uddelegerer arbejdsområder til udvalg eller enkeltpersoner, der i forhold til de overordnede retningslinier varetager deres område, indstiller beslutninger til bestyrelsen og efter vedtagelse heri udfører opgaverne. Bestyrelsens ledelse udøves således i praksis gennem vedtagelse af beslutninger på baggrund af indstillinger fra udvalgene om principielle og konkrete sager, fastlæggelse af overordnede rammer for foreningens virksomhed samt beslutninger om konkrete sager der ikke findes nødvendigt eller muligt at behandle forud i et passende udvalg. Bestyrelsesmøders gyldighed Bestyrelsesmøder er åbne for alle medlemmer. Bestyrelsen skal indkaldes (via mail) til hvert møde ca. 10 dage før mødets afholdelse. Indkaldelsen skal altid indeholde en dagsorden og et referat af foregående møde. Senest 2 dage før mødet udsendes alt materiale samlet. Dvs., dagsorden, referat fra sidste møde samt bilag til de emner, der skal behandles på mødet. Bestyrelsesmøder indledes med en konstatering af, om mødet er beslutningsdygtigt. Eftersom en afgørende stemme fås fra formand eller næstformand i tilfælde af stemmelighed, kræver beslutningsdygtighed tilstedeværelse af enten formand eller næstformand foruden mindst 3 øvrige bestyrelsesmedlemmer. 1

Suppleanter til bestyrelsen kan deltage i alle møder. De indkaldes i tilfælde af afbud fra bestyrelsesmedlemmerne og har i disse tilfælde mandat som fuldgyldigt medlem (se 7 i vedtægterne). Visse lokalafdelinger (pt. Odense og Aarhus) har mulighed for at sende en delegeret til bestyrelsens møder, hvor de deltager på lige fod med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Afvikling af bestyrelsesmøder Under mødet tages referat af bestyrelsens beslutninger ved et medlem af bestyrelsen. Dette referat udsendes efterfølgende senest 14 dage efter mødets afholdelse sammen med en liste over opgaver aftalt for de forskellige bestyrelsesmedlemmer. Koordinatoren har til opgave at indkalde til det næste møde. Faste punkter på dagsordenen er de organisatoriske punkter: Valg af referent, godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde, opfølgning på sidste bestyrelsesmøde, nyt fra Forretningsudvalg (FU) og Personaleudvalg (PU), økonomi, nyt fra lokalafdelinger, grupper, udvalg og fora samt et afsluttende punkt: eventuelt. Herudover sammensættes dagsordenen af punkter fra årsplanen, sager fra udvalg, information fra afdelinger, grupper og kontor samt indkomne sager. Der forekommer undertiden punkter på bestyrelsens dagsorden, som er lukkede for andre end bestyrelsesmedlemmer. Dette gælder især i forbindelse med personsager. Der tages også referat af disse punkter. Dette er ikke offentlig tilgængeligt men opbevares af formanden. Alle medlemmer kan anmode om at få sager forelagt bestyrelsen. Behandlingen foregår fortrinsvis på baggrund af skriftlige oplæg, men mindre sager kan forelægges mundtligt. Beslutninger truffet af bestyrelsen fastlægger hvem eller hvilke udvalg, der er ansvarlig for en eventuel gennemførelse, frist og budget for opgavens udførelse. Uddelegerede arbejdsområder Forretningsudvalget (FU) FU består af minimum 3 medlemmer, og der stræbes efter, at disse er formand, næstformand og kasserer. FU tager stilling i sager, der ikke kan afvente næste bestyrelsesmøde og udgør således den daglige ledelse mellem bestyrelsesmøderne. Såfremt FU vurderer hastesager som værende af mere principiel karakter, sender FU sagen i høring hos bestyrelsesmedlemmerne eller indkalder dem til ekstraordinært bestyrelsesmøde. Bestyrelsen kan pålægge FU at udføre specifikke opgaver efter retningslinier udstukket af bestyrelsen. FU kan foretage økonomiske dispositioner indenfor en fastsat beløbsramme (se bilag 1 - dokumentet Bevillingssystem for ekstraordinære udgifter ). Dispositioner derudover skal forelægges bestyrelsen. FU orienterer på bestyrelsesmødet om deres dispositioner og beslutninger, hvorefter bestyrelsen tager stilling til disse. 2

Foreningens økonomi På det konstituerende møde fastlægger bestyrelsen, hvem der kan disponere over foreningens konti efter retningslinier fra bestyrelsen. Vedtægterne åbner mulighed for, at foreningen kan forpligtes økonomisk af formand, kasserer og endnu et bestyrelsesmedlem. I praksis forpligtes foreningen økonomisk dog næsten altid af hele bestyrelsen, undtagen når det gælder mindre beløb ((se bilag 1 - dokumentet Bevillingssystem for ekstraordinære udgifter )). Betalingsformidling, anvisning og indberetning af løn til skattevæsenet varetages af regnskabsføreren efter retningslinier fra bestyrelsen. Foreningens håndtering af kontingentopkrævning Procedure ved manglende kontingentbetaling - hovedforeningen Hvis et medlem af Svalerne ikke betaler kontingent efter første udsendelse af kontingentopkrævning (foregår i marts måned hvert år via Nets) udsendes påmindelse til medlemmet via Nets til 1. juni det samme år. Hvis medlemmet stadig ikke har betalt kontingent det næstfølgende år gentages ovenstående procedure. Betales kontingentet stadigvæk ikke betragtes det som en opsigelse af medlemskabet og medlemmet slettes herefter fra foreningens medlemskartotek, men adressen gemmes dog stadig i kartoteket under tidligere medlemmer. Se endvidere bilag 2 ( Procedure ved manglende kontingentbetaling ) for mulig formulering af tekst til påmindelserne. Retningslinier for behandling af sager, hvor der opstår mistanke eller foreligger anklage om misbrugs af Svalernes støtte Korruption eller misbrug af støtte fra Svalerne undergraver Svalernes formål med støtte givet til partnere. Svalernes formål er: At bidrage med økonomisk støtte til lokale organisationer i Bangladesh og Tamil Nadu i Sydindien, som arbejder med at forbedre forholdene for de allerfattigste jordløse, stammefolk, lavkaster og kasteløse. Når Svalerne indgår samarbejdsaftaler med partnere, gennemgår vi kontrakten med partnerne og i denne er der en passus om, at partnerorganisationen ikke engagerer sig i korruption eller misbrug af støtten. Partnerne skriver under på denne kontrakt. Hvis der opstår mistanke eller der rejses en sag, vil Svalerne hurtigst muligt søge sagen belyst. Det er vigtigt for Svalerne, at der er transparens i vores arbejde. Misbrug af støtte eller korruption vil typisk blive afdækket i forbindelse med de årlige støtte- og monitoreringsbesøg 3

rapporter fra partnerne anmeldelser fra medarbejdere eller organisationer, Svalerne samarbejder med Svalerne følger denne procedure, hvis der opstår mistanke eller Svalerne orienteres om en korruptionsanklage mod en partner: 1. Svalernes bestyrelse orienteres straks om substansen i sagen. 2. Svalerne sætter i det omfang det er muligt en undersøgelse i gang for at afdække sagen. Undersøgelsen kan bl.a. indeholde indhentning af dokumentation for regnskabet, en uvildig revision eller uanmeldt besøg. 3. Svalerne orienterer den partner, der er under mistanke, så denne er fuldt orienteret og afgiver en udtalelse samt anden relevant dokumentation etc. Svalerne sikrer anonymitet af kilder så vidt muligt. Vi oplyser derfor ikke til partneren, hvem der har angivet klagen. 4. Udvalget, der arbejder med den pågældende organisation varetager dette arbejde i tæt kontakt med bestyrelsen. Når undersøgelsen er færdig, forelægger udvalget en indstilling til bestyrelsen, der træffer den endelige afgørelse i sagen om at fortsætte samarbejdet eller eventuelt at afbryde samarbejdet. 5. Hvis anklagerne om korruption bliver bekræftet offentliggøres det fx på Svalernes hjemmeside og i SvaleNyt. Økonomiudvalget Økonomiudvalget består af minimum 3 personer: kassereren, regnskabsføreren og minimum en mere efter behov. Udvalget nedsættes ved det første konstituerende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen med henblik på at udarbejde foreningens budget for det kommende år. Udvalget kan derudover også efter behov varetage opgaver, der vedrører foreningens økonomi generelt. Personaleudvalget (PU) Personaleudvalget nedsættes hvert år efter generalforsamlingen. Sammensætning og antal medlemmer fastsættes efter behov. Personaleudvalget fungerer som personaleansvarlig og samarbejdspartner for foreningens ansatte omkring de daglige arbejdsopgaver. Indiens- og Bangladesh-udvalget Den direkte kontakt til partnerne og behandling af indkomne ansøgninger foregår i henholdsvis Indiens- og Bangladesh-udvalget. Efter færdigbehandling af ansøgningerne udarbejdes indstillinger, som sendes til behandling i bestyrelsen. I det daglige arbejde med dette fungerer udvalgene uafhængigt af hinanden og kan tilrettelægge arbejdet efter eget valg. På udvalgsmøderne udveksles og diskuteres aktuelle sager og problemer i arbejdet. Diskussioner af principiel karakter for foreningens støttepolitik overføres i stedet til bestyrelsen (temamøder om u-landsarbejdet) for at sikre 4

en ensartet overordnet målsætning og strategi i forhold til Svalernes mål om samarbejde og kapacitetsopbygning af partnerne. Indiens- og Bangladesh-udvalget er også ansvarlige for forberedelsen af partnerskabsrejserne til de respektive lande, herunder både generel planlægning af rejsen samt udarbejdelse af opgaveformuleringer til de partnerskabsrejsende. Udvalgene videreformidler relevant information fra partnerorganisationerne til oplysningsudvalget og bestyrelsen til anvendelse i deres arbejde. Oplysningsudvalget Oplysningsudvalget udarbejder indstillinger til bestyrelsen samt gennemfører aktiviteter, der har til formål at oplyse om Svalernes formål og aktiviteter. Dette oplysningsarbejde er rettet imod foreningens medlemmer så vel som udadtil bl.a. med det formål at hverve nye medlemmer. Aktiviteter iværksættes gennem inddragelse af foreningens medlemmer og frivillige, evt. i samarbejde med koordinator. Partnerskabsrejseudvalget Partnerskabsrejseudvalget arbejder med udvælgelse af ansøgere til partnerskabsrejserne samt med opfølgning på rejserne. Udvalget nedsættes af bestyrelsen. Der vælges tre faste medlemmer, herunder én fra bestyrelsen samt yderligere en repræsentant for hver af indeværende års partnerskabsrejser. Ad hoc udvalg Der kan frit nedsættes ad hoc udvalg til udførelse af konkrete opgaver. Disse udvalg indstiller rammer og herunder økonomien, for opgavens udførelse til bestyrelsen. Efter bestyrelsens accept er udvalget ansvarlig for gennemførelsen af opgaven. Fair Trade butikken og genbruget på Østerbrogade, København Butikken og genbruget varetager forretningsdriften efter forretningsprincipper i henhold til foreningens formål, mens salgs- og personalepolitik besluttes af grupperne selv. Bestyrelsen inddrages kun i tilfælde, hvor det ønskes af grupperne. Dog kan bestyrelsen indgå i dialog med grupperne i tilfælde, hvor der opstår tvivl om, hvorvidt driften er i overensstemmelse med foreningens formål. Større økonomiske dispositioner fremlægges bestyrelsen til beslutning, og regnskab fremlægges for bestyrelsen af foreningens regnskabsfører. 5

Loppemarkedet på Nattergalevej Loppemarkedet varetager forretningsdriften efter forretningsprincipper i henhold til foreningens formål, mens salgs- og personalepolitik besluttes af gruppen selv. Bestyrelsen inddrages kun i tilfælde, hvor det ønskes af gruppen. Dog kan bestyrelsen indgå i dialog med gruppen i tilfælde, hvor der opstår tvivl om, hvorvidt driften er i overensstemmelse med foreningens formål. Større økonomiske dispositioner fremlægges bestyrelsen til beslutning, og regnskab fremlægges for bestyrelsen af foreningens regnskabsfører. Fredericia lokalafdeling Medlemsadministration foretages efter afdelingens ønske af kontoret i København. Afdelingen varetager sine aktiviteter og forretningsdriften efter principper i henhold til foreningens formål, mens salgs- og personalepolitik besluttes af afdelingen selv. Bestyrelsen inddrages kun i tilfælde, hvor det ønskes af afdelingen. Dog kan bestyrelsen indgå i dialog med afdelingen i tilfælde, hvor der opstår tvivl om, hvorvidt driften er i overensstemmelse med foreningens formål. Større økonomiske dispositioner fremlægges bestyrelsen til beslutning, og regnskab fremlægges for bestyrelsen af foreningens regnskabsfører. Odense og Århus lokalforeninger Afdeling Odense dækker følgende postområder: 5000 5999 (alle numre inklusive), mens afdeling Århus dækker følgende postområder: 8000-8600 + 8660-8680 + 8863-8965 (alle numre inklusiv). Alle svalemedlemmer, der bor i disse områder, er medlemmer i Odense hhv. Århus lokalafdeling, medmindre de af egen drift har meddelt, at de ikke ønsker at være medlem af lokalafdelingen. Medlemmer af lokalafdelingen er også automatisk medlemmer af hovedforeningen. Lokalafdelingen afholder årligt generalforsamling med nedsættelse af en bestyrelse og følger i øvrigt egne vedtægter, som er godkendt af hovedforeningen. Lokalafdelingen udarbejder årsregnskab og årsberetning, som sendes til hovedforeningen. Referater fra bestyrelsesmøder sendes ligeledes til hovedforeningen. Lokalafdelingerne og hovedforeningen forpligter sig indbyrdes til gensidigt at informere om relevante og væsentlige aktiviteter. Alle nye relevante publikationer skal gensidigt udleveres mellem lokalafdelingerne og hovedforeningen. Medlemsudsendelser fra hovedforeningen til lokalafdelingernes medlemmer sendes samlet fra lokalafdelingen, som sørger for at videresende det til medlemmerne evt. vedlagt lokalt materiale. Videreforsendelsen skal ske så hurtigt som muligt efter modtagelsen fra hovedforeningen. Afvigelser herfra kan kun ske efter aftale med lokalafdelingerne. For at undgå dobbeltopkrævning må kontingentopkrævning kun foretages af hovedforeningen. Hovedforeningen registrerer alle indbetalte støttebidrag og kontingenter fra lokalafdelingsmedlemmer og ajourfører medlemskartoteket med disse oplysninger. 6

Én gang årligt på lokalafdelingens opfordring eller efter behov ajourføres de to medlemskartoteker på følgende måde: hovedforeningen sender en liste med lokalafdelingernes medlemmer til Odense og Århus, hvor det desuden anføres, om medlemmerne på dette tidspunkt har betalt det indeværende års medlemskab. Odense og Århus lokalafdelinger justerer deres kartotek efterfølgende, hvis der er rettelser på baggrund af hovedforeningens oplysninger. Se desuden særskilt aftale med Århus lokalafdeling vedr. tilbageførsel af støttebidrag/medlemskontingent fra hovedforeningen til lokalafdelingen. 7