REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE I U-LANDSFORENINGEN SVALERNE D. 10. OKTOBER 2010

Transkript

1 REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE I U-LANDSFORENINGEN SVALERNE D. 10. OKTOBER 2010 Til stede: (godkendt på bestyrelsesmødet d. 12. december 2010) Thomas Rugård Poulsen, Kirsten Nielsen, Lone Place, Romilda Wangari, Sanne Dahlbom, Magnus Christensen og Tenna Jensen. Lis Rasmussen Kazal fra kl. ca Afbud fra: Annlisa Brimberg, Helle Kristensen, Kirsten Engholm, Frederik Lebech Pepin, Bente Øst Hansen. Dagsorden (som besluttet på bestyrelsesmødet) 1) Valg af referent og mødeindkalder 2) Godkendelse af dagsorden 3) Godkendelse af referat fra sidste møde 4) Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde 5) Nyt fra FU 6) Nyt fra PU 7) Økonomi a) Budget og saldi b) Fuldmagt 8) Mødekultur 9) U-landsarbejdet a) U-landsudvalget b) Bangladeshudvalget c) Indiensudvalget (indstillinger) d) Net-to-Right 10) Oplysningsarbejdet a) Oplysningsudvalg b) Svalebladet 2011 (Lis Kazal deltager fra Bangladeshudvalget) c) Merchandise d) Danidas Rejsestipendium (Sanne orienterer) 11) Nyt fra: a) Butikken på Østerbrogade b) Kontoret c) Århus d) Odense e) Fredericia f) Nattergalevej (Nattergalevej er inviteret til at deltage i dette punkt) 12) Nyt fra eksterne udvalg og fora a) NGO Forum b) 92-Gruppen c) DanWatch 13) Evt.

2 Ad 1. Valg af referent og mødeindkalder Tenna blev valgt til referent og mødeindkalder. Ad 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af et nyt punkt 8: Mødekultur og et nyt punkt 10a: Oplysningsudvalg. Ad 3. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt. Ad 4. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde Generel opfordring til referenterne om at nummerere emnerne i to-do-listen, da det er lettere at referere til sådanne punkter, når de er entydigt identificeret. Ad 5. Nyt fra FU FU har i perioden siden sidste bestyrelsesmøde været forelagt: - Anmodning om køb af ny PC til kontoret: Beslutningen blev truffet, og der er købt en ny stationær PC, som opsættes ved hjælp af IT-doktor til overførsel af netværksdrev mm. - Forespørgsel om model for adgang til arkivalier fra Svalerne på Rigsarkivet. Den åbne model for adgang til arkivalierne blev valgt. Ad 6. Nyt fra PU Der er siden sidst afholdt MUSamtale med Sanne. Det forløb fint. Ad 7. Økonomi a) Regnskabstallene blev gennemgået. Der var spørgsmål til to kontonumre: Kontonr : Beløbet på 4444,06 er registreret som: Annonce i registre. Dette er en fejl. Beløbet svarer til en rate på leasingaftalen for kopimaskinen. Der foretages en ompostering af beløbet. Kontonr : Denne indbetaling på 8169,26 kr. udgøres af den erstatning vi fik fra forsikringsselskabet efter det seneste indbrud. Fordeling af beløbet til de respektive poster som forsikringssummen dækker.

3 b) Der var stillet forslag om at tildele Tenna fuldmagt til alle foreningens konti svarende til den Magnus har. Bestyrelsen vedtog forslaget. Ad 8. Mødekultur og kommunikation - Det efterlyses, at der svares hurtigere på mails om sager, der kræver stillingtagen. Dette blev drøftet. For at gøre det mere overskueligt, og lette svarprocessen, blev det besluttet (forsøgsvist) at oprette 3 maillister til erstatning for den mailliste der nu hedder bestyrelse : Mailliste 1: omfatter bestyrelsen uden suppleanterne Mailliste 2: omfatter bestyrelsen med suppleanterne Mailliste 3: omfatter kun FU medlemmerne. Fremover vil det fortrinsvist være mailliste 1, der benyttes, når der skal sendes materiale til hele bestyrelsen mellem møderne. Suppleanterne kan aktivt vælge at blive tilknyttet mailliste 1 ved kontakt til Sanne. Sager som FU har bemyndigelse til at tage stilling til vil fremover ikke blive sendt til resten af bestyrelsen til stillingtagen. Dette vil lette arbejdspresset noget. - Der synes at være en stigende tendens til at møderne ikke kommer i gang før lang tid efter det fastsatte tidspunkt. Dette er ikke hensigtsmæssigt. Bestyrelsen inkl. suppleanter opfordres på det kraftigste til at møde til tiden, eller at meddele sent fremmøde. Endvidere opfordres der til, at der meldes afbud senest om torsdagen før mødet, så det er muligt at indkalde evt. suppleant i rimelig tid. Ad 9. U-landsarbejdet a) U-landsudvalget: Udvalget havde møde d. 5. oktober hvor indstillingerne til årets rejser blev drøftet. Næste møde er d. 8. marts b) Bangladeshudvalget: Udvalget er gjort bekendt med miltbrandsituationen i landet, og de kontaktrejsende bliver vaccineret mod sygdommen inden afrejse. Kontaktrejserne er under forberedelse. Der er indkommet ca. 6 relevante støtteansøgninger, som er ved at blive gennemgået og prioriteret. En endelig stillingtagen til, hvem der skal besøges, tages på det næste møde i udvalget.

4 c) Indiensudvalget: Udvalget har fremsendt en indstilling til bestyrelsesmødet. Indstillingen vedrører RPWO som tiltænkes sendt kr. Indstillingen blev vedtaget af bestyrelsen og midlerne overføres til organisationen i uge 41. Midlerne tænkes brugt i forbindelse med forberedelse til og evt. opstilling af kandidater til det kommende panchayatvalg. Spørgsmålet er, om det ikke er for tidligt for organisationen at involvere sig så direkte i lokalpolitik. Der kan være fare for, at magtbalancen i organisationen og grupperne forskydes i den forbindelse. Dette spørgsmål bør tages med af de kontaktrejsende ved besøg i organisationen. Det er forventeligt, at vi ikke kan sende alle de budgetterede midler til Indien af sted i Følgelig forhøjes budgettet for 2011 for så vidt angår støtte til Indien. Grunden hertil er fortrinsvist, at kontaktrejsen ligger i november 2010, og det derfor ikke er realistisk at have indstillinger til støtte færdige til beslutning inden årsskiftet. Udsendelse af midlerne forventes at ske i februar d) Net-to-Rights Indeværende projektperiode er nu slut. Der er en ny treårig ansøgning under udarbejdelse. Projektet er tænkt som implementeringen af netværket hos de 7 deltagende organisationer. Det betyder samtidig, at projektet skal udbygges, og der skal udarbejdes budget for alle organisationerne særskilt. Ad 10. Oplysningsarbejdet Kontaktrejserapporterne i deres fulde længde er offentliggjort på hjemmesiden. Dette afstedkom en generel drøftelse af, hvad der bør offentliggøres, og hvor åbne vi skal være. Det blev besluttet, at der bør være så meget materiale tilgængeligt for offentligheden som muligt. Dog bør rapporterne renses for følsomme oplysninger og personoplysninger inden de offentliggøres. Tilsvarende skal ske ved offentliggørelse af referater fra diverse møder. a) Oplysningsudvalget: Oplysningsudvalget består nu kun af to personer. Det er for få kræfter til at trække et udvalg. Det blev besluttet, at udvalget efterfølgende er et ad hoc udvalg som nedsættes til at løse enkeltopgaver. Har nogen en idé eller en opgave nedsættes udvalget med de frivillige, som har interesse i opgaven. b) Svalebladet 2011: Der er modtaget et oplæg til indhold af bladet fra Bangladeshudvalget. Bestyrelsen synes godt om oplægget. Der er allerede gjort en hel del tanker om bladets indhold. Der er materiale på vej, og de forventede deadlines for færdiggørelse af bladet til trykning menes at kunne holde. Materialet kommer blandt andet til at omhandle både den politiske udvikling i landet, men også kvindernes og NGO ernes roller og situation i landet gennem tiden.

5 Det blev kort drøftet, om der samtidig skal være et indlæg om miljø, selv om det seneste nummer af bladet havde dette som tema. Her kunne et kort indlæg f.eks. handle om Thanapara-projektet, hvor Svalerne har haft et lille arbejdsmiljøprojekt i 2008 på basis af ansøgning efter studieturen i c) Merchandise Der arbejdes videre i det små med dette emne. Når der evt. dukker et interessant tilbud op, vil bestyrelsen blive orienteret. Beløbsrammen for modydelsen er fastlagt i et tidligere referat. d) 50 års jubilæum i 2013: Der var til mødet indsendt et oplæg til aktiviteter. Oplægget indeholder rigtig mange gode forslag. Bestyrelsen besluttede at give en positiv tilkendegivelse om at arbejde videre med forslagene. Samtidig opfordres gruppen til at tage kontakt til lokalafdelinger og andre grupper under Svalerne for at hverve deltagere til det videre arbejde med forslagene. e) Danidas rejsestipendium Kravene til ansøgning om stipendiet er undersøgt. Ansøgningsfristerne ligger på tidspunkter, der gør det umuligt at søge til kontaktrejserne. Endvidere er kravene til afrapportering og efterfølgende oplysningsaktivitet ikke mulige ressourcemæssigt at honorere for de frivillige i Svalerne. Rejsestipendier bør derfor ikke forsøges søgt. Ad 11. Nyt fra: a) Butikken på Østerbrogade Der er ikke noget nyt denne gang. Dog er butikkens omsætning i fremgang i forhold til sidste år på denne tid, hvilket er positivt. b) Kontoret Der forespørges, om det stadig er nødvendigt at samle brugte frimærker? Frimærkerne kan ikke omsættes til samlere som tidligere, og er derfor svære at komme af med. Bestyrelsen besluttede, at det ikke længere er nødvendigt at samle frimærkerne. Der er indsendt et oplæg til forfatter, som der kan laves en boganmeldelse fra til Svalenyt/Svaleblad. Forfatteren synes ikke at være repræsentativ for Bangladesh som sådan. Forslag til andre forfattere, der er mere repræsentative for landet indhentes i stedet. Der er indkøbt en ny stationær PC til kontoret, da Mac en ikke kunne mere. Der kommer en ITdoctor d. 11. oktober, som vil flytte fællesdrevene til den nye PC samt se på opsætningen af udstyret i kontoret. Det forventes, at der skal bruges ca. 2-4 timer på opgaven. Timeprisen er ca kr kr. i kørselsgodtgørelse. Dvs. en udgift på ca kr. Bestyrelsen mener, at opgaven skal udføres, og besluttede derfor at ville afholde udgiften til dette, dog indenfor en rimelig grænse. Viser det sig, at opgaven bliver mere omfattende end ovenfor angivet, bør FU kontaktes for nærmere stillingtagen. Kontorets drift dækkes af frivillige i den periode hvor Sanne deltager i kontaktrejsen til Indien.

6 c) Århus Der er bestyrelsesmøde i uge 39. På dette møde skal der blandt andet tages stilling til oversendelse af midler til Hovedforeningen (Svalerne). Det forventelige beløb er ca kr. Det går lidt trægt for Fair Trade Gruppen Anpartssalget for Fair Tradig går heller ikke så godt. A-anparterne har været svære at sælge, og der forsøges derfor med udbud i en bredere kreds af organisationer inklusive fx Folkekirkens Nødhjælp, DanMission osv. Holstebro-projektet med en ny butik går fint. Der arbejdes i øjeblikket på at finde en passende lokalitet. d) Odense Intet nyt denne gang. e) Fredericia Det går fint for gruppen. De er 26 frivillige. Byggeriet på nabogrunden er ved at være afsluttet. Deres nye nabo bliver en biograf. f) Nattergalevej Intet nyt denne gang Ad 12. Nyt fra eksterne udvalg og fora a) NGO Forum Sanne har været til årsmøde i dette forum. Det var spændende, og der er god grund til at fortsætte med deltagelse i forummet. b) 92-gruppen Svalerne har været medunderskriver af 2 breve fra denne gruppe siden sidst. Begge breve var vedlagt til bestyrelsens orientering. Vedr. brevet om biodiversitet burde gruppen også have haft fokus på Danmarks overtrædelser af både Agenda 2000 og Habitatdirektivet i den sammenhæng. c) DanWatch Der arbejdes på flere fronter i øjeblikket. Blandt andet er projektet Verdens Bedste Nyheder en stor succes og får meget plads i medierne. Ad 13. Evt. Frokost til bestyrelsesmøderne: Bestyrelsen besluttede at vende tilbage til ordningen med at bestille mad udefra, idet der går for meget tid med anretning af frokost, når tilberedning af frokost sker på selve mødet.