1 Deltagere Boligforeningen 3B Bent Frederiksen (Boligforeningen 3B) Peter Juul Andersen (Boligforeningen 3B) Per Bro (Boligforeningen 3B) Solvejg von Barm (Boligforeningen 3B) Anders Brøgger (næstformand i Boligforeningen 3B s organisationsbestyrelse) Iris Gausbo (medlem af Boligforeningen 3B s organisationsbestyrelse) Københavns Kommune Morten Boje (Teknik og Miljøforvaltningen) Rebecca Forsman (Teknik og Miljøforvaltningen) Aviaja Sigsgaard (Teknik og Miljøforvaltningen) Niels Bjørn (Teknik og Miljøforvaltningen) Anne Mette Friis Pedersen (Teknik og Miljøforvaltningen) 1. Opfølgning på styringsdialog og aftaler i 2011 a. Status på sidste års aftaler Kommunen oplyser, at arbejdet med indgåelse af initiativaftale om Hørgården starter 1. halvår 2013. (Arbejdet er siden mødet blevet udskudt til 2. halvår 2013) Oversigt over PCB screening er afleveret af 3B til kommunen. Det aftaltes, at kommunen og 3B holder et møde, hvor 3B s byggechef vil forklare, hvad screeningen viser. Der er ikke som oplyst sidste år blevet nedsat en temagruppe under Samarbejdsforum, som skal afklare ansvarsfordelingen og samarbejdsstrukturer vedr. problemer relateret til børn og unge. Kommunen foreslår en temadrøftelse på Samarbejdsforum herom. 3B finder Socialforvaltningens sagsbehandling vedrørende fordelingen af udgifter og m² på servicearealer langsommelig. Øvrige aftaler fra sidste år giver ikke anledning til væsentlige bemærkninger. b. Status på arbejdet med institutionskontrakter (3B) Kommunen orienterede om, at et standardkoncept for lejeaftaler skønnes færdigt i foråret 2013. Det skal anvendes i forbindelse med lejeaftaler for nye institutioner og ved genforhandling af lejen i de eksisterende institutioner. 3B opfordrede til, at man i fæl
2 lesskab finder en løsning, der er brugbar for parterne. Konklusionen blev, at der stadig arbejdes på konceptet, som vil blive fremlagt i Samarbejdsforum. 2. Organisationens ledelse og drift a. Boligorganisationens drift og udvikling 3B orienterede om boligforeningens fokusområder/udfordringer. 3B vil gøre driften bedre og mere effektiv, og det er et mål at holde administrationsbidraget i ro frem til 2020. Renovering af boligforeningens ejendomme/boliger til en tidssvarende standard er fortsat et fokusområde. Beboersammensætningen der er velfungerende lejere, men også det modsatte. I visse afdelinger er utilpassede unge over 18 år fortsat en udfordring. Da 3B s erhvervslejemål ikke længere er så tidssvarende, vil 3B analysere alle erhvervslejemålene og foretage en risikovurdering. Højere grad af sammentænkning af de boligsociale og fysiske helhedsplaner. b. Økonomi/drift og den fremtidige udvikling i organisationens dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsrettigheder, herunder tilbagemelding på kommunens regnskabsgennemgang. Følgende punkter blev drøftet med udgangspunkt i revisionsprotokollatet: Udlejning af erhvervsareal/sideaktivitetsbekendtgørelsen 3B har nu oprettet et selskab, der står for udlejning af erhvervsareal til markedsleje. Erhvervet udlejes af 3B til selskabet til balanceleje. 3B påpeger, at der er stor forskel mellem balance og markedsleje og oplyser, at de sammen med Landsbyggefonden arbejder på en henvendelse til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter om f.eks. at kunne finansiere erhverv med 50 årige lån, således at lejeforskellen bliver mindre. Ydelsesstøtten de kommende år revisor anbefaler, at 3B vurderer, hvad ydelsesstøtten vil udgøre de kommende år, når støtten forøges i takt med afslutning af omprioriteringssager og låneoptagelse se endvidere næste punkt. Fremskrivning af den forventede udvikling i dispositionsfonden m.v. 3B udleverede den seneste opgørelse, der løber frem til 2040. Oversigten bliver løbende ajourført med nye projekter, der påvirker udviklingen.
3 Revision af fraflytterområdet 3B oplyser, at området har ledelsesmæssig fokus. Procedurerne vil blive forenklet og gjort tydeligere, så boligforeningens tab på fraflytning som følge af fristoverskridelser undgås. c. Opsigelse af institutionslejemål hos boligforeningen 3B har ønsket en drøftelse af kommunens opsigelse af institutionslejemål, herunder henset til spørgsmålet om tilbagefald og frikøb og med henvisning til den seneste udvikling i Valby. Det er vanskeligt for 3B, når kommunen opsiger lejemål i ejendomme, der ikke er frikøbt fra hjemfaldspligten. 3B efterspørger en mere klart og strategisk tilgang fra kommunens side. 3B og kommunen aftalte, at Teknik og Miljøforvaltningen drøfter dette spørgsmål med Børne og Ungdomsforvaltningen, ligesom Teknik og Miljøforvaltningen drøfter spørgsmålet om frikøb fra hjemfaldspligten med Økonomiforvaltningen. Spørgsmålet kan desuden bringes op i Samarbejdsforum. d. Udviklingen i antallet af udsættelser i organisationen 3B oplyser, at der er fokus på området, og at udsættelserne er reduceret. 3B har deltaget i arbejdsgruppen om forebyggelse af udsættelser i Københavns Kommune. Derudover har 3B i samarbejde med Boligkontoret Danmark søgt Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter om midler til projektet Stop udsættelser i to boligafdelinger den ene Folehaven i Valby og den anden Egedalsvænge i Fredensborg Kommune. e. Håndtering af beboerklager/husordenssager særligt i udsatte boligområder Der var enighed om at udsætte punktet til senere drøftelser. f. Anvendelse af sociale klausuler i renoveringsprojekter Kommunen opfordrer 3B til at gøre brug af partnerskabsaftalen mellem BL og Dansk Byggeri i forbindelse med renoverings og/eller nybyggeriprojekter. g. 3B s CSR politik Der var enighed om at udsætte punktet til senere drøftelser. 3. Afdelingernes ledelse og drift
4 a. Afdelinger i 3B med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal jf. styringsrapporten for boligorganisationen Der var en drøftelse af revisionsprotokollatet og styringsrapporten især om afdelingerne: Folehaven, Amagerfælledvej, Sangergården, Dannebrogsgade, Bogfinkevej, Remisevænget Øst og Remisevænget Nord/Syd. Revisors henstillinger og anbefalinger om de enkelte afdelinger samt kommunens egne observationer i forbindelse med regnskabsgennemgangen blev drøftet. Det vedrørte primært tab på fraflytning, udgifter til istandsættelse, henlæggelsesniveauer, opsamlede underskud og manglende udmatrikulering. 3B oplyste, at der er stor opmærksomhed på at henlægge tilstrækkeligt til fraflytning, og at der er udarbejdet en politik omkring forhøjelse af henlæggelser og indskud. I afdelingsbudgetterne for 2014 skulle der være tilstrækkelige henlæggelser. 3B foreslog omkring revisors bemærkninger til udmatrikulering, at sagerne afsluttes hurtigst muligt, når byggeriet er færdigt. Dette gælder både kommunens regnskabsgodkendelse og selve udmatrikuleringen. Der var desuden en drøftelse af, hvad 3B aktuelt gør for at reducere tab ved fraflytning. Kommunen opfordrede til øget opmærksomhed på problematikken i forbindelse med budgetlægning. 3B har også fremadrettet fokus på at reducere tab ved fraflytninger f.eks. via områdemøder, hvor videndeling på området er i fokus. 3B har ligeledes fået lavet en politik for forhøjelse af indskud. b. Status på nye særligt udsatte boligområder I oktober 2012 kom Stærevej (Vestergårdsvej) på regeringens liste over særligt udsatte boligområder i København. 3B oplyste, at de ikke for tiden har særskilte planer for boligafdelingen, men at afdelingen indgår i 3B s generelle vurdering af afdelingernes boligsociale og fysiske tilstand. Kommunen oplyste, at den gerne ser en koordineret indsats i forhold til en eventuel fysisk helhedsplan med de to øvrige afdelinger i det særligt udsatte boligområde (AAB, Stærevej og SAB, Fynshuse) samt områdefornyelsen. c. Drøftelse af arbejdet med en initiativaftale for Hørgården 1 og 2. Kommunen orienterede om, at arbejdet med en initiativaftale skal kobles med kommunens udviklingsplaner for de udsatte byområder og derfor først påbegyndes i 2013, jf. punkt 1a. 4. Byggeri, renoveringer og energitillæg
5 a. Renoveringsprojekter i gang Kommunen og 3B drøftede processen og kvaliteten i renoverings og fremtidssikringsprojekter. 3B foreslog kommunen at indstille renoveringsprojekter fire gange årligt. Kommunen overvejer den fremtidige proces. b. Nye renoveringer på vej 3B havde udarbejdet et notat om relevante helhedsplaner og renoveringssager, som blev gennemgået. Kommunen og 3B drøftede især udfordringerne i forhold til Solvangcentret, jf. særskilt notat fra 3B, og Hørgården 3. For så vidt angår Solvangcentret oplyste 3B, at organisationsbestyrelsen har tilsluttet sig nedrivning af centret. Flere af lejemålene er opsagt, og de resterende lejemål er under afvikling. 3B forventer at sende ansøgning om kapitaltilførsel til nedrivning af Solvangcentret til Landsbyggefonden i foråret 2013. Kommunen oplyste, at godkendelse af nedrivning af Solvangcentret forudsætter en plan for den fremtidige anvendelse af arealet. For så vidt angår Hørgården 3 er spørgsmålet, hvad der skal ske med ejendommen, hvis den ikke som planlagt kan omdannes fra nuværende plejehjem til almene plejeboliger, et plejecenter og rehabiliteringsboliger. Der er en økonomisk udfordring omkring hjemfaldspligten. Der blev aftalt at drøfte projektet videre mellem Teknik og Miljøforvaltningen, Sundheds og Omsorgsforvaltningen og 3B. c. Nybyggeri og ungdomsboliger Hvilke planer har 3B om nybyggeri, og har 3B planer om at opføre ungdomsboliger? Det blev aftalt at drøfte dette i forbindelse med den forestående udmøntning af grundkapitalen, som vil blive tilrettelagt på en ny måde, bl.a. for at reducere boligorganisationernes udgifter til projekter, der ikke gennemføres. Kommunen kvitterede for, at 3B byder ind med projekter. d. Energi og klimatiltag i nybyggeri og renovering Punktet blev ikke drøftet. 3B fortæller gerne senere om 3B s erfaringer med energirigtige løsninger. e. Afrapportering fra teknisk tilsyn 2012
6 Kommunen havde modtaget et meget sparsomt materiale om to sager, hvilket ikke muliggjorde et teknisk tilsyn. 3B vil sende et eksempel på, hvordan de udfører teknisk tilsyn på deres ejendomme. 5. Aftaler og mål for det kommende år 1. Ved næste års styringsdialog drøftes en strategi for erhvervsudlejning. 2. 3B og kommunen drøfter spørgsmålet om opsigelse af institutionslejemål. 3. Det blev aftalt, at følgende emner kan være relevante for en drøftelse i Samarbejdsforum: utilpassede unge, afvikling af afdelingsmøder og digitalisering. 4. 3B orienterer kommunen om resultatet af PCB screeningen. 6. Eventuelt Der var ikke yderligere bemærkninger.