Referat fra 9. praksis- og laboratorieprojektledermøde

Dato: 02.10.13 Vor ref.: IJO Referat fra 9. praksis- og laboratorieprojektledermøde Dato: Onsdag den 2. oktober 2013 Sted: Deltagere: MedCom, Odense Helle Hesthaven, Region Nordjylland Thomas Koldkur Bitsch, Region Midtjylland Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Gitte Sønderby Jensen, Region Syddanmark Svend Henriksen, Region Syddanmark Bettina K. Winstén, Region Hovedstaden Ôzgür Demir, Region Hovedstaden Elly Keller Kristensen, Region Hovedstaden Ulla Lorentzen, Region Hovedstaden Niels Hornum, RHEL (KPLL) Kristian Foged, PL-forum Bente Wengler, MedCom Ib Johansen, MedCom Gitte Henriksen, MedCom (referent) Fraværende: Iben Søgaard, MedCom Margit Rasmussen, MedCom Henrik Bjerregaard Jensen, MedCom Michael Due Madsen, MedCom Rikke Viggers, MedCom Erik Jacobsen, PL-forum Charlotte Nobel, Statens Serum Institut Thomas Pries, Region Hovedstaden Susanne Monberg, Region Sjælland Michael Bjørn Kraft, Region Sjælland Morten Lyhne Thuesen, Region Syddanmark Jonas Granlie, Region Syddanmark Hans Henrik Bøttger, Region Midtjylland Helle Bach Hansen, Region Nordjylland Referat: 1. Velkommen Velkomst ved Ib med hans sædvanlige billede fra Island.

Vi har sendt dagsorden ud, som vi følger. Der lægger rejseafregning til jer, som I udfylder som sædvanligt. Det er sidste møde i denne gruppe i MC8 og vi skal have aftalt de sidste ting. Vi vil gerne have diskuteret: hvad gør vi ved de systemer, som ikke rigtig bliver færdige med tingene? Kort præsentationsrunde og herefter kort gennemgang af dagsordenen. Vi kunne godt tænke os at høre lidt om, hvordan det går med Tarmkræftscreeningsprojektet, hvis Helle Hesthaven vil fortælle om det. Referatet fra seneste møde blev godkendt uden bemærkninger. 2. Siden sidst MedCom9-projekterne: Hvad forventes at indgå og køreplan for efteråret. Har I forslag til emner, der skal med? I har fået udleveret et skriv omkring Forslag til MedCom9 projekter, hvor der er 3 indsatsområder. Ib gennemgik kort de 3 projektlinier (Telemedicin, FMK i kommuner og lægepraksis, MedCom udbredelse i kommuner og regioner og lægepraksis) defineret af IT-strategien og 4 faste aktivitetsområder som * Tværsektoriel implementering og udbredelse, * Standarder, test og certificering, * Drift og videreudvikling af sundhedsdatanet og nationale datakilder, * Internationale projekter. Der er lavet 2 rapporter omkring de nye pejlemærker 2014-2016 fra Danske Regioner, Regionernes fælles pejlemærker for digitalisering af sundhedsvæsenet og Sammenhængende, effektive og ensartede digitale muligheder. MedCom9 processen i efteråret 2013 bliver sådan, MedCom holder et internt seminar, hvor vi skal præcisere opgaverne i MedCom9 programmet og lave Projektinitieringsdokumenter. Endelig beslutning af et færdigt MedCom9 program tages af styregruppen den 12.12.2013. Hvis I har projekter eller tiltag som I synes skal med, skal I indsende dem hurtigt. Der er lagt op til 1-årige projektperioder og Helle Hesthaven kan være bekymret for, om man kan nå noget på så kort tid. Udviklingsprojekter vil selvfølgelig tage længere tid, så det vil dreje sig om de projekter som er kørt i stilling allerede. PL-testcamp, hvordan gik det? http://www.medcom.dk/wm110032 Vi havde kursus for lægesystemleverandørerne i Fredericia den 12.-13.09.2013. Ib gennemgik opgaverne, som lægesystemerne skulle igennem. Se slide med oplistning af opgaverne. Bl.a. national service platform (NSP) var en af opgaverne med CPR-opslag, som systemerne skulle lave. Det kom til at virke, men der var en del forhindringer på vejen. E-CPR virker ikke endnu, men vil komme til at virke på samme måde som CPR-opslaget. Det samme gælder grænsegængere, som også vil komme på senere. Bliver 38-39 numrene ved med at eksistere spørger Elly. F.eks. borgere som bor i Sverige, men arbejder og betaler skat i Danmark, det særlige sundhedskort. Udlændinge som arbejder på samme måde i Danmark får tildelt disse 38-39 numre. Det er sygesikringssystemet som tildeler disse. Man opretter et erstatningscpr-nummer på disse i dag, for systemerne kan ikke håndtere dem. Ambassadefolk får tildelt et helt andet nummer. Ensretning af koder på lægens egne analyser var også en af opgaverne. Indførelse af nationale kortnavne i lægesystemerne. Udvidelse af labskemaer, så man kan præsentere særlige svar f.eks. fodstatus, kronikere osv. Undtagelsesredegørelse elektronisk til yderligere 20 behandlinger hos fysioterapeut. Vi har ændret standarden, så man kan henvise til fortsat behandling, så man ikke skal bruge papir mere. Indberetning til vaccinationsregister. Så var der en del rettelser i forhold til overenskomsten på afregningsområdet. Ny kiropraktorepikrise standard som skal modtages af lægesystemerne. Indførelse af unikke brevnr. på henvisninger. 2

Pakketabellen udvides med en pakke som hedder generel henvisning, som kan bruges til at henvise til alle andre afdelinger i regionen, udover de afd. som modtager kræft- og hjertepakker. Indberetning til børnedatabasen var et frivilligt punkt, men de fleste af systemerne blev godkendt til at kunne dette også. Så var der FMK og recertificering af version 1.2.6 som lægesystemerne skal være godkendt til inden udgangen af i år. Det sidste punkt var udvidet WebReq parameterkald, så patientens telefonnumre kommer med kvalificeret samt patientens e-mail. Næsten alle systemer er blevet godkendt, der er dog nogle hængere på bl.a. MedWin, Docbase og MyClinic. Hvad kan vi gøre ved det? Det er typisk også de systemer som der er problemer med især med negative kvitteringer. Det er et kæmpeproblem i sundhedsvæsenet både kvalitetsmæssigt og patientmæssigt siger bl.a. region Midt. Kan ministeriet komme med krav oppefra spørger Svend til. MedCom har ikke kompetence til at lukke lokationsnumre. Vi mangler sanktionsmuligheder, når systemerne ikke laver rettelserne. Strategien kan være at tingene bliver skrevet ind i overenskomsten og at det skrives så præcist, så lægerne ikke kan komme uden om at skulle kunne det og skal opdatere deres system. Udvekslingsformatet FNUX har de fleste systemer lavet og er godkendt teknisk til dette. Der mangler stadig en lægelig test. Her mangler Docbase og MyClinic teknisk test. MedWin er gået i gang, men mangler den sidste tekniske test. Ny struktur på MedComs standardsider og testværktøjer. Gitte viste den nye struktur på hjemmesiden. Det er mere overskueligt at finde rundt på MedCom standard siden. Den er blevet delt op i 3 kategorier, Meddelelser så som standarder i XML og edifact, WebServices og Testværktøjer her ligger konverteren men også andre testværktøjer til f.eks. VANS envelope. Regionerne og PL vil gerne med på et kursus i hvordan man bruger værktøjerne. Vi arrangerer et kursus og melder en dato ud. FMK- og DDV-udbredelsesprojekter. Alle systemer skal retestes igen til en nyere version inden årets udgang. Edifactrecepten forsvinder 1.7.14, så hvis man skal lave recepter skal det foregå på FMK Online eller i FMK i systemet. Det er NSI som har besluttet ovenstående. Det er jo ikke nær alle som har FMK endnu, bl.a. Region Hovedstaden har ikke taget det i brug endnu. MedCom8 afslutning Er planeret til den 12.12.2013. Vi regner med at der bliver noget fælles sidst på eftermiddagen og at der vil blive afholdt en del møder i de forskellige projektlinier som afslutning på MedCom8. Helle fortalte om tarmkræftscreeningprojektet som starter med invitationer til borgerne 1/3-14. Alle 50-74 årige får et brev med invitation til at deltage sammen med et prøvekit. Fæcesprøven analyseres for fæceshemoglobin og sendes ind til us., og hvis den er positiv kaldes patienten ind til en koloskopi. IAM systemet sender en henvisning til en koloskoperende afdeling, som så skal sende et bookingsvar til IAM systemet og samtidig indkalde patienten. Systemet skal kunne en hel del af standarderne, så der er en del udfordringer med dette. Systemet skal også testes på standarderne. DEL A-henvisninger 3

3. Røntgenhenvisninger OBS opgave inden mødet: Nu må den lukkes. Dato for endelig implementering fremlægges for den enkelte region. Ingen havde nogen endelig dato med. Men flere tester. Konklusionen var at der følges op på det igen fra MedCom. 4. Henvisninger/pakkeforløb Modtagelse: Alle kan modtage nu. OBS opgaver inden mødet: - Status på antallet af pakkehenvisninger opgøres (v. alle) - Modtagelse af bilag, er et RSI pejlemærke, hvor er I? (v. alle). Det er ikke muligt at opgøre antallet af pakkehenvisninger, da man ikke har noget specifikt at udsøge dem på. Der modtages bilag, de er svagt stigende. Region H ikke klar endnu. Der findes hele tiden nye udfordringer i forbindelse med testen. Afsendelse: Lægesystemerne har udviklet og implementeret pakkehenvisningerne. (Se hvem der er med nu). http://www.medcom.dk/wm112518 Alle lægesystemer som er godkendt har pakkehenvisninger ude hos deres kunder. Tilbagemeldingen fra lægesystemerne er, at kunderne er glade for løsningen. Regionerne har dog hørt om utilfredse kunder. Generel henvisning: Der er også udviklet ny generel henvisning, hvad indeholder den. (v. Gitte) Gitte fortalte om den generelle henvisning som er bygget op efter samme skabelon som pakkehenvisningerne, men indeholder kun de 8 hovedoverskrifter, og bygger på Pakketabellen/henvisningstabellen. Systemer der kan pakkehenvisninger kan også den generelle henvisning nu. Det er stadig vigtigt at I opdaterer på SOR hvilke afdelinger som kan modtage henvisninger. Videreforsendelse af henvisninger til privathospitaler og andre Forsøg med videreforsendelse fra REFHOST i Region Syddanmark, inkl. MEDBIN. Hvordan er det gået? Bente gennemgik gangen ved viderevisiteringen. Udfordringen har været at man kan finde på at lave om på hvor man kan modtage korrespondance i regionen. Den afdeling som modtager henvisningen kan ikke nødvendigvis modtage en korrespondance. Visitering til et regionalt sygehus er gennemtestet. Visitering til et privat hospital mangler afklaring omkring udveksling af data vedr. bevilling (økonomi) til/fra økonomisystem. Bente viste flowet på henvisningshotellet. Man kan udsøge efter behandlingskoder eller en specifik afdeling. Har kontakt til Region Nordjylland om afprøvning. Bente vil gerne have udpeget kontaktpersoner i de andre regioner, så det kan afprøves der også i en afdeling. Man skal gerne melde kontaktpersoner tilbage til Bente hurtigst muligt på bw@multimed.dk Unik reference-id på henvisningerne. Sådan blev løsningen. Lægesystemer der kan det. http://www.medcom.dk/wm110032 (v. Gitte) Henvisninger sendes nu fra lægesystemerne med et unikt reference ID i EDI headeren. Alle systemer bortset fra Docbase og MyClinic har lavet løsningen og er godkendt. 4

I forbindelse med projektet tilbagesvar på parakliniske us. indføres et unikt forløbsnummer, så lægen kan følge op på patienten, at der er kommet svar osv. Forventes at blive vedtaget i tilbagesvarsgruppen. 5. EDI kvalitet Mødet har været afholdt. Idekataloget præsenteres, herunder videre proces (v. Ib) Vi er ved at udarbejde et idekatalog. Der er lavet et kommissorium. Forslagene baseres på use-cases. Gruppen sammenskriver ideer og forslag i en skabelon og laver forslag på kort sigt og på lang sigt. Disse skabeloner bliver vendt i gruppen. Og så skal det endelige forslag med på MedComs styregruppemøde. 6. MEDBIN OBS opgave inden mødet: - Hvor langt er I? og jeres planer (v. alle) Det er et RSI pejlemærke. Stadig problemer med idriftsættelse. Ingen har informeret om at der nu kan vedlægges bilag til henvisningerne. Se punkt 4. DEL A+B 7. e-cpr-nummerservicen Er nu langt om længe på vej. Mere om dette. (v. Ib) Man kan angive estimeret alder og køn og så får man et nummer. For udlændinge skal man også angive et id. Der er et arbejde i gang med en specifikation i regi af NSI, man bruger for dem som er født fra 1900-1999 får tildelt 1-tal i 7. position og fra 2000 og opefter får man tildelt et 7-tal i 7. position og ved katastrofetilfælde får man tildelt 9-tal i 7. position. Der er i øjeblikket et arbejde i gang med programmering og tilretning af dokumentation. Vi sender dokumentation ud på ovenstående. 8. Pejlemærker RSI-pejlemærkerne alle MedCom-meddelelser 100 % ibrugtaget hvor er vi. (v. alle) Bookingsvar, Røntgenhenvisning, Bilag, Korrespondance. Medio november vil vi have en nøjagtig status på om I når det. Sender I bookingsvar på alt? I skal også sende bookingsvar på akutte. Til dette var der en del protester fra regionerne, da dette ikke giver mening. Patienter som bliver indlagt akut kommer tit fra lægevagten, skadestuen eller direkte fra ambulancen, hvor der ikke foreligger en henvisning. Bookingsvaret hænger sammen med indkaldelse af patienten og ligger i et andet modul. Ib vil undersøge og melde tilbage om anden procedure omkring bookingsvaret og akutte henvisninger. OBS Ib Undersøger: Der anvendes pt. ikke bookingsvar på akutte henvisninger. Link til pejlemærker/statistik: http://www.medcom.dk/wm112276 I kan også finde dem i vores MedCom statistik: https://medcom.medware.dk/start_page TEST- OBS opgaver inden mødet: Alle skal være testet og certificeret. Der skal aftales test af de sidste udeståender inden mødet med Gitte. Status: (v. alle regioner + Gitte) Se også punkt 4, Gitte rykker alle hyppigt til der forelægger en dato for test og certificering. 5

DEL B Laboratoriemedicin 9. MC7-projekternes fulde udrulning. Lukning i år! Når alle i mål med disse? Fokus: NPN, WebQuality, Rekvisitionshotellet, vejledninger, sende interlabrekv/modtage svar. Delprojekt 2: elektronisk sendeseddel. Sender I alle interne rekvisitioner elektronisk i Region Hovedstaden? Elly har en forventning om at de kan det inden årets udgang indenfor mikrobiologi, bortset fra Rigshospitalet. I immunologi sendes der stadig på papir. Region Hovedstaden vil undersøge hvor meget det er. Region Syd vil også undersøge hvor mange de sender på papir i immunologi på sendesedler. Rekvisitionshotel, RegionH. Her er udfordringen omkring hvem der skal betale. Reg. H satser på at det kan køre fra november. Labsvar ml. lab. Det går bare ikke med svar fra SSI. Det kan ikke lade sig gøre. SSI overholder ikke standarden. Vi undersøger de fejl som kommer. Vi får nogle eks. fra Helle. Delprojekt 5: HURRA, det ser godt ud. Delprojekt 6: Labka2 kan ikke nationale kortnavne ifølge Helle. Der står det samme i både det lange og korte navn. Det må man ikke. I region Syd mener man bestemt at de gør det ens alle steder og OUH er kommet med. Ib retter procenterne til. Delprojekt 7: vejledning på sundhed.dk, Reg. H. vil gerne have højere procenter. Ib vil teste i de forskellige regioner, og Ib vil godt prøve at justere procenterne lidt. Nationale prøvenr.: Labka er klar i Region Nord, men EPJ er ikke klar, venter på en release. Reg. Hovedstaden tester. Det er positivt at I tester og gør noget ved det. Alle tror på at det lykkes i år. De sidste projekter er ok. WebQuality er der nogen som bruger det udover region Nord og bliver det anbefalet rundt omkring? Skal der laves en orienteringsrunde omkring hvordan det bruges og kan bruges til? Tages op som et punkt på ERFA gruppemøderne. 10. MC8-projekterne: Lægernes egne analyser i labsvarportalen, Er klar nu. (v. Ib) Ib og Margit styrer hvilke analyser som kommer op på labsvarportalen. Der er testet rigtig mange og der er mange som er mangelfulde. Vi laver det stadig kun i test. Vi har fået 100.000 patienter over. Ensretning af lægernes laboratoriekoder Lægesystemerne er i gang med tilretning. Ny NLA tabel er udarbejdet. Se den. (v. Ib) Der er lavet en ny liste NLA med det lange navn og det korte navn. Der er link til lægehåndbogen. Der er en bestemt struktur i listen, så lægesystemerne kan sortere analyser ud i de forskellige faner f.eks. fodstatus, kroniker, diabetes osv. Listen er også lavet som en XML i en PRODAT, så lægesystemerne ikke behøver at vedligeholde excelark, men kan bruge xml-en direkte. Kortnavne Nu også i lægesystemerne i efteråret 2013. Der er også lavet en liste over kortnavne hvor systemnavnet er efterstillet efter et semikolon, så det er nemt at sortere i alfabetisk. Der er også sat grupper på, som er de samme i laboratorierne og på labsvarportalen. 6

Lægen/laboratorierne kan selv sortere de lokale koder ud under grupperne, problemet er bare at få dem vedligeholdt. I dag bliver de lagt i brokkassen. Tilbagesvar parakliniske undersøgelser Nyt møde har været afholdt. Resultatet forelægges og drøftes på mødet. (v. Ib) Man skal sikre at alle prøver som er bestilt også bliver besvaret og at patienten får svar. Sikre et let overblik over de udestående der er og om der er noget unormalt. De patienter som der er bestilt prøver på til om 3 mdr. f.eks. med opfølgning på om de nu også får taget prøverne. Stjernemarkering indføres obligatorisk. Lægesystemerne tilrettes så de automatisk godkender stjernemarkerede analysesvar. Færdigmarkering indføres i lab.systemerne med en markering til lægen om, at lab.svaret nu er endeligt, der kommer ikke mere. Videresendte prøver er et problem. Der ligger forslag om indførelse af en reminderserver. Reminderserveren skal fungere som et trafiklys på f.eks. labsvar i lægesys: Rødt ikke svar, gult på vej, grønt alle svar modtaget, blåt pt. har fået svar (er ikke diskuteret) Diskussion om hvem der sender svar til patienterne. I patologi har nogle lab. indført at det er patologibanken som sender svar til pt. Ubrugte rekvisitioner der skal fastlægges nogle regler for hvornår de må slettes osv. Omkring henvisninger her kunne der indføres dette forløbsnummerid, som omtalt i punkt Det skal afklares med de kliniske selskaber, det er helt oplagt. Det er jo lægernes ansvar at der bliver fulgt op på prøverne. Nationale profiler Er på vej, muligvis færdige inden mødet. Hør om dem. (v. Ib) Der er lavet 17 forskellige profiler, som man kan vælge at bruge. Peter Felding skal lægge de rigtige koder på. DAK-e er klar. Laboratoriesvarportalen levering af data til labdatabanken Næsten ingen har fået det i drift endnu. Hvad er der gået galt? Hvad kunne gøres bedre til næste gang? Upload til lab.databanken har I bestilt det i Region Hovedstaden. Regner med at der er en underskrift i løbet af 14 dage. Region Midt vil undersøge om det er bestilt. Region Nord skal lige have det bekræftet. Helle melder tilbage. Release nok marts 2014. Labdatabanken kan godt modtage historiske data, men den oprindelige tanke var kun fremtidige data. Vi sender en databehandleraftale ud til de 5 regioner og KPLL. Der er en sikkerhedsmanager i hver region som får databehandleraftalen tilsendt. En ting som I skal være opmærksomme på ved fejl som er lagt over i labdatabanken er, at de ikke bliver rettet for dem som har downloadet svarene, så der må man udsøge hvem der har downloadet og så sende de rigtige svar til dem, så de gamle bliver overskrevet. Melding tilbage fra Helle om hvornår de er klar. Ovenstående er sat i gang efter sundhedsjournalen kom op, er ikke et decideret MedCom8 projekt. Hvem har ansvaret for at data bliver uploadet, hvem må vi kontakte?: RN? RM? RSD? RSJ? RH? KPLL? SSI? Vi sender en mail ud omkring hvilke oplysninger vi skal have og hvad det går ud på. 11. Eventuelt. Næste møde 12.12.2013 7

Opfølgningsdeadlines - skal vi have dem? Hvad gør vi ved de systemer som ikke følger planerne og ikke lever op til godkendelse og certificering. Vi kunne evt. tage det med i SOR EDI kvalitetssikringsgruppen som et krav eller i hvert fald et punkt som man skal forholde sig til højere oppe. Opsamling på video midt i november og vi indkalder til møde den 12.12., hvor vi afslutter med maner. 8