Viborg, den 22. september 2020 01.00.501100 GH Referat af hovedbestyrelsesmøde torsdag, den 17. september 2020 kl. 16.30 på H.C. Andersens Vej 8, 8800 Viborg Deltagere: Kirsten Østerballe (KØ), Else Olesen (EO), Pernille Cornelius (PC), Peter Rønning-Bæk (PRB), Jens Ravn (JR), Jan Duelund (JD), Andrej Willer (AW), Vibeke Vang (VV) og Heinrich Overgaard (HO). Grethe Hassing (GH). Mathias Lykke Larsen (ML) deltog i pkt. 3.1 1. Forhandlingsprotokollen 1. Referat fra bestyrelsesmøde den 11. august 2020 vedlægges. Referatet er godkendt og underskrevet. 2. 3. Beslutning. Til orientering. Referat fra repræsentantskabsmødet den 10. august 2020 er udsendt. Til orientering. Temamøde fredag, den 23. oktober 2020. Forslag til dagsordenspunkter vedlægges og foreslås drøftet med henblik på udarbejdelse af endelig dagsorden. Der er planlagt kursus i slutningen af november for afdelingsbestyrelser, som opfølgning på formandsmøde 5. februar 2020. Administrationens interne kurser for afdelingsbestyrelser foreslås udskudt pga. corona-situationen. Temamøde 23. oktober 2020 aflyses pga. corona-situationen. Emnerne fordeles på de kommende HB-møder, som tidsmæssigt udvides og med deltagelse af relevante ledere. Kursus for afdelingsbestyrelser planlagt til ultimo november udskydes. 2. Evt. tilføjelser til dagsordenen Ingen tilføjelser. 1
3. Beslutningspunkter 1. Markedsføring, venteliste og skiltning af afdelinger. På sidste møde, sag nr. 3.6, blev det besluttet at udskyde punktet. Boligselskabet Sct. Jørgen, BSJ, har opsagt den fælles venteliste med Boligselskabet Viborg, BV. BSJ og BV er enige om, at opsigelsen først kan effektueres, når begge selskaber har en ny venteliste klar, og at alle på ventelisten fra starten af overføres til begge selskabers venteliste. Efterfølgende må den enkelte tage stilling til, om der er ønske om at være på begge selskabers venteliste. For at kunne oprette egen venteliste, hvor den enkelte kunde kan betjene sig, skal BV etablere en ny hjemmeside, ligesom data fra nuværende fælles hjemmeside skal konvertereres til de nye ventelister hos hhv. BSJ og BV. Samtidigt skal hjemmesiden opdateres efter den nye designlinje. På repræsentantskabsmødet, pkt. 5, blev besluttet, at logoer på bygningerne udskiftes uden omkostning for afdelingerne, og at hovedbestyrelsen udarbejder en implementeringsplan med budget. Der vedlægges notat om kommunikation og markedsføringsopgaver 2020/2021. Kommunikationskonsulent Mathias Lykke Larsen deltager i mødet i dette punkt og fremlægger status og planer for arbejdet med den nye hjemmeside samt markedsføring. Det indstilles, at der på baggrund af fremlæggelse og drøftelser arbejdes videre med hjemmeside og markedsføring, herunder plan for skiltning af afdelingerne. Arbejdet med etablering af ny hjemmeside med tilhørende ændringer i bagvedliggende IT-systemer igangsættes snarest. Der udarbejdes konkret markedsføringsplan inkl. plan for skiltning af afdelinger til forelæggelse på næste møde, inkl. budget og finansiering. 2. Budgetter for 2021 for afdelinger, hvor afdelingsmøder er aflyst. På sidste møde, sag nr. 3.1, blev budgetterne for 2021 for afdelingerne godkendt, under forudsætning af, at de blev godkendt på afdelingsmøderne. Viborg Kommune har i år besluttet at aflyse afdelingsmøderne i vores plejecentre og bofællesskab pga. Covid 19-situationen. Beboerne er skriftligt orienteret. Budgetterne kan ses på www.boligviborg.dk. Huslejestigningerne er i gennemsnit for alle boliger på 0,94% fra 2020 til 2021 og for de berørte afdelinger: Afdeling Huslejestigning Type 57 Skovgården 0,00% Plejecenter 2
60 Kildehaven 0,94% Plejecenter 61 Skaglen 2,46% Bofællesskab 63 Blichergården 1,11% Plejecenter Det indstilles, at budgetterne for 2021 for afd. 57 Skovgården, afd. 60 Kildehaven, afd. 61 Skaglen og afd. 63 Blichergården godkendes. Godkendt som indstillet. 3. 4. Øvrige budgetter for 2021 for afdelinger til godkendelse. De sidste afdelingsmøder afholdes den 17. september 2020. På nuværende tidspunkt kan konstateres, at der til 2 afdelingsmøder ikke har været fremmøde til afdelingsmøderne. Det drejer sig om følgende afdelinger med de viste huslejestigninger: Afdeling Huslejestigning Type 51 Grønnegården 0,00% Ældreboliger 72 Engholmvej 3,31% Ungdomsboliger Det indstilles, at budgetterne godkendes. Det blev oplyst, at der heller ikke var fremmødte til afdelingsmøderne i afd. 73 Vestergade og afd. 26 Boyesbo. Begge afdelinger består af ungdomsboliger, og huslejestigningerne er hhv. 1,76% og 0%. Budgetterne blev godkendt. Afdelingsmøder 2020 råderetskataloger til godkendelse. Dokumenterne er under udarbejdelse i administrationen. Afd. 4 Sct. Mogensparken. Kollektiv råderet, køkkenudskiftning. Afd. 39 Asmild Kær: Overdækning af terrasse. Afd. 46 Fritidsgården: Belægningssten i haveside og ved indgang. Plantning af træer. Afd. 68 Liseborg Hegn: Isolering af depotrum, markiser, drivhuse, læhegn ved terrasser, opsætning af vandopsamlingstanke samt opsætning af fælles flagstang. Forslag til kollektiv råderet for afd. 4 Sct. Mogensparken vil blive fremlagt til godkendelse, når materialet er udarbejdet, med henblik på godkendelse af belåning og huslejestigning. 3
Det indstilles, at formand og direktør bemyndiges til at godkende råderetskatalogerne for afd. 39, 46 og 68. Godkendt som indstillet. 5. Viborg Varme a.m.b.a. Der er i de seneste par år arbejdet på etablering af et nyt selskab, Viborg Varme a.m.b.a., som skal producere og distribuere varme i Viborg. I arbejdet indgår Viborg Fjernvarme, Energi Viborg Kraftvarme, Overlund Fjernvarme samt BSJ og BV. På generalforsamling i Viborg Fjernvarme d. 15. september 2020 behandles forslaget om stiftelse af det nye Viborg Varme AMBA. Herunder er vedlagte forslag til vedtægter fremlagt til godkendelse, og der vælges medlemmer til overgangsbestyrelsen, som skal sikre, at det nye selskab etableres og kommer i god drift. Efter vedtægtsforslaget får boligselskaberne hver 50 stemmer samt mulighed for yderligere at delegere stemmer til beboere. I dag har boligselskaberne hver 25 stemmer. På mødet redegøres for generalforsamlingens forløb. Sideløbende arbejdes der på aftaler om omlægning af boligselskabernes blokcentraler. BV har følgende 4 blokcentraler: Blokcentral Afdelinger Antal boliger Odshøjvej 12, 18, 33 og 60 samt 804 butikscenter Digterparken 5, 7 og 9 samt administrationsbygning 383 Vestervang 10 og 59, samt børnehave og eget butikscenter 337 Ringparken 6 samt eget butikscenter 233 I alt 1757 Blokcentralerne modtager i dag varme fra Energi Viborg Kraftvarme fra transmissionsnettet. Via varmevekslere distribuerer vi varmen til de nævnte afdelinger til opvarmning og brugsvand. Aftalen med Energi Viborg løber til 2033. Energi Viborg Kraftvarme A/S forventes overdraget til Viborg Varme, hvorefter aftalen overgår til Viborg Varme. Der arbejdes på, at afdelingerne fremover skal forsynes fra Viborg Varme s distributionsnet, således at alle blokke/par af blokke (efterfølgende kaldet blokken) får stikledning med måler. Der etableres veksler til blokken med boostning af temperatur for brugsvand. Det er løsninger tilsvarende dem, som de seneste år er gennemført i afd. 4 Mogensparken og afd. 27 Teatergården. 4
Fremover forestår vi fordelingsregnskab inden for blokken, mens det er Viborg Varme, som distribuerer varmen. I nogle afdelinger skal der etableres nyt distributionsnet, mens det nuværende net kan anvendes i andre afdelinger eller bliver overflødigt. Der vedlægges oversigt over forventet overgang til distribution af varme via Viborg Varme og konvertering af de 4 blokcentraler til målerstik fra Viborg Fjernvarme/Viborg Varme. Overgangen og stik i hver blok, herunder produktion af brugsvand i hver blok frem for centrale varmtvandsbeholdere, bevirker, at temperaturen kan nedsættes, hvilket er til gavn for alle forbrugere i Viborg Varme. Overgangen bevirker ændrede udgifter til etablering og fremtidig drift og vedligeholdelse, samtidigt med at varmeprisen ændres. Vores advokat udarbejder forslag til aftale vedr. overgangen til forsyning fra Viborg Varme. Aftalen fremlægges herefter HB til godkendelse. 6. Det indstilles, at vedtægterne for Viborg Varme A.m.b.a. godkendes. Vedtægterne blev godkendt. JR udarbejder liste over uklarheder i ordlyden, som GH fremsender til Viborg Fjernvarme. Salg af byggeret til ejerlejlighed i afd. 60 Kildehaven (Leve-bo-miljøer). Viborg Kommune ønsker at opføre 2 såkaldte leve-bo-miljøer som tilbygninger til afd. 60 Kildehaven. Ejendommen er i dag opdelt i 2 ejerlejligheder, hvor afd. 60 er den ene og afd. 86 Serviceareal Kildehaven er den anden. Begge ejes af BV, men afd. 86 er udlejet til Viborg Kommune. Tilbygningerne i form af leve-bomiljøer vil udgøre en 3. ejerlejlighed, hvorfor der vil skulle dannes en ejerforening med Viborg Kommune. Der vedlægges kortbilag. Salget er tidligere behandlet på mødet den 12. august 2019, sag nr. 3.8, hvor det blev oplyst, at SKAT skulle vurdere byggeretten, før en overdragelse til Viborg Kommune kunne finde sted. Beboerne blev orienteret om forslaget om etablering af leve-bo-miljøer på afdelingsmøde den 9. september 2019. Vurderingsstyrelsen har i vedlagte forslag vurderet byggeretten til 130.000 kr. for i alt 158 m2. Det indstilles, at Vurderingsforslaget danner udgangspunkt for en overdragelse til Viborg Kommune af byggeretten til de 2 leve-bo-miljøer, som vil være kommunens ejendom. Godkendt som indstillet. 5. Fiber i boligafdelinger. Punktet blev behandlet på sidste møde, pkt. 3.7. Norlys (før Eniig) har opsagt deres kollektive foreningsaftaler med det i aftalerne 5
gældende varsel. Fremover kan beboere være individuelle kunder hos Norlys, men hvor afdelingens aftale ikke er udløbet, gælder foreningsaftalen i opsigelsesperioden. Fibernettet bliver åbent for andre leverandører, som har aftale med Norlys. Norlys kan ikke oplyse priserne på nuværende tidspunkt. YouSee har mundtligt oplyst, at foreningsaftalerne vil blive opsagt. Norlys har fremsendt forslag til revideret aftale om etablering af et åbent fibernet i de afdelinger, som ikke har Norlys s fiber. Dette er omkostningsfrit for BV, men fibernettet er Norlys s ejendom. Som besluttet på sidste møde, har der været møde med firmaet Karobella, der efter aftale med BL leverer uafhængig rådgivning. Der er gennemført en foranalyse, som vedlægges. Der foreslås en udvidelse af analysen. Det indstilles, at mulighederne drøftes. For nuværende ønsker BSV ikke at kable selv og være ansvarlig for drift af et net. De afdelinger, som ikke har Norlys fibernet, ønskes kablet af Norlys for at give beboerne flere valgmuligheder. 4. Orienteringspunkter 1. Medlemskab af erstatningsforeningen fjernvarmesagen. Erstatningsforeningen har fremsendt forslag om medlemskab. Henvendelsen har været til udtalelse ved vores advokat. På baggrund af dennes rådgivning har vi indmeldt os i erstatningsforeningen på vegne af de beboere, som modtager fjernvarme fra fælles måler fra Viborg Fjernvarme. Beboere, som direkte modtager fjernvarme fra Viborg Fjernvarme må selv indmelde sig i erstatningsforeningen, hvis de ønsker dette. Beboerne er orienteret via omdelt brev. Beboere, som har varme fra BV s blokcentraler, naturgasfyring eller fjernvarme fra andre varmeselskaber end Viborg Fjernvarme, har ikke mulighed for at blive medlem af erstatningsforeningen Til orientering. 2. Blad og kommunikationsudvalget. HO, JD og AW orienterer. 6
Der udarbejdes 1 beboerblad ultimo 2020. 3. Nyt fra BL Der er kredsvalgmøde torsdag den 22. oktober 2020, kl. 18.30 i Nupark i Holstebro. Deltagelse drøftes. PC og EO orienterer. PC, EO, GH, VV og JD deltager. Afdelingsbestyrelser inviteres til at deltage. Transport i personbiler pga. corona-situationen. 4. Nyt fra Energi Viborg og Viborg Fjernvarme. KØ og PRB orienterer. Punktet behandlet ovenfor. 5. Boligsocial helhedsplan PC og GH orienterer. GH orienterede om, at der arbejdes på forslag til den nye plan for 2021-2025. 6. Nyt fra Ungbo. EO orienterer. Intet nyt. 7. Gensidig information. Punktet blev drøftet. 5. Revisionen Intet nyt. Til orientering. 6. Eventuelt HB ønsker at besigtige afdelinger, i form af en tur til foråret. GH udarbejder forslag. 7
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Pernille Cornelius Serienummer: PID:9208-2002-2-325959977566 IP: 85.203.xxx.xxx 2020-10-02 08:03:05Z Peter Rønning-Bæk Serienummer: PID:9208-2002-2-995712620394 IP: 178.157.xxx.xxx 2020-10-02 08:03:32Z Grethe Hassing Direktør Serienummer: PID:9208-2002-2-363756213929 IP: 80.196.xxx.xxx 2020-10-02 09:39:48Z Vibeke Vang Serienummer: PID:9208-2002-2-101809791215 IP: 37.75.xxx.xxx 2020-10-02 14:00:29Z Heinrich Herbst Overgård Serienummer: PID:9208-2002-2-118931518071 IP: 178.157.xxx.xxx 2020-10-04 09:57:35Z Jan Holmgaard Duelund Serienummer: PID:9208-2002-2-027655484329 IP: 85.191.xxx.xxx 2020-10-02 11:03:12Z Else Bredahl Olesen Bestyrelsesnæstformand Serienummer: PID:9208-2002-2-529473356180 IP: 188.114.xxx.xxx 2020-10-03 21:48:09Z Andrej Willer Serienummer: PID:9208-2002-2-044933332006 IP: 178.157.xxx.xxx 2020-10-04 11:54:55Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Kirsten Anine Bach Østerballe Bestyrelsesformand Serienummer: PID:9208-2002-2-142416311741 IP: 83.94.xxx.xxx 2020-10-04 14:08:04Z Jens Bloch Ravn Serienummer: PID:9208-2002-2-498702247043 IP: 212.98.xxx.xxx 2020-10-08 09:07:19Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate