Bilag 1 - kontrakt 1
1. Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Skive Kommune Torvegade 10 7800 Skive Tlf. 99 15 55 00 og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til gennemført udbud vedrørende anskaffelse af mobiltelefoner til Skive Kommune Kontrakten beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Kontrakt mellem Kontrakthaver og Ordregiver 2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar 3. Øvrigt udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver 4. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3. Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. Krav til produkter følger af Kontraktbilag 1. 4. Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via e-handelssystem, e-mail, telefon etc. 2
5. Levering og leveringsbetingelser Der henvises til Kontraktbilag 1. 6. Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, navn på institution/enhed, adresse, EAN-nr., dato, antal, varenummer og varenavn. 7. Returvarer Ved fejlbestillinger har Ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal Kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota til Ordregiver. Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er Ordregiver uvedkommende. 8. Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 19.08.2013 og er uopsigelig for begge parter indtil den 18.08.2014. Uanset ovenstående er Ordregiver imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende kontraktperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 9. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Parterne kan individuelt tage initiativ til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 3 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 10. Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. 3
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Omfang og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos Ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 11. Priser Enhedspriserne i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] er faste i hele Rammeaftalens løbetid. Priser angives altid med to decimaler. 12. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura. 13. Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 14. E-handel Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via Ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. Der henvises i øvrigt til bestemmelsen om Varebestillinger skal kunne afgives via e-mail, telefon, telefax eller gennem ordregivers e-handelssystem. Ved kontraktstart anvender Skive Kommune e-handelssystemet Prisme Indkøb. 4
Kontrakthaver skal kunne levere elektronisk samhandel ved brug af Skive Kommunes e-handelssystem dvs. levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. Prisme Indkøb - BizIsland Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig Fujitsu/BizIsland er: kr.575 månedlig afgift for grundmodul kr.107 månedlig afgift for varekatalogmodul kr. 86 månedlig afgift pr. kommune man ønsker at sende til. Læs mere på www.mybizisland.dk Kontrakthavers udgift i forbindelse med brug af e-handelssystem er Ordregiver uvedkommende. Relevant personale hos Kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at Ordregivers afdelinger mv. kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med Indkøbsafdelingen. 15. Statistik På Ordregivers foranledning fremsendes statistik elektronisk i excel-kompatibelt format. Statistisk materialet skal indeholde detaljerede oplysninger om omsætning, varenumre, mængder, enheder, priser og bestillende institutioner (EAN nr.). Statistikken skal på anmodning leveres for e-ordrer genereret i ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder. 16. Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. 17. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten. 18. Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at Kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. 5
Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 19. Misligholdelse Er produkterne omfattet af kontrakten ikke i overensstemmelse med kontraktgrundlaget, uden at dette skyldes Ordregivers forhold, eller forhold i øvrigt som Ordregiver bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. Tilsvarende foreligger der misligholdelse, hvis produkterne omfattet af kontrakten ikke lever op til Ordregivers berettigede krav, eller hvis leverandøren ikke opfylder andre krav, som ifølge aftalen stilles i forbindelse med levering af produkterne omfattet af kontrakten, eller som følger af aftalen i øvrigt. Foreligger der misligholdelse, skal Kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele Ordregivers IT-afdeling samt bestilleren, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Gentagne tilfælde af misligholdelse, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, betragtes som væsentlig misligholdelse, som berettiger til ophævelse af kontrakten. En kontraktpart som må indse, at der er risiko for misligholdelse, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden kontraktpart begrundet meddelelse herom. 20. Reklamation og varsel Vil en part påberåbe sig en misligholdelse, skal denne give den anden kontraktpart meddelelse herom uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget. Vil en part hæve kontrakten eller kræve afhjælpning, skal denne uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget, give den anden kontraktpart meddelelse herom. Undlader parten dette, har parten fortabt sin ret til at hæve kontrakten eller kræve afhjælpning. Det samme gælder for Ordregivers ret til at kræve bod, jf. punkt 25. Krav om forholdsmæssigt afslag eller erstatning skal opgøres og fremsættes uden ugrundet ophold efter meddelelse i henhold til ovenstående, idet retten ellers fortabes. En part fortaber dog, uanset ovenstående, ikke sin ret til at påberåbe sig misligholdelse, når den anden part har handlet svigagtigt, eller når denne part har gjort sig skyld i grove fejl og forsømmelser, og dette medfører skade for parten. 6
21. Afhjælpning Ordregiver kan, hvor dette er praktisk muligt, kræve afhjælpning, medmindre det vil volde Kontrakthaver uforholdsmæssig omkostning eller væsentlig ulempe. Såfremt afhjælpning kan ske uden væsentlig forsinkelse og uden væsentlig gene for Ordregiveren i øvrigt, har Kontrakthaveren ret til at foretage dette. Kontrakthaveren skal straks efter modtagelse af reklamation give Ordregiveren meddelelse, hvis Kontrakthaveren ønsker at udøve denne ret. 22. Forholdsmæssigt afslag I det omfang produkter omfattet af kontrakten ikke er kontraktmæssig, jf. kontraktgrundlaget, og dette har bevirket en værdiforringelse, som ikke er kompenseret ved afhjælpning, jf. punkt 21, er Ordregiver berettiget til at kræve et forholdsmæssigt afslag i den aftalte pris. 23. Erstatningsansvar og forsikring Hver part er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for manglende medvirken til rigtig opfyldelse af kontrakten. En aftalt bod er ikke til hinder for, at Ordregiver kan kræve erstatning for et eventuelt yderligere tab. Kontrakthaver er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde de i udbudsmaterialet nævnte forsikringer med en minimumsdækning som anført. Kontrakthaver skal på Ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 24. Garanti Kontrakthaver yder en garanti på 2 år regnet fra datoen for levering af den respektive mobiltelefon. Garantien omfatter udlevering af en ny, tilsvarende mobiltelefon uden omkostning for Ordregiver. For den nye mobiltelefon ydes ligeledes 2 års garanti. 25. Bod Forsinkelser, der ikke kan tilskrives Ordregiver, berettiger Ordregiver til at kræve dagbod med 5 % af den forsinkede ordreværdi pr. påbegyndt dag tidsfristen overskrides, dog minimum DKK 500 ekskl. moms. Boden kan maksimum andrage 50 pct. af den forsinkede ordres værdi. Ved overskridelse af 50 % bod, er der tale om væsentlig misligholdelse, der berettiger til ophævelse af de enkelte anskaffelser. Opkrævning af bod udelukker ikke de øvrige misligholdelsesbestemmelser angivet i afsnit 19. 26. Ophævelse Aftalen kan ophæves helt eller delvist af Ordregiver, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra Kontrakthavers side. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tilgængelige produkter, ophævelsens betydning for Kontrakthaveren samt omstændighederne i øvrigt. Følgende forhold anses imidlertid altid for væsentlig misligholdelse: 7
Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt i kontraktperioden. Såfremt Kontrakthaver ændrer produkterne uden meddelelse til Ordregiver Gentagne svigtende leverancer eller udførelse af opgaver i henhold til kontrakten. Insolvens, konkurs og likvidation. Hæves aftalen helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. 27. Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve kontrakten. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 28. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede, og i det omfang force majeure er til hinder for Kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke årstidsbetingede vejrlige forhold, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 29. Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Gældende for model 2 5 Såfremt Kontrakthaver ved produktudvikling, teknologiskifte eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, 8
skal Kontrakthaver, efter aftale med Ordregiver, tilbyde Ordregiver disse produkter. De nye produkter skal tilbydes til uændret pris. Gældende for model 1 Såfremt model 1 udgår af markedet, er Kontrakthaver forpligtet til at informere Ordregiver herom senest 3 uger før modellen ikke kan sættes i bestilling til levering, således at Ordregiver har mulighed for at supplere antallet af den oprindelig tilbudte model uden teknologiskifte. Modellen kan ligeledes herefter substitueres med en ny model, der lever op til kravene i kontrakten til uændret pris. Gældende for alle modeller Modelskifte kan udelukkende foretages én til én, således at Ordregiver til hver tid har 5 modeller på nærværende kontrakt. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle henseender lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 30. Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 31. Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 32. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. 9
Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. 33. Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 34. Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 35. Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Kontrakthaver og dennes eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Arbejdsklausuler (ILO-konvention nr. 94) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 10
36. Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver Dato: Kontrakthaver 11