REFERAT Møde: Bestyrelsesmøde 05-2014 Dato: Mandag den 28. april 2014 kl. 15.00 21.00 Sted: Deltagere: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, Brøndby Hans Natorp, Line Markert, Henrik Voldsgaard, Jesper Andersen, Christina Nielsen, Ole Ingemann Nielsen, Mads Christensen og Erik Schulz. Mads Kolte- Olsen, Thomas Jacobsen og Henrik Blakskjær (hele mødet) Peter Wolsing (pkt. 3.2) Henrik Andersen, John Christensen og Holger Fabian-Jessing fra Ordensudvalget (pkt. 4.4) DAGSORDEN 1. Godkende dagsorden Hans Natorp bød velkommen. Man gennemgik forslag til mødets dagsorden. Bestyrelsen besluttede at godkende dagsorden for mødet. 2. Godkende referater Der var inden mødet blevet givet enkelte kommentarer til referaterne fra bestyrelsens møder fredag den 28. marts 2014 og lørdag den 29. marts 2014. Bestyrelsen besluttede at godkende referat fra møde 3-2014 den 28. marts 2014 og referat fra møde 4-2014 den 29. marts 2014. 3. Afrapportering 3.1. Formandens rapport Hans Natorp orienterede om bidrag til Sailing Aarhus bud på ISAF Worlds 2018. Hans Natorp deltager i ISAF Midyear-meeting 7. 10. maj for at arbejde for Sailing Aarhus bud. Hans Natorp orienterede fra seneste møde i Nordic Sailing Federation (NoSF). Man drøftede på mødet sekretariatsbistand til arbejdet i NoSF, uden at man dog fik afklaret omfang. Der blev givet udtryk for ønske om løbende, korte orienteringer til bestyrelsen af de møder, som Hans Natorp deltager i. Hans Natorp vil bestræbe sig på dette. Der kan dog være en tidsmæssig udfordring. Bestyrelsen tog formandens rapport til efterretning. 1
Ledelsens rapport Medlemsudvikling Mads Kolte-Olsen orienterede om medlemsudvikling i Dansk Sejlunion. Det samlede medlemstal er siden 2009 faldet med ca. 12 %. 59 % af klubberne har mistet medlemmer det seneste år. Der er vækst i 34 % af klubberne. Klubberne med fald/vækst fordeler sig over hele landet, og der er både små og store klubber i fald/vækstgruppen. Sekretariatet vil analysere tallene nærmere og bruge analysen til støtte af klubkonsulenternes arbejde. Vi oplever voksne, som glider væk fra sejlsporten, og samtidig oplever vi en bevægelse i Danmark af voksne, der søger et aktivt friluftsliv. Dansk Sejlunion har i 2013 under overskriften PULS og Vand i håret iværksat en række tiltag, som tager fat i udfordringen. Vi fortsætter linien i 2014. Der blev givet udtryk for ønske om, at analysen af medlemstal beskriver udviklingen i forskellige typer af klubber (størrelse, geografi, aldersfordelingen, aktivitetsportefølje). Det blev karakteriseret som foruroligende, at aldersgruppen 60+ stiger, mens aldersgruppen 25-59 år falder. Traditionerne følger med, men sejlsporten har brug for ny inspiration. Der blev givet udtryk for ønske om mere viden om danskerne uden for sejlsporten. Sekretariatet oplyste, at man aktuelt forbereder en repræsentativ undersøgelse af medlemmerne i sejlklubberne i Dansk Sejlunion. Undersøgelsen vil blive gennemført sammen med DIF analyseafdeling. Denne undersøgelse vil danne grundlag for senere at indhente viden om de målgrupper, som er kritiske for sejlsportens udvikling. Der eksisterer en del viden allerede, som sejlsporten vil bygge sin indsats på: fx Center for Ungdomsforskning undersøger unges livsmønstre og motivation for engagement i idræt og foreningsliv. Idrættens analyseinstitut har undersøgt danskernes idræts- og motionsvaner. Friluftsrådet har undersøgt danskernes friluftsliv. Københavns Universitet forbereder en undersøgelse af det maritime friluftsliv i Danmark. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen om Dansk Sejlunions medlemsudvikling til efterretning. Sejlsportsliga: Mads Kolte-Olsen orienterede om forberedelsen af sejlsportsligaen 2014. Formålet med ligaen er at skabe en platform, der tydeligt viser mulighed for udvikling af sejlsport og klubliv. Målet for 2014 er at afholde fire stævner med højt sportsligt niveau og høj tilfredshed blandt sejlere og stævneklubber, budgettet skal holde, og projektet skal i 2014 skabe grundlag for ligaens fremtid 2015 og 2016. Status for ligaens forberedelse er, at man er godt på vej til at skabe grundlaget for at nå de opstillede mål. Der er fortsat mange brikker, der skal falde på plads. Fokus er pt. på stævnerne den 30. maj 1. juni i Rungsted og 20. -22. juni i Sønderborg. Maj bliver en intens måned. Projektet er pt. udfordret på logistik af både og på at sikre indtægter til fuld dækning af 2014- aktiviteter. Sekretariatet har iværksat en række tiltag for at løse udfordringerne. 2
Man drøftede mulighed for, at ligabådene kan komme ud i sejlklubberne. Sejlads med ligabådene rundt om i landet i løbet af sæsonen kan styrke klubbernes engagement i liga og udvikling af sportsbådsmiljø. Derudover vil det bidrage til løsning af logistik-udfordring. Projektets tidsplan tillader imidlertid ikke, at ligabådene kommer ud til sejlklubber før det første stævne den 30. maj. Aktuelt er der i projektet ikke tilstrækkeligt med indtægter til at dække slid og skade ved udlån. Det kan formentlig lade sig gøre, at bådene kan komme ud til klubber efter det første stævne. Sekretariatet vil arbejde på at skabe mulighed for, at bådene kommer ud til klubber i løbet af sommeren. Man drøftede ligaforeningens rolle. Ligaforeningen er sammensat af de 18 ligaklubber og er rådgivende i alle væsentlige forhold omkring ligaen: fx pris, stævnelængde, krav til hold, sejladsbestemmelser, kriterier for op- og nedrykning. Dansk Sejlunion har den endelige beslutningskompetence, da man ejer ligaen og har det økonomiske ansvar. Et større ansvar for ligaforeningen blev anbefalet. Man bør i løbet af 2014 arbejde for at overdrage flere opgaver til ligaforeningen. Dette kunne involvere og skabe ejerskab i klubberne og tilføre ligaen flere ressourcer. Derudover bør ligaforeningen været organiseret som et DS Netværk. Man drøftede op og nedrykning til/fra sejlsportsligaen. Opfattelsen af ligaen som en event for mange klubber bliver større jo bedre mulighederne er for at rykke op. Derudover vil en 2. og 3. division kunne øge sejlklubbernes muligheder for at deltage. Udviklingen i indtægter i 2014 bestemmer muligheden for at udvide ligaen med flere lag. I forhold til ligaens økonomi, så forventer sekretariatet, at der vil være muligheder for at etablere samarbejde med sponsorer under og efter 1. stævne. Det blev nævnt, at sportsbådsmiljøerne savner information om projektets fremdrift. Sekretariatet vil arbejde for, at alle oplever, at man er velkommen til ligastævne, uanset om man sejler på ligabanen eller sportsbåds-open banerne. Det vil være tydeligt på website, på vand og på land. Bestyrelsen besluttede at tage sekretariatets orientering om sejlsportsligaen til efterretning. Bestyrelsen lægger vægt på, at ligaen skal skabe værdi for klubberne, og projektets økonomi skal holde. Ledelsesrapport: Mads Kolte-Olsen fremlagde ledelsesrapport for 2. kvartal 2014. Der blev givet udtryk for, at ledelsesrapporten i sit nye format giver overblik over prioriterede indsatser. Man foreslog til rapporten for 2. kvartal, at forsiden med farver angiver status for alle tiltag. Der blev givet udtryk for, at Dansk Sejlunion i arbejdet med bundmaling er opmærksom på at være på forkant med miljøkrav. Dansk Sejlunion er i dialog med Hempel. Hempel har sendt Dansk Sejlunion information om udvikling af nyt produkt. 3
Sekretariatet orienterede om, at indstilling om klubbåd følger efter indstilling om DS Klubfinans. Indstilling om DS Klubfinans bliver sat på dagsordenen til bestyrelsens møde den 24. 25. juni. Bestyrelsen besluttede at tage ledelsesrapport for 1. kvartal 2014 til efterretning. 3.2. Økonomirapport 1. kvartal 2014 Henrik Blakskjær orienterede for status af Dansk Sejlunions økonomi for 1. kvartal 2014. Regnskabet for 1. kvartal er som forventet i forhold til budget, når der tages hensyn til, at kontingentindbetalinger fra klubber var budgetteret i 1. kvartal, men først udfaktureret primo 2. kvartal. De primære opgaver i 1. kvartal har været afslutning af 2013 og implementering af budget 2014. Sekretariatet arbejder videre med opfølgning på økonomien og med at eksekvere på de tiltag, som er nødvendige for at opnå de økonomiske målsætninger for 2014. Estimatet for 2014 uændret. Man spurgte til formålet med tidsregistrering. Status for tidsregistrering er, at system er i testfase. Formålet med tidsregistrering er i første omgang er at skabe overblik over arbejdstid, sygdom og ferie. Sekretariatet vil på udvalgte områder udvikle registrering af forskellige opgaver og afprøve dette. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen om Dansk Sejlunions økonomi 1. kvartal 2014 til efterretning. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Bestyrelsens mål og indsats i 2014-2015 Hans Natorp præsenterede oplæg til bestyrelsens mål og indsats for 2014. Tre hovedopgaver for bestyrelsen: Sætte strategiske mål Overvåge gennemførelse af strategi og sammen med sekretariatets ledelse afklare de forhold, som ligger i grænsefladen af bestyrelsens og ledelsens opgavefelter Være i dialog med sejlunionens medlemmer Hans Natorp anbefalede, at bestyrelsen i 2014 prioriterer mere af sin tid og opmærksomhed på mål og strategi og mindre på overvågning og sparring med sekretariatets ledelse. Hans Natorp anbefalede desuden, at bestyrelsen og sekretariatet arbejder for at blive kendt for at være til stede blandt medlemmerne på en måde, så tilstedeværelsen styrker klub- og medlemsudvikling. Der var bred opbakning til at prioritere bestyrelsens tilstedeværelse i sejlklubber. Bestyrelsens besøg i en sejlklub skal forberedes og tage udgangspunkt i en analyse af sejlklubben. Bestyrelsens besøg skal spille sammen med klubkonsulenternes klubbesøg. Man kunne overveje tilstedeværelse gennem personer, som har oplevet Dansk Sejlunion som værdifuld, fx landhold eller talenter. 4
Bestyrelsen besluttede for 2014 at prioritere følgende sit arbejde: Følge gennemførelse af igangværende projekter, fortsætte det aktuelle niveau med afrapportering på gennemførelse og afsætte tid på møder til at afklare politiske aspekter i aktuelle projekter, fx klubbåd, DS Klubfinans, sejlsportsligaens fremtid En strategisk drøftelse på hvert bestyrelsesmøde, bl.a. strategisk beslutning om fremtidig finansiering af Dansk Sejlunion Styrke tilstedeværelse over for sejlklubbers bestyrelser. Bestyrelsen bad sekretariatet om et oplæg med plan og indhold til mødet den 24. 25. juni. 4.2. Bestyrelsens konstituering og øvrige opgavefordeling Man drøftede konstituering og øvrig opgavefordeling i bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerede sig: Hans Natorp, formand Henrik Voldsgaard, næstformand Erik Schulz politisk økonomiansvarlig Bestyrelsen besluttede på næste møde at afklare øvrig opgavefordeling i bestyrelsen. 4.3. Dansk Sejlunions fremtidige finansiering Hans Natorp lagde op til politisk drøftelse af Dansk Sejlunions fremtidige finansiering. Perspektiver: fx hvad sker der efter 2016, hvor den aktuelle bevilling fra TORM Fonden udløber, hvordan bliver finansieringen fra Team Danmark efter OL 2016? Incitamentsstruktur: fx hvem betaler for aktiviteterne i sejlsporten? Hvad er sponsorernes incitament til samarbejde med Dansk Sejlunion. Samarbejde med fonde er en særlig disciplin. Rammer: fx hvilken ramme sætter vi for arbejdet med Dansk Sejlunions indtægtsgrundlag? Hvad er vores risikovillighed? Hvilken type kommercielle aktiviteter vil vi gå ind i? Værktøjer: fx hvilke værktøjer har vi for at løse opgaven? Udsyn: Spørgsmålet om Dansk Sejlunions fremtidige finansiering - et tjek af perspektiver, incitamentsstruktur, rammer og værktøjer - skal stilles i forhold enhver strategiske beslutning i Dansk Sejlunion. Det blev drøftet, om Dansk Sejlunions kunne udvide sine forretningsområder til fx fundraising for klubber. Teknisk og formelt er en udvidelse mulig, men man skal være opmærksom på, om Dansk Sejlunions har de nødvendige kompetencer. Det kunne være nyttigt at vide mere om sponsorater til sejlorganisationer i andre lande. En undersøgelse af potentielle internationale sponsorer til Dansk Sejlunion kunne også være værdifuld. Det blev foreslået, at Dansk Sejlunion inden for primære aktivitetsområder arbejdede med faseopdelt budgetter, som angav en række aktiviteter, der bliver sat i værk, såfremt yderligere finansiering blev skaffet i løbet af budgetåret. 5
Det er sejlsporten som helhed, vi kan sælge. Det er nødvendigt at afklare, hvad sejlsporten skaber af værdi, samt afklare de ydelser der skal til for, at sponsor oplever værdien. Det er nødvendigt at kunne analysere, hvad en mulig samarbejdspartner søger af værdi og dermed sammenfaldet med sejlsporten. Bestyrelsen besluttede at fortsætte drøftelsen på mødet den 24. 25. juni. Bestyrelsen besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe til at udarbejde oplæg til drøftelsen: Hans Natorp, Line Markert, Henrik Voldsgaard og Henrik Blakskjær. 4.4. Opfølgning på DS generalforsamling 2014 Dansk Sejlunions generalforsamling 2014 besluttede at pålægge Dansk Sejlunions bestyrelse at gå i dialog med Danmarks Idrætsforbund om rammerne for sejlklubbernes selvstyre. Ordensudvalget deltog i mødet for til bestyrelsen at redegøre for sine synspunkter til opfølgning på Generalforsamlingens beslutning. Ordensudvalget forventer ikke, at den juridiske ramme kan blive ændret. Sejlklubbernes beslutningskompetence vil fremover være, som den er i dag. Man skal ikke forvente, at der bliver ændret på muligheden for at få prøvet afgørelser fra Ordensudvalget. Hans Natorp redegjorde for forventning til, at vi kan forbedre rammerne for behandling af eksklusionssager. n med DIF af den juridiske ramme skal afklare både dens grænser og dens rummelighed. Vi respekterer krav om saglighed, rimelig begrundelse og proportionalitet samt princippet om prøvelse af eksklusionssager ved ankeinstans. Dansk Sejlunion er en serviceorganisation for klubber og skal styrke sine administrative rammer af klubbernes eksklusionssager: fx sekretariatets rådgivning af bestyrelser, vejledning, tjeklister og skabeloner til dokumentation, løfte sejlklubbernes kompetence til håndtering af eksklusionssager samt offentliggørelse af Ordensudvalgets og DIF Appelinstans afgørelser. Bestyrelsen besluttede at bede Mads Kolte-Olsen sammen med direktør for Danmarks Idrætsforbund at sætte en dagsorden for dialogen mellem DIF og Dansk Sejlunion samt afklare forløb og opgaver. Forløbet skal involvere Ordensudvalget i forhold til forberedelse og offentliggørelse af eksklusionssager. 4.5. DIF Årsmøde 2014 Man drøftede og afklarede Dansk Sejlunions afgivelse af stemmer til valg af DIF bestyrelse og synspunkter til, hvordan man opstiller kandidater til DIF bestyrelse. Der blev givet udtryk for, at en beslutning om, at DIF investerer i nyt byggeri vil indskrænke mulighederne for at gå nye veje i et samarbejde med Team Danmark om et nationalt elitecenter. Hans Natorp og Christina Nielsen deltager i DIF Årsmøde den 3. maj. 6
4.6. Frikøb formand Erik Schulz redegjorde for formandens tidsforbrug siden bestyrelsesmødet den 28. marts. Erik Schulz redegjorde for overslag på formandens tidsforbrug i uge 17-25. Status for frikøb i 1. halvår er samlet 90.000 kr. Estimat for hele 2014 er 150.000 kr., hvilket er inden for budgettet. Bestyrelsen besluttede at godkende frikøb af formanden for uge 13-16 (18.000 kr.) Bestyrelsen besluttede desuden at forhåndsgodkende frikøb for uge 17-25 (32.000 kr.) 4.7. Eventuelt Der var ikke noget til eventuelt. 7