Hold kontakten med dit netværk!

Hold kontakten med dit netværk! - Outlook er dit netværksprogram

Outlook er mere end blot et mailprogram Du kan bruge Outlook til meget mere end blot at sende og modtage mails med. Eksempelvis, så er Outlook fantastisk til at vedligeholde dine kontakter på nettet, samt holde øje med nyheder på eksempelvis blogs og netværksteder. Ved at benytte Outlook som det centrale lager til opbevaring af dine kontakter, kan du vedligeholde vigtige og nyttige informationer om dit netværk. Det betyder i sidste ende, at du altid kan finde den rette person til at hjælpe dig med din opgave. Jeg har i dette dokument givet en kort introduktion til, hvordan Outlook kan bruge mest effektivt. Dette materiale er skrevet udfra Outlook 2007, men mange af tingene kan også lade sig gøre i andre versioner af Outlook. Kontaktpersoner Hvis man i Outlook klikker på knappen Contacts (kontaktpersoner) i navigationspanelet, vil man komme til mappen kontaktpersoner. I denne mappe, kan man lagre sine kontaktpersoner og lave en masse aktiviteter basseret på dem. Klikker man på knappen New (Ny) oppe i venstre hjørne efter man har valgt mappen kontaktpersoner, så vil man få et helt frisk datablad frem på en kontaktperson. Som man kan se, så er der massere af information man kan indtaste. Selvfølgelig er der navn, adresse, og telefonnumre. Disse felter er naturligvis vigtige i forhold, til at man på sigt gerne vil kunne komme i kontakt med personerne igen.

Ved siden af feltet fullname (fulde navn) der har man mulighed for at indsætte billede på personen, hvis man har dette til rådighed. Det kan være en stor hjælp senere, når man igen får brug for at snakke med personen. Efter min opfattelse er det vigtigste felt på denne formular, dog note feltet. Som er det store felt til højre på skærmen. Notatfeltet på en kontaktperson: Notatfeltet på en kontaktperson er ofte et meget overset felt. Dette felt er, som jeg nævnte ovenfor, nok det vigtigste felt af dem alle. Det er her man beskriver hvad det er for en person, hvor vedkommende er truffet hende og øvrige informationer om kontaktpersonen. Det betyder at man efterhånden som tiden går, og man får sporet sig mere og mere ind på personen, vil man have en lang historik om hvad man har snakket om, besluttet, og hvad kontaktpersonens tændpunkter er. Det betyder at man fra gang til gang ved kontakt, kan bruge informationer fra den sidste samtale/møde. Når du skriver informationer i feltet, så er det meget vigtigt at du husker at skrive datoen. Ellers har du ikke en chance for at vide, hvor gammel informationen der står i feltet er. Nedenfor er et eksempel på hvordan sådan et notefelt kan se ud efter et års tid (fiktivt eksempel) Som det ses, så er der mange slags informationer. Både erhvervsmæssige, men også personlige. Der bliver gemt informationer som kan bruges til at skabe forretninger sammen, men også kommentarer der kan bruges til smalltalk ved opfølgning.

Opfølgning af kontakter Når man har oprettet et kartotek med sine kontakter, så er det naturligvis vigtigt at pleje dem. Nogle skal plejes tit, mens andre kun engang imellem. Det er dog klart, at hvis man har et par hundrede kontakter så kan det være svært at huske, hvornår man har aftalt at snakke sammen igen næste gang. Derfor findes der også i Outlook muligheder for at markere kontaktpersoner til opfølgning. Nå du åbner en kontaktperson, så vil du på fanen øverst have en knap der hedder follow up (Opfølgning). Hvis man klikker på denne knap, så har man muligheden for at markere hvornår man næste gang skal lave opfølgning på kontaktperson. Klikker man på Custom så fremkommer nedenstående boks, hvor man har forskellige muligheder. Flag to (Opfølgningsflag): Hvad skal der ske ved næste påmindelse der er nogle standard muligheder at vælge imellem, men vi kan også skrive vores egne kommentarer. Start Date (Start Dato): Hvornår denne opfølgningsopgave starter Due Date (Slut dato): Hvornår denne opfølgningsopgave senest skal være afsluttet Reminder (Påmindelse): Hvornår Outlook skal komme med den første påmindelse på denne kontaktperson Når man klikker på Ok, så vil man komme tilbage til kontaktpersonen og der vil være følgende linie øverst

Hvor man kan se, hvornår næste opfølgningdato er, samt hvad opfølgningen drejer sig om. Man kan naturligvis ændre dette ved at gå igennem ovenstående igen. Hvad sker der så den 8. september kl. 10:30? Der vil der poppe en reminder boks op i Outlook, der fortæller at du har en kontaktperson, der skal følges op på. Her kan du dobbeltklikke på navnet og åbne kontaktpersonen, for at se detaljer inden kontakten bliver taget. Samt efterfølgende for kontakten markere til næste opfølgningdato som beskrevet ovenfor. Kategorisering af kontakter Når nu vi har styr på at gemme kontakter, og huske at følge op på dem. Så kan den næste opgave være at kategorisere kontakterne således at man kan prioritere og arbejde med kontakterne, eksempelvis efter hvordan de kan hjælpe en, eller hvilke netværk de sidder i. Hvis man åbner en kontaktperson, så vil man se øverst oppe at der er en knap med Kategorisering. Her kan man vælge en farve (giver mere mening ved kalender) og en tilhørende beskrivelse. Som standard er der nogle defineret, men dem kan man tilpasse både beskrivelsen og farven på. Man har også yderligere mulighed for at lægge flere kategorier ind. Hvordan din kategorisering skal se ud, det afhænger af hvordan dit netværk er skruet sammen. Når du har valgt din kategorisering, og fået kategoriseret dine kontaktpersoner, så har du en masse muligheder for at lave specielle visninger, lave søgninger og i det hele taget tilpasse din kontaktpersonsmappe så den passer til din måde at arbejde på. Søgninger af kontakter Den nemmeste måde at søge efter dine kontaktpersoner på, er ved at bruge den søgeboks, der findes øverst i menuen i Outlook

I boksen search adress books, der kan du eksempelvis skrive navnet eller dele af navnet på kontakten. Så vil Outlook automatisk søge i dine kontakter efter den person. Visninger af kontakter I Outlook kan alt data vises som man har det bedst. Man har en masse standard muligheder for at vise kontaktpersoner. Kikker man øverst i menuen, så kan man vælge forskellige visninger. Den vil som udgangspunkt stå til Business Card, men kigger man på listen så kan man se forskellige måder at se data på. Vælger man eksempelvis Phone List, så kan man se dine kontakter i liste form som kan kopieres direkte til Excel. Har man behov for at vise dem anderledes, eksempelvis grupperet efter kategori så kan man klikke nederst i listen. Vælger man tilpas visninger, så kan man selv lave sine egne tilpasset visninger. Det vil føre for vidt at gennemgå, hvordan man laver views, men jeg kan anbefale at eksperimentere med det. Hvordan kobler man resten af verden til Outlook Når man alligevel arbejder i Outlook, så gælder det så vidt muligt om at få så meget af sin data ind i Outlook. På den måde, så kan man nøjes med at tjekke nyheder i Outlook, og ikke behøver at bruge tid på at gå fra program til program. Vi har muligheder for at følge med i RSS Feeds som eksempelvis Blogs, linkedin og nyheder. Kobling af Blogs til Outlook Jeg vil gerne gennemgå, hvordan man kan følge med i en blog. Denne blog kunne være itkurser.com eller foredrag.org eller andre spændende blogs. Hvis man går på www.it-kurser.com og nederst i billedes klikker på Abonner på indlæg så åbner der sig en ny side. Adressen på denne side, skal man kopiere og indsætte i Outlook. Følg nedenstående metode til at kopiere og indsætte i Outlook. 1) Kopier adressen ved at klikke i adresse feltet i det åbne browser vindue og klikke ctrl + c 2) Gå til Outlook 3) Klik på mail i navigationsvinduet nederst til venstre 4) Find mappen RSS Feed og højreklik og vælg Add new RSS feed (Tilføj ny RSS feed) 5) Indsæt den kopierede adresse ved at stille dig i tekstfeltet og klikke ctrl + v

Herefter vil Outlook synkronisere alle emnerne i den valgte blog og vise dem i Outlook. Det betyder at når der kommer nye indlæg, så vil søgemappen Unread mails (Ulæste mails) vise at der er nye poster i en mappe. På den måde, så er du fri for at holde øje med alle dine ynglingsblogs for at se, om der er nye spændende emner. Det kan du lade Outlook om. Det samme kan du gøre med dine ynglings nyheder, børsen, Jyllands posten og andre aviser. Den vigtigste af dem alle er dog nok LinkedIn, som du også kan tilføje i Outlook som en RSS Feed. Logger du ind på din LinkedIn profil og klikker på den lille orange ikon øverst, så vil du blive ledt til en vejledning af hvordan du kan tilføje denne feed til din Outlook også. Det betyder for dig at du bedre kan holde øje med dit LinkedIn netværk og agere udfra dette. Hvordan kommer du videre herfra? Dette var en kort intro til, hvordan du bruger Outlook til at holde bedre styr på dit netværk. Der er mange ting man kan med dette program, og andre programmer. Jeg har selv arbejdet professionelt med Outlook igennem de sidste 10 år, og har en bred erfaring i både netværksstyring og salgsstyring igennem Outlook. Hvis du er interesseret i at høre mere om, hvordan Outlook kan hjælpe dig eller din virksomhed, så er du velkommen til at kigge på hvor jeg underviser i dette og andre spændende emner. Har du spørgsmål til dette materiale, så er du naturligvis velkommen til at kontakte mig på ck@officekonsulenterne.dk Slutteligt vil jeg ønske dig god fornøjelse med det du har lært idag!