Referat fra bestyrelsesmøde i Tandlægernes Tryghedsordninger den 24. maj 2016 på Svanemøllevej Til stede: Kirsten Melchior (KM) Niels Bruun (NB) Svend Ulrich Jensen (SUJ) Mette J. Hansen (MJH) Mette Heegaard (MAH) Lena Hedegaard (LEH) ref. Ulla Friberg (UF) - afbud HB-koordinator: Palle Skjødt (PS) Controller Paul Allaart deltog i pkt. 8 Revisorerne Anne Hyllested og Christian Sanderhage, Deloitte deltog i pkt. 8.4 Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på referat fra sidste bestyrelsesmøde 3. Orientering fra bestyrelsesmedlemmer 4. Orientering fra TFs HB 5. Orientering fra Sekretariatet 6. Dagpenge 6.1. Sagsbehandling 6.2. Økonomi 6.3. Erhvervsrådgivning psykolog, mentor og drift 7. Udvalg 7.1. Forsikringer & Pension 7.1.1. Klinikforsikring 7.1.2. Sygedriftstabsforsikring 7.1.3. Kriminalitetsforsikring 7.1.4. Netbankforsikring 7.1.5. Gruppeliv 7.1.5.1. Kritisk sygdom som stand alone forsikring? 7.1.6. Erhvervsudygtighedsforsikring 7.1.7. Pension 7.1.8. Sundhedsforsikring 7.1.9. Privatforsikringer 7.2. Andre aktiviteter 7.2.1. Krisehjælp 7.2.2. Fonde og Hjælpeforening 8. Økonomi og investeringer 8.1. Budgetkontrol 8.2. Investeringer 8.3. Budget 2017-2018 8.4. Regnskab 2015 9. Markedsføring 10. Strategi 2017 10.1. Tilfredshedsundersøgelse 10.2. Konkurrence (2Ga), herunder møde med SEB/PTO? 10.3. Idékatalog og møder med Advisory Board (5Db) 11. Årsberetning 2016 12. Årskalender 12.1. Sommerferie 2016 13. Bestyrelsesmøde 25.8.2016 13.1. Emner til drøftelse med HB 14. Eventuelt 14.1. Med deltagelse af direktøren og sekretæren 1
14.2. Med deltagelse af direktøren 14.3. Bestyrelsen alene 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Opfølgning på referat fra sidste bestyrelsesmøde Der er sket opfølgning, hvor dette var aftalt. 3. Orientering fra bestyrelsesmedlemmerne KM orienterede om: - UF er ikke trådt ud af bestyrelsen, men holder orlov fra bestyrelsesarbejdet. - Samtale med Freddie Sloth-Lisbjerg om bl.a. kollegahjælp og fremtidigt sæt-up, domicil og demokratisk struktur. - Møde den 27. april 2016 med kredsformænd og HB. KM orienterede bl.a. om vedtægtsændringsforslag, bestyrelsens sammensætning, efterlysning af kandidater til bestyrelsen fra kredsbestyrelsernes side, erhvervsudygtighedsforsikringen og dens kedelige skadeforløb, PTO/SEB artikel. Dagpengeordningen kører som den skal. Der er nye tiltag undervejs med henblik på yderligere hjælp til tandlægerne. Domicil, hvor der ikke fornemmes den store interesse. KM pointerede igen, at adgang til dataoverførsel af medlemsoplysninger SKAL indarbejdes i vedtægterne. KM informerede desuden om seniormøderne. Der var uforbeholden ros fra 5. kreds til Tryghedsordningerne. - KM, NB og MAH havde kontaktet formanden for PTO, Peter Kaihøj på Årskursus vedrørende markedsføringen af SEB s tilbud om forskellige dækninger ifm. sygdom. Det blev aftalt med SEB-folkene, at de skal komme og fortælle om produktet, som de markedsfører, overfor hele bestyrelsen. NB: - Møde i PTK-1. - Møde i KFU vedrørende overenskomst. - Bestyrelsesmøde i 1. kreds, hvor der bl.a. blev drøftet domicil. Der er ikke flertal for nyt domicil. - Møde den 27. april 2016 med kredsformænd og HB sammen med KM. MJB: - Kredsinternatmøde, hvor emnerne bl.a. havde været demokratisk struktur og domicil, som kredsen ikke ment, der skulle skiftes. 4. Orientering fra TFs HB PS orienterede om: - Første møde i det offentlige system vedrørende model til en et-årig turnusordning. - Møde i uge 22, hvor HB skal mødes med ATO og PTO. ATO har stillet forslag om ny foreningsstruktur. - Domicil Der har været mange udmeldinger fra kredsene. Der foreligger desuden nu et notat fra Deloitte med en domicilanalyse. - Demokratisk struktur. Dokument med sammenfatning af alle input er meget omfattende. Udvalg skal komme med en indstilling til HB med henblik på endelig indstilling til HGF. - Regnskab 2015. Overskud kan henføres til kursusvirksomhed. 5. Orientering fra Sekretariatet 2
MAH orienterede om: - Tag/murhældning på 15 %. Vores tømrer har konstateret hældningen og oplyst, at taget ikke umiddelbart har løsnet sig fra muren, muligvis har det set sådan ud hele tiden. MAH spurgte, om sekretariatet skulle sørge for yderligere undersøgelse af tag/hældning. Bestyrelsen besigtigede huset og enedes om ikke at foretage sig yderligere, men selvfølgelig holde øje med en evt. videre udvikling. - Sammenfald i indkørslen. Indkørslen skal graves op i løbet af sommeren. Skaden er anmeldt til Tryg, som formentlig dækker skaden. - Det næste nyhedsbrev, som vil blive sendt ud før sommerferien. - Telefonproblem i TF, som bevirker, at ikke alle medlemmer kan omstilles til Tryghedsordningerne, når der kaldes op via TF. - Direktørmøde med Joakim Lilholt, TF. Det blev aftalt, at sekretariatet inviterer TF-medarbejdere til Svanemøllevej for at orientere om vores ordninger. Der er kommet flere nye medarbejdere i TF. - Joakim Lilholt havde oplyst, at aftalen med attestudvalget om priser på attester formentlig vil blive opsagt. - Et aflyst møde med Lars Larsen fra Pension for selvstændige. Ny mødeaftale afventes. - Møde den 30. maj 2016 med Prime Time vedrørende tiltag på de sociale medier. Der skal lægges en strategi inden introduktionen. - Praksisforsikringens overgang til sagsbehandling i Tryg. Trygs sagsbehandling foregår hovedsageligt elektronisk, hvilket medfører behov for forskellige tilpasninger i sekretariatet. Der er et stort fald i ankesagerne, som formentlig skyldes manglende trufne afgørelser fra Codan. Stigning forventes i løvet af året. 6. Dagpenge 6.1 Sagsbehandling KM oplyste, at det medlem, der havde stillet spørgsmålstegn ved beregning af ydelser i forbindelse med barsel, havde fået uddybende forklaringer. KM orienterede om et medlem, hvis ægtefælle er har alkoholafhængig. Medlemmet havde spurgt om, det var muligt at ansøge om støtte, bl.a. i forbindelse med ægtefællens ophold på behandlingshjem. Bestyrelsen vedtog, at der ikke var grundlag for støtte i den konkrete sag, dels fordi det ikke er medlemmet, der har alkoholproblemer, dels fordi der ikke er oplyst om økonomiske problemer. Konsulent Ulla Pilemand har spurgt om, der kan bevilges nogle flere timer til afklaring og afslutning af 3 specificerede opgaver overfor et medlem, som hun hjælper via ordningen om konsulentbistand. Bestyrelsen vedtog, at der kan gives 2-4 timers konsulentbistand til afklaring og afslutning. Derefter har medlemmet mulighed for selv at indgå videre aftale med Ulla Pilemand for egen regning. LEH orienterede om nogle uklarheder i vejledning om udbetaling i barselssager, hvor den barslende bliver sygemeldt, før barselsorlov påbegyndes. Det blev aftalt, at LEH undersøger nærmere og kommer med eksempler og forslag til løsning på bestyrelsesmødet den 25. august 2016. 6.2 Økonomi KM bemærkede, at der som planlagt udbetales mere til sygdom. Modregning i regionsomsætningen på 5,6 % vil formentlig ikke få den store betydning for dagpengeordningen. 6.3 Erhvervsrådgivning psykolog, mentor og drift. MAH gennemgik udkastet til oplæg og orienterede om et planlagt møde den 25. maj 2016 med både erhvervspsykolog Majken Blom Søefeldt og konsulent Ulla Pilemand, hvor det nye tiltag om yderligere rådgivning vil blive drøftet. MAH tager kontakt til Ole Marker, TF med henblik på udpegning af nogle tandlæger, der kan tilknyttes med henblik på faglig sparring. Det blev aftalt, at der afsættes op til: 3
12 timer til erhvervspsykologisk rådgivning 6½ time til konsulentbistand 6 timer til faglig sparring Budget på 500.000 kr. i alt det første år. KEU har tilbudt, at Tryghedsordningerne kan komme med et indlæg på KEU-konferencen i februar 2017. Indlæg drøftes med Majken Blom Søefeldt og Ulla Pilemand. MAH og LEH arbejder videre med oplægget, aftaler med konsulenterne og tandlæger, tekster til præsentation mv. Ordningen skal hedde: Erhvervsrådgivning psykolog, faglig sparring og drift. 7. Udvalg 7.1 Forsikringer og pension 7.1.1 Klinikforsikring Der er ingen særskilte kommentarer. 7.1.2 Sygedriftstabsforsikring Codan har reklameret for sygedriftstabsforsikringen i bladet Dental uden at oplyse om samarbejdsaftalen med Tryghedsordningerne eller orientering af Tryghedsordningerne. Erhvervsafdelingen i Codan har beklaget forløbet og vil fremadrettet være opmærksom på vores partneraftaler. 7.1.3 Kriminalitetsforsikring IT-kriminalitetsforsikringen har været en stor succes. Der havde været stor interesse og mange henvendelser på Årskursus om forsikringen. Ved tegning af IT-kriminalitetsforsikringen vil der ikke være behov for netbanksforsikringen gennem Chubb. I forbindelse med tegning af ny it-kriminalitetsforsikring kan man samtidig ved afkrydsning opsige sin netbanksforsikring. 7.1.4 Netbanksforsikring 7.1.5 Gruppeliv MAH oplyste, at 1. kvartal 2016 havde været meget positivt, hvorimod 2. kvartal ikke ser helt så lovende ud. 7.1.5.1 Kritisk sygdom som stand alone forsikring MAH oplyste, at FG ikke anbefaler en stand alone aftale på kritisk sygdom. Skadeprocenten ved kritisk sygdom er betydeligt højere end ved død og derved vil præmien til en sådan enkeltstående forsikring blive relativt dyr. SEB har en pakkeløsning, hvor den kritiske sygdomsdel er billigere og har flere valgmuligheder. Det kan alene lade sig gøre, fordi SEB også har en tvungen pensionsordning med i pakken, de tilbyder tandlægerne. Det blev drøftet om, der skulle være flere valgmuligheder af dækninger både ved dødsfald og kritisk sygdom. Henset til, at præmierne er reguleret op ad flere gange for at sikre sammenhæng i ordningen og at fleksible dækninger ikke umiddelbart er noget, medlemmerne efterspørger i sekretariatet, blev det besluttet, at der ikke skal ske ændringer i gruppelivsordningen på nuværende tidspunkt. 7.1.6 Erhvervsudygtighedsforsikring KM bemærkede, at kvartalsrapporten for 1. kvartal ikke er opdelt i faktiske udbetalinger og hensættelser. Dette vil blive opdateret fra Danicas side. I kvartalsrapporten for 2016 er der medtaget en skade fra 2014, som er blevet sent anmeldt. Resultatet er, at skadesforløbet stadig ser rigtig skidt ud. 2015 er desværre ikke meget bedre. Skadesforløbet er utilfredsstillende. 4
Der er aftalt møde med Danica den 26. oktober 2016 kl. 11 (der er bestyrelsesmøde fra kl. 13.00 samme dag) med henblik på fastsættelse af præmien for 2017. KM og NB deltager i mødet. KM opfordrede de øvrige bestyrelsesmedlemmer til at deltage, hvis de har mulighed for det. 7.1.7 Pension. MAH orienterede om, at det sidste seniorkursus i denne møderække blev afholdt i Ålborg. Der er foretaget evaluering efter hvert kursus og alle evalueringerne er samlet i det udsendte skema. Resultatet er meget tilfredsstillende. PFA er ved at udvikle et kursus for de 30-45 årige. Kurset vil blive præsenteret på mødet i efteråret 2016. 7.1.8 Sundhedsforsikring 7.1.9 Privatforsikringer MAH orienterede om det årlige møde med Tryg den 7. marts 2016. De enkelte ordninger kører generelt fornuftigt, men på ulykkesforsikringen er der anmeldt 2 skader, der forhåbentlig ikke bliver så dyre som forventet. Præmien på rejseforsikring kommer til at stige. Det beløb, det offentlige havde kanaliseret over til ordningen i forbindelse med ændringen i det gule sundhedskort var langt fra tilstrækkeligt. En del af forklaringen er også, at folk er begyndt at bruge afbestillingsdelen langt mere end tidligere. 7.2 Andre aktiviteter 7.2.1 Krisehjælp 7.2.2 Fonde og Hjælpeforening Den 12. april 2016 blev der afholdt et godt og positivt møde med gensidig orientering med Danske Tandlægers Hjælpeforening. Hjælpeforeningen blev tilbudt at blive koblet op på Tryghedsordningernes Intranet, så ansøgninger kan behandles som sikkert materiale. Hjælpeforeningen takkede ja til tilbuddet. 8. Økonomi og investeringer 8.1. Budgetkontrol Budgettet følges. 8.2. Investeringer Paul Allaart bemærkede, at den vedtagne investeringsprofil stadig er fornuftig. Fordelingen i papirer skal ses over i hvert tilfælde en 5-årig periode og med den nuværende risikospredning har Tryghedsordningerne den risiko, der er fastsat. 8.3 Budget 2017-2018 Paul Allaart gennemgik budgettet og besvarede spørgsmål fra bestyrelsen. Det blev drøftet, hvordan de enkelte poster, der relaterer sig til dagpengeordningen skal stå, så alle indtægter og udgifter kan ses i sammenhæng. Det blev aftalt, at Paul Allaart laver et fordelingsregnskab på dagpengeordningen til bestyrelsesmødet den 25. august 2016. Paul Allaart tilretter et par detaljer, som blev drøftet. Betydningen af udsving i rammen for regionsomsætningen blev drøftet. MAH gennemgik fordelingen af administrationsomkostningerne mellem Praksisforsikringen og Tryghedsordningerne. Tryghedsordningernes bestyrelse og Praksisforsikringsudvalget skal hver især godkende den beskrevne fordeling, da det vil være det fastsatte 5
administrationsbidrag, Praksisforsikringen vil blive opkrævet over de næste 2 år. Alle udgifter, der kan relateres direkte til Praksisforsikringen indgår ikke i administrationsbidraget og betales direkte fra Praksisforsikringens driftskonti. Bestyrelsen godkendte budgettet i sin helhed, herunder fordelingen i administrationsbidraget mellem Tryghedsordningerne og Praksisforsikringsudvalget. Det forventes, at Praksisforsikringsudvalget godkender fordelingen i administrationsbidraget på et udvalgsmøde den 1. juni 2016. 8.4 Regnskab 2015 Paul Allaart gennemgik regnskabet, som viser et positivt resultat på 11,3 mio.kr. Resultatet skyldes primært, at bidragsindtægterne er steget. 2015 har været et stabilt år uden store udsving. Revisorerne har givet regnskabet en ren påtegning. Skatteopgørelsen blev taget til efterretning. Christian Sanderhage gennemgik revisionsprotokollatet og forklarede den nye opsætning med gule, grønne og røde markeringer, hvor rød naturligvis ville være kritisk. Alle markeringer, på nær en enkelt gul, er grønne. Der er ingen røde markeringer. Revisorerne og Paul Allaart takkede gensidigt for et godt samarbejde. 9. Markedsføring MAH oplyste, at vores stand på Årskursus havde været godt besøgt. Der har været afholdt de vanlige møder med OF erne. Det giver goodwill og reklame overfor de studerende. Det næste nyhedsbrev er under forberedelse og har ferie som tema. Sekretariatet er desuden ved at skrive en artikel til TB om Tryghedsordningernes tilbud til tandlægerne, holdt op mod SEB/PTO s nye tiltag. Artiklen vil bl.a. beskrive den seriøse og uvildige rådgivning, tandlægerne kan få i Tryghedsordningerne. Artiklen forventes at komme i TB lige efter sommerferien. 10. Strategi 2017 10.1 Tilfredshedsundersøgelse (1Ca) Det modtagne oplæg fra Prime Time til en tilfredshedsundersøgelse er stort set en gentagelse fra sidste gang, hvilket har betydning for muligheden for en sammenligning af udviklingen i svarene. Det blev drøftet, hvilke emner, der kunne belyses i undersøgelsen, fx: Fokus på udbredelse af, hvad tandlægerne kan få udbetalt ved sygdom Stadig opmærksomhed på hele dagpengeordningen Spørgsmål, der omhandler Facebook Tryghedsordningernes nye tiltag om yderligere rådgivningshjælp, som offentliggøres lige efter sommerferien. MAH anbefalede afrapportering nr. 1, der indeholder en tabelform, en powerpointpræsentation og en 5-siders rapport med konklusioner mv. Bestyrelsen godkendte anbefalingen. Det blev besluttet, at undersøgelsen skal sendes ud en uges tid efter årsrapporten, som forventes udsendt primo september. Bestyrelsen ønsker hvis muligt en konklusion i løbet af oktober måned (BM 26.10). MAH kontakter Prime Time med henblik på den videre planlægning med indfrielse af bestyrelsens ønsker til udsendelse og opfølgning med konklusioner. 10.2 Konkurrence (2Ga), herunder møde med SEB/PTO? 6
Bestyrelsen drøftede SEB s pakke af pension, erhvervsudygtighedsforsikring, sygedriftstabsforsikring, livsforsikring og kritisk sygdom som udbydes til tandlægerne og markedsføres af/via PTO. Det blev besluttet, at KM retter henvendelse til PTO s formand Peter Kaihøj med henblik på et møde. MAH vil kontakte forsikringsfolkene i SEB med henblik på, at de kan komme til et møde den 20. juni 2016 og orientere om deres produkt og deres markedsføring af samme. 10.3 Idékatalog for møder med Advisory Board (5Db) Jan Tornfeldt og MAH har haft 2 møder og Jan Tornfeldt har på den baggrund udfærdiget det udsendt oplæg, som vil blive drøftet med Advisory Board på mødet dags dato. 11. Årsberetning Bestyrelsen drøftede udkastet til årsberetningen. Det blev aftalt, at MAH sender en word-udgave til bestyrelsen, så det er muligt at komme med forslag, rettelser og kommentarer. Herunder komme med forslag til, hvor der skal linkes til noget andet, fx aktuelt afsnit på hjemmesiden, en artikel i TB osv. Herefter laves et endelig oplæg, hvor links mv. virker og kan afprøves. Endeligt oplæg tages op på bestyrelsesmødet den 25. august 2016 med henblik på vedtagelse af årsberetningen. 12. Årskalender Årskalenderen blev godkendt og vil blive lagt på Intranettet med tilføjelse af endnu et par mødedatoer. 12.1 Sommerferie 2016 Bestyrelsesmedlemmernes sommerferier er noteret. 13. Bestyrelsesmøde 25.8.2016 Opfølgning på punkter nævnt ovenfor. 13.1 Emner til drøftelse med HB Det blev aftalt, hvilke emner, der skulle på dagsorden til mødet med HB den 25. august 2016: Domicil. Demokratisk struktur. Samarbejde med TF fremadrettet. Hvor er vi - Tryghedsordningerne/Praksisforsikringen - henne i TFs bevidsthed i hverdagen? Vedtægter, herunder rollen som koordinator/observatør. 14. Eventuelt Intet. Formanden hævede mødet. Det godkendte referat udsendes til: - Tryghedsordningernes bestyrelse og sekretariat - Tandlægeforeningen, som i henhold til aftale videresender til hovedbestyrelsen og kredsformændene. 7