Side 1 af 11 Rammeaftale om brystproteser mellem Køge Kommune på vegne af: [tilsluttede kommuner] (Herefter benævnt Kunden) og [Leverandør] (Herefter benævnt Leverandøren) Kontraktid: [Anføres af Ordregiver]
Side 2 af 11 Indholdsfortegnelse: 1. Indledning... 3 2. Parterne... 3 3. Kontaktpersoner... 3 4. Definitioner... 4 5. Rammeaftalens omfang... 4 6. Rammeaftalens varighed... 4 7. Leverandørens ydelser... 4 8. Persondata... 4 9. Leverandørens medarbejdere... 5 10. Leverancer... 5 11. Garanti... 5 12. Ændringer... 5 13. Samarbejde... 5 14. Statistik... 5 15. Priser... 5 16. Prisregulering... 6 17. Godtgørelse... 6 18. Elektronisk fakturering... 6 19. Betalingsbetingelser... 7 20. Erstatning og forsikring... 7 21. Underleverandører... 7 22. Leverandørens overdragelse af rettigheder og pligter... 7 23. Kundens overdragelse af rettigheder og pligter... 8 24. Tredjemandsrettigheder... 8 25. Misligholdelse, mangler, beføjelser og erstatning... 8 26. Force majeure... 9 27. Opsigelse... 9 28. Ophør af aftale... 10 29. Forpligtelser vedrørende menneskerettigheder m.v.... 10 30. Tavshedspligt... 10 31. Rammeaftalens grundlag og aftaleændringer... 11 32. Tvister og lovvalg... 11 33. Underskrifter... 11 Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Kravspecifikation Kravopfyldelse Tilbudsliste Tilsluttede kommuner
Side 3 af 11 1. Indledning Denne rammeaftale er indgået efter udbud af brystproteser, i henhold til Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (bekendtgørelse til implementering af Udbudsdirektivet) samt lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer, om håndhævelse af udbudsreglerne mv. (lov til implementering af Kontroldirektivet). Rammeaftalen med tilhørende bilag fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med indkøb af brystproteser omfattet af rammeaftalen. 2. Parterne Kunden Køge Kommune Torvet 1 4600 Køge CVR.: 29189374 På vegne af de tilsluttede kommuner, jf. bilag 4. Herefter benævnt Kunden. Leverandøren [virksomhed] [Adresse] [postnr.] [by] [CVR] Herefter benævnt Leverandøren. Kunden og Leverandøren benævnes samlet Parterne. 3. Kontaktpersoner Som primær kontaktperson for Kunden (tovholderkommunen) er udpeget Udbudskonsulent Pia Blak, pia.blak@koege.dk. Såfremt det ikke er muligt at få fat i Kundens kontaktperson, skal kontakt i første omgang rettes til Kundens fællespostkasse indkoeb@koege.dk. Som kontaktperson for Leverandøren er udpeget [navn og kontaktoplysninger]. Såfremt det ikke er muligt at få fat i Leverandørens kontaktperson, skal kontakt i første omgang rettes til Leverandørens fællespostkasse [indsæt fællespostkasse]. Kontaktpersonerne kan, hvor der ikke er angivet andet i denne rammeaftale, eller hvor der ikke er givet anden skriftlig meddelelse fra en part, bindende foretage ændringer af rammeaftalen på vegne af parterne.
Side 4 af 11 Parterne kan dog i fællesskab aftale, at driftsspørgsmål m.v. varetages af andre i parternes organisation og virksomhed. Ændringer af denne karakter forudsætter ikke et tillæg til denne aftale. 4. Definitioner Hverdag: Dag: Kontraktstart: Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Kalenderdag Den i rammeaftalens punkt 6 anførte ikrafttrædelsesdato. 5. Rammeaftalens omfang Denne rammeaftale omfatter Kundens bevilling og løbende bevilling af brystproteser i henhold til Servicelovens 112. Leverandøren skal til enhver tid opfylde betingelser og krav stillet i rammeaftalen med tilhørende bilag. Kunden er ikke bundet af den i tilbudslisten estimerede omsætning, ligesom aftalen er under forbehold for fortsatte bevillinger jf. lovgivningen. 6. Rammeaftalens varighed Rammeaftalen forventes at træde i kraft den xx.xx 2015 og er gældende til den xx.xx 2019 (rammeaftaleudløb). 7. Leverandørens ydelser Leverandøren skal efter rammeaftalen levere varer/ydelser som beskrevet i bilag 1, 2 og 3. Leverandørens varer/ydelser skal leveres i en kvalitet, der til enhver tid svarer til, og overholder gældende lovkrav, myndighedskrav i øvrigt, kutymer, praksis og branchekodeks. 8. Persondata Leverandøren skal håndtere bevillinger elektronisk via sikker mail og/eller digital post. Leverandøren handler alene efter instruks fra Kunden. Leverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Leverandøren skal på Kundens anmodning give Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at den kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.
Side 5 af 11 9. Leverandørens medarbejdere Såfremt leverandøren udskifter de medarbejdere, der yder konsulenttjenester i aftaleperioden over for FUS-kommunerne, skal nye medarbejdere som minimum opfylde udvælgelseskriterierne i krav til personalet i udbudsbetingelserne. 10. Leverancer Leverancer anses for gennemført, når bevillingshaver har modtaget varen. 11. Garanti Leverandøren skal som minimum tilbyde den i bilag 1 specificerede garanti. 12. Ændringer Nærvarende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem parterne. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. 13. Samarbejde Leverandøren skal aktivt og positivt indgå i et samarbejde med Kunden om alle forhold af betydning for opfyldelsen af denne rammeaftale. Samarbejdet mellem Parterne foregår som udgangspunkt mellem de i pkt. 3 nævnte kontaktpersoner. Parterne kan uden varsel udpege en ny kontaktperson ved skriftligt at meddele dette overfor den anden part. Begge parter skal aktivt medvirke til at fremme samarbejdet og en smidig udførelse af de af rammeaftalen omfattede varer/ydelser. 14. Statistik Leverandøren skal på Kundens anmodning kunne levere statistikker vedr. Kundens bestilling og indkøb på rammeaftalen fordelt på varelinjeniveau. Statistikken skal som minimum indeholde følgende oplysninger: varenavn, varenummer, enhedspris pr. stk., samlet antal enheder pr. varenummer, rekvirerende EAN-nummer, total pris pr. varenummer. Statistikken skal leveres i Excel-kompatibelt format. Kunden er berettiget til at anvende statistik om leveringer og forbrug efter denne aftale i forbindelse med fremtidige udbud, herunder også udbud der gennemføres i samarbejde med andre offentlige myndigheder. 15. Priser Leverandørens priser fremgår af bilag 3. Priserne angivet i bilag 3 er nettopriser ekskl. moms i danske kroner men inkl. alle øvrige skatter, afgifter og gebyrer mv..
Side 6 af 11 Leverandøren er således ikke berettiget til at pålægge gebyrer af nogen art. 16. Prisregulering Priserne er faste i 12 måneder fra kontraktstart. Prisregulering kan herefter ske én gang pr. år - første gang pr. den [dd.mm.åååå]. Prisregulering kan kun ske for dokumenterede prisstigninger hos Leverandøren, og priserne kan maksimalt reguleres i henhold til prisudviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks, jf. lbkg. nr. 76 af 3. februar 1999 om beregning af et netto prisindeks. Den forholdsmæssige prisregulering udregnes på følgende måde: Regulering sker på Leverandørens foranledning ved meddelelse og fremsendelse af dokumentation for prisstigninger til Kunden. Meddelelse om prisregulering skal ske til kunden (tovholderkommunen) senest 30 dage før den dato fra hvilken regulering skal ske. Ingen prisregulering kan iværksættes uden Kundens forudgående skriftlige godkendelse heraf. I modsat fald vil det være at betragte som en væsentlig misligholdelse. Eventuelle ændringer i afgifter og øvrige bidrag i henhold til dansk lovgivning, og anden offentlig regulering bevirker en ændring af priserne i overensstemmelse med de varsler som fremgår af den pågældende lov, eller offentlige regulering. 17. Godtgørelse Kundens køb i henhold til rammeaftalen må ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, gebyrer, rabatandele eller anden form for godtgørelse til andre end Kunden. En overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, jf. denne rammeaftales pkt. 28 om misligholdelse. 18. Elektronisk fakturering Fakturering kan tidligst ske efter borgeren har godkendt leverancen. Fakturering skal ske i henhold til lbkg. nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v., og de til enhver tid gældende bekendtgørelser udstedt i medfør heraf, herunder bkg. nr. 206 af 11. marts 2011 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder samt bkg. nr. 354 af 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Leverandøren har ansvaret for at sikre, at fakturaer overholder standarden i OIOUBL. Faktura sendes til rekvirerende afdeling, med angivelse af ordrenumre samt eventuelle andre referencer som er nødvendige for kunden for en effektiv fakturabehandling. Fakturaen skal som minimum indeholde:
Side 7 af 11 - Fakturadato (udstedelsesdato) - Fakturanummer - Leverandørens CVR/SE nr. - Leverandørens og kundens navne og adresser - Leveringsdato (hvis fakturadato er forskellig fra leveringsdato) - Mængde og art af de leverede ydelser (varebeskrivelse samt antal) - Leverandørens varenummer pr. varelinje - Producentens varenavn og eventuelt varenummer - Enhedstype pr. varelinje - Pris pr. enhed eksklusiv moms - Rekvirent hos kunden samt kunden EAN-nummer - CPR nr. og borgerens navn Ved fejl i fakturaen skal der fremsendes en kreditnota på hele den fejlbehæftede faktura samtidig med, at der fremsendes en ny faktura. Hvis der sker ændringer i den lovgivning, der danner grundlag for elektronisk fakturering, eller der i øvrigt sker ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse af disse, er Leverandøren forpligtiget til at acceptere ændrede krav som følge af sådanne ændringer. 19. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 dage netto fra leverandørens afsendelse af fyldestgørende faktura, dog tidligst efter levering. Kunden er ikke forpligtet til at betale før korrekt faktura er modtaget jf. punkt 18. 20. Erstatning og forsikring Leverandøren er efter dansk rets almindelige erstatningsregler ansvarlig for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar, som måtte opstå i forbindelse med de af rammeaftalen omfattede produkter og ydelser. Leverandørens eventuelle regreskrav overfor underleverandør er Kunden uvedkommende. 21. Underleverandører Leverandørens anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i Leverandørens ansvar for opfyldelse af rammeaftalen. Leverandøren hæfter således i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført leverancen. 22. Leverandørens overdragelse af rettigheder og pligter Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige godkendelse overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til tredjemand.
Side 8 af 11 23. Kundens overdragelse af rettigheder og pligter Kunden har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. 24. Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at Leverandørens vare/ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod Kunden med påstand om retskrænkelse, skal Kunden give Leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde Kunden skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Kunden, er Kunden efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve aftalen med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kunden lider som følge af denne ophævelse. 25. Misligholdelse, mangler, beføjelser og erstatning Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af rammeaftalens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele kunden dette, samt underrette Kunden om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Kunden kan ophæve rammeaftalen helt eller delvist, hvis Leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter rammeaftalen. Følgende forhold anses altid, men ikke udelukkende, for væsentlig misligholdelse af rammeaftalen, eller udgør en væsentlig mangel: Leverandørens vare/ydelser overholder trods én fornyet skriftlig reklamation fra Kunden ikke kvalitetskravene i denne rammeaftale. Hvis leverede varer, trods én fornyet reklamation, fortsat er mangelfulde. Hvis Leverandøren på trods af én fornyet reklamation ikke foretager den nødvendige afhjælpning eller omlevering. Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om Leverandørens almindelige hæderlighed, så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen. At der indtræder rekonstruktion, konkurs, eller såfremt der i øvrigt indtræder væsentligt forringede forhold. Leverandørens ophør med den virksomhed, som rammeaftalen vedrører. Indtræden af andre omstændigheder, der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare. At afsnit 17 om godtgørelse ikke overholdes.
Side 9 af 11 At afsnit 29 om forpligtelser vedrørende menneskerettigheder, og 30 om tavshedspligt ikke overholdes. I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse, herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt Kunden, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er Kunden berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørens regning. Der foreligger altid en mangel ved Leverandørens leverance, såfremt denne ikke opfylder denne rammeaftale med tilhørende bilag, eller leverancen ikke er som Kunden med føje kunne forvente. Leverandøren har, på Kundens anmodning, pligt til at afhjælpe påpegede mangler hurtigst muligt. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller Leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan Kunden vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til Leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen. 26. Force majeure Hverken Kunden eller Leverandøren er erstatningsansvarlige i forhold til hinanden i det omfang ansvaret henhører under force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset så som krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts, er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Leverandørens virksomhed. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er blevet parten bekendt. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra leverandørens side for at sørge for at leveringen genoptages Hver part afholder egne omkostninger / bærer egne tab som følge af en force majeure begivenhed. Hvis opfyldelsen af aftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage, kan Kunden vælge at ophæve aftaleforholdet. 27. Opsigelse Kunden kan opsige aftalen med 3 måneders skriftlig varsel til udgangen af en måned. Hvis udbuddet vedrørende tildelingen af nærværende rammeaftale indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Kundens beslutning om at tildele Leverandøren rammeaftalen annulleres, erklæres for uden virkning eller Kunden pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen opsiges af Kunden med et efter omstændighederne passende varsel.
Side 10 af 11 28. Ophør af aftale Leverandøren har, uden ophørsgrund, ikke tilbageholdsret i noget materiale, eller data m.v. jf. punkt 8. Parterne er ved aftaleophør forpligtiget til at færdiggøre påbegyndte leverancer. 29. Forpligtelser vedrørende menneskerettigheder m.v. Leverandørens og eventuelt underleverandørs ydelser i henhold til rammeaftalen skal ske med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige: Forbuddet mod tvangsarbejde, jf. ILO konvention nr. 29 om tvangsarbejde og ILO konvention nr. 105 om afskaffelse af tvangsarbejde. Ingen diskrimination i ansættelsen, jf. ILO konvention nr. 111 om diskrimination og ILO konvention nr. 100 om ligeløn. Forbuddet mod børnearbejde, jf. ILO konventionen nr. 138 om minimumsalder og ILO konventionen nr. 182 om afskaffelse af de værste former for børnearbejde. Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger, jf. ILO konvention nr. 87 om foreningsfrihed, ILO konventionen nr. 98 om retten til organisering og ILO konventionen nr. 135 om beskyttelse af arbejdsrepræsentanter. Retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø, jf. ILO konvention nr. 155 om sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Det forudsættes endvidere, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Kunden kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at bestemmelsen overholdes af Leverandøren og evt. underleverandører. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kunden til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 30. Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, herunder personoplysninger, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne Rammeaftale. Tavshedspligten gælder også efter, at Rammeaftalen er ophørt uanset årsagen hertil.
Side 11 af 11 Leverandøren må ikke uden Kundens forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om aftalen eller offentliggøre noget om aftalens indhold. Leverandøren er dog berettiget til at medtage Kundens navn på sin generelle referenceliste. 31. Rammeaftalens grundlag og aftaleændringer Rammeaftalen består af nærværende dokument samt aftalebilag i henhold til bilagsoversigten. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem aftalebilagene og nærværende dokument, har nærværende dokument forrang, medmindre det pågældende bilag er udarbejdet i henhold til denne aftales punkt 14 om ændringer. Ved uoverensstemmelse mellem bilagene gælder de i den rækkefølge, som de står anført i bilagsoversigten. Leverandørens generelle salgs- og leveringsbetingelser er ikke en del af rammeaftalen og kan ikke efterfølgende påberåbes som fortolkningsgrundlag. 32. Tvister og lovvalg For rammeaftalen gælder dansk ret. Uoverensstemmelser i forbindelse med rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem Parterne. Hvis Parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af Parterne i fællesskab. Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling eller mægling, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort af domstolene ved Kundens værneting. 33. Underskrifter Kunden Dato: Leverandøren Dato: Titel: Titel: Kunden: Dato: Leverandøren: Dato: Titel: Titel: