Bestyrelsesmøde, tirsdag den 17. maj 2011, i Det Blå Tårn, Rugkobbel, Aabenraa: Mødt var fra bestyrelsen: Egon Soll, formand Conny Lauritzen Birthe Hansen Karin van Overeem Poul E. Weber Leif Poulsen Svend Jensen Nicki Hagesen Lars Bo Lund Yrsa Nielsen Steen Valentin ES CL BH KVO PEW LP SJ NH LBL YN SV Ikke til stede: Ingen Fra administrationen deltog Jens Chr. Raun Hans H. Appel (ref.) JCR HHA Dagsorden for mødet var: Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol Pkt. 2: Fremlæggelse af revisionsprotokol Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand og administration Pkt. 4: Selskabssager til beslutning: a. Boligselskabets regnskab for 2010, til underskrift b. Ændring af adkomst, til underskrift c. Forretningsorden for bestyrelsen til underskrift d. Gaveregulativ til underskrift e. Kontoret f. Aftale med Dalbo om anvendelse af kontoret, Gråstenvej 8, Felsted g. Valg af medlem til Dalbo s repræsentantskab h. Delegering af deltagere til møde i Padborg, den 15. juni i. Almene Boligdage hvem deltager? j. Birthe Hansen foreslår, at adresseoplysninger kan gives i Nyt Fra Pkt. 5: Dagsorden til repræsentantskabsmøde gennemgås Pkt. 6: Eventuelt - herunder næste møde 93
Formand Egon Soll bød velkommen til mødet, hvorefter der fortsattes med behandling af dagsorden. Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol: Der forelå referater til godkendelse fra bestyrelsens møder den 16. februar, 30. marts, og 6. april 2011. Referater er underskrevet. Pkt. 2: Fremlæggelse af revisionsprotokol: Med dagsorden var udsendt protokol vedr. årsregnskabet for 2010 Behandles sammen med pkt. 4.a. Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand og administration: ES orienterede om: Foreslår struktur-debat i bestyrelsen og i selskabet. Herunder f.eks. om form på referater. Kuben har inviteret på besigtigelsestur 23. og 24. september Der er et udlejningsproblem koster mange penge. Hvad kan der gøres i udlejning? Problem i yderområder. Vi skal være mere udfarende for at synliggøre os. Vi kan vanskeligt konkurrere med privat-boliger. Der er uddelt forhånds-indbydelse til weekendtur. JCR orienterede om: Der er brugt tid på at finde kontor-muligheder. Arbejder, besluttet på afd.møder er i gang Omlægning af tag, som er byggeskade, er næsten afsluttet. Ombygning af Ungdomsboliger i afd.9: her mangler byggeregnskab. Sundhedsforsikring for viceværter er tilbudt. HHA orienterede om: Dalbo repræsentantskabsmøde den 25. maj. 94
kontorfunktionær går på efterløn fra 1. september 2011, herunder strategi for nyansættelse/afløsning. Afd. 40 og 41 arbejder omkring sammenlægning. Afkast værdipapirer 1/1-30/4: Sydbank -0,2 %, Tønder Bank +0,21% Mulighed for ændret fælles formueforvaltning Tomgang 10. maj: 24 boliger i alt, heraf 8 på Tinglevhus. 13 boliger har været ledige i mere end 3 måneder det er flere med længere varighed. Byggesag Bovrup har været til møde med kommunen Boligydelse modregnes fremover i husleje Bjarne Blaavand har overdraget 25% ejerskab til René Schmidt. Udlejning på især Tinglevhus og muligheder for ændret anvendelse m.v. blev diskuteret. Orientering taget til efterretning. Pkt. 4: Selskabssager til beslutning: a) Boligselskabets regnskab for 2010, til underskrift Med dagsorden var udsendt bilag i form af kopi af revisionsprotokoller for Aabenraa Almene Boligselskab og Kirsebærhavens Boligselskab, som blev gennemgået. Resultater efter revisionens gennemgang er et underskud for Aabenraa Almene Boligselskab på kr. 305.543, samlet egenkapital herefter kr. 8.515.968. Tilsvarende og afsluttende tal for Kirsebærhavens Boligselskab er et underskud på kr. 87.896 og en egenkapital på kr. 2.030.594. Spørgeskemaer blev gennemgået. Regnskaber er underskrevet. Spørgeskema underskrevet af formanden. Revisionsprotokol er underskrevet. b) Ændring af adkomst, til underskrift Baggrund herfor blev forelagt. I forbindelse med gennemførelse af tidligere fusion er adkomst ændret i tingbøger vedr. alle berørte afdelinger. 95
Nu har det i forbindelse med en låneoptagelse vist sig, at der mangler rettelse vedr. en matrikel i Bylderup-Bov, hvilket kræver en yderligere proces. Fuldmagt til advokatfirma Fink er underskrevet. c) Forretningsorden for bestyrelsen til underskrift Tilrettet forretningsorden var tidligere udsendt med referat fra møde den 16. februar. Forretningsorden er underskrevet. d) Gaveregulativ til underskrift Der blev uddelt kopi tidligere behandlet på møde den 16. februar. Underskrevet af formanden. e) Kontoret Der var medsendt notat, som blev gennemgået. Det blev foreslået, at der nedsættes et kontor-udvalg fra bestyrelsen. Det blev foreslået, at der sker en juridisk gennemgang af kontrakten. ES, JCR og HHA behandler fortsat sagen. Juridisk gennemgang inden endelig aftale indgås. f) Aftale med Dalbo om anvendelse af kontoret, Gråstenvej 8, Felsted Der forelå udkast til aftale, som var udsendt med dagsorden. Underskrevet af formanden. 96
g) Valg af medlem til Dalbo s repræsentantskab Der var medsendt notat med dagsorden. YN er foreslået og valgt. h) Delegering af deltagere til møde i Padborg, den 15. juni Der var i tidligere møde aftalt 5 deltagere. ES, CL, LP, SJ og PEW deltager. i) Almene Boligdage - hvem deltager? Med dagsorden var udsendt program. Det blev nævnt, at ca. 5 deltagere er maks. antal. LP, BH, CL, SJ, KVO deltager. Deltagere melder tilbage til HHA med ønsker om deltagelse i aktiviteter, hvorefter tilmelding sker. j) Birthe Hansen foreslår, at adresseoplysninger kan gives i Nyt Fra BH forelagde nærmere baggrund herfor. Det er adresser som anvendt hele tiden. Vi fortsætter som det hele tiden har været anvendt. Pkt. 5: Dagsorden til repræsentantskabsmøde gennemgås Den udsendte dagsorden blev fremvist og gennemgået. Forslag til dirigent blev diskuteret. 97
LP foreslås som dirigent. Aabenraa Almene Boligselskab Pkt. 6: Eventuelt herunder næste møde. LP: kør om på Buen i Stubbæk, og se hvad beboerne har lavet. BH: hvornår skal vi have målsætninger fornyet? kan tages i forbindelse med strukturdebat. CL: tak for opmærksomhed ved min fødselsdag. Næste møde blev aftalt til den 17. august 2011 kl. 18.30. Mødet sluttede kl. 21.30. Egon Soll Conny Lauritzen Birthe Hansen Poul E. Weber Karin van Overeem Leif Poulsen Steen Valentin Svend Jensen Nicki Hagesen Lars Bo Lund Yrsa Nielsen 98